Создание форм и отчетов в субд access. Отчеты в субд access Субд access создание форм и отчетов
Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.
Создание отчета с помощью Мастера . Для создания отчета с помощью мастера необходимо:
· В окне База данных щелкнуть по ярлычку Отчет, а затем по кнопке «Добавить»;
· В списке выбор таблицы/запроса выбрать имя базовой таблицы;
· Нажать кнопку «Мастер» и выбрать в списке одну из программ-мастеров. Например, «В один столбец»;
· В окне диалога Отчет в один столбец выбрать поля базовой таблицы, которые желательно включить в отчет, и щелкнуть кнопку «Далее»;
· Определить вид отчета и ввести его заголовок. Каждый выбор завершается щелчком по кнопке «Далее»;
· Выбрать режим просмотра отчета. В режиме предварительного просмотра можно просмотреть отчет с данными. В режиме Конструктора можно продолжить разработку отчета.
Отчет (report) - это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы. В MicrosoftAccess 2007 для созданияотчетов можно использовать различные средства (рис. 1):
· Мастер отчетов
· Конструктор отчетов
· Инструмент Report
· Пустой report
Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а
Мастер отчетов . Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:
· В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.
· В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.
· Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 1).
· Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>.
· На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.
· На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.
· На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет - блок, ориентация - книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.
· На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем - Изящная.
· Следующий шаг - "Задайте имя отчета". Вводим имя - Студенты мастер_отчетов. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.
Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.
Мастер форм. Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо нажать кнопку Другие формы, а затем выбрать команду Мастер форм. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.
В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Например, выберем из списка таблицу Студенты.
Затем все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>. Необходимо отметить, что, если form создается на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В следующем окне надо выбрать внешний вид, например в один столбец и щелкнуть Далее. В следующем окне выберем требуемый стиль - официальный
После выбора стиля, требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя (например, Студенты мастер_форм) и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.
После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.
Конструктор форм . Для создания новой пустой формы Студенты необходимо выполнить следующее:
1. В окне приложения Access 2007 выбрать вкладку Создание. Выполнить щелчок на пиктограмме "Конструктор форм". В окне редактирования появится окно Form1 с пустой областью данных. 2. Для отображения списка полей требуемой таблицы выполнить щелчок на пиктограмме "Добавить существующие поля", появится список таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей (рис.7).
3. Поля из списка переместить на форму. Добавление полей осуществляется при нажатой левой кнопки мыши. 4. Поместить поля на форму (рис. 9).
5. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:
· Выделить поле с именем щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.
· Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде четырех направленной стрелки позволяет перемещать объект.
· Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.
· Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.
· Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.
· Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или другим способом.
Если вид формы не удовлетворяет, ее можно открыть в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить.
62. Формы, отчеты, запросы в субд Access, их назначение, методы создания.
Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу (моментальный снимок ) – образ отобранных из базовых таблиц полей и записей. Если хотят подчеркнуть факт «временности» этой таблицы, то ее еще называют моментальным снимком. Когда мы работаем с основными таблицами базы, мы физически имеем дело с жестким диском, то есть с очень медленным устройством. Когда же на основании запроса мы получаем результирующую таблицу, то имеем дело с электронной таблицей, не имеющей аналогов на жестком диске, - это образ отобранных полей и записей. Основной принцип состоит в том, что от базовых таблиц никакой упорядоченности не требуется. Все
записи в основные таблицы вносятся только в естественном порядке по мере их поступления, то есть в неупорядоченном виде. Работа с образом происходит быстрее и эффективнее, нежели с таблицами, хранящимися на жестком диске.
Обновление БД тоже можно осуществить посредством запроса. В базовые таблицы все данные вносятся в порядке поступления, т.е. они не упорядочены. Но по соответствующему запросу можно получить отсортированные и отфильтрованные нужным образом данные.
Формы. Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.
Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
63. Характеристика, назначение современных субд.
Microsoft Access 2003, 32-разрядная СУБД реляционного типа, работающая в среде Windows 2003 /T/XP и более поздних версиях. Этот программный продукт является составной частью интегрированного пакета Microsoft Office Professional, относительно прост в изучении и использовании, одинаково подходит как для начинающих пользователей, так и для профессионалов. К основным хар-кам СУБД Access относятся:
Графический многооконный интерфейс, позволяющий в диалоговом режиме создавать таблицы, формы, запросы, отчеты и макросы
Наличие развитых диалоговых средств конструирования (таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов)
Наличие специальных инструментальных средств, автоматизирующих работу, называемых мастерами
Наличие средств соблюдения целостности данных на уровне базы данных
Наличие средств обеспечения безопасности данных (защита паролем, ограничение уровня доступа и возможность работы в многопользовательских системах)
Использование объектной технологии OLE для внедрения в базу данных объектов различной природы (текстов, электронных таблиц, рисунков)
Наличие собственного языка программирования Visual Basic, объектно-ориентированного языка для разработки приложений пользователя, обладающего свойством автономности от СУБД и переносимости в другие приложения MS Office
Полная поддержка языка запросов SQL
Возможность интеграции данных из разных СУБД.
Следует более подробно рассмотреть программные продукты компании Microsoft. Наиболее интересной чертой этих пакетов являются их большие возможности интеграции, совместной работы и использования данных, так как данные пакеты являются продуктами одного производителя, а также используют сходные технологии обмена данными.
Visual FoxPro отличается высокой скоростью, имеет встроенный объектно-ориентированный язык программирования с использованием диалектов xBase и SQL (Эти диалекты встроены во многие СУБД). Имеет высокий уровень объектной модели. При использовании в вычислительных сетях обеспечивает как монопольный, так и раздельный доступ пользователей к данным.
Access входит в состав самого популярного пакета MS Office. Основные преимущества: знаком многим конечным пользователям и обладает высокой устойчивостью данных, прост в освоении, может использоваться непрофессиональным программистом, позволяет готовить отчеты из баз данных различных форматов. Программный пакет Access предназначен для создания отчетов произвольной формы на основании различных данных и разработки‚ некоммерческих приложений.
Visual Basic - это универсальный объектно-ориентированный язык программирования, диалекты которого встроены в Access, Visual FoxPro. Преимущества: универсальность, возможность создания компонентов OLE, невысокие требования к аппаратным ресурсам ЭВМ. Применяется для создания приложений средней мощности, не связанных с большой интенсивностью обработки данных, разработки компонентов OLE, интеграция компонентов MS Office.
Visual С++ - наиболее мощный объектно-ориентированный язык программирования, обладает неограниченной функциональностью. Этот язык предназначен для создания компонентов приложений для выполнения операций, критичных по скорости.
SQL Server - сервер баз данных, реализует подход клиент-сервер и взаимодействует с указанными пакетами. Главные достоинства: высокая степень защиты данных, мощные средства для обработки данных, высокая производительность. Область применения: хранение больших объемов данных, хранение высокоценных данных или данных, требующих соблюдения режима секретности.
Указанные программные продукты имеют возможности визуального проектирования интерфейса пользователя, то есть разработчик из готовых фрагментов создает элементы интерфейса, программирует только их изменения в ответ на какие-либо события.
Цель занятия. Изучение информационной технологии создания запросов и отчетов в СУБД Access.
Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте созданную вами БД «Моя пустая база данных».
Задание 25.1. Расчет суммарного значения поля.
Порядок работы
1. В таблице «Студенты» с помощью запроса подсчитайте суммарное значение по полям Стипендия и Надбавка.
2. Для расчета суммарного значения полей создайте запрос в Конструкторе и в бланке запроса выберите поля Стипендия и Надбавка.
Рис. 25.1. Расчет суммарного значения по полям Стипендия и Надбавка
3. Нажмите кнопку Групповые операции (X) на панели инструментов. В появившейся строке «Групповые операции» бланка запроса из раскрывающегося списка выберите функцию Sum (рис. 25.1). Запустите запрос на исполнение. Сохраните запрос под именем «Запрос –Сумма».
Создайте по таблице «Студенты и задания» запрос на выборку всех студентов, которым надо представить курсовые работы (конечная дата) с 01.05.04 по 25.05.04 (рис. 25.2). Задайте сортировку по Начальной дате по возрастанию. Сохраните запрос под именем «Запрос – Итог».
Краткая справка. При наборе условия используется логический оператор AND. Условие данного запроса имеет вид
> = 01.05.04 AND < = 25.05.04.
Выведите в запросе всех студентов с сортировкой по фамилиям, обучающихся по специализации «бухгалтер» и проживающих в Москве (рис. 25.3). Сохраните запрос под именем «Бухгалтер – Москва».
Рис. 25.3. Выбор по Адресу и Специализации с сортировкой по Фамилии
Краткая справка. Отчет – это объект базы данных, предназначенный для вывода (на экран, принтер или в файл) информации из БД.
Задание 25.4. Создание автоотчета.
Создайте автоотчет в столбец по таблице «Студенты».
Краткая справка. После выбора источника записей и макета (в столбец, ленточный) автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат.
Рис. 25.4. Создание автоотчета в столбец
Выберите объект базы – Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета – «Автоотчет: в столбец» (рис. 25.4).
Краткая справка. При выборе вида автоотчета помните, что в ленточном отчете названия полей расположены в строку, как в таблице. На каждой странице размещаются несколько записей, что удобно при просмотре и сравнении данных. Однако не все поля могут поместиться в одной строке, поэтому ленточный автоотчет неудобно использовать при большом числе полей.
В качестве источника данных выберите таблицу «Студенты». Нажмите кнопку ОК и дождитесь окончания работы мастера создания автоотчетов.
Просмотрите отчет в режиме Предварительный просмотр (Файл/Предварительный просмотр).
Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как выглядит отчет в этом режиме.
Сохраните отчет под именем «Студенты».
Задание 25.5. Создание отчета по таблице «Студенты и задания» с помощью мастера создания отчетов.
Краткая справка. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.
Выберите объект базы – Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета «Мастер отчетов». В качестве источника данных выберите таблицу «Студенты и задания», выберите все поля, задайте сортировку по полю Описание задания, вид макета – в столбец.
Примерный вид отчета приведен на рис. 25.5. Сохраните отчет под именем «Студенты и задания».
Рис. 25.5. Вид отчета в столбец
Дополнительные задания
Задание 25.6. В той же БД в таблице «Студенты» создать новое поле «Студент работает» с логическим типом поля.
Создайте запрос на выборку работающих студентов. При создании запроса в строке отбора поля Студент работает введите «Да».
Краткая справка. Для создания поля с логическим типом откройте таблицу «Студенты» в режиме Конструктор (рис. 25.6). После этого введите имя поля и задайте логический тип поля.
Затем перейдите в обычный вид таблицы и заполните данными созданное поле таблицы, отметив мышью примерно половину студентов как работающих (вы увидите в поле галочку).
Рис. 25.6. Задание логического типа поля
Задание 25.7. По данным таблицы «Студенты» создать запрос на выборку неработающих студентов, обучающихся по специализации «технолог».
Отчеты, как и формы, являются производными объектами Access, основанными на таблицах или запросах. Формы – удобное средство для оперативного просмотра данных, но основное их предназначение – обеспечить ввод и редактирование данных. После ввода данных в таблицы с помощью форм, облегчающих ввод, вам может потребоваться вывести данные в систематизированном виде. Для представления данных в удобном и простом для восприятия виде используются отчеты. Вывод данных с помощью отчетов. Общие положения. Как и любой объект Access, можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов (рекомендуется для создания чернового варианта отчета). Отчет создается на основе таблицы (нескольких таблиц) или запроса. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта Access, т.е. надо просто выбрать объект базы данных Отчет – Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета.
Для защиты БД Ассеss использует файл рабочих групп systеm.mdw (рабочая группа - это группа пользователей, которые совместно используют ресурсы сети), к которому БД на рабочих станциях подключаются по умолчанию. Файл рабочих групп содержит учётные записи пользователей и групп, а также пароли пользователей. Учётным записям могут быть предоставлены права на доступ к БД и её объектам, при этом сами разрешения на доступ хранятся в БД. Для обеспечения защиты БД Ассеss необходимо создать рабочую группу, используя файл - администратор рабочих групп wrkgаdm.еxе. При создании уникальной рабочей группы задается имя пользователя, название организации и код рабочей группы. Файл рабочей группы MS Ассеss содержит следующие встроенные учётные записи: 1. Аdmins - стандартная учётная запись пользователя. Данные записи являются одинаковыми для всех экземпляров Мs Ассеss; 2. Аdmin - учётная запись группы администратора - является уникальной в каждом файле рабочей группы; 3. Usеrs - содержит учётные записи пользователей. Для создания файла рабочих групп необходимо выйти из Ассеss и в папке systеm или systеm32 в каталоге windоws найти файл рабочей группы и создать новую рабочую группу (может быть до 20 цифровых или буквенных обозначений). Группа Аdmins может содержать произвольное число пользователей, но владелец объекта всегда один (владельцем объекта может быть учётная запись, которая создавала объект или которой были переданы права на его использование). Так как чтение записи Аdmin возможно для всех рабочих групп и данные учётные записи являются одинаковыми, то пользователя АDМIN необходимо удалить из группы администраторов, для чего следует создать новую учётную запись администратора и задать пароль на его учётные записи и на учетные записи владельца. Зашифровать и дешифровать базу данных могут только её владелец и члены группы Admins. Для шифрования Jet использует алгоритм RSA (назван по первым буквам фамилий его изобретателей: Rivest, Shamir, Adelman) с ключом на основе идентификатора рабочей группы. У шифрования базы данных имеется два негативных побочных эффекта. Во-первых, снижается её быстродействие - по оценкам Microsoft, процентов на 10-15. Во-вторых, зашифрованную базу данных нельзя сжимать такими программами, как PKZip, LHA, Stacker и DriveSpace. Точнее, сжимать можно, только в этом нет смысла - её размер уменьшится незначительно. Разграничение прав доступа пользователей Разрешения к доступу называются явными, если они принадлежат или присвоены учётной записи пользователя.
Пример создания защиты данных в MS Access:
Рис.4 Создание защиты данных
Создание отчетов в СУБД MS Access. Оформление отчетной документации по MS Access. Защита проектов по СУБД MS Access.
Система безопасности БД должна обеспечивать физическую целостность БД и защиту от несанкционированного вторжения с целью чтения содержимого и изменения данных. Защита БД производится на двух уровнях: - на уровне пароля; -на уровне пользователя (защита учетных записей пользователей и идентифицированных объектов). Для защиты БД Ассеss использует файл рабочих групп systеm.mdw (рабочая группа - это группа пользователей, которые совместно используют ресурсы сети), к которому БД на рабочих станциях подключаются по умолчанию. Файл рабочих групп содержит учётные записи пользователей и групп, а также пароли пользователей. Учётным записям могут быть предоставлены права на доступ к БД и её объектам, при этом сами разрешения на доступ хранятся в БД. Для обеспечения защиты БД Ассеss необходимо создать рабочую группу, используя файл - администратор рабочих групп wrkgаdm.еxе. При создании уникальной рабочей группы задается имя пользователя, название организации и код рабочей группы. Файл рабочей группы MS Ассеss содержит следующие встроенные учётные записи: 1. Аdmins - стандартная учётная запись пользователя. Данные записи являются одинаковыми для всех экземпляров Мs Ассеss; 2. Аdmin - учётная запись группы администратора - является уникальной в каждом файле рабочей группы; 3. Usеrs - содержит учётные записи пользователей. Для создания файла рабочих групп необходимо выйти из Ассеss и в папке systеm или systеm32 в каталоге windоws найти файл рабочей группы и создать новую рабочую группу (может быть до 20 цифровых или буквенных обозначений).
Пример создания отчетов в MS Access:
Рис.5 Создание отчетов
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На учебной практике УП 04.01. и УП 04.02. мною были закреплены знания по дисциплинам: МДК 04.01. «Работа с аппаратным обеспечением ЭВМ и ПК» и МДК 04.02. «Работа с программным обеспечением ЭВМ и ПК». Мною был повторен такой материал, как: внешняя архитектура компьютера, подключение устройств, настройка программ и интерфейсов, работа с программами- редакторами и др.
На практике были изучены и расписаны следующие темы:
1. Создание презентации
Описана технология создания простых, детальных, составных отчетов баз данных в СУБД MS Access 2007.
* * *
Приведённый ознакомительный фрагмент книги Базы данных: Создание отчетов в СУБД MS Access 2007 (Коллектив авторов, 2013) предоставлен нашим книжным партнёром - компанией ЛитРес .
Начало работы
Для получения представления об отчетах базы данных предлагается открыть в СУБД MS Access учебную базу данных «Борей 2007».
Открытие базы данных
Для открытия базы данных «Борей 2007» необходимо:
1. Запустить Microsoft Access, щелкнув на кнопке Пуск.
2. Выбрать «Все программы», затем Microsoft Office, затем Microsoft Access 2007. Откроется окно Microsoft Access 2007.
Если на Вашем компьютере база данных «Борей 2007» открывается не в первый раз, то на экране Вы увидите окно заставки БД «Борей 2007»;
Если в первый раз, то MS Access сначала выполнит ее загрузку. Для начала загрузки нужно щелкнуть командную кнопку «Загрузка» и следовать инструкциям.
Открывается окно базы данных «Борей 2007».
Закрывается база данных обычным для MS Office способом: в системном меню, содержащем команды работы с файлом, выбрать «Закрыть базу данных».
Задание 1. Запустите MS Access 2007. Откройте базу данных «Борей 2007». Закройте ее. Снова откройте базу данных «Борей 2007».
Особенности интерфейса MS Access 2007
В MS Access 2007 отличный от предыдущих версий интерфейс. Меню и панели инструментов заменяет лента меню с разными вкладками: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базой данных.
На вкладках размещаются инструменты или группы инструментов (группа помечена значком «треугольник»), в которую можно войти.
Рис. 1. Лента меню MS Access 2007 с вкладками
Также в зависимости от того, с каким объектом базы данных Вы работаете, появляются автоматически контекстные инструменты, например, при работе с формами появляются контекстные инструменты для формы.
Под лентой расположены слева Область перехода, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект.
Рис. 2. Окно базы данных «Борей 2007»
В Области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке «Все объекты Access» можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в Области переходов этот объект будет отображаться в Окне редактирования на своей вкладке.
Объекты базы данных
База данных содержит данные в объектах следующих видов: таблица, запрос, форма, отчет, макрос и модуль. Фундаментальной структурой хранения данных является таблица. Все остальные виды объектов являются производными от таблицы:
Запрос хранит данные таблиц, удовлетворяемые какому-либо критерию, заданному пользователем в ходе составления команды на выборку данных.
Форма хранит данные таблиц или запросов в виде совокупности экранных карточек, каждая из которых отображает содержимое одной записи таблицы или запроса, что удобно при обновлении данных в таблицах.
Отчет хранит данные таблиц или запросов в виде текстового документа, пригодного для печати.
Макрос хранит совокупность операций обработки данных, которые можно запускать одним нажатием клавиши Enter, что удобно при необходимости часто выполнять одни и те же типовые операции.
Модуль хранит программу обработки данных, написанную на языке программирования, чаще всего на языке, встроенном в MS Access, Access Basic.
Объекты базы данных в Области перехода сгруппированы, и Вы видите названия групп. Чтобы увидеть содержимое группы, нужно щелкнуть на названии группы. Второй щелчок свернет список группы до ее названия.
Задание 2 . Сверните и разверните списки групп в Области перехода.
В силу того, что таблицы являются основной структурой хранения данных, во избежание их повреждения и для обеспечения удобства работы с данными, пользователь работает с производными видами объектов. В БД «Борей 2007» формы «Клиенты и заказы», «Запасы и закупки», «Поставщики», «Доставка», «Отчеты», «Сотрудники» явным образом представлены в Области перехода.
Таблицы и другие виды объектов скрыты в Области перехода в группе «Вспомогательные объекты».
В группе «Неназначенные объекты» хранятся объекты, создаваемые пользователем дополнительно. Например, здесь можно сохранить созданные Вами запросы.
Обратите внимание, что разные виды объектов обозначены разными значками:
Можно изменить представление объектов в Области перехода на привычный, применяемый в ранних версиях MS Access. Для этого нужно щелчком на значке списка (▼) в заголовке Области перехода развернуть список фильтров объектов и выбрать «Все объекты Access».
Задание 3 . Просмотрите содержимое группы «Вспомогательные объекты». Откройте разные виды объектов, просмотрите их содержание. Закройте группу «Вспомогательные объекты». Измените представление объектов в Области перехода, чтобы сгруппировать объекты по видам: таблицы, запросы, формы, макросы, модули.
Область перехода можно свернуть и развернуть щелчком на кнопке с двойными стрелками (<<) или (>>) в верхнем правом углу панели.
Задание 4 . Сверните и разверните Область перехода.
Окно редактирования сейчас занято заставкой. Заставку можно убрать щелчком на кнопке (Х) справа от ярлыка «Заставка».
Вывести ее можно в Области перехода из группы «Вспомогательные объекты», далее форма «Заставка».
Задание 5 . Закройте заставку БД «Борей 2007».
Все таблицы базы данных связаны между собой. Связи между таблицами Вы можете посмотреть, если откроете схему данных, выбрав «Схема данных» на вкладке меню «Работа с базами данных».
Закрыть схему данных можно щелком на кнопке «Закрыть» вкладки меню «Конструктор».
Задание 6 . Откройте и закройте схему данных.
Справочная система MS Access 2007
Как любое приложение MS Office СУБД MS Access 2007 имеет свою справочную систему. Для того, чтобы ее открыть, нужно:
1. В правой части строки меню щелкнуть на кнопке (?).
2. В окне «Справка: Access» войти в нужный раздел справки в нижней части окна или в строке поиска ввести поисковый контекст и нажать Enter.
Задание 7 . Откройте справочную систему MS Access 2007. Откройте раздел «Формы и отчеты». Просмотрите содержание раздела. Закройте справочную систему.