Как се издават фишове за заплати по електронен път. Могат ли фишовете за заплати да се изпращат по имейл? Изпращането по пощата може да бъде конфигурирано по два начина
В съответствие с част 1 на чл. 136 от Кодекса на труда на Руската федерация, когато изплаща заплатите, работодателят е длъжен да уведоми писмено всеки служител:
За компонентите на полагащото му се трудово възнаграждение за съответния период;
Върху размера на други суми, начислени на служителя, включително парично обезщетение за нарушение от страна на работодателя на установения краен срок за изплащане на заплати, ваканционни плащания, плащания при уволнение и др.;
За сумите и причините за направените удръжки;
Относно общата сума пари за плащане.
Информацията за компонентите на заплатите трябва да бъде доведена до вниманието на служителя, като му се предостави фиш за заплата. Формата на този документ се разработва от работодателя самостоятелно (като се вземат предвид изискванията на част 1 от член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация) и се одобрява, като се вземе предвид становището на представителния орган на служителите (ако има такъв) (член 136, част 2 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Формата на фиша за заплати може да бъде одобрена със заповед на работодателя или да бъде допълнение към местен регулаторен акт, който установява системата на заплатите в организацията (например към разпоредбите за възнагражденията на служителите).
Работодателят е длъжен да осигури служители фишове за заплатида им предоставим възможността да получават надеждна информацияза вашия заплати. Целта е да се следи за спазването от страна на работодателя на предвидените в трудовия договор условия на труд.
КАК ДА СЕ ИЗДАДЕ РАЗПЛАЩАТЕЛЕН ЛИСТ?
Може да се изпрати по имейл
Процедурата за издаване на фишове за заплати на служителите при изплащане на заплати не е установена от трудовото законодателство. Следователно работодателят трябва самостоятелно да го определи и консолидира във вътрешните си документи.
Например, такава процедура може да бъде установена в местен регулаторен акт, който определя формата на фиша за заплати. Специалистите на Rostrud също потвърждават това в своите обяснения.
Ако всички служители на организацията имат свои собствени работни (корпоративни) имейл адреси, тогава фишовете за заплати могат да им бъдат изпратени за преглед.
Специалисти от руското Министерство на труда смятат това за възможно. Според тях процедурата за уведомяване на служителите за компонентите на заплатите трябва да бъде фиксирана:
1) в трудов договор;
2) колективен трудов договор;
3) местен регулаторен акт на работодателя (например в заповедта на ръководителя на организацията, наредбата за издаване на фишове за заплати на служителите).
Ако установената процедура предвижда изпращане на фишове за заплати на служителите от имейл, това не нарушава разпоредбите на чл. 136 от Кодекса на труда на Руската федерация (пример 1).
Съдебната практика също потвърждава законността на използването на този метод за уведомяване на служителите за компонентите на техните заплати. Съдиите не виждат нарушение в изпращането на фишове по имейл.
Процедурата за издаване на фишове за заплати на служителите може да бъде посочена по-подробно в местен регламент или колективен трудов договор.
Възможна е ситуация, когато една организация наема работници, които не се занимават с компютърна работа (например обслужващ персонал - ремонтници, почистващи производствени и офис помещения и др.). В този случай е възможно да се осигури различни начинииздаване на фишове за заплати (пример 2).
Служителите трябва да бъдат запознати с местния регулаторен акт, колективния договор, установяващ процедурата за издаване на фишове за заплати срещу подпис (част 2 на член 22, част 3 на член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Може да бъде достъпен с помощта на специална програма
Поради факта, че трудовото законодателство не регулира процедурата за уведомяване на служителите за компонентите на заплатите, работодателите могат да използват различни начинипредставяне на фишове за заплати на служителите.
Една организация може да използва следните опции за запознаване на служителите с фишовете за заплати:
а) предоставяне на достъп до специална програма, за което всеки служител получава логин и парола;
б) предоставяне на достъп до личния работен акаунт на служителя в Интернет.
Съдилищата не са признали за нарушение и публикуването на фишове в електронен вид:
В личния работен акаунт на служителя в Интернет (Апелативно решение на Върховния съд на Република Коми от 18 февруари 2013 г. по дело № 33-1073/2013);
На личната страница на служителя в интернет банката (Апелативно решение на Новосибирския окръжен съд от 05.06.2014 г. по дело № 33-4700/2014 г.).
Съдилищата намират тези начини за уведомяване на служителите за съобразени с изискванията на трудовото законодателство.
Как да настроите изпращане на фишове за заплати на служители по имейл в програмата 1C: Заплата и управление на персонала версия 3.1?
В програмата 1C: Управление на заплатите и персонала (1C: ZUP) версия 3.1 е въведена възможността за изпращане на фишове за заплати на служителите по имейл - но малко хора знаят за това.
Член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация установява, че задълженията на работодателя включват писмено информиране на служителите за компонентите на заплатите, дължими му за съответния период. В същото време редът и начините за информиране на работниците и служителите в Кодекса на труда не са определени.
В писмото си от 18 март 2010 г. N 739-6-1 Rostrud обясни, че фишовете за заплати трябва да се „издават“ на служителите. И методът на издаване може да бъде одобрен от работодателя независимо в местен регулаторен акт. Например, това може да е изпращане на фишове за заплати по имейл.
Бюлетинът може да бъде конфигуриран по два начина:
- Директно от справка „Разплащателна ведомост” чрез натискане на бутон „Още” – „Изпращане” – „Създаване на разпределение на справка...”;
- В секция „Администриране” – „Печатни форми, отчети и обработка” – „Разпространение на отчети”.
Нека да разгледаме по-отблизо как да направите това, използвайки втората опция като пример:
Настройка на имейл акаунт
Първо, трябва да създадете имейл акаунт, от който ще се изпраща пощата. акаунтсе конфигурира в секцията "Администриране" - Органайзер - Настройка на системния акаунт.
Фигура 1 (щракнете за уголемяване)
Параметри за настройка
Фигура 2 (щракнете за уголемяване)
Създаване на настройки за изпращане по пощата
Щракнете върху бутона „Създаване“, за да създадете документ за създаване и настройка на пощенския списък. Настройките трябва да са както следва:
Изпращане: различен отчет за всеки получател (обикновено за масово изпращане по пощататази опция е избрана). За да получите фишове за заплати, трябва да посочите неговия имейл адрес в картата на всеки служител, като използвате връзката „лични данни“. поща.
Получатели: физически лица.
Изберете: изберете отчета „Фиш за заплати“.
В настройките на отчета посочете последния месец като период за служителя, задайте избора на стойността „Получател“, като използвате бутона „посочете получателя на пощата“;
Фигура 3 (щракнете за уголемяване)
Ако е необходимо, можете да настроите график за изпращане.
Фигура 4 (щракнете за уголемяване)
В раздела за доставка изберете желаните получатели.
Фигура 5 (щракнете за уголемяване)
В раздела „разширени“ можете да добавяте файлове към архива и да зададете парола, за да увеличите поверителността.
Въпрос:
Задължен ли е работодателят да издава месечни фишове за заплати на служителите си? Ако е длъжен, тогава как трябва да бъде уведомен служителят за изплатената му заплата и нейните компоненти?
Член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, като условия, задължителни за включване в трудовия договор, предвижда условията за възнаграждение (включително размера на тарифната ставка или заплатата (официалната заплата) на служителя, допълнителни плащания, надбавки и стимулиращи плащания).
В трудовия договор заплатата на служителя се определя в съответствие с текущите системи за възнаграждение на работодателя.
Системите за възнаграждение, от своя страна, включително размера на тарифните ставки, заплати (служебни заплати), допълнителни плащания и надбавки от компенсаторен характер, включително за работа при условия, които се различават от нормалните условия, системи за допълнителни плащания и надбавки за стимулиране и системи за бонуси, са определени от колективни договори, споразумения, местни разпоредби в съответствие с трудовото законодателство и други разпоредби, съдържащи норми на трудовото право. По този начин, въз основа на трудовия договор, служителят трябва да разбере размера на заплатата и нейните компоненти, условията, при които се извършват плащанията, включени в заплатата.
Член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация урежда реда, мястото и времето на изплащане на заплатите. По този начин се установява, че при изплащането й работодателят е длъжен да уведоми писмено всеки служител:
- върху компонентите на полагащото му се трудово възнаграждение за съответния период;
- върху размера на други суми, начислени на служителя, включително парично обезщетение за нарушение от страна на работодателя на установения краен срок за изплащане на заплати, ваканционни плащания, плащания при уволнение и (или) други плащания, дължими на служителя;
- за размера и основанието за направени удръжки;
- относно общата сума пари за плащане.
Като цяло тази норма на закона представлява гаранция за изпълнението на закрепения чл. 2, 21, 22, 56 от Кодекса на труда на Руската федерация, правото на служителя на навременно и пълно изплащане на заплатите и е насочено към осигуряване на координация на интересите на страните по трудовия договор при определяне на правилата за изплащане на заплатите, да създава условия за безпрепятствено получаване на трудовото възнаграждение лично от работника или служителя по удобен за него начин, който отговаря на разпоредбите на Конвенция № 95 на Международната организация на труда от 01.07.1949 г. „Относно защитата на заплатите“.
Служителят се уведомява чрез запознаване с фиша за заплати. Целта на издаването на фиш е да информира лицето в какво се състои следващата му заплата.
В същото време Кодексът на труда на Руската федерация предвижда, че формата на фиша за заплати се одобрява от работодателя, като се взема предвид становището на представителния орган на служителите по начина, установен в чл. 372 от Кодекса на труда на Руската федерация за приемане на местни разпоредби, тоест като се вземе предвид становището на профсъюза (ако има такъв). С други думи, работодателят самостоятелно одобрява формата на фиша за заплати в съответствие с посочените правила.
Фишът за заплати обикновено се издава, когато втората част от заплатите се изчислява и изплаща на служителите (обикновено в края на месеца). Оказва се, че в края на месеца на всички служители трябва да се издават фишове за заплати.
Моля, имайте предвид, че Кодексът на труда на Руската федерация не предвижда издаването на отделни фишове за заплати при изплащане на отпуск. По този начин плащането за почивка се извършва не по-късно от три дни преди нейното начало. Въз основа на дефиницията на „работни заплати” в чл. 129 от Кодекса на труда на Руската федерация плащането на ваканция не е изплащане на заплати. В тази връзка работодателят не трябва специално да издава фиш за заплата на служителя при изплащане на суми за отпуск (Писмо на Rostrud от 24 декември 2007 г. № 5277-6-1). Съответно служителят, включително тези, които са отишли на почивка, ще получат обща процедурафиш за заплати, който ще съдържа информация за общата сума пари за плащане (вече платена).
По правило фишовете за заплати се изготвят на хартиен носител и се дават лично на служителя. Днес в практиката често възниква въпросът дали е възможно да се изпълни задължението на работодателя, установено с чл. 136 от Кодекса на труда на Руската федерация за уведомяване на служителя за заплата в електронна форма чрез изпращане на имейла на служителя. Министерството на труда даде разяснение по този въпрос в писмо № 14-1/ООГ-1560 от 21 февруари 2017 г. Обръща внимание на факта, че Кодексът на труда на Руската федерация не регулира процедурата за уведомяване на служител за компонентите на заплатата (фиш за заплата), от които се прави заключението: ако трудов договор, колективен договор или местен регулаторен акт предвижда процедурата за уведомяване на служител за компонентите на заплатите (фиш) по имейл, след което тази поръчкане нарушава разпоредбите на чл. 136 от Кодекса на труда на Руската федерация.
Работодателят е длъжен да уведоми служителя за размера на заплатата чрез издаване на фиш за заплати на хартиен носител или чрез изпращане по имейл. Формата на фиша се одобрява от работодателя самостоятелно, като се взема предвид становището на профсъюза. Изпращането на фиш за заплата по имейл трябва да е предвидено в трудовия договор, колективния договор или местните правни актове на работодателя.
В. В. Рябинин, експерт по списанието
« Опростена данъчна система: счетоводство и данъчно облагане“, № 6, юни 2017 г
В писмо от Министерството на труда на Руската федерация от 21 февруари 2017 г. № 14–1/OOG-1560 служителите обясниха, че работодателят има право да уведомява служителите за състава на техните заплати по имейл
Според закона работодателят е длъжен да изплаща заплатите на служителите най-малко два пъти месечно. Като правило, при изплащане на втората част от заплатата - окончателното плащане въз основа на резултатите от последния месец, се издава фиш за заплата (част 1 от член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация). Кодексът на труда на Руската федерация не установява процедурата за информиране на служителите за компонентите на заплатите. Наскоро служители признаха законността на такова уведомяване в електронен формат. Ще говорим за това по-подробно в днешния материал.
Общи разпоредби относно фишовете за заплати
Няма унифициран формуляр за фишове за заплати, тъй като както компаниите, така и индивидуалните предприемачи имат право да го разработват самостоятелно.
При одобряване на формуляра се взема предвид мнението на представителния орган на подчинените, ако такъв съществува в организацията (част 2 на член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация). Във всеки случай фишовете за заплати за 2017 г. трябва да съдържат редица задължителни данни (част 1 от член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация):
- състав на работната заплата в парично изражение (заплата, изплатени бонуси, заплащане за извънреден труд);
- други еднократни плащания (начисления за отпуск, плащания за отпуск по болест, плащане за наем на лично имущество и други);
- удръжки, посочващи техните причини (данък върху доходите на физическите лица - задължителен, други удръжки - ако има такива. Например издръжка, събрана от служител по изпълнителен лист или дългове към банкови институции, прехвърлени на съдебни изпълнители);
- сумата, дадена лично на служителя минус всички удръжки.
Издаването на фишове за заплати е отговорност на всеки работодател; ако заповедта е нарушена, инспекторите по труда могат да глобят компанията с 50 хиляди рубли (част 1 от член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация). Съдебните власти са съгласни с това състояние на нещата (съгласно решение на Свердловския окръжен съд от 20 януари 2016 г. № 72–98/2016, работодателят не е в състояние да оспори глобата за неиздаване на фишове за заплати на служителите).
Електронните фишове за заплати са законни
В писмо № 14–1/ООГ-1560 на Министерството на труда на Руската федерация от 21.02.17 г. служителите обясниха, че работодателят има право да уведомява служителите за състава на техните заплати по имейл. Този формат на запознаване не противоречи на трудовото законодателство на Руската федерация.
Предпоставка е актуализирането на вътрешните местни актове и наредби във връзка с настъпилите промени. Възможно е в колективен трудов договор или в допълнение към трудовия договор с всеки служител да се предвиди, че фишовете за заплати ще се издават по електронен път. Допустимо е също така да се променят утвърдените от компанията разпоредби относно формата на фиша за заплати. Промените трябва да бъдат потвърдени със заповед и запознати с всеки служител срещу подпис. В същото време тези изменения не влошават положението на подчинените, което означава, че не е необходимо да ги уведомявате два месеца преди влизането в сила на промените (член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Заслужава да се отбележи, че коментираното писмо е първият документ от Министерството на труда, в който се признава законността на електронната форма за уведомяване на части от заплатите.
Статията е публикувана в списание “Personnel Solutions” № 6 юни 2017 г.
Всички права запазени. Възпроизвеждането, последващото разпространение, излъчването или предаването по кабел или довеждането до обществеността на статии от сайта е разрешено от носителя на авторските права само със задължителна връзка към печатното издание с посочване на името, номера и годината на издаване.
БЕЗ ПЛАЩЕН ЛИСТ НЕ МОЖЕ
В съответствие с част 1 на чл. 136 от Кодекса на труда на Руската федерация, когато изплаща заплатите, работодателят е длъжен да уведоми писмено всеки служител:
За компонентите на полагащото му се трудово възнаграждение за съответния период;
Върху размера на други суми, начислени на служителя, включително парично обезщетение за нарушение от страна на работодателя на установения краен срок за изплащане на заплати, ваканционни плащания, плащания при уволнение и др.;
За сумите и причините за направените удръжки;
Относно общата сума пари за плащане.
Информацията за компонентите на заплатите трябва да бъде доведена до вниманието на служителя, като му се предостави фиш за заплата. Формата на този документ се разработва от работодателя самостоятелно (като се вземат предвид изискванията на част 1 от член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация) и се одобрява, като се вземе предвид становището на представителния орган на служителите (ако има такъв) (член 136, част 2 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Формата на фиша за заплати може да бъде одобрена със заповед на работодателя или да бъде допълнение към местен регулаторен акт, който установява системата на заплатите в организацията (например към разпоредбите за възнагражденията на служителите).
Работодателят е длъжен да предостави на служителите фишове за заплати, за да гарантира, че те могат да получат надеждна информация за своите заплати. Целта е да се следи за спазването от страна на работодателя на предвидените в трудовия договор условия на труд.
КАК ДА СЕ ИЗДАДЕ РАЗПЛАЩАТЕЛЕН ЛИСТ?
Може да се изпрати по имейл
Процедурата за издаване на фишове за заплати на служителите при изплащане на заплати не е установена от трудовото законодателство. Следователно работодателят трябва самостоятелно да го определи и консолидира във вътрешните си документи.
Например, такава процедура може да бъде установена в местен регулаторен акт, който определя формата на фиша за заплати. Специалистите на Rostrud също потвърждават това в своите обяснения.
Ако всички служители на организацията имат свои собствени работни (корпоративни) имейл адреси, тогава фишовете за заплати могат да им бъдат изпратени за преглед.
Специалисти от руското Министерство на труда смятат това за възможно. Според тях процедурата за уведомяване на служителите за компонентите на заплатите трябва да бъде фиксирана:
1) в трудов договор;
2) колективен трудов договор;
3) местен регулаторен акт на работодателя (например в заповедта на ръководителя на организацията, наредбата за издаване на фишове за заплати на служителите).
Ако установената процедура предвижда изпращане на фишове за заплати на служителите по имейл, това не нарушава разпоредбите на чл. 136 от Кодекса на труда на Руската федерация (пример 1).
Съдебната практика също потвърждава законността на използването на този метод за уведомяване на служителите за компонентите на техните заплати. Съдиите не виждат нарушение в изпращането на фишове по имейл.
Процедурата за издаване на фишове за заплати на служителите може да бъде посочена по-подробно в местен регламент или колективен трудов договор.
Възможна е ситуация, когато една организация наема работници, които не се занимават с компютърна работа (например обслужващ персонал - ремонтници, почистващи производствени и офис помещения и др.). В този случай можете да предоставите различни методи за издаване на фишове (пример 2).
Служителите трябва да бъдат запознати с местния регулаторен акт, колективния договор, установяващ процедурата за издаване на фишове за заплати срещу подпис (част 2 на член 22, част 3 на член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Може да бъде достъпен с помощта на специална програма
Поради факта, че трудовото законодателство не регулира процедурата за уведомяване на служителите за компонентите на заплатите, работодателите могат да използват различни методи за представяне на фишове за заплати на служителите.
Една организация може да използва следните опции за запознаване на служителите с фишовете за заплати:
а) предоставяне на достъп до специална програма, за която всеки служител получава потребителско име и парола;
б) предоставяне на достъп до личния работен акаунт на служителя в Интернет.
Съдилищата не са признали за нарушение и публикуването на фишове в електронен вид:
В личния работен акаунт на служителя в Интернет (Апелативно решение на Върховния съд на Република Коми от 18 февруари 2013 г. по дело № 33-1073/2013);
На личната страница на служителя в интернет банката (Апелативно решение на Новосибирския окръжен съд от 05.06.2014 г. по дело № 33-4700/2014 г.).
Съдилищата намират тези начини за уведомяване на служителите за съобразени с изискванията на трудовото законодателство.