Cómo emitir nóminas electrónicamente. ¿Se pueden enviar las nóminas por correo electrónico? El envío de correo se puede configurar de dos maneras
De conformidad con la parte 1 del art. 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, al pagar los salarios, el empleador está obligado a notificar a cada empleado por escrito:
Sobre los componentes del salario que se le adeuda durante el período correspondiente;
Sobre el monto de otras cantidades devengadas al empleado, incluida la compensación monetaria por el incumplimiento por parte del empleador del plazo establecido para el pago de salarios, pago de vacaciones, pagos por despido, etc.;
Sobre los montos y motivos de las deducciones practicadas;
Sobre la cantidad total de dinero a pagar.
La información sobre los componentes del salario debe comunicarse al empleado entregándole una nómina. El formulario de este documento lo desarrolla el empleador de forma independiente (teniendo en cuenta los requisitos de la Parte 1 del artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia) y se aprueba teniendo en cuenta la opinión del cuerpo representativo de los empleados (si lo hubiera). (Parte 2 del artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
La forma de la nómina puede aprobarse por orden del empleador o ser un apéndice de un acto regulatorio local que establece el sistema salarial en la organización (por ejemplo, al reglamento sobre remuneración de los empleados).
El empleador está obligado a proporcionar a los empleados. nóminas para brindarles la oportunidad de recibir información confiable acerca de mi salarios. El objetivo es controlar el cumplimiento por parte del empleador de las condiciones de trabajo previstas en el contrato de trabajo.
¿CÓMO EMITIR LA HOJA DE PAGO?
Se puede enviar por correo electrónico
El procedimiento para expedir nóminas a los empleados en el momento del pago de salarios no está establecido por la legislación laboral. Por tanto, el empleador debe determinarlo de forma independiente y consolidarlo en sus documentos internos.
Por ejemplo, dicho procedimiento puede establecerse en un acto reglamentario local que determine la forma de la nómina. Los especialistas de Rostrud lo confirman también en sus explicaciones.
Si todos los empleados de la organización tienen sus propias direcciones de correo electrónico laboral (corporativas), se les pueden enviar nóminas para su revisión.
Los especialistas del Ministerio de Trabajo de Rusia lo consideran posible. En su opinión, se debe fijar el procedimiento para notificar a los empleados sobre los componentes del salario:
1) en un contrato de trabajo;
2) convenio colectivo;
3) acto regulatorio local del empleador (por ejemplo, por orden del jefe de la organización, el reglamento sobre la emisión de nóminas a los empleados).
Si el procedimiento establecido prevé el envío de nóminas a los empleados mediante correo electrónico, esto no viola lo dispuesto en el art. 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia (ejemplo 1).
La práctica judicial también confirma la legalidad de utilizar este método para notificar a los empleados sobre los componentes de su salario. Los jueces no ven ninguna infracción en el envío de nóminas por correo electrónico.
El procedimiento para expedir nóminas a los empleados puede especificarse con más detalle en un reglamento local o en un convenio colectivo.
Es posible una situación en la que una organización emplea trabajadores que no participan en el trabajo con computadoras (por ejemplo, personal de servicio: reparadores, limpiadores de instalaciones de producción y oficinas, etc.). En este caso, es posible proporcionar diferentes caminos emitir nóminas (ejemplo 2).
Los empleados deben estar familiarizados con la ley reguladora local, el convenio colectivo que establece el procedimiento para emitir nóminas contra firma (parte 2 del artículo 22, parte 3 del artículo 68 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
Se puede acceder mediante un programa especial.
Debido a que la legislación laboral no regula el procedimiento para notificar a los empleados sobre los componentes del salario, los empleadores pueden utilizar varias maneras presentación de nóminas a los empleados.
Una organización puede utilizar las siguientes opciones para familiarizar a los empleados con las nóminas:
a) proporcionar acceso a programa especial, para lo cual cada empleado recibe un nombre de usuario y contraseña;
b) proporcionar acceso a la cuenta laboral personal del empleado en Internet.
Los tribunales tampoco han reconocido como infracción la publicación de nóminas en formato electrónico:
En la cuenta personal de trabajo del empleado en Internet (sentencia de apelación del Tribunal Supremo de la República de Komi de 18 de febrero de 2013 en el caso No. 33-1073/2013);
En la página personal del empleado en el banco de Internet (sentencia de apelación del Tribunal Regional de Novosibirsk de 5/06/2014 en el caso No. 33-4700/2014).
Los tribunales consideraron que estos métodos de notificación a los empleados cumplen con los requisitos de la legislación laboral.
¿Cómo configurar el envío de nóminas a los empleados por correo electrónico en el programa 1C: Gestión de salarios y personal versión 3.1?
En la versión 3.1 del programa 1C: Gestión de salarios y personal (1C:ZUP), se implementó la posibilidad de enviar nóminas a los empleados por correo electrónico, pero pocas personas lo saben.
El artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia establece que las responsabilidades del empleador incluyen informar a los empleados por escrito sobre los componentes del salario que se le adeuda durante el período correspondiente. Al mismo tiempo, el procedimiento y los métodos para informar a los empleados no están definidos en el Código del Trabajo.
En su carta de 18 de marzo de 2010 No. 739-6-1, Rostrud explicó que las nóminas deben "entregarse" a los empleados. Y el método de emisión puede ser aprobado por el empleador de forma independiente en un acto regulatorio local. Por ejemplo, esto podría ser el envío de nóminas por correo electrónico.
La newsletter se puede configurar de dos formas:
- Directamente desde el informe “Hoja de Pago” haciendo clic en el botón “Más” – “Enviar” – “Crear una distribución de informe...”;
- En la sección “Administración” – “Formularios impresos, informes y procesamiento” - “Distribución de informes”.
Echemos un vistazo más de cerca a cómo hacer esto usando la segunda opción como ejemplo:
Configurar una cuenta de correo electrónico
Primero, debe crear una cuenta de correo electrónico desde la cual se realizará el envío. Cuenta se configura en la sección "Administración" - Organizador - Configuración de la cuenta del sistema.
Figura 1 (haga clic para ampliar)
Ajustes
Figura 2 (haga clic para ampliar)
Crear configuraciones para el envío de correo
Haga clic en el botón "Crear" para crear un documento para crear y configurar la lista de correo. La configuración debe ser la siguiente:
Enviar: un informe diferente para cada destinatario (normalmente para correo masivo esta opción está seleccionada). Para recibir nóminas deberá indicar su dirección de correo electrónico en la tarjeta de cada empleado mediante el enlace “datos personales”. correo.
Destinatarios: particulares.
Seleccionar: seleccione el informe “Nómina”.
En la configuración del informe, especifique el último mes como período para el empleado, establezca la selección en el valor "Destinatario" usando el botón "especificar destinatario de correo";
Figura 3 (haga clic para ampliar)
Si es necesario, puede configurar un cronograma de envío.
Figura 4 (haga clic para ampliar)
En la pestaña de entrega, seleccione los destinatarios deseados.
Figura 5 (haga clic para ampliar)
En la pestaña "avanzado", puede agregar archivos al archivo y asignar una contraseña para aumentar la confidencialidad.
Pregunta:
¿Está obligado un empleador a emitir una nómina a sus empleados todos los meses? Si está obligado, ¿cómo se debe notificar al empleado sobre el salario que se le paga y sus componentes?
El artículo 57 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, como condiciones obligatorias para la inclusión en un contrato de trabajo, establece las condiciones de remuneración (incluido el monto de la tarifa o salario (salario oficial) del empleado, pagos adicionales, asignaciones y pagos de incentivos).
En el contrato de trabajo, el salario del empleado se establece de acuerdo con los sistemas retributivos del empleador vigentes.
Los sistemas de remuneración, a su vez, incluidos el tamaño de las tarifas, los salarios (salarios oficiales), los pagos adicionales y las asignaciones de carácter compensatorio, incluso para el trabajo en condiciones que se desvían de las normales, los sistemas de pagos adicionales y subsidios de incentivos y sistemas de bonificación, son determinado por convenios colectivos, convenios, regulaciones locales de acuerdo con la legislación laboral y otras regulaciones que contengan normas de derecho laboral. Así, con base en el contrato de trabajo, el empleado debe comprender el monto del salario y sus componentes, las condiciones en las que se realizan los pagos incluidos en el salario.
El artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia regula el procedimiento, el lugar y el momento del pago de los salarios. Así, se establece que al momento de pagarlo, el empleador está obligado a notificar por escrito a cada empleado:
- sobre los componentes del salario que se le adeuda durante el período correspondiente;
- sobre el monto de otros montos devengados por el empleado, incluida la compensación monetaria por el incumplimiento por parte del empleador del plazo establecido para el pago de salarios, pago de vacaciones, pagos por despido y (u) otros pagos adeudados al empleado;
- sobre los montos y fundamentos de las deducciones practicadas;
- sobre la cantidad total de dinero a pagar.
En general, este estado de derecho representa una garantía de la implementación del artículo consagrado. 2, 21, 22, 56 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el derecho del empleado al pago completo y oportuno de los salarios y tiene como objetivo garantizar la coordinación de los intereses de las partes del contrato de trabajo al determinar las reglas para el pago de los salarios. , a crear condiciones para que el empleado reciba personalmente sus salarios sin obstáculos, de la manera que más le convenga y que cumpla con las disposiciones del Convenio Nº 95 de la Organización Internacional del Trabajo, de 01/07/1949, "sobre la protección del salario".
Se notifica al empleado familiarizándose con la nómina. La finalidad de emitir una nómina es informar a la persona en qué consiste su próximo salario.
Al mismo tiempo, el Código del Trabajo de la Federación de Rusia establece que la forma de la nómina es aprobada por el empleador, teniendo en cuenta la opinión del cuerpo representativo de los empleados en la forma prescrita por el art. 372 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia para la adopción de regulaciones locales, es decir, teniendo en cuenta la opinión del sindicato (si lo hay). En otras palabras, el empleador aprueba de forma independiente la forma de la nómina de conformidad con las reglas especificadas.
Normalmente se emite una nómina cuando se calcula y paga a los empleados la segunda parte del salario (normalmente a final de mes). Resulta que a final de mes, todos los empleados deberían recibir nóminas.
Tenga en cuenta que el Código del Trabajo de la Federación de Rusia no prevé la emisión de nóminas separadas al pagar las vacaciones. Por tanto, el pago de las vacaciones se realiza a más tardar tres días antes de su inicio. Basado en la definición de "salario" dada en el art. 129 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el pago de vacaciones no es pago de salario. En este sentido, el empleador no debe emitir específicamente una nómina al empleado al pagar el monto de las vacaciones (Carta de Rostrud del 24 de diciembre de 2007 No. 5277-6-1). En consecuencia, el empleado, incluidos los que se fueron de vacaciones, recibirá procedimiento general una boleta de pago, que contendrá información sobre la cantidad total de dinero a pagar (ya pagado).
Como regla general, las nóminas se redactan en papel y se entregan personalmente al empleado. Hoy en la práctica, a menudo surge la pregunta de si es posible cumplir con la obligación del empleador establecida por el art. 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, sobre la notificación del salario al empleado en formato electrónico enviándolo al correo electrónico del empleado. El Ministerio de Trabajo brindó aclaraciones sobre este tema mediante Oficio N° 14-1/OOG-1560 del 21/02/2017. Llama la atención sobre el hecho de que el Código del Trabajo de la Federación de Rusia no regula el procedimiento para notificar a un empleado sobre los componentes del salario (recibo de nómina), de donde se extrae la conclusión: si un contrato de trabajo, convenio colectivo o local El acto reglamentario establece el procedimiento para notificar a un empleado sobre los componentes del salario (recibo de nómina) por correo electrónico, luego este orden no viola lo dispuesto en el art. 136 Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
El empleador está obligado a notificar al empleado el importe del salario emitiendo una nómina en papel o enviándola por correo electrónico. La forma de la nómina la aprueba el empleador de forma independiente, teniendo en cuenta la opinión del sindicato. El envío de una nómina por correo electrónico debe estar previsto en el contrato de trabajo, convenio colectivo o actos jurídicos locales del empleador.
V.V. experto en revistas
« Sistema tributario simplificado: contabilidad y fiscalidad.", N° 6, junio de 2017
En carta del Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia de fecha 21 de febrero de 2017 No. 14–1/OOG-1560, los funcionarios explicaron que el empleador tiene derecho a notificar a los empleados sobre la composición de sus salarios por correo electrónico.
Según la ley, el empleador está obligado a pagar el salario a los empleados al menos dos veces al mes. Como regla general, al pagar la segunda parte del salario, el pago final basado en los resultados del mes pasado, se emite una nómina (Parte 1 del artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). El Código del Trabajo de la Federación de Rusia no establece el procedimiento para informar a los empleados sobre los componentes del salario. Recientemente, los funcionarios han reconocido la legalidad de dicha notificación en formato electrónico. Hablaremos de esto con más detalle en el material de hoy.
Disposiciones generales sobre nóminas
No existe un formulario unificado de nómina, porque tanto las empresas como los empresarios individuales tienen derecho a desarrollarlo de forma independiente.
Al aprobar el formulario, se tiene en cuenta la opinión del órgano representativo de los subordinados, si existe en la organización (parte 2 del artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). En cualquier caso, las nóminas de 2017 deben contener una serie de información obligatoria (parte 1 del artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia):
- composición salarial en términos monetarios (salario, bonificaciones pagadas, pago de horas extraordinarias);
- otros pagos únicos (acumulación de vacaciones, pago de licencia por enfermedad, pago de alquiler de bienes muebles y otros);
- deducciones indicando sus motivos (impuesto sobre la renta personal - obligatorio, otras deducciones - si están disponibles. Por ejemplo, pensión alimenticia cobrada a un empleado en virtud de una orden de ejecución o deudas con instituciones bancarias transferidas a alguaciles);
- la cantidad entregada al empleado en persona menos todas las deducciones.
La emisión de nóminas es responsabilidad de cada empleador; si se viola la orden, los inspectores de trabajo pueden multar a la empresa con 50 mil rublos (Parte 1 del artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia). Las autoridades judiciales están de acuerdo con esta situación (según la decisión del Tribunal Regional de Sverdlovsk de 20 de enero de 2016 No. 72-98/2016, el empleador no pudo impugnar la multa por no haber entregado las nóminas a los empleados).
Las nóminas electrónicas son legales
En la carta núm. 14–1/ОOG-1560 del Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia de fecha 21.02.17, los funcionarios explicaron que el empleador tiene derecho a notificar a los empleados sobre la composición de sus salarios por correo electrónico. Este formato de familiarización no contradice la legislación laboral de la Federación de Rusia.
Un requisito previo es la actualización de las leyes y reglamentos locales internos en relación con los cambios que han surgido. Es posible estipular que las nóminas se emitan electrónicamente en un convenio colectivo de trabajo o en adendas a los convenios laborales con cada empleado. También está permitido modificar las normas aprobadas por la empresa sobre la forma de la nómina. Los cambios deben confirmarse mediante orden y familiarizarse con la firma de cada empleado. Al mismo tiempo, estas modificaciones no empeoran la situación de los subordinados, lo que significa que no es necesario notificarles dos meses antes de que los cambios entren en vigor (artículo 74 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
Cabe señalar que la carta comentada es el primer documento del Ministerio de Trabajo en el que se reconoce la legitimidad del formulario electrónico de notificación de partes salariales.
El artículo fue publicado en la revista “Personnel Solutions” No. 6 de junio de 2017.
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NO PUEDES PRESUNTAR UNA HOJA DE PAGO
De conformidad con la parte 1 del art. 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, al pagar los salarios, el empleador está obligado a notificar a cada empleado por escrito:
Sobre los componentes del salario que se le adeuda durante el período correspondiente;
Sobre el monto de otras cantidades devengadas al empleado, incluida la compensación monetaria por el incumplimiento por parte del empleador del plazo establecido para el pago de salarios, pago de vacaciones, pagos por despido, etc.;
Sobre los montos y motivos de las deducciones practicadas;
Sobre la cantidad total de dinero a pagar.
La información sobre los componentes del salario debe comunicarse al empleado entregándole una nómina. El formulario de este documento lo desarrolla el empleador de forma independiente (teniendo en cuenta los requisitos de la Parte 1 del artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia) y se aprueba teniendo en cuenta la opinión del cuerpo representativo de los empleados (si lo hubiera). (Parte 2 del artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
La forma de la nómina puede aprobarse por orden del empleador o ser un apéndice de un acto regulatorio local que establece el sistema salarial en la organización (por ejemplo, al reglamento sobre remuneración de los empleados).
El empleador está obligado a proporcionar a los empleados nóminas para garantizar que puedan obtener información fiable sobre sus salarios. El objetivo es controlar el cumplimiento por parte del empleador de las condiciones de trabajo previstas en el contrato de trabajo.
¿CÓMO EMITIR LA HOJA DE PAGO?
Se puede enviar por correo electrónico
El procedimiento para expedir nóminas a los empleados en el momento del pago de salarios no está establecido por la legislación laboral. Por tanto, el empleador debe determinarlo de forma independiente y consolidarlo en sus documentos internos.
Por ejemplo, dicho procedimiento puede establecerse en un acto reglamentario local que determine la forma de la nómina. Los especialistas de Rostrud lo confirman también en sus explicaciones.
Si todos los empleados de la organización tienen sus propias direcciones de correo electrónico laboral (corporativas), se les pueden enviar nóminas para su revisión.
Los especialistas del Ministerio de Trabajo de Rusia lo consideran posible. En su opinión, se debe fijar el procedimiento para notificar a los empleados sobre los componentes del salario:
1) en un contrato de trabajo;
2) convenio colectivo;
3) acto regulatorio local del empleador (por ejemplo, por orden del jefe de la organización, el reglamento sobre la emisión de nóminas a los empleados).
Si el procedimiento establecido prevé el envío de nóminas a los empleados por correo electrónico, esto no viola lo dispuesto en el art. 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia (ejemplo 1).
La práctica judicial también confirma la legalidad de utilizar este método para notificar a los empleados sobre los componentes de su salario. Los jueces no ven ninguna infracción en el envío de nóminas por correo electrónico.
El procedimiento para expedir nóminas a los empleados puede especificarse con más detalle en un reglamento local o en un convenio colectivo.
Es posible una situación en la que una organización emplea trabajadores que no participan en el trabajo con computadoras (por ejemplo, personal de servicio: reparadores, limpiadores de instalaciones de producción y oficinas, etc.). En este caso, puede proporcionar diferentes métodos para emitir nóminas (ejemplo 2).
Los empleados deben estar familiarizados con la ley reguladora local, el convenio colectivo que establece el procedimiento para emitir nóminas contra firma (parte 2 del artículo 22, parte 3 del artículo 68 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
Se puede acceder mediante un programa especial.
Debido a que la legislación laboral no regula el procedimiento para notificar a los empleados sobre los componentes del salario, los empleadores pueden utilizar varios métodos para presentar las nóminas a los empleados.
Una organización puede utilizar las siguientes opciones para familiarizar a los empleados con las nóminas:
a) proporcionar acceso a un programa especial, para el cual cada empleado recibe un nombre de usuario y contraseña;
b) proporcionar acceso a la cuenta laboral personal del empleado en Internet.
Los tribunales tampoco han reconocido como infracción la publicación de nóminas en formato electrónico:
En la cuenta personal de trabajo del empleado en Internet (sentencia de apelación del Tribunal Supremo de la República de Komi de 18 de febrero de 2013 en el caso No. 33-1073/2013);
En la página personal del empleado en el banco de Internet (sentencia de apelación del Tribunal Regional de Novosibirsk de 5/06/2014 en el caso No. 33-4700/2014).
Los tribunales consideraron que estos métodos de notificación a los empleados cumplen con los requisitos de la legislación laboral.