Невозможно переместить элементы outlook. Ошибка перемещения писем в Outlook. Отключаем индексирование файлов конфигурации Outlook службой индексирования Windows
7. Систематизация элементов Outlook
7.1. Работа с папками Outlook и использование ярлыков
Все данные, с которыми оперирует Microsoft Office Outlook, хранятся в папках Outlook. В режиме работы с определенным компонентом Outlook в области переходов отображаются только папки , данные которых соответствуют выбранному компоненту. Например, в режиме работы «Почта» отображаются папки «Входящие», «Исходящие», «Отправленные», то есть папки, содержащие почтовые сообщения.
Возможно также просматривать данные любого компонента Outlook, не переключаясь в соответствующий режим работы. Нажмите кнопку «Список папок» в области переходов.
С помощью списка, открывшегося в области переходов, можно быстро переходить от писем к контактам или задачам, создавать новые папки для хранения данных любого типа. Можно, например, разделить задачи Outlook на личные и деловые, создав отдельную папку для каждого вида задач. Для создания новой папки нажмите стрелочку рядом с кнопкой «Создать»
и выберите вариант «Папка…».
Задав в открывшемся окне диалога имя папки,
раскройте список «Содержимое папки» и выберите нужный тип данных.
Необходимо также проверить или изменить место, в которое будет помещена новая папка.
Для завершения создания папки нажмите кнопку «ОК».
Чтобы поместить новую задачу в созданную папку, выделите эту папку в области переходов и нажмите кнопку «Создать».
После ввода необходимой информации и её подтверждения нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».
Задача отобразится в папке «Личные задачи».
Как стандартные, так и созданные пользователем папки Outlook представляют собой удобный и многофункциональный инструмент систематизации данных. Так, например, сообщения электронной почты, содержащие рекламу или полученные от адресатов, внесенных в черный список, помещаются в папку «Нежелательная почта».
Пользователь может сам установить требуемый уровень защиты от нежелательной почты. Войдите в меню «Сервис»
и выберите команду «Параметры…».
В открывшемся окне диалога нажмите кнопку «Нежелательная почта…».
Здесь можно выбрать уровень защиты от нежелательной электронной почты,
задать список адресов надежных отправителей и список адресов , почта с которых всегда будет считаться нежелательной.
Удаляемые сообщения электронной почты по умолчанию попадают в папку «Удаленные».
Размер этой папки со временем может стать очень большим, поэтому рекомендуется периодически очищать её, используя соответствующую команду из меню «Сервис».
М
ожно также включить опцию «Очищать папку "Удаленные" при выходе» в окне настройки параметров Outlook.
Наиболее часто использующиеся папки можно добавить в раздел «Избранные папки», отображающийся в разделе «Почта» в верхней части области переходов.
Для добавления выделенной папки в этот раздел можно воспользоваться командой контекстного меню «Добавить в Избранные папки».
Если папок становится достаточно много, удобно использовать для некоторых из них ярлыки. Для создания ярлыка переключитесь в области переходов в режим «Ярлыки»
В появившемся окне выбора укажите папку, для которой будет создан ярлык, и нажмите кнопку «ОК».
С ярлыками можно работать точно так же, как и с папками, то есть вместо перехода в определенную папку выполнять переход по определенному ярлыку. Щелчок по ярлыку в области переходов загружает в область просмотра данных содержимое соответствующей папки.
Я
рлыки можно группировать, используя для создания групп ссылку «Добавить новую группу».
7.2. Сортировка и фильтрация
Данные в папках Outlook можно просматривать в различных представлениях – стандартных или настроенных по своему выбору. Для некоторых элементов Outlook, например, для папки «Контакты», список возможных представлений отображается в области переходов.
Перейдите в режим работы с почтой.
Для смены представления войдите в меню «Вид» и выберите подменю «Текущее представление».
Если в открывшемся списке нет нужного представления, можно настроить параметры текущего представления вручную. Выберите в списке команду «Настройка текущего представления…».
В открывшемся окне можно задать список полей, отображаемых в области просмотра данных,
задать группировку элементов по одному или нескольким полям, задать способ сортировки сообщений.
Для сортировки данных по одному полю достаточно щелкнуть на заголовке этого поля в области просмотра данных. , какие из сообщений текущей почтовой папки пользователь будет видеть в окне просмотра этой папки, а какие нет, то есть установить фильтр. Нажмите кнопку «Отбор».
В открывшемся окне требуется задать необходимые условия отбора. Можно, например, показывать только сообщения, в которых содержится определенный текст, в теме или в тексте сообщения, сообщения, пришедшие с определенного адреса или отправленные определенному получателю.
Переключитесь на страницу «Другие условия». Здесь можно задать отбор по статусу сообщения, например, отображать только непрочитанные сообщения,
отображать сообщения с определенным количеством вложений или имеющие определенный размер. Нажмите кнопку «ОК».
Для отмены сделанных изменений используется кнопка «Восстановить текущее представление».
Нажмите кнопку «ОК».
Войдите в меню «Сервис»
и выберите команду «Организовать».
При выборе данного режима часть области просмотра данных будет занята окном «Настройка папки», в котором собраны типовые инструменты для упорядочивания данных компонента «Почта».
Например, на странице «По папкам» находятся кнопки создания новой папки и перемещения сообщений в другую папку,
на странице «По цвету» можно задать цвета для выделения определенных сообщений, на странице «По представлению» - выбрать нужный способ представления данных.
7.3. Категории и отметки «К исполнению»
Цветовые категории Outlook – это инструмент, с помощью которого можно отслеживать принадлежность элементов к различным группам. Например, можно отнести к одной категории всех поставщиков или все задачи, связанные с определенным проектом. При помощи категорий можно связывать элементы разных типов, а , находящиеся в разных папках.
Каждый элемент Outlook может принадлежать к нескольким категориям. Категорию можно назначить как в ходе создания элемента, так и позднее.
Чтобы назначить цветовую категорию существующему элементу, выделите его. Затем войдите в меню «Правка» и раскройте подменю «Выбрать категорию».
Если элемент должен принадлежать сразу к нескольким категориям, выберите в списке пункт «Все категории…».
В открывшемся окне отметьте галочками нужные категории.
Можно изменить название выделенной категории, воспользовавшись кнопкой «Переименовать».
Для добавления дополнительной категории нажмите кнопку «Создать…». Задав для новой категории имя и цвет, нажмите кнопку «OK».
Для подтверждения выбора категории нажмите кнопку «ОК».
8. Сервисные функции Outlook
8.1. Быстрый поиск данных
Для того чтобы найти в папке Outlook элементы, отвечающие определенным условиям, можно воспользоваться средством быстрого поиска. Щелкните в поле ввода текста для поиска, обозначенном как «Поиск в папке "Входящие"». В этом поле надо набрать фрагмент текста, который должен присутствовать в искомых сообщениях.
Для выполнения поиска по заданному тексту нажмите кнопку «Поиск». Данная кнопка становится активной , если поле ввода текста не пустое.
В области просмотра данных отобразится список сообщений, удовлетворяющих заданным условиям поиска.
Для того чтобы использовать повторно поисковый запрос, вызовите меню области мгновенного поиска.
Раскройте раздел «Недавно выполненный поиск»
и выберите нужный запрос.
Выбранный запрос появится в поле ввода. Теперь можно нажать кнопку «Поиск» для начала поиска.
С помощью меню области мгновенного поиска можно также выполнить поиск по всем папкам Outlook, независимо от выбора текущей папки,
а также вызвать окно диалога «Параметры поиска».
Если установленная на компьютере конфигурация Microsoft Office 2007 включает все необходимые компоненты поисковой системы, можно к основному запросу добавить дополнительные условия поиска. Для этого нажмите кнопку «Развернуть конструктор запросов».
В открывшейся области нужно заполнить дополнительные поля. Возможно, для работы этого поиска придется загрузить дополнительный компонент с веб-узла центра загрузки Microsoft.
Поля поиска, которые можно добавить, зависят от выбранного компонента Outlook.
В режиме работы с компонентом «Почта» можно использовать «Папки поиска» – виртуальные папки, содержащие результаты выполнения заданных поисковых запросов. Папка поиска содержит не сами сообщения, а ссылки на них. Для создания такой папки раскройте список вариантов команды «Создать»
и выберите команду «Папка поиска…».
Можно использовать предопределенные папки поиска. Выберите вариант «Переписка с указанными адресатами».
В этом случае необходимо указать нужные адреса в поле «Настройка папки поиска», определив их при помощи кнопки «Выбрать…».
Для настройки условий поиска вручную используется команда «Создание настраиваемой папки поиска». Выбрав и настроив нужную папку поиска, нажмите кнопку «ОК».
Найденные сообщения отобразятся в области просмотра данных, с разбивкой по почтовым папкам.
Переключиться в одну из существующих папок поиска можно с помощью области переходов. Папки поиска можно добавлять в «Избранные папки».
8.2. Импорт и экспорт. Архивация устаревших данных
В Microsoft Outlook поддерживается возможность копирования данных, например, адресов электронной почты , из других программ. Если до установки Microsoft Office Outlook для работы с почтой использовалась другая программа, например, Outlook Express, будет полезно импортировать также старую почту. Для выполнения импорта данных войдите в меню «Файл» и выберите команду «Импорт и экспорт…».
В открывшемся списке выберите вариант «Импорт адресов и почты Интернета» и нажмите кнопку «Далее».
Выберите в списке программу, из которой требуется импортировать данные, и нажмите кнопку «Далее».
В зависимости от выбранной программы, Мастер импорта и экспорта Outlook может предложить выполнить ряд шагов, необходимых для определения параметров импорта. В завершении можно настроить дополнительные параметры импорта адресов.
После выполнения всех требуемых действий нажмите кнопку «Готово».
Выбранные элементы будут импортированы в Microsoft Office Outlook. Нажмите кнопку «ОК» для закрытия информационного окна.
Данные из Microsoft Office Outlook также могут быть использованы в других программах. Для выполнения экспорта данных войдите в меню «Файл» и выберите команду «Импорт и экспорт…».
В списке выберите команду «Экспорт в файл» и нажмите кнопку «Далее».
Можно экспортировать данные в файлы Microsoft Excel или Access, сохранить в формате файла личных папок Outlook или в текстовом формате.
Выберите вариант экспорта в текстовый файл Windows, значения полей в каждой строке которого разделяются запятыми.
Выберите папку для экспорта, например, папку «Контакты». Нажмите кнопку «Далее».
На следующем шаге необходимо задать имя файла для сохранения экспортируемых данных, после чего снова нажмите кнопку «Далее».
Если действий предложено несколько, можно отметить в списке действия, которые требуется выполнить, и снять отметку с остальных.
Нажмите кнопку «Соответствие полей…» для задания списка выводимых полей и установления их соответствия с полями базы данных Outlook.
В этом окне требуется перетащить нужные поля из списка слева (исходного файла) в список справа (конечный файл). После того, как поля для вывода настроены , нажмите кнопку «ОК».
Д
ля завершения экспорта нажмите кнопку «Готово».
Данные будут экспортированы. Со временем размер базы данных Microsoft Office Outlook будет увеличиваться. Для нормальной работы программы необходимо периодически перемещать наиболее старые и редко используемые данные в другое место, то есть архивировать. Средство автоархивации Outlook обеспечивает автоматическое перемещение в архив и удаление из папок всех элементов, содержание которых устарело. По умолчанию автоархивация включена и выполняется через заданный промежуток времени. Для настройки параметров автоархивации войдите в меню «Сервис» и выберите команду «Параметры…».
Перейдите на страницу «Дополнительно» и нажмите кнопку «Автоархивация…».
После выполнения необходимых настроек нажмите кнопку «ОК».
Закройте окно настройки параметров Outlook.
Элементы папки «Контакты» автоматически не архивируются. Можно выполнить архивацию какой-либо папки вручную. Для этого войдите в меню «Файл» и выберите команду «Архивировать…».
В открывшемся окне диалога надо указать папку для архивации, диапазон времени и задать имя файла архива.
Для выполнения архивации нажмите «ОК».
Для доступа к данным, перемещенным в архив, раскройте в области переходов папку с названием «Архивные папки»
и
далее выберите раздел с элементами нужного типа.
8.3. Дневник Outlook
В дневнике Outlook автоматически записываются выполняемые пользователем действия, имеющие отношение к заданным контактам. Для доступа к дневнику откройте меню «Переход» и выберите команду «Дневник».
По умолчанию дневник не ведется. Нажмите кнопку «Да», чтобы включить ведение дневника.
В открывшемся окне диалога укажите элементы, включаемые в дневник, и контакты, для которых данные элементы будут регистрироваться.
Можно также выбрать действие, которое будет выполняться после двойного щелчка на записи в дневнике.
Для подтверждения сделанных настроек нажмите «ОК».
Теперь, после выполнения указанных в списке действий, информация о них будет сохраняться в дневнике.
По умолчанию, данные дневника отображаются в представлении «По типу» и упорядочиваются с помощью временной шкалы.
Основы работы с MS Outlook 2007
Успешно изучив материал, Вы будете знать :
общие сведения о назначении и возможностях MS Outlook;
процедуру установки и настройки MS Outlook;
назначение элементов панели инструментов рабочего окна MS Outlook;
принципы создания электронного сообщения;
назначение и функциональность различных папок, принципы работы с ними.
После изучения данной темы Вы будете уметь :
устанавливать и настраивать параметры MS Outlook;
создавать и редактировать учетную запись пользователя;
ориентироваться в функциях различных компонентов MS Outlook.
После изучения материала Вы будете обладать навыками :
установки и настройки параметров MS Outlook;
установки параметров и вида электронного письма;
создания элемента папки «Контакты»;
создания, редактирования и удаления элемента папки «Календарь».
Основные понятия к теме 10
Информационная служба
Личные папки
Нежелательная почта
Общие сведения о Microsoft Outlook 2007
MS Outlook - мощное средство для работы с электронной почтой, ежедневником, заметками и т.п. Оно позволяет организовать:
обмен сообщениями электронной почты, хранение и поиск нужных сообщений в специальных папках, которые могут располагаться на почтовом сервере или на жестком диске вашего компьютера, вывод сообщений на печать;
передачу файлов, созданных в других приложениях, например рабочих книг Excel или презентаций PowerPoint и сопровождающих их пояснительных записок или сообщений;
ведение электронного календаря, позволяющего планировать дела и представлять нужные данные в наиболее удобной форме - ежедневника, понедельного или помесячного планировщика;
ведение списка контактов, позволяющего хранить адреса, телефоны и иную информацию о нужных вам людях;
ведение журнала, в котором в хронологическом порядке автоматически фиксируются документы Microsoft Office, с которыми вы работали, что позволяет отыскивать документы не по их месторасположению на диске, названию или содержанию, а просто по времени работы с документом;
создание заметок, которыми можно пользоваться примерно так же, как и обычной бумагой для заметок или популярными ныне наклейками с липкой полоской на обратной стороне.
Как и другие приложения Microsoft Office, Outlook может быть использован как на отдельно взятом компьютере, так и на компьютере, включенном в локальную или глобальную компьютерную сеть. Следует отметить, что основным назначением MS Outlook является организация электронных коммуникаций, поэтому эта программа, по существу, является сетевым приложением. Для того чтобы использовать все возможности MS Outlook, его следует установить на компьютере, подключенном к компьютерной сети. Только в этом случае вы сможете использовать электронную почту для передачи файлов, согласования и планирования встреч или совещаний с другими пользователями Outlook и т.п. Формат хранения элементов Outlook является фиксированным, но место их хранения может быть произвольным: личные папки, почтовый ящик на сервере, жесткий диск и т.д. Поэтому к хранилищу элементов (например, при открытии элемента или его поиске) Outlook обращается не непосредственно, а через определенную информационную службу, включенную в конфигурацию Outlook.
Для структуризации файлов на жестком диске обычно используют папки, это верно и для элементов Outlook с оговоркой, что хранилище элементов и служба доступа к нему должны поддерживать возможность создания папок. Папки, как и элементы, обладают набором свойств. Одним из свойств является тип элементов, для хранения которых предназначена данная папка. Это свойство используется Outlook при создании элемента в папке для вызова формы, а также для определения набора представлений, наиболее подходящего для элементов данного типа. Для некоторых элементов удобно использовать не список или таблицу, а какой-либо другой способ (представление), например календарную сетку или временную шкалу.
Панели и инструменты MS Outlook
Outlook состоит из шести подразделов .
При запуске Outlook открывается папка из одноименного раздела.
В верхней части окна находится строка меню и панель инструментов. Слева - панель для переключения между разделами. На панели находятся три уже существующие группы: «Ярлыки Outlook», «Мои ярлыки» и «Другие ярлыки» . Каждая из этих групп содержит ярлыки, которые можно использовать для открытия нужных папок вашего почтового ящика или папок файловой системы. При нажатии на кнопку открывается соответствующий список дополнительных ярлыков. Сами папки по умолчанию не отображаются, но вывести их на экран совсем не сложно. Для этого нужно выбрать пункт в меню «Вид» .
Когда открыта папка , в правой части окна Outlook выводится таблица с описанием сообщений, находящихся в этой папке. Столбцами этой таблицы являются поля сообщений. Обычно отображаются следующие поля: «От», «Тема», «Получено» , а также поля особых пометок (о высокой или низкой важности письма, о прочтении сообщения, о наличии прикрепленных файлов). Вы можете добавить или удалить поля этой таблицы. Для этого в меню «Вид» выберите «Текущее представление» и в выпадающем меню выберите . Щелкните по кнопке поля, и откроется диалоговое окно, в котором вы можете добавить или удалить столбцы. В нижней части окна отображается область просмотра текущего письма. Включает и отключает этот режим команда «Область просмотра» из меню «Вид».
Значок нового сообщения выглядит как закрытый конверт, значок прочитанного письма выглядит как открытый конверт.
При нажатии на кнопку «Создать» появляется диалоговое окно для создания специфичного для каждого раздела элемента. Например, для раздела - появляется диалоговое окно для создания нового письма.
Получить список всех доступных для создания объектов можно, раскрыв выпадающий список справа от кнопки «Создать» .
Работа с электронной почтой
Электронная почта , по сути, мало отличается от привычной Вам электронной почты на порталах yandex. ru и mail. ru .
Работа с электронной почтой осуществляется с помощью раздела . В данном режиме панель «Мои ярлыки» по умолчанию содержит следующие ярлыки .
Черновики - осуществляет переход в папку с незаконченными сообщениями.
Исходящие - указывает на папку с готовыми к отправке сообщениями.
Отправленные - папка хранит уже отправленные сообщения.
Удаленные - переход в папку, где находятся удаленные сообщения.
Указывает на папку с полученными сообщениями.
Нежелательная почта - папка с «подозрительными» сообщениями.
Чтобы удалить ярлык, следует выбрать пункт «Удалить с панели Outlook» в контекстном меню данного ярлыка.
Добавить ярлык можно, выбрав «Ярлык на панели Outlook» и указав в появившемся окне папку, для которой следует его создать.
Новое сообщение
Создание сообщений электронной почты происходит при помощи кнопки «Создать» на панели инструментов. При этом появляется окно для ввода нового письма. В данном окне следует указать адрес получателя в поле «Кому» . В поле «Копия» можно ввести адрес еще одного получателя. Поле «Тема» должно содержать тему сообщения, которая будет отображена у получателя в заголовке письма.
При нажатии на кнопку «Кому» откроется адресная книга.
Для добавления адресата в поле «Кому» следует выбрать его из списка и нажать на кнопку «Кому->» , в поле «Копия» - «Копия->» и кнопку «СК->» для добавления скрытой копии (скрытая копия означает, что остальные, получив сообщение, не увидят данного адресата). После добавления всех требуемых адресатов следует нажать кнопку «ОК» .
Адресные книги могут содержать десятки имен, особенно в том случае, если сеть достаточно обширна, имеется большое количество различных почтовых отделений или почта направляется в Интернет. В этом случае для того, чтобы быстро отыскать нужное имя в адресной книге, достаточно ввести несколько первых символов имени, которое вы ищете. Для небольших списков можно использовать также полосу прокрутки в правой части списка или продвигаться по списку, нажимая клавиши со стрелкой на клавиатуре.
Тело сообщения может быть в одном из следующих форматов :
обычный текст - сообщение содержит только текст;
формат RTF - кроме текста может содержать информацию о шрифтах и форматировании;
формат HTML - может содержать информацию о шрифтах, форматировании, а также фоновые и обычные изображения.
Переключение между этими форматами осуществляется при помощи кнопок в разделе Формат
вкладки Параметры
(рис. 10.1 
).
В разделе Параметры
вкладки (рис. 10.2 
) расположены следующие кнопки.
Важность - определяет важность сообщения и может принимать следующие значения: обычная, низкая, высокая (при выборе пунктов «низкая» или «высокая» на панели инструментов нажимается соответствующая кнопка ).
В диалоговом окне «Параметры» находятся следующие поля .
Пометка - указывает категорию письма. Письмо может быть: обычное, личное, частное и ДСП (для служебного пользования).
Отправлять ответы - позволяет указать адрес, на который будет послан ответ.
Не доставлять до - задает дату отправки сообщения.
Недействительно после - задает дату, после которой отправка сообщения не будет произведена.
Отправить сообщение на - позволяет выбрать почтовый сервер.
После того как указан адресат, установлены необходимые параметры и готов текст письма, его следует отправить, для этого служит кнопка «Отправить». При нажатии данной кнопки происходит отправка сообщения, а оно само, если не указано другое, перемещается в папку «Отправленные» .
Если Вам часто приходится отправлять сообщения одним и тем же группам адресатов, имеет смысл определить списки рассылки . Можно создать столько списков рассылки, сколько требуется, включив при этом некоторых адресатов одновременно в несколько различных групп. Списки рассылки маркируются разными цветами и имеют пользовательские названия.
вызовите список кнопки Создать , а затем - команду ;
в поле Имя введите имя;
на вкладке щелкните Выбрать участников ;
в списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые требуется включить в список рассылки;
в поле Поиск введите имя включаемого контакта. В расположенном ниже списке выделите имя и нажмите кнопку Участники . Выполните эти действия для каждого лица, добавляемого в список рассылки, а затем нажмите кнопку «ОК» .
В дальнейшем Вы можете использовать имя созданного списка рассылки таким же образом, как и имя отдельного адресата, вводя его с клавиатуры или выбирая его из адресной книги - направляемое таким образом сообщение будет разослано всем членам группы. При необходимости состав группы может быть изменен. Можно в любой момент добавить новых членов группы или исключить выбывших.
Отправка, получение и просмотр почты. Ответ и пересылка сообщений
Если компьютер подключен к Интернету посредством локальной сети (используется постоянное подключение), входящие сообщения автоматически попадают в папку . Если же подключение непостоянно, например осуществляется при помощи модема, то после установления соединения забрать почту можно при помощи кнопки «Отправить/Получить» . Данная кнопка осуществляет отправку предназначенной для этого почты, а также доставку входящей почты.
Если включен режим «Область просмотра» , то для просмотра сообщения следует выбрать его заголовок в верхнем окне, при этом его текст появится в нижнем окне.
Для просмотра сообщения другим способом достаточно дважды щелкнуть на строке этого сообщения или выделить нужную строку и нажать клавишу
Для ответа на выбранное письмо следует нажать кнопку «Ответить» панели инструментов: .
Отправка копии письма другому адресату осуществляется при помощи кнопки «Переслать»
: 
.
Если письмо содержит несколько получателей, то для отправки ответа всем его адресатам следует воспользоваться кнопкой «Ответить всем»
: 
.
Просмотр и сохранение вложений
Вложенные в сообщение файлы отображаются непосредственно в тексте сообщения в виде значка соответствующего приложения с подписью, представляющей собой имя файла. Если на компьютер установлено приложение, с помощью которого этот файл был создан, то можно открыть вложенный файл непосредственно из формы сообщения, дважды щелкнув на соответствующем значке. Можно также сохранить вложенный файл отдельно от сообщения, в виде обычного файла в любой из папок файловой системы.
Для сохранения вложений выбранного письма выберите команду «Сохранить вложения» в меню «Файл» . В открывшемся диалоговом окне сохранения прикрепленных файлов укажите путь к месту сохранения на диске (имя файла при сохранении можно изменить).
Отображение списка папок и работа с ними
Для хранения и сортировки полученной почты можно создать дополнительные папки почтового ящика, а можно сохранять особо важные сообщения в виде отдельных файлов на диске, хотя последнее используется реже.
Для создания новой папки выберите пункт «Папка» в меню «Файл» и в выпадающем меню выберите команду «Создать папку» . Откроется диалоговое окно создания новой папки.
Введите имя для новой папки в поле «Имя папки» , в следующем поле выберите тип элементов, которые будут храниться в данной папке, а в поле «Поместить папку» выберите путь к создаваемой папке.
Для перемещения выбранного сообщения в другую папку воспользуйтесь командой «Переместить в папку» из меню «Файл» или соответствующей кнопкой на панели инструментов сообщения: .
Вы можете изменить порядок сортировки сообщений в открытой папке: сообщения могут быть отсортированы по любому из существующих полей, даже если данное поле не отображается в данный момент ни в одном из столбцов таблицы. Можно также задать сортировку по нескольким полям.
Для указания порядка сортировки выберите пункт «Текущее представление» в меню «Вид» . В выпадающем меню выберите пункт «Изменить текущее представление» . В открывшемся окне «Сведения о представлении» щелкните по кнопке «Сортировка» . Откроется диалоговое окно. Выберите удобные для вас параметры сортировки почты и сохраните изменения нажатием кнопки «ОК» .
Outlook также предоставляет возможность группировки по полю. Для этого щелкните на названии поля правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Группировать» по этому полю.
Папка «Контакты» в MS Outlook 2007
Для работы с контактами следует перейти к разделу «Контакты». В этой папке можно хранить обычные адреса и телефоны, адреса электронной почты, адреса URL личной веб-страницы, сведения о занимаемой должности, дни рождения, да и вообще любую информацию об интересующих вас лицах.
Создание нового контакта. Форма контакта
Для добавления нового контакта следует воспользоваться кнопкой «Создать» . Откроется диалоговое окно, в которое следует ввести необходимую информацию.
Для каждого контакта можно указать одну или несколько категорий, к которым он принадлежит. Это осуществляется с помощью нажатия кнопки «Категории» и выбора требуемых категорий.
На вкладке «Подробности» можно ввести дополнительную информацию.
Вкладка «Действия» содержит все письма, задачи и другую информацию, связанную с данным человеком.
Вкладка «Сертификаты» служит для хранения цифровых подписей данного человека. Цифровая подпись в электронном письме аналогична подписи в обычном письме. Она призвана подтвердить, что данное письмо создал именно этот человек. Личную цифровую подпись можно получить в специализированной организации.
Вкладка «Все поля» содержит все поля формы «Контакт» . Для просмотра интересующего поля следует выбрать его в выпадающем списке.
Работа с задачами
Папка - это еще один из способов планировать свою работу. Сюда помещается информация о задачах и проектах, требующих длительного времени и не укладывающихся в рамки одного рабочего дня. Для работы с задачами следует перейти к одноименному разделу. Раскрыв папку «Задачи», вы увидите разграфленный рабочий лист, на котором перечислены уже существующие задачи.
Новая задача. Установка параметров, назначение задачи
Добавление задачи осуществляется при помощи щелчка по надписи «Щелчок добавит элемент» .
Будет открыта форма для ввода информации о новой задаче с двумя вкладками «Задачи» и «Подробно», с помощью которых можно ввести описание новой задачи или внести изменения в данные об уже существующей задаче, отражающие ход работы над ней.
Также вы можете использовать планирование задач и для ваших коллег и подчиненных и в свою очередь получать задания от ваших коллег или начальства, при условии что папки задач находятся на сервере Microsoft Exchange. Для отправления задачи щелкните по кнопке «Назначить задачу» на панели инструментов окна созданной задачи. При этом для отсылки сообщения о поставленной задаче используется электронная почта. Кроме того, папка может быть использована и другими приложениями помимо Outlook.
Виды представления задач папке. Действия с задачей
Наиболее удобный для представления задач вид - временная шкала . Для перехода к данному представлению задач следует в выпадающем списке «Текущее представление» выбрать значение «Временная шкала» .
Обновление состояния задачи производится при помощи двойного щелчка на требуемой задаче и установки нового значения.
Отменить завершение задачи можно несколькими способами .
Чем папки MS Outlook отличаются от папок проводника Windows?
Где сохраняется написанное, но не отправленное сообщение?
Что хранится в папке ?
Можно ли группировать письма в папке ? Если да, то по каким параметрам?
Как, по вашему мнению, следует отбирать нежелательную почту?
Какие списки рассылок вы бы создали на своей почте, кого бы вы туда включили?
Как быстро отправить сообщение всем адресатам определенного списка?
Можете ли Вы создавать задачи, например, для младшей сестры? Есть ли какие-то ограничения для этого процесса?
Вы написали реферат в прошлом месяце, но не помните, как Вы его сохранили. Какое средство MS Outlook может Вам помочь найти файл с рефератом?
Как можно группировать заметки? Для каких целей Вы бы использовали параметр «Цвет» ?
Выбрать представление «Простой список» и напротив соответствующей задачи поставить флажок, означающий завершение задачи.
«День» .
Левая часть окна выглядит как листок обычного ежедневника, разграфленный на получасовые интервалы. На этом листе вы можете планировать основные события своего рабочего дня, отмечая время, занятое какими-либо мероприятиями.
Правая часть окна разделена на две панели: вверху расположен календарь, с помощью которого можно перейти к любой дате в ежедневнике, для этого достаточно щелкнуть по нужному дню. Обычно на календаре отображен текущий месяц, но его можно прокрутить до любого требуемого месяца с помощью кнопок со стрелками, расположенных в его заголовке. Внизу расположено окно панели задач.
Также существует возможность показа почасового календаря на рабочую неделю. Для этого служит кнопка «Рабочая неделя».
Назначение и функциональность папки «Дневник»
Основной функцией папки является сохранение информации о тех документах Microsoft Office, с которыми вы работали. Зафиксированные в дневнике сведения отображаются в хронологическом порядке и имеют наглядную графическую форму представления.
Наличие подробного дневника позволяет быстро отыскивать нужный документ не по его месту на диске, названию или содержанию, а просто по дате работы с этим документом.
Создание, изменение, просмотр, использование и удаление заметок
Работу с заметками осуществляет раздел . Элементы данной папки можно использовать как обычную бумагу для заметок, для создания и хранения кратких записей - каких-либо идей, возникающих вопросов и т.д.
Добавление новой заметки осуществляется нажатием на кнопку «Создать» или при помощи двойного щелчка мыши в пустом месте рабочей области.
При закрытии заметки автоматически производится ее запись. Под значком созданной заметки отображается первый абзац ее содержимого. Поэтому для облегчения поиска нужной заметки имеет смысл в качестве первого абзаца вводить заглавие или краткое описание заметки, а в следующих абзацах - основной текст.
Для просмотра заметки следует дважды щелкнуть по ней.
Заметки также возможно группировать по следующим параметрам: «Изменено», «Категории», «Контакты», «Создано» и «Цвет» . Для задания условий группировки следует войти в диалоговое окно «Изменения текущего представления» и щелкнуть по кнопке «Группировка» .
Удалить заметку можно, выбрав в ее контекстном или системном меню пункт «Удалить» .
Основные выводы
Контрольные вопросы
Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике . Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки , все задачи - в папке Задачи и т.д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов.
Папка Outlook - это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows , поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске. При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки .
Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день.
На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели.
Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы. В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече.
При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения.
Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.
Задачами , назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В
Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач. Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением.
Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями. В папке Удаленные находятся все удаленные элементы. Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке. Исходящие - сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные. Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты.
Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office. Имеется возможность создавать любые записи вручную. Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма. Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов. Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис.
С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений, даже оградить себя от нежелательных адресатов. Для каждой папки существует набор представлений - способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений. Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню
Сервис (рис.2).
По умолчанию в Microsoft Outlook блокируются потенциально опасные файлы вложений (такие как BAT, EXE, VBS и JS), которые могут содержать вирусы. При вложении такого файла в сообщение электронной почты будет выведено предупреждение о том, отправлять ли потенциально опасное вложение. В случае нажатия кнопки «Да» вложение будет отправлено.
Вложение можно также вставить, перетащив файл с компьютера в элемент Outlook или скопировав и вставив файл в элемент Outlook в виде вложения. Более безопасный способ совместного использования файлов – это поместить их в защищенную общую сетевую папку. В сообщение электронной почты можно включить ссылку на папку, к которой дается доступ получателю.
Для вставки файла необходимо выполнить следующие действия.
- Создайте или откройте элемент, в который требуется вставить вложение. Для сообщений, чтобы вставить вложение, необходимо создать новое сообщение.
- Щелкните в тексте элемента и нажмите кнопку «Вставить файл» .
- Выделите файл, который требуется вложить, и нажмите кнопку «Вставить».
А вот для вставки элемента Outlook произведите следующие действия.
- Создайте или откройте элемент, в который требуется вставить элемент. Для сообщений, чтобы вставить вложение, необходимо создать новое сообщение.
- Щелкните текстовое поле элемента.
- Если в качестве редактора электронной почты используется Microsoft Word, щелкните стрелку вниз и выберите команду Вставить элемент . В противном случае, выберите в меню Вставка команду Элемент .
- Выделите сообщение или другой элемент, который требуется вложить, и нажмите кнопку «OK».
- В новом сообщении нажмите кнопку «Отправить», в элементах всех остальных типов нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».
В сообщениях в формате HTML и в обычных текстовых сообщениях вложения отображаются в строке, расположенной под строкой «Тема», а в сообщениях в формате RTF и в элементах других типов вложения отображаются в тексте элемента.
Открытие вложения
- Открытие вложения изнутри элемента: откройте (или просмотрите) элемент, содержащий вложение, которое необходимо сохранить, и дважды щелкните значок вложения.
- Открытие вложения без открытия элемента: щелкните правой кнопкой мыши элемент, содержащий вложение. В контекстном меню укажите на команду Просмотреть вложения и щелкните имя вложения, которое требуется просмотреть.
По умолчанию в Microsoft Outlook блокируются потенциально опасные файлы вложений, которые могут содержать вирусы. Такие вложения не отображаются, и доступ к ним запрещен. В папке «Входящие» будет отображаться значок скрепки в столбце Вложение , указывающий, что сообщение имеет вложение, а на информационной панели в верхней части сообщения будет отображаться список блокированных файлов вложений. Перед открытием вложений рекомендуется проверять их на наличие вирусов с помощью специальной антивирусной программы. Большинство существующих антивирусных пакетов могут быть настроены таким образом, чтобы автоматически сканировать полученные сообщения электронной почты.
Сохранение вложения
Сохранение вложения изнутри элемента:
- Откройте (или просмотрите) элемент, содержащий вложение, которое необходимо сохранить.
- Щелкните правой кнопкой мыши значок вложения и выберите команду Сохранить как .
- В диалоговом окне Сохранение вложения
Если в сообщении содержится более одного вложения, несколько вложений могут быть сохранены в одной папке. Находясь в сообщении, выберите в меню Файл команду Сохранить вложения
. В появившемся диалоговом окне выделите в списке вложения, которые необходимо сохранить, и нажмите кнопку «OK». Для выбора нескольких вложений поочередно щелкайте их имена в списке, удерживая клавишу «Ctrl».
Сохранение вложения без открытия элемента:
- Выберите элемент, содержащий вложение, щелкнув его значок в основном окне программы Microsoft Outlook.
- Откройте меню Файл Сохранить вложения , затем в появившемся меню щелкните имя вложения, которое необходимо сохранить.
- В диалоговом окне Сохранение вложения выберите папку, в которую будет сохранен файл.
- При необходимости введите новое имя файла в поле «Имя файла», после чего нажмите кнопку «Сохранить».
Если в сообщении содержится более одного вложения, они могут быть сохранены в одной папке. В основном окне программы Microsoft Outlook щелкните элемент, содержащий несколько вложений. Откройте меню Файл и наведите указатель мыши на команду Сохранить вложения , затем в появившемся меню выберите пункт Все вложения . В диалоговом окне Сохранение всех вложений выделите необходимые вложения из списка (по умолчанию выделены все вложения), а затем нажмите кнопку «OK». Для снятия выделения с вложения необходимо нажать клавишу «Ctrl» и, удерживая ее, щелкнуть имя этого вложения.
Удаление вложений
- Чтобы удалить вложения из строки «Вложения»: щелкните правой кнопкой мыши значок вложения и выберите команду Удалить в появившемся меню. В создаваемом сообщении можно щелкнуть вложение и нажать клавишу «Del».
- Чтобы удалить вложения из текста сообщения: щелкните значок вложения в тексте сообщения и нажмите клавишу «Del». Если сообщение написано в формате RTF, вы можете установить курсор справа от вложения и дважды нажать клавишу «Backspace».
- Чтобы удалить изображения из тела сообщения в формате HTML:
- Выберите в меню Правка команду Изменить сообщение .
- В теле сообщения наведите курсор на изображение и нажмите левую кнопку мыши.
- Нажмите клавишу DEL.
Удаление вложений из полученных сообщений с помощью приведенных выше инструкций позволяет уменьшить размер почтового ящика. Перед удалением вложения из Microsoft Outlook его можно сохранить на своем жестком диске.
Удаление небезопасных вложений
Вложенные файлы некоторых типов могут содержать вирусы. К файлам таких типов относятся файлы с расширениями EXE, BAT, SCR и JS. В целях безопасности они блокируются диспетчером сообщений Microsoft Outlook. Получатели, использующие Microsoft Outlook Office Outlook 2003, 2002 или предыдущие версии Microsoft Outlook, обновленные с помощью пакета безопасности, не могут открывать такие вложения. Удаление вложенных файлов этих типов из сообщения гарантирует, что получатели смогут сохранять и открывать вложения.
Удаление вложения из поля «Вложения»
- Щелкните правой кнопкой мыши значок вложения.
- В появившемся контекстном меню (Контекстное меню – это меню, содержащее список команд, относящихся к конкретному объекту. Для вызова контекстного меню щелкните объект правой кнопкой или нажмите клавиши Shift+F10 .) выберите команду Удалить .
Удаление вложения из текста сообщения
- Щелкните значок вложения в тексте сообщения.
- Нажмите клавишу DEL.
В сообщениях в формате HTML вложения отображаются в поле «Вложения», расположенном непосредственно под полем «Тема». В сообщениях в формате RTF вложения отображаются в тексте сообщения.
Настройка отображения вложений в экранной лупе
- Выберите команду Изменить текущее представление (меню Вид , подменю Упорядочить по , в нем подменю Текущее представление ) с помощью клавиатуры.
- Нажмите кнопку «Поля» и затем кнопку «Новое поле».
- В поле «Имя» введите имя поля, например, «Есть вложение».
- В списке Тип выберите «Формула».
- В поле «Формула» введите строку IIf(=True,"Вложение","") .
- Нажмите кнопку «OK» три раза.
Общие вложения
При отправке файла в качестве общего вложения для него создается узел рабочей области для документов на указанном узле Microsoft Windows SharePoint Services, а рабочей области для документов присваивается имя присоединенного файла. При присоединении более одного файла рабочей области присваивается имя первого файла в списке вложений.
Члены рабочей области для документов
Отправитель вложения становится администратором рабочей области для документов, а получатели – ее членами и принадлежат к группе узла «Участник». Получатели могут открывать вложение либо пользоваться ссылкой в сообщении, которая указывает на домашнюю страницу рабочей области для документов. На этой странице в библиотеке общих документов сохранена копия вложения.
Обновление документа
Если вложение в сообщение является документом или web-страницей в одном файле (MHTML) принадлежащей Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, или документом Microsoft Office Visio, либо является XML-файлом Microsoft Word или Microsoft Excel, члены рабочей области для документов могут работать с копией вложения до тех пор, пока Microsoft Office, используемый для редактирования вложения, получает обновления из рабочей области для документов. Члены рабочей области также могут сохранять внесенные изменения в локальной копии рабочей области.
Создание рабочей области для документов
Отправка общего вложения:
- Создайте в Microsoft Office Outlook новое сообщение электронной почты.
- В поле «Кому» введите адреса электронной почты пользователей, которые станут членами узла рабочей области для документов. Получатели, чьи адреса указаны в полях «Кому» и «Копия», автоматически получают право на доступ к узлу. Это не касается получателей, адреса которых указаны в поле «СК». Им необходимо подать запрос на доступ.
- В поле «Тема» введите тему сообщения.
- В меню Вставка выберите команду Файл .
- Выберите документ, который необходимо вставить, и нажмите кнопку «Вставить».
- Если область задач Параметры вложения не отображена, нажмите кнопку «Параметры вложения».
- В области задач Параметры вложения выберите Общие вложения , а затем в поле «Создать рабочую область для документов по адресу» введите или выберите web-адрес (URL) web-узла Microsoft Windows SharePoint Services, на котором будет находиться узел рабочей области для документов. Рабочая область для документов будет создана на дочернем узле узла Windows SharePoint Services, поэтому необходимо иметь разрешение на создание рабочей области на этом web-узле.
- Если необходимо, введите в сообщение текст (в дополнение к шаблону) и нажмите кнопку «Отправить».
Чтобы добавить новых членов рабочей области для документов после отправки вложения, откройте документ и нажмите кнопку «Добавить новых членов» на вкладке Члены в области задач Общая рабочая область.
Использование кнопки «Создать» в области задач Общая рабочая область: область задач Общая рабочая область служит для создания рабочей области для документов только в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint и Microsoft Office Visio.
- Откройте документ в Word, Excel, PowerPoint или Visio.
- В меню Сервис выберите команду Общая рабочая область .
- В области задач Общая рабочая область введите или выберите URL-адрес web-узла Microsoft Windows SharePoint Services, на котором будет находиться рабочая область для документов. Рабочая область для документов будет создана на дочернем узле узла Windows SharePoint Services, поэтому необходимо иметь разрешение на создание рабочей области на этом web-узле.
- Нажмите кнопку «Создать».
- В области задач Общая рабочая область на вкладке «Члены» нажмите кнопку «Добавить новых членов».
- Введите через точку с запятой имена или адреса электронной почты членов, приглашаемых в рабочую область для документов.
- Чтобы пользователи имели разрешения, отличающиеся от указанных в группе узла «Участник», выберите другую группу узла.
- При необходимости отправьте приглашение по электронной почте.
Выше мы рассматривали работу с элементами Outlook только внутри самого приложения. Но бывают случаи, когда необходимо работать с информацией Outlook вне данной среды, например в другом приложении, которое не поддерживает формат Outlook, или на другом компьютере. Для этого нужны дополнительные средства сохранения информации либо в стандартных форматах, либо в форматах приложений, в которых будут использоваться элементы Outlook.
Outlook располагает достаточно гибкой и широкой системой сохранения, импорта и экспорта информации, а также довольно простыми приемами переноса информации из Outlook в другие приложения Microsoft Office XP. Эти дополнительные возможности при работе с элементами Outlook и будут рассмотрены в данной главе.
Сохранение элемента
Прежде всего, рассмотрим сохранение элемента Outlook. Итак, откройте папку Входящие (Inbox), выделите элемент, например сообщение тест (см. рис. 9.30), и выберите команду > Файл > сохранить как. .. После чего укажите папку, в которой будет сохранен элемент, и введите его имя в поле Имя файла (File Name). Следующим, основным, моментом в сохранении элемента в виде отдельного файла является выбор формата в раскрывающемся списке Тип файла (File Type). Существует пять стандартных типов файла, в которые Outlook может преобразовывать элементы (рис. 17.1):
- только текст (Text Only);
- RTF (Reach Text Format);
- HTML;
- vCard и iCalendar;
- формат сообщения (Message Format);
- шаблон Outlook (Outlook Template).
Данные форматы поддерживаются всеми элементами Outlook, поэтому для каждого формата на примере отдельного элемента Outlook будут демонстрироваться процедуры сохранения в файл.
Рис. 17.1. Диалоговое окно Сохранение элемента с раскрывающимся списком Тип файла
Только текст
Этот формат имеет стандартное расширение txt, которое способно воспринимать большинство приложений Windows (например, Блокнот). Кроме того, файлы в этом формате могут быть прочитаны и отредактированы в DOS-приложениях или сеансе DOS.
Выбирая данный формат, пользователь сохраняет только текстовую информацию, содержащуюся во всех полях сообщения (а не только в поле Примечание), таким образом, нетекстовая информация (рисунки, вставленные файлы, цветовое выделение и т. д.) будет утеряна.
Замечание
При сохранении элемента Outlook создается новый файл. При этом могут быть утеряны некоторые данные сообщения, но само сообщение остается в папке Входящие, и, в случае необходимости, вы можете восстановить полную информационную картину.
На рис. 17.2 отображен созданный файл, открытый приложением Блокнот (NotePad).
Рис. 17.2. Открытый файл Tecт.txt
Парный данному формату - формат RTF (Reach Text Format), который в отличие от ТХТ, сохраняет форматирование текстовой информации элемента Outlook, но, так же как и ТХТ, не сохраняет графику.
HTML
Формат HTML является весьма распространенным. Файлы в этом формате могут быть открыты Web-редакторами и Web-браузерами, такими как Internet Explorer или Netscape Communicator, а также любым приложением Microsoft Office XP.
Данный формат позволяет сохранять не только текстовую информацию всех полей сообщения, но и их графическое форматирование (за исключением встроенных бордюров Outlook и файлов). Более того, этот формат запоминает гиперссылки элемента. В главе 11 мы уже рассматривали создание простого HTML-файла и его размещение на Web-сайте пользователя. Здесь же приведена операция сохранения календаря Outlook в формате HTML, после чего его можно разместить на сайте, тем самым в любой точке планеты любой пользователь (и вы в частности) будет иметь оперативный доступ к информации вашего расписания (см. раздел 11.6.1 «Создание простейшей Web-страницы»).
Пример 17.1. Сохранение календаря как Web-страницы
{Перейдите в представление календаря}
Начало:= 01.07.2001
Конец:= 31.07.2001
Включить сведения о встрече
Название календаря:= Usarov George — Calendar
Имя файла:= С:\Мои документы\calendar.html
Открыть сохраненную Web-страницу в обозревателе
Рис. 17.3. Диалоговое окно Сохранение в виде веб-страницы
Результат сохранения календаря пользователя в виде Web-страницы (на месяц), открытой в браузере Microsoft Internet Explorer.
vCard и iCalendar
Файлы с расширением txt и html всемирно распространены и являются своего рода стандартами хранения текстовой и гипертекстовой информации соответственно. Но при таком подходе нет однозначного отождествления файла с соответствующим элементом, поэтому, как определить сторонней программе - контакт этот файл или встреча? А ведь Outlook далеко не единственное (хотя, на мой взгляд, одно из лучших) приложение (Lotus, The Bat, Netscape Messenger и т. д.), работающее с контактной информацией или информацией, подобной встречам Календаря.
Outlook, как, в принципе, и другие приложения, предоставляет пользователю возможность сохранения информации в унифицированных форматах, работу с которыми должны поддерживать все приложения, работающие с контактной или календарной информацией. Использование подобных форматов влечет за собой сужение информации элементов, но в то же время они позволяют быстро и с минимальной потерей данных осуществлять обмен информацией между разными приложениями.
Унифицированным форматом для элементов Контакт являются файлы vCard. Для сохранения контакта в данном формате выделите его и повторите действия, показанные в следующем примере.
Пример 17.2. Сохранение контакта в формате vCard
Имя файла:= < Имя файла>
Для элементов папки Календарь ситуация аналогична, только в данном случае в списке Тип файла следует выбрать vCalendar или iCalendar.
Формат сообщения
Сохранение элемента в формате сообщения (.MSG) позволяет создать его полную автономную копию. То есть пользователю не требуется загружать Outlook для просмотра данного сообщения, . достаточно в Проводнике Windows дважды щелкнуть по имени файла - и откроется полноценная версия элемента, с которым можно работать, как будто вы находитесь в приложении Outlook (кстати, неявно он все равно запускается).
Более того, этот формат является универсальным для всех элементов Outlook. Иными словами, если вы сохранили элемент Заметка (Note) в формате сообщения, при последующем открытии созданного файла вам откроется форма заметки, причем все ее информационные поля сохранят свои значения.
Сохранение отдельных элементов в данном формате позволяет быстро и надежно переносить информацию Outlook с одного компьютера на другой.
Шаблон Outlook
Шаблон (Template) - это специальный документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Пользователям Word достаточно легко понять процесс создания и применения шаблонов, поскольку данный текстовый процессор всегда использует некоторый шаблон при создании нового документа. Однако надеюсь, что и для пользователей Outlook это не составит труда.
Простейшим примером шаблона в Outlook является форма. Действительно, форма - это специальный документ, по образцу которого создаются новые элементы. Но, помимо использования встроенных форм (шаблонов), пользователь может упростить и/или стандартизировать процедуру создания новых элементов по образцу собственного шаблона.
Рис. 17.4. Шаблон Outlook (Сообщение)
Рассмотрим следующий пример. Допустим, что менеджер издательства при создании сообщений писателям о выплате гонорара хочет придерживаться единого стилевого оформления. Причем заметьте, что при достаточно частом периоде повторения в сообщении меняется информация только об имени писателя и сумме гонорара, а сам контекст един и не изменяем. У данной задачи есть два решения:
- Запомнить все настройки сообщения (цветовая схема, шрифт, текст примечания, состояние отметки и т. д.) и при создании нового сообщения настраивать его аналогично предыдущему.
- Создать сообщение, указав общий для всех последующих сообщений набор параметров, и сохранить его в формате шаблона.
Не буду останавливаться на рассмотрении недостатка первого решения. Здесь же отмечу, что, если вы выбрали второй вариант, вам достаточно будет дважды щелкнуть по файлу шаблона в Проводнике Windows, и новое сообщение для писателя будет создано.
На рис. 17.4 изображен приблизительный вариант подобного шаблона. Подчеркнутый текст требует изменения.
Замечание
Импорт и экспорт элементов
Выше мы рассмотрели простейшие способы сохранения элементов Outlook в виде файлов, имеющих стандартные типы. Но иногда необходимо перенести информацию из Outlook в другое приложение с наименьшей потерей информации или в приложение, вообще не. поддерживающее работу со стандартными форматами. Как быть в этом случае?
Outlook может решить и эту проблему. Посредством специальных конверторов элемент может быть сохранен в формате определенного приложения с наименьшей потерей информации. Набор конверторов Outlook достаточно широк и охватывает практически все популярные приложения управления информацией. Процесс конвертирования элемента Outlook в элемент другого приложения называется экспортом (Export), и наоборот, конвертирование из приложения в Outlook - импортом (Import).
Таблица типов
В табл. 17.1 приведены типы файлов, которые могут быть экспортированы и импортированы при использовании Outlook. Подробно о процедурах импорта и экспорта будет рассказано далее в этой главе.
| Программа | Расширение | Импорт | Экспорт |
| Microsoft Schedule+ 1 .0 | cal | Да | Нет |
| Microsoft Schedule+ 7x | scd | Да | Нет |
| Microsoft Schedule Plus Interchange | sc2 | Да | Нет |
| Microsoft Mail File | mmf | Да | Нет |
| Microsoft Outlook Personal Folders file | pst | Да | Да |
| Microsoft Outlook Personal Address Book | pab | Да | Да |
| Microsoft Internet Mail (IE 3.02) | pst | Да | Нет |
| Microsoft Outlook Express | Да | Нет | |
| ACT! 2.0, 3.0, or 4.0 for Windows | dbf | Да | Нет |
| ECCO3.0, 3.01,3.02, or 4.00 | eco | Да | Нет |
| Eudora Light (1.54 or 3.0.1) | Да | Нет | |
| Eudora Pro 2.2, 3.0, or 3.0.1 | Да | Нет | |
| Netscape Mail 2.02, 3.0, or 3.01 | Да | Нет | |
| Netscape Messenger 4.0 | Да | Нет | |
| Lotus Organizer 2.1, 97, 97GS/4.1, and 5.0 | org - org5 | Да | Нет |
| Comma Separated Values (MS-DOS) | CSV | Да | Да |
| Comma Separated Values (Windows) | CSV | Да | Да |
| Tab Separated Values (MS-DOS) | txt | Да | Да |
| Tab Separated Values (Windows) | Ut | Да | Да |
| (calendar | ics | Да | Нет |
| Vcalendar | vcs | Да | Нет |
| Vcard | vcf | Да | Нет |
| Microsoft Access | mdb | Да | Да |
| Microsoft Excel | xls | Да | Да |
| Microsoft FoxPro | dbf | Да | Да |
| DBASE | dbf | Да | Да |
Таблица 1 7, 1. Типы файлов, поддерживаемые Outlook
По умолчанию для некоторых приложений конверторы не устанавливаются, и при попытке экспортировать элемент в данный формат появится соответствующее предупреждение. Если вы с ним согласитесь, недостающий компонент будет установлен.
Если Outlook не имеет конвертора в формат какого-либо приложения А, то можно проявить смекалку и конвертировать вначале в стороннее приложение В, которое поддерживает необходимый формат. И уже средствами этого приложения конвертировать в требуемое приложение. Например, Outlook не поддерживает формат приложения Lotus 1-2-3, но, воспользовавшись приложением Excel, которое поддерживает работу с Lotus, можно добиться требуемого результата.
Экспорт элементов
Давайте рассмотрим конкретный пример экспорта информации. Характерным случаем в данной ситуации является перенос списка контактов из Outlook в другие приложения Microsoft Office (Excel или Access) для более специфической работы над ними средствами именно этого приложения. Допустим, что в нашем случае им будет являться Excel.
Пример 17.3. Экспорт элементов Outlook
> Файл > Импорт и экспорт…(Запустится мастер импорта и экспорта (рис. 17.5)
Создать файл следующего типа Microsoft Excel Далее (рис. 17.6)
Папка <Имя папки>
Имя файла:= Контакты
Экспорт «Контакты» из папки «Контакты»
Соответствие полей…
Рис. 17.5. Мастер импорта и экспорта
Рис. 17.6. Диалоговое окно Экспорт в файл
Прервем формальное рассмотрение работы Мастера экспорта и импорта, чтобы подробнее остановиться на работе с диалоговым окном Соответствие полей (Map Custom Fields). В левом списке (Из) отображаются все поля контакта. Используя кнопки <Назад и Далее>, можно просмотреть все контакты, точнее все значения полей для контактов. Правый список (В) отображает поля (и их порядок), которые будут показаны в таблице Excel. По умолчанию будут указаны все поля. Естественно, что это не всегда устраивает пользователя, поскольку большинство полей контакта могут быть не заполнены, и все равно они будут отображаться и занимать место.
Для изменения отображения полей нажмите кнопку Очистить (Clear Map), таким образом все поля из правого списка будут удалены. Для восстановления всех полей нажмите кнопку По умолчанию (Default Map). Теперь, когда правый список пуст, давайте добавим необходимые для отображения поля. Для этого выделите один из них в левом списке и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в правый список. Перенесите таким образом все необходимые поля. Для удаления поля из списка нужно проделать обратную процедуру: перенести поле из правого списка в левый. Порядок, в котором поля помещаются в правый блок, определяет расположение информации в экспортируемом файле. Позицию поля, вставляемого в правый список, можно менять путем перемещения этого поля по списку.
После указания полей в диалоговом окне Соответствие полей нажмите кнопку ОК, и вы автоматически вернетесь в режим работы Мастера экспорта. Осталось нажать кнопку Готово, после чего появится диалоговое окно Импорт и экспорт, демонстрирующее процесс конвертирования элемента. После преобразования элемента это диалоговое окно исчезнет, следовательно, Мастер завершил свою работу. Теперь можно открыть созданный файл и убедиться в правильности и точности заданных в Мастере правил преобразований.
Замечание
Помимо-преобразования элементов в формат некоторого приложения, можно выбрать формат Текст с разделителями (Separated Values). Данный формат очень прост и удобен, поскольку, как было сказано выше, большинство программ поддерживает текстовый формат, а использование разделителей (запятые или метки табуляции) позволяет сторонним приложениям самостоятельно преобразовывать данный формат к своему типу. Так, например, Outlook не может экспортировать элементы в Microsoft Word, но конвертирование элементов в формат Текст с разделителями позволяет текстовому процессору прочитать созданный файл и преобразовать его к более удобному виду уже собственными средствами.
Импорт элементов
Импорт - обратная экспорту процедура, т. е. данные из некоторого файла перемещаются в базу Outlook. Давайте проверим обратное преобразование файла Контакты.хls в папку Outlook. Для этого создайте специальную папку, например ИмпортКонтакты, в которую будет помещена информация из файла Excel.
Пример 17.4. Импорт элементов
>Файл > Импорт и экспорт… (Запустится мастер импорта и экспорта)
Выберите файл для импорта Microsoft Excel
Папка <Имя папки>
Файл Контакты, xls
разрешить создание дубликатов (рис. 17.7) Далее
Импорт «Контакты» в папку «ИмпортКонтакты»
Рис. 17.7. Диалоговое окно Импорт файла
Несколько замечаний к данному примеру.
Во-первых, если папка, в которую вы будете импортировать файл, уже содержит аналогичную информацию, следует подумать, прежде чем выбирать один из трех переключателей D диалоговом окне Импорт файла:
- заменять дубликаты при импорте (Replace duplicate with items imported). Это значение следует выбрать, если данные в импортируемом файле более свежие, чем в папке Outlook;
- разрешить создание дубликатов (Allow duplicates to be created). Это значение устанавливается по умолчанию. В этом случае после процедуры импорта можно открыть папку и изменить или удалить копии данных вручную. Режим наиболее безопасный, но, в то же время, на окончательную обработку информации уходит в несколько раз больше времени;
- не импортировать дубликаты (Do not import duplicates). Значение следует выбирать, если некоторые данные в папке более важны, чем данные, содержащиеся в импортируемом файле.
Именно поэтому мы и создали специальную папку, поскольку, если вы установили при экспорте контактов те же поля, то при импорте файла в папку Контакты можно было либо потерять информацию, либо получить в два раза больше контактов за счет копий.
Во-вторых, так же, как и в случае экспорта, пользователь может выбрать поля таблицы Excel, которые должны импортироваться. Помимо кнопки Соответствие полей, необходимой для изменения отображения полей, в том же диалоговом окне есть кнопка Назначение (Change Destination). Нажатие этой кнопки вызовет диалоговое окно Выбор папки (Select Folder), в-котором можно изменить папку назначения для импортируемой информации.
После того как файл импортировался, можно посмотреть результат, открыв папку ИмпортКонтакт.
Архивирование элементов
Содержимое личных папок Outlook увеличивается по мере создания элементов аналогично скоплению бумаг на столе. Собственный рабочий стол иногда приводится в порядок: просматриваются и откладываются на хранение документы, имеющие важное значение, но используемые не очень часто; менее важные бумаги (например, газеты и журналы) выбрасываются в зависимости от их давности или укладываются в большие коробки и забываются до лучших времен. В Outlook же старые элементы передаются в файл архива.
В разделе «Вкладка Автоархивация » мы немного коснулись вопроса архивации элементов, но не достаточно полно описали, зачем необходима архивация, в чем преимущества периодического архивирования и т. д. Здесь же, помимо ответов на данные вопросы, мы более подробно рассмотрим процедуру автоматической архивации, «ручной» архивации, а также процедуру разархивирования элементов.
Начнем с ответов на поставленные выше вопросы:
- Архивация необходима в качестве профилактической меры, предупреждающей засорение папок ненужными элементами и устаревшей информацией, которая замедляет работу и осложняет поиск необходимых данных.
- Архивация не уничтожает элементы (хотя возможна и эта опция), а лишь перемещает их в другое место до тех пор, пока они вам вновь не потребуются.
- В случае неисправной работы Outlook или переноса информации с одного компьютера на другой необходимые элементы легко извлекаются из архива.
Перейдем теперь непосредственно к процессу архивирования элементов. Существует две стандартные процедуры: автоматическая архивация и «ручная».
Автоматическая архивация
Параметры автоматической архивации устанавливаются в диалоговом окне Автоархивация (AutoArchive).
Пример 17.5. Автоархивация элементов
>Сервис >Параметры… Дополнительно
Автоархивация… (рис. 17.8)
По умолчанию автоархивация элементов Outlook производится каждые 14 дней. Пользователь может установить любую периодичность этого процесса, а также вообще отменить его, сняв флажок.
Рис. 17.8. Диалоговое окно Автоархивация
Установка флажка Запрос перед автоархивацией (Prompt before AutoArchive runs) приведет к появлению специального диалогового окна, каждый раз уведомляющего о начале автоархивации.
По умолчанию Outlook удаляет, а не архивирует просроченные сообщения электронной почты. Если вы хотите архивировать, а не удалять их - сбросьте соответствующий флажок.
Также по умолчанию все архивные элементы Outlook сохраняет в специальном файле, расположенном в папке C:\Windows\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst. Описывая работу Outlook, можно сказать, что при архивации он создает резервные копии существующих элементов в том месте, где они не будут перегружать текущие массивы информации. Если вы хотите создать новый архив или просто разместить его в другом месте, нажмите кнопку Обзор… и введите новое имя файла-архива.
Также в разделе Используемые по умолчанию настройки для папки архива (Default Folder Settings for archiving) вы можете указать дату окончательного удаления элементов из архива, а также указать Outlook на автоматическое удаление, а не на архивирование устаревших элементов.
Замечание
При архивировании текущая структура папки сохраняется в новом файле архива. Если у папки, в которую помещаются элементы, есть родительская папка, такая же папка будет создана и в файле архива, но ее элементы не будут скопированы в архив. Таким образом, структуры папок в файле архива и Личных папках идентичны.
Совет
При архивировании всех элементов Outlook объем архива будет довольно быстро увеличиваться. Во избежание разрастания файла архива советуем вам периодически удалять ненужные элементы (и из папки Удаленные).
После сохранения параметров диалогового окна Автоархивация необходимо указать, какие папки и элементы будут подвергаться автоматической архивации. Установка свойств автоархивации папки была подробно рассмотрена в разделе 7.3.4 «Вкладка Автоархивация», здесь же приведем лишь список значений для интервалов автоархивации, устанавливаемый по умолчанию для каждой папки Outlook, а также способ определения даты для отсчета этого интервала.
| Тип элемента | Интервал | Дата архивации |
| Сообщение | 2 месяца | Дата отправки или получения (более поздняя из двух) или дата/время последнего изменения |
| Встреча | 6 месяцев | Дата встречи или дата/время последнего изменения (более поздняя из двух) |
| Задача | 6 месяцев | Дата выполнения или дата/время последнего изменения. Задачи, не помеченные как выполненные, не подлежат автоархивации. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются, если они помечены как выполненные |
| Заметка | 3 месяца | Дата/время последнего изменения |
| Запись в дневнике | 6 месяцев | Дата создания записи или дата/время ее последнего изменения |
| Контакт | Нет | Не архивируется |
Таблица 17.2. Интервалы и дата архивации элементов
Замечание
По умолчанию автоархивация не активизируется для элементов папок Входящие, Черновики, Заметки и Контакты.
Свойства автоархивации, заданные для папки Outlook, обычно выполняются для всех ее элементов. Но в случае, если вы не хотите архивировать некото рый элемент, даже по прошествии долгого времени (например, историческое в вашей жизни сообщение) можно указать специальную опцию, запрещающую автоархивацию указанного элемента.
{Откройте элемент}
> Файл > Свойства…
Не автоархивировать
Рис. 17.9. Диалоговое окно Свойства
«Ручная» архивация
Если параметры автоархивации отключены или нужно архивировать элемент раньше указанного срока, можно воспользоваться ручной архивацией.
Пример 17.7. «Ручная» архивация
>Файл > Архивировать… (рис. 17.10)
Архивировать эту папку и все вложенные папки <Папка>
Архивировать элементы, созданные до <Дата>
(Снять) Включить элементы с флажком «Не архивировать»
Рис. 17.10. Диалоговое окно Архивация
Несколько комментариев.
- Выбор переключателя Архивировать все папки согласно настройкам автоархивации (Archive all Folders according to their AutoArchive settings) приведет к немедленной архивации, игнорируя установленные сроки автоматического выполнения.
- По умолчанию Outlook перемещает архивированные вручную элементы в тот же файл, что и элементы, архивированные автоматически. Создать новый или выбрать другой файл можно, нажав кнопку Обзор….
Разархивирование
Выше говорилось об архивации элементов Outlook, но иногда необходим обратный процесс - извлечение некоторой информации из файла архива (разархивирование). По сути, этот процесс напоминает импортирование файла (см. раздел 17.2.3 «Импорт элементов»).
Пример 17.8. Разархивирование элементов
>Файл > Импорт и экспорт…
Выберите нужное действие Импорт из другой программы или файла
Выберите файл для импорта Файл личных папок
Импортировать из файла:= <Файл (.PST)>
не импортировать дубликаты
Импортировать из папки Архивные папки
Включить вложенные папки
Импортировать в такую же папку в Личные папки
Несколько комментариев к приведенному примеру.
- Для извлечения из архива не всех, а только конкретных элементов нажмите кнопку Обзор…, появится одноименное диалоговое окно, аналогичное окну Фильтр, работа с которым рассматривалась в главе 16 «Поисковая система Outlook»,
- Для разархивации элементов в специальную папку ее необходимо сначала создать, а потом выбрать в раскрывающемся списке Импортировать в такую же папку в, либо, находясь в ней, установить переключатель Импортировать в текущую папку.
Рис. 17.11. Диалоговое окно Импорт личных папок, шаг Импортировать из файла
Рис. 17.12. Диалоговое окно Импорт личных папок, шаг Импортировать из папки
Хотя процедуры архивирования и разархивирования очень похожи на процедуры экспорта и импорта информации, между ними все же есть различия. В первом случае исходные элементы копируются в файл архива и затем удаляются из текущей папки. В случае экспортирования исходные элементы копируются в файл экспорта, но из текущей папки не удаляются. Кроме того, архивировать можно только в файлы одного типа - файлы личных папок, а экспортировать - в файлы разных типов.
Папка Удаленные
Говоря об архивировании и удалении элементов, нельзя не рассказать о работе с папкой Удаленные (Delete Items). Данная папка предназначена для промежуточного хранения ненужных элементов любого типа. Другими словами, удаленный элемент не удаляется безвозвратно, а перемещается в папку Удаленные, из которой в случае необходимости его можно вернуть в исходную папку. В данном случае просматривается полная аналогия с Корзиной в операционной системе Windows.
Окончательная очистка папки Удаленные показана на следующем примере.
Пример 17.9. Очистка папки Удаленные
>Сервис > Очистить папку «Удаленные» или
{ Выделите папку «Удаленные»}
Очистить папку «Удаленные»
Кроме этого, пользователь может установить автоматическую очистку папки Удаленные при выходе из приложения Outlook.
Пример 17.10. Автоматическая очистка папки Удаленные
>Сервис > Параметры.. Дополнительно
Очищать папку «Удаленные» при выходе
Перемещение элементов в папку Удаленные зависит от пользователя. Но редко когда пользователь удаляет элемент сразу при получении или отправке - должно пройти время или случиться какое-либо событие, требующее сбора и удаления ненужной информации (например, нехватка места на винчестере компьютера). Причем, как правило, это относится к папкам почты, поскольку именно они содержат наибольшее количество элементов. Outlook 2002 предоставляет пользователю специальный сервис, помогающий в разрешении данной проблемы.
Пример 17.11. Очистка почтового ящика
> Сервис > Очистка почтового ящика… (рис. 17.13)
Рис. 17.13. Диалоговое окно Очистка почтового ящика
Диалоговое окно Очистка почтового ящика позволяет пользователю определить размер.папок Outlook, найти элементы, удовлетворяющие условиям давности, а также удалить их или заархивировать. Но все по порядку.
В первом разделе пользователь, нажав на кнопку Щелкните (Click Here), увидит размер (в Кбайт), занимаемый каждой папкой Outlook, причем как корневых, так и вложенных (рис. 17.14).
Рис. 17.14. Диалоговое окно Размер папки
Далее, выбрав соответствующий переключатель и установив необходимые параметры, пользователь может найти почтовые элементы Outlook, подлежащие удалению или архивации. Нажав кнопку Найти (Find), вы увидите диалоговое окно расширенного поиска (см. главу 16 «Поисковая система Outlook»). Для удаления всех найденных элементов выполните следующую программу.
Пример 17.12. Удаление найденных элементов
> Правка > Выделить все
> Правка > Удалить
Оставшиеся два раздела в диалоговом окне Очистка почтового ящика (Mailbox Cleanup) отвечают за уже рассмотренные параметры: автоархивация и удаление.
Замечание
Особый интерес и удобство в использовании диалогового окна Очистка почтового ящика появляются в случае работы Outlook в сети. В данном случае при хранении информации на сервере Microsoft Exchange размер почтового
ящика клиента лимитирован администратором и возможностями сервера. А следовательно, пользователю приходится подстраиваться под общую схему работы сервера и архивировать или удалять элементы для получения новых сообщений. Кстати, в случае, если вы подходите к порогу переполнения почтового ящика на сервере, Microsoft Exchange любезно уведомляет вас об этом специальным (важным) сообщением.
Резюме
В данной главе были рассмотрены дополнительные возможности в работе с элементами Outlook, а именно:
- Сохранение. Процедура сохранения элементов в виде отдельных файлов разных форматов, позволяющая переносить информацию между разными приложениями, с компьютера на компьютер и даже публиковать в Интернете.
- Импорт и экспорт. Процедуры импорта и экспорта данных из файла и в файл стороннего приложения. Выбор полей экспортирования и режимов и мпортирования.
- Архивирование. Автоматическая и ручная архивация элементов Outlook. Настройка параметров архивации. Разархивирование.
- Папка Удаленные. Автоматическая очистка папки Удаленные. Очистка почтового ящика.