Acces în scop. Principalele caracteristici ale bazei de date ms access. Sistem de gestionare a bazelor de date MS Access

Microsoft Office– un editor care vă permite să creați și să editați documente de birou. De asemenea, are o aplicație încorporată care permite utilizatorilor să lucreze cu baze de date. Bazele de date sunt, în primul rând, un instrument convenabil pentru stocarea, organizarea și recuperarea informatiile necesare. În acest material, editorul Microsoft Access va fi discutat în detaliu și publicat instrucțiuni pas cu pas pentru lucrul cu aplicația.

Ce este Microsoft Access

Microsoft Office Access - editor puternic, care este un sistem de gestionare a bazelor de date bazat pe un model relațional. De asemenea, trebuie remarcat faptul că folosește un model de schimb dinamic între resursele de rețea și aplicații. În același timp folosește editorul instrumente avansate pentru prelucrarea oricărui tip de informație și prezentarea lor într-o structură clară, consecventă.

Accesul include și suport pentru dinamică biblioteci ActiveX. Această tehnologie, care ajută nu numai la prezentarea informațiilor sub formă de text, ci și sub formă de obiecte multimedia. Modelul relațional vă permite să stabiliți conexiuni între bazele de date și să controlați orice modificare, făcând ajustări în timp util.

Unii utilizatori cred că unul dintre Editori Microsoft Office Excel este similar cu Program de acces, dar aceasta este o concepție greșită. Excel este un instrument de lucru cu foi de calcul, iar acesta din urmă, la rândul său, este folosit pentru a crea baze de date sub formă de tabele.

Principiu Excel lucru se bazează pe organizarea datelor în interiorul unui tabel separat, Access vă permite să efectuați sarcini mai complexe, lucrând cu o cantitate mare de informații. Și în concluzie, este necesar să remarcăm o caracteristică importantă: Excel este conceput pentru un singur utilizator, deoarece modificarea informațiilor este de natură locală, iar Access implică lucrul cu mai mulți utilizatori cu baze de date.

De ce este folosit?

Editorul este folosit pentru a automatiza complet lucrul cu baze de date din diverse domenii de activitate, afaceri, management de personal etc. Este de remarcat faptul că datorită faptului că software are o structură universală, ajută să scapi de excesul de date atunci când trebuie să le schimbi parametrul necesar, nu prin introducerea unuia nou, ci prin ajustarea celui vechi. Mai mult, modificările se vor reflecta nu numai în baza de date principală, ci și în cele asociate acesteia.

Structura aplicației

Comoditatea lucrului cu programul se realizează datorită prezenței elementelor care permit automatiza procesul crearea unei baze. Mai jos este o listă a principalelor componente ale software-ului.

Componente:

• masă. Componenta aplicației este concepută pentru a înregistra și stoca date;
• cerere. Elementul este conceput pentru a obține informații din unul sau mai multe tabele. Este un mijloc de accesare a bazelor de date aferente și a software-ului terților;
• formă. Obiectul este folosit pentru a reprezenta informațiile introduse într-un mod mai ușor de utilizat;
• raport. Vă permite să obțineți rezultatul final sub forma unui document finit;
• macro. Este un element care conține o descriere secvențială pentru efectuarea unei anumite acțiuni. Folosind-o, puteți specifica o comandă care va îndeplini o anumită sarcină, de exemplu, verificarea modificărilor datelor într-unul dintre tabele;
• modul. O componentă care conține software scris într-o limbă Programare vizuală De bază. Cu ajutorul său, editorul își extinde semnificativ funcționalitatea. Acest lucru se realizează prin utilizarea funcțiilor și procedurilor menite să răspundă la anumite schimbări;
• pagina de acces. Cu ajutorul acestuia, puteți accesa bazele de date de la distanță stocate pe alte computere personale.

Relația cu alte SGBD

Accesul vă permite nu numai să utilizați propriile informații introduse, ci și să stabiliți o relație cu un alt SGBD. Există și posibilitatea de a importa din alte aplicații, de exemplu, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Pentru confortul utilizatorului, este posibil nu numai să utilizați import, ci și link-ul de date cu alte programe și resurse de rețea.

Prezentare generală a interfeței cu utilizatorul

Important! Interfața va fi revizuită folosind Microsoft Access 2013 ca exemplu. Cu toate acestea, Microsoft Access 2007 și 2010 sunt aproape identice

Interfața din această versiune a software-ului este concepută pentru a îmbunătăți confortul de a lucra cu numeroase elemente, se bazează pe o panglică care oferă acces rapid la funcțiile și comenzile principale;

Interfata utilizator:

• « De culise" (creează). Un element de interfață apare după pornirea programului și permite utilizatorului să selecteze un șablon pentru crearea unei baze de date. În timpul lucrului, pentru a accesa această filă, trebuie să urmați calea „Fișier” și „Creare”.
• « Fişier" Vă permite să salvați, să deschideți, să imprimați documentul terminat, precum și să setați parametrii de acces și să setați o temă potrivită.
  
  
• « Panglică" Este elementul principal atunci când lucrați cu editorul. Conține module cu instrumente pentru crearea și editarea unei baze de date. Include si un panou acces rapid, care conține componentele cele mai des utilizate.
• « Zona de navigație" Vă permite să vedeți rezultatul acțiunilor efectuate și reflectă structura bazei de date.
• « Caseta de dialog" Un element de interfață cu ajutorul căruia utilizatorul poate clarifica parametrii unui obiect.
  
• " Pentru a afișa componenta, va trebui să faceți clic dreapta pe elementul obiect. Include comenzi care depind de sarcina efectuată.
  
• " Folosit pentru a comuta modul de prezentare a documentului și pentru a afișa starea operațiunii curente.

Interfața a fost revizuită folosind Microsoft Access 2013 ca exemplu. Poate diferi în edițiile inferioare.

Lucrul cu baze de date în Access

Crearea unei baze de date

Puteți crea o bază de date în mai multe moduri: de la zero sau folosind un șablon gata făcut. În primul caz, utilizatorul trebuie să creeze în mod independent elemente și obiecte de bază de date, în a doua opțiune, totul este mult mai simplu. Lansăm șablonul gata făcut și introducem informațiile noastre. În continuare, vom lua în considerare în detaliu ambele opțiuni de lucru cu baze de date.

Baza curata

Să începem să creăm noua baza urmată de completarea acestuia cu informații:

Creați dintr-un șablon

Lucrul cu șablonul arată ca după cum urmează:

Completarea bazei de date

Completarea bazei de date presupune crearea unui tabel și introducerea informațiilor necesare în acesta.

Pentru început, trebuie remarcat faptul că folosind MS Access puteți import. Pentru a face acest lucru, selectați fila „Extern” și faceți clic pe pictograma „Import”. Apoi, se va deschide o nouă fereastră în care trebuie să specificați calea către fișier și să faceți clic pe „Ok”. Apoi va apărea din nou fereastra de import, faceți clic pe „ Următorul» și setați informații despre fiecare obiect. Am setat o cheie care va ajuta la procesarea rapidă a informațiilor și faceți clic pe „ Următorul" După aceasta, obiectul va apărea în fereastra principală și puteți începe să-l creați.

Proces de creare:

Trebuie remarcat faptul că câmpul „Preț” are un parametru numeric. Acest lucru se datorează faptului că informațiile în termeni monetari au o dimensiune exprimată în ruble (dacă se folosește versiunea oficială localizată suite office). Daca vorbim de pret periferice de calculator, apoi, de regulă, pentru a-și exprima valoarea comparativă, unități convenționale. Pentru un astfel de caz, se folosește un parametru numeric, aceasta va evita reconfigurarea întregii baze de date.

Proiectul nr. 1 „Produse”:

Proiectul nr. 2 „Aprovizionare”:

Scheme de date

Relația dintre tabele se stabilește folosind structura utilizată în proiect. În acest caz, structura este afișată grafic, ceea ce face procesarea datelor mult mai ușoară.

Stabilim relatii intre proiecte:

Acum avem nevoie stabiliți o conexiuneîntre două obiecte, procedăm astfel:

Crearea cererilor

Eșantionare clasică

Un exemplu de interogare vă permite să selectați date din baza de date în funcție de condițiile pre-create. În proiectul nostru, va fi creată o selecție care vă va permite să găsiți produse după numele lor. Vom efectua lucrările în baza de date „Produse”.

Crearea unei entitati

O interogare pentru a crea o entitate în Microsoft Access selectează din tabelele asociate și alte interogări create anterior. Spre deosebire de prima opțiune, rezultatul va fi salvat într-un nou tabel permanent.

Procesul arată astfel:

Pentru a adăuga, șterge, edita

Acest tip de interogare presupune crearea și executarea unei acțiuni, în urma căreia parametrii din tabel se vor modifica.

Creăm o cerere după cum urmează:

Cerere a adauga:

Pentru editare:

Crearea si proiectarea formularelor

Formularele sunt unul dintre elementele care sunt concepute pentru a organiza corect stocarea datelor.

Ce formulare sunt necesare pentru:

• scopul formularelor este de a date de ieșire pe ecran într-o formă ușor de utilizat;
• controlul lansării. În acest caz, scopul principal al formularelor este de a rula macrocomenzi;
• spectacol casete de dialog . Folosind formulare, puteți afișa un avertisment despre posibile erori.

Folosiți „” pentru a crea un obiect:

După aceasta, utilizatorul va vedea filă nouă, unde tabelul va fi prezentat sub formă de formular. După cum puteți vedea, percepția informațiilor a devenit mult mai convenabilă.

Să luăm în considerare opțiunea de a crea formulare folosind Designer:

Creăm un formular de la zero folosind „”. Folosind această opțiune, puteți personaliza designul, puteți modifica umplerea câmpului, puteți adăuga fișiere multimedia etc.

De asemenea, puteți configura parametrii necesari pentru imagine: „Culoare de fundal”, „Tip de fundal”, „Chenaruri”, etc.

Noi generăm rapoarte

Pentru a lucra cu rapoarte vom folosi „”:

Raportați folosind constructorul:

Numele parametrului	Sens
Subiect articol:	Scopul și capacitățile SGBD-ului MS Access
Rubrica (categoria tematica)	Informatica

Sistem de gestionare a bazelor de date MS Access

Cursul 22

Tipuri de bază de lucru cu baze de date

După elaborarea structurii bazei de date, unde se determină numărul de tabele și conținutul acestora, precum și conexiunile dintre ele, începem să umplem aceste tabele cu informații. Puteți introduce date direct în tabelele bazei de date. În același timp, este mult mai convenabil să faci acest lucru folosind așa-numitul forme . Οʜᴎ reprezintă casete de dialog conţinând câmpuri de intrare, care servesc la afișarea și modificarea datelor în câmpurile de înregistrare. În plus, aceste ferestre conțin diverse comutatoare, casete de selectare și butoane. Folosindu-le puteți controla procesul de lucru cu Windows. O caracteristică distinctivă a lucrului cu formulare este că acestea se afișează câmpuri dintr-o singură înregistrare curentă, în timp ce atunci când lucrați cu tabele, acestea se afișează simultan câmpuri ale mai multor înregistrări. Lucrul cu formularul simplifică foarte mult procesul de introducere a datelor. Folosind formulare, puteți nu numai să introduceți informații primare, ci și să le modificați ulterior.

Pentru a primi informatiile necesare din baza de date, este extrem de important să se organizeze cerere.

La cerere într-o bază de date este o propoziție care conține o cerință de a selecta datele stocate în tabele sau o cerință de a efectua anumite acțiuni asupra datelor. De obicei, o astfel de cerință implică selectarea informațiilor în funcție de un anumit criteriu. La cerere, datele pot fi preluate din unul sau mai multe tabele diferite. Rezultatul interogării este tabel pivot, în care sunt prezentate toate datele de interes. Un astfel de tabel poate conține nu numai valori de atribute, ci și câmpuri calculate.

Informațiile obținute din baza de date pot fi prezentate în formular document gata pentru tipărire. Această formă de prezentare a informațiilor este de obicei numită raport . În raport, toate informațiile sunt prezentate grupate, sortate și formatate într-un anumit mod. Deoarece rezultatele interogărilor și rapoartelor sunt formatate în mare parte sub formă de tabele, atunci, spre deosebire de acestea, tabelele care conțin informații primare și care alcătuiesc baza de date sunt denumite și mesele principale.

Operarea unei baze de date presupune nu numai preluarea de informații din aceasta, ci și menținerea bazei de date în stare de funcționare. Aceste funcții sunt îndeplinite administrator baze de date. Funcțiile de administrator sunt de obicei îndeplinite de un specialist înalt calificat în acest domeniu.

Programul MS Access este unul dintre cele mai comune sisteme de gestionare a bazelor de date, parte a pachetului software Microsoft Office.

MS Access DBMS este conceput pentru a crea și întreține baze de date, pentru a obține informații de la acestea în forma necesară și pentru a crea aplicații care automatizează lucrul cu bazele de date.

Baza de date MS Access este o colecție de componente interconectate numite obiectele bazei de date . Obiectele bazei de date sunt considerate:

– tabele de date,

– forme,

– cereri,

– rapoarte,

– pagini,

– macro-uri,

– module.

Masă - forma ϶ᴛᴏ de prezentare a informațiilor. Dispozitivul său a fost discutat mai devreme.

Formă – Aceasta este o casetă de dialog care vă permite să introduceți informații în tabele, să le editați și să le ștergeți și, de asemenea, să limitați accesul la date și să le afișați numai în modul de vizualizare.

Cerere – un instrument de gestionare a datelor care vă permite să extrageți informațiile necesare dintr-un tabel de bază de date care îndeplinește un anumit criteriu. Folosind interogări, puteți automatiza procesul de actualizare și ștergere a înregistrărilor și, de asemenea, puteți efectua calcule folosind valorile datelor situate în tabele.

Raport – Aceasta este o formă de prezentare a informațiilor pregătite pentru tipărire sub formă de date formatate, rezultate ale calculelor finale, grafice, diagrame, cu alte cuvinte, într-o formă convenabilă pentru percepție și analiză.

Pagină – Acesta este un document care conține informații dintr-o bază de date și este destinat postării pe Internet (pagina web). Un astfel de document joacă rolul unui fel de interfață cu datele. Accesând aceste pagini prin Internet, puteți vizualiza și introduce informații în tabele și puteți crea rapoarte.

Macro Şi modul – un instrument pentru automatizarea lucrului cu bazele de date și crearea aplicațiilor necesare pentru lucrul cu bazele de date.

MS Access vă permite să creați până la 32.768 de obiecte diferite în baza de date. Toate obiectele bazei de date sunt stocate în unul fișier partajat baze de date, care are o extensie. mdb. Acest program necesită destul de mult resurse. Deci, versiunea de MS Access 2002 necesită 128 MB de RAM.

Scopul și capabilitățile DBMS MS Access - concept și tipuri. Clasificarea și caracteristicile categoriei „Scopul și capabilitățile DBMS MS Access” 2017, 2018.

- Crearea obiectelor bazei de date MS Access și a modurilor de lucru cu acestea

Un tabel este un obiect care este definit și utilizat pentru a stoca date. Fiecare tabel stochează informații despre un obiect de un anumit tip. După cum știți deja, un tabel conține câmpuri (coloane) și înregistrări (rânduri). Puteți lucra cu tabelul în două moduri principale: în modul....

- Principalele obiecte MS ACCESS

- Principalele obiecte MS ACCESS

Obiectele principale ale ACCESS includ: tabele, interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi și module.

Un tabel este un obiect care este definit și utilizat pentru a stoca date. Fiecare tabel include informații despre un obiect de un anumit tip. Tabelul conține câmpuri (coloane) și înregistrări... .

- Pornirea și închiderea programului MS Access În formă standard, programul poate fi lansat într-unul din următoarele moduri: – făcând clic pe comanda rapidă MS Access de pe desktop

, – folosind o secvență de comenzi desktop Toate programele – Microsoft Access Finalizarea lucrărilor cu programul MS Access este făcută... .

- DBMS MS Access Concluzie Baza de date este o colecție de date aferente organizate după anumite reguli, oferind principii generale descriere, stocare și manipulare, independent de programe de aplicație , destinat pentru depozitare pe termen lung în memorie externă

... [citeşte mai mult] .

- Tema 11. Introducere în baze de date. Elementele de bază ale creării bazelor de date relaționale (folosind MS Access ca exemplu) Cursurile de curs au ca scop studierea elementelor de bază ale construcției baze de date relaționale date și sistemele lor de gestionare: tabele MS ACCESS, formulare MS ACCESS, interogări MS ACCESS, rapoarte MS ACCESS. Exercițiile practice includ performanța

sarcini practice

pentru a consolida materialul teoretic. ... . - Fereastra principală MS Access După lansarea MS Access, pe ecran apare fereastra principală Access cu numele Microsoft Access în bara de titlu. Dacă o bază de date existentă este deschisă, numele acesteia este plasat în bara de titlu a ferestrei bazei de date. Această fereastră poate fi extinsă la dimensiune

ecran complet

, redus,... .

Deci, prelegerea anterioară a discutat principiile de bază ale sistemelor informaționale faptice: structurarea datelor și construirea de tabele bidimensionale; bazele abordării relaționale, algebra de bază a logicii și principiile regăsării informațiilor. Creați un nou fișier de bază de date. MDB deschide un fișier de bază de date existent. accesați aplicația cu mai multe ferestre, totuși, o singură bază de date poate fi deschisă în orice moment.

Distribuiți-vă munca pe rețelele sociale

Dacă această lucrare nu vă convine, în partea de jos a paginii există o listă cu lucrări similare. De asemenea, puteți utiliza butonul de căutare Subiect: DBMS MS Access. Scop,

funcţionalitate

• . Construirea de tabele relaționale simple.
• Deci, prelegerea anterioară a discutat despre principiile de bază ale sistemelor informaționale faptice:
• structurarea datelor și construirea de tabele bidimensionale;

În următoarele trei prelegeri vom studia tehnica creării celor mai simple sisteme informaționale folosind exemplul unui SGBD MS Access 2000.

1. Informații generale despre MS Access.

Lansarea și interfața generală a Access

MS Access este un set instrumentalmijloace pentru crearea și operarea IP. Cu alte cuvinte, înseamnă DOMNIȘOARĂ Accesul este conceput pentru a servi două funcții IS fundamental diferite:

• Proiectare si modificare structuri de baze de date;
• Manipularea datelor IP.

Link aplicație DOMNIȘOARĂ Accesul se află de obicei într-unul dintre submeniurile elementului din meniul principal Programe , iar comanda rapidă de pe desktop are o imagine cheie . Pornire și oprire DOMNIȘOARĂ Accesul este efectuat de oricare dintre metode standard furnizate în mediu Windows.

Interfața Access pare vastă pentru că... setul de comenzi de meniu și bare de instrumente se modifică la trecerea la următoarea operație. Cu toate acestea, structura ferestrei Access urmează cu strictețe standardul Windows pentru orice fereastră de program de aplicație.

Prin urmare, în fereastra Acces distingem următoarele elemente interfata:

• Trei tipuri de meniuri orizontale (principale), drop-down și contextuale;
• Bare de instrumente;
• linii de stare;
• Bare de defilare;
• Diverse elemente ale casetelor de dialog și ferestrelor obiect (butoane de comandă, casete de listă etc.)

Aceasta înseamnă că nu trebuie să reînveți cum să lucrezi în Access, deoarece... sunteți familiarizat cu interfața Cuvânt și Excel. Trebuie doar să înțelegeți în mod constant capabilitățile de bază și logica generală a interfeței Access.

Schema de lucru cu MS Access

Crearea unei baze de date.

După încărcarea Access, există două opțiuni pentru a continua (vezi Figura 2.1):

• creați o nouă bază de date (*. MDB)
• deschide o bază de date existentă (*. MDB)

Orez. 2.1. Crearea unei baze de date

Apoi, pe ecran apare un filer standard (Figura 2.2), în care trebuie să specificați numele și adresa fișier creat DB. (Vom analiza întregul proces de creare a unei baze de date și completare folosind exemplul aspectului bazei de date DELIVERY creat în prelegerea anterioară.)

Orez. 2.2. Salvați fișierul creat cu numele Supplies.

Access este o aplicație cu mai multe ferestre, dar o singură bază de date poate fi deschisă în orice moment. Este fereastra ei principal fereastra documentului din Access și închiderea acesteia înseamnă închiderea *. MDB (Figura 2.3).

Accesați obiecte

Deci, obiectul procesării MS Access este un fișier de bază de date cu un nume și extensie arbitrare.MDB. Acest fișier include (sau poate include) principalele obiecte MS Access:

• Tabele (obligatoriu de bază Obiect de acces care conține datele reale)
• Forme (element opțional, care, totuși, vă permite să simplificați operațiunile de introducere și vizualizare a datelor)
• Cereri (un tabel derivat care colectează date din alte tabele și rulează pe acestea diverse operatii)
• Rapoarte (aceasta este aceeași cerere, dar frumos concepută pentru a prezenta datele pe hârtie într-o formă vizuală)
• Macro-uri (seturi instructiuni simple privind gestionarea datelor, care se poate face folosind tastă rapidă sau mouse-ul)
• Module (aceasta este o colecție de VBA -proceduri care vă permit să automatizați complet lucrul cu baza de date)

Vom lua în considerare fiecare obiect și vom lucra cu el în detaliu mai târziu (cu excepția Macro-uri și module , familiarizarea cu care depășește domeniul de aplicare al cursului nostru), dar pentru moment listăm secvența de creare și operare a unui IS folosind Access:

1. Design de bază Obiecte IP tabele bidimensionale, cu diferite tipuri date (dispunerea unor astfel de tabele Consumabile, Clienți și Produse au fost create „pe hârtie” în prelegerea anterioară).
2. Realizarea de conexiuni între tabele, menținând integritatea datelor.
3. Introducerea, stocarea, vizualizarea, sortarea, modificarea și preluarea datelor din tabele folosind Access. Am examinat acest grup de operații la nivel „descriptiv” în detaliu în prelegerea anterioară (controlul informațiilor, indexarea tabelelor, algebră logică).
4. Crearea, modificarea și utilizarea obiectelor IS derivate (formulare, interogări și rapoarte).

De fapt, tabelele și formularele sunt folosite pentru a servi „încărcarea” bazei de date, iar interogările și rapoartele îndeplinesc funcția principală a sistemului informațional - regăsirea, transformarea și prezentarea informațiilor.

Orez. 2.3. Fereastra principală a bazei de date.

Lista posibilelor obiecte ale bazei de date se află în principalul lucru fereastra bazei de date (stânga) tabele, interogări etc. (Fig. 2.3). Orice obiect poate fi deschis singur ( fereastra copilului. Cu copilul Puteți lucra cu o fereastră în mod autonom (deschideți, închideți, salvați cu un nume dat etc.) la fel ca și cu fișierele. Dar principalul lucru Fereastra bazei de date trebuie să fie deschisă în acest caz, deoarece închiderea acesteia închide întreaga bază de date împreună cu obiectele pe care le conține.

Este necesar să se facă distincția clară între două grupuri de operațiuni în Access:

1. crearea, deschiderea și închiderea unui fișier de bază de date (*. MDB);
2. manipularea obiectelor Access: comenzi Salvați și salvați ca ...aplicat autonom fiecărui obiect al bazei de date deschise (tabel, interogare etc.)

Deci, un sistem informatic creat în MS Access este un fișier de bază de date.MDB plus instrumentele Access în sine. Funcționarea unui astfel de IS este procesarea unui document .MDB de către aplicația Access.

1. Crearea de tabele în MS Access.

Înainte de a utiliza orice obiect (de exemplu, completarea unui tabel cu date), trebuie creați acest obiect.

Nu există obiecte create în noua bază de date goală. Există un buton disponibil în bara de instrumente a ferestrei bazei de date: „Creați”, în acest caz, creați masa noua.

Tabelul este de bază Obiect de acces: tabelele sunt proiectate exact așa cum sa discutat în prelegerea anterioară (Fig. 2.4). Toate celelalte obiecte sunt derivate și sunt create numai pe baza unor tabele bidimensionale pregătite.

LIVRA

	Nume câmp	Informații suplimentare	Tip de date
	Cod de livrare		numeric
	Cod client		numeric
	Cod produs		numeric
	Volum		numeric
	Data de livrare	ZZ.LL.AAAA	date de tipul datei

CLIENȚI.

	Nume câmp	Informații suplimentare	Tip de date
	Cod client		text
	Client		numeric
	Numărul de telefon al clientului		text
	Adresa clientului		text

PRODUSE

	Nume câmp	Informații suplimentare	Tip de date
	Cod produs		text
	Produs		numeric
	Pretul produsului	freca. / T	numeric

Orez. 2.4. Aspecte pregătite ale tabelelor bazei de date DELIVERY.

Puteți crea un tabel nou în mai multe moduri, a cărui listă este prezentată în caseta de dialog Tabel nou (Figura 2.5).

Orez. 2.5. Fereastra modului de creare a tabelului.

Sfat pentru începători: creați manual tabele și interogări, formulare și rapoarte folosind un expert.

Crearea manuală a tabelelor.

Introducerea, editarea și ștergerea câmpurilor în modul Design

Când creați un tabel manual, modul recomandat este Constructor . După selectarea modului Designer apare aspectul creat tabel (Fig. 2.6) cu formează proprietăți în partea de jos a ferestrei. Să creăm un tabel Produse , al cărui aspect este deja pe hârtie (vezi Fig. 2.4).

Orez. 2.6. Fereastra pentru crearea unui aspect de tabel în Constructor.

Aspectul tabelului este pur și simplu o listă de câmpuri, indicând numele câmpului, tipul de date și descrierea (opțional).

Atribuirea de nume câmpurilor.

În coloana Câmp tastați un nume aleatoriu pentru primul câmp. Reguli de atribuire nume orice obiecte Access sunt foarte simple:

• numele nu pot avea mai mult de 64 de caractere arbitrare;
• inacceptabil: punct (.), semnul exclamării (!), gravitate (` ), paranteze drepte (), caractere de control ASCCI (cu cod de la 0 la 31);
• numele nu poate începe cu un spațiu.

Numele poate include și litere rusești. Nu este indicat sa se foloseasca spatii (este mai bine să folosiți o literă majusculă pentru al doilea cuvânt (de exemplu, ProductCode) sau un caracter de subliniere (Product_Code)),semnele de punctuație, nume standardfuncții și metode ( Nume, Data, Număr ). Numele lungi sunt incomode, pentru că... Când văd, întind foarte mult masa pe orizontală și o fac dificil de văzut.

După introducerea primului nume de câmp ( Cod produs ) treceți la coloană Tip de date . Puteți face clic pentru a vă deplasa între coloane și rânduri Tab, Enter sau pur și simplu faceți clic pe celula dorită.

Tipuri de câmpuri.

Următoarele tipuri de date sunt acceptate în Access:

1. Text secvență arbitrară de caractere cu lungimea de până la 255;
2. Numeric orice număr;
3. Monetar
4. Data/ora
5. Boolean - ADEVĂRAT sau FALS
6. Contra Tipul de câmp „Contor” este convenabil de utilizat pentru cheia primară a unui tabel (dacă nu este utilizat altfel). Ca valori ale acestora câmpul Acces selectează automat numere întregi de secvență (1,2,3....). În viitor, numărul atribuit înregistrării atunci când a fost creată nu se modifică (indiferent de ștergerea sau inserarea de noi înregistrări).
7. Câmp obiect OLE
8. Hyperlink

De exemplu, introducem secvenţial numele câmpurilor şi setăm tipurile acestora (în conformitate cu tabelul Produse):

• Atribuiți tipul Contor câmpului Cod produs , pentru că acest câmp este cheia primară a tabelului Produse .
• Produs de câmp atribuiți tipul Text
• Prețul câmpului atribuiți tipul Monetar

Formularul proprietăților câmpului.

Fișa de proprietăți (caracteristici) este o listă de proprietăți (în stânga este numele proprietății, în dreapta este valoarea acestei proprietăți) cu o fereastră de ajutor pentru fiecare proprietate.

Lista de proprietăți se modifică în funcție de tipul de date care se reflectă în prezent în coloană Tip de date . Făcând clic cu mouse-ul pe câmp valorile în formularul de proprietăți, puteți modifica această valoare (în limitele permise pentru acest tip de date).

Majoritatea valorilor proprietăților sunt acceptate de sistem în mod implicit, unele pot fi selectate dintr-o listă derulantă. Iată recomandări pe care este indicat să le urmați atunci când alegeți valoarea unei proprietăți.

Pentru text câmpurile trebuie specificate dimensiune lungimea permisă a valorii câmpului în caractere (de exemplu, 20 sau 40).

Pentru numeric câmpurile trebuie specificate dimensiune - format de reprezentare a mașinii (octet, întreg (doi octeți), întreg lung, real, virgulă mobilă simplă sau dublă).

Pentru câmpul Data/Ora trebuie să specificați formatul de dată selectat din lista derulantă, de exemplu, Format de dată scurtă (în versiunea rusă DD.MM.AA) sau Format de oră scurtă (HH.MM). Apoi sistemul va ști cum să proceseze valorile introduse.

Ca valoare de proprietateCondiție de valoare puteți specifica o regulă de verificare , adică o expresie booleană care nu permite introducerea unor valori nevalide într-un câmp. De exemplu, dacă, la compilarea unei baze de date de performanță pentru câmpul BALL, scrieți: BALL>=1ŞI SCOR<=50, система признает ошибочным любые значения, кроме 1-50.

În proprietate Mesaj de eroarePuteți înregistra orice mesaj care este afișat atunci când încercați să introduceți o valoare nevalidă când completați un tabel (de exemplu, „Introduceți o valoare a scorului de 1-50”).

În proprietatea câmpului obligatoriu, puteți specifica „Da” (valorile goale nu sunt permise) sau „Nu” (valorile goale sunt permise).

Dacă cheia primară a tabelului dvs. conține un câmp, proprietateaCâmp indexatpentru aceasta, selectați: „Da, nu sunt permise potriviri”, apoi în bara de instrumente pe butonul „Definiți cheia” (cu imaginea cheii). Aceasta va defini cheia primară a tabelului dvs. (și vă va împiedica să introduceți înregistrări cu o valoare duplicată a cheii primare).

Salvarea mesei.

Când ați terminat de creat aspectul tabelului, alegețiFișier-Salvare ca si da-i un nume masa noua. Regulile de denumire pentru tabele sunt aceleași ca și pentru câmpuri. Dacă încercați să închideți fereastra de proiectare fără a salva aspectul, sistemul vă va aminti că trebuie să dați un nume tabelului (Fig. 2.7) sau să vă anulați munca.

Orez. 2.7. Fereastra pentru salvarea aspectului tabelului cu nume Produse .

Câmpuri cheie.

Dacă în etapa de proiectare a aspectului nu a fost specificat câmpul cheie, atunci când salvați sistemul vă va aminti cu siguranță acest lucru (Figura 2.8).

Orez. 2.8.

Dacă pentru un câmp tipul de câmp a fost setat la „Contor” (ca în exemplul pentru câmp Cod produs ), atunci sistemul va selecta automat acest câmp ca cheie primară a tabelului (când confirmă crearea câmpului cheie).

Deschiderea unui tabel existent.

După salvarea aspectului creat al tabelului Produse, acesta a apărut în lista de tabele din fereastra principală a bazei de date Consumabile (Fig. 2.9). Pentru a deschide un tabel existent, trebuie doar să selectați acest tabel din listă și să selectați modul de lucru cu tabelul din bara de instrumente a ferestrei principale (Designer sau Deschidere).

De exemplu, să deschidem aspectul Produse creat în modul Designer . Deoarece câmpul cheie a fost creat automat la salvarea aspectului, vom vedea modificări în aspectul tabelului deschis (Fig. 2.10):

1. O imagine apare în stânga câmpului Cod produs cheie (câmp cheie)
   1. În proprietate Câmp indexat a aparut: — Da, nu sunt permise coincidențe.

Orez. 2.9. Fereastra baza de date cu tabelul creat Produse

Orez. 2.10. Fereastra tabelului Produse (în modul Design).

Completarea tabelului creat în modul Tabel.

Dacă pentru un existent (și dedicat) butonul de selectare a tabelului Deschide în bara de instrumente a ferestrei principale sau doar faceți clic Intră (sau faceți dublu clic), tabelul se va deschide Masă (Fig. 2.11). În timp ce masa Produse este gol deoarece am creat doar aspectul său (setați numele câmpurilor și tipul de date).

Orez. 2.11 a. Fereastra tabelului Produse (în modul Tabel).

La introducerea datelor, standardul de bază pentru editarea oricăror tabele în Windows . Când ați terminat de introdus sau de modificat datele într-un anumit câmp, faceți clic Tab sau Enter (sau faceți clic într-o altă celulă de tabel) pentru a trece la următoarea celulă.

De asemenea, puteți naviga prin tabel folosind săgețile cursorului.

Orez. 2.11 b. Rezultatul completării tabelului Produse (în modul Tabel).

Linia de stare (Figura 2.11) indică numărul total de înregistrări din tabel și numărul înregistrării curente (linia în care clipește cursorul și în care pot fi introduse date). Înregistrarea curentă este marcată cu o săgeată în partea stângă a ferestrei (în zona de marcare a înregistrării). Ultimul rând al tabelului este gol, marcat cu (asterisc) și este gata să adauge date.

Importați tabele.

Instrumentele de acces vă permit nu numai să creați și să completați manual tabele, ci și să lucrați cu date în alte formate. De exemplu, puteți importa în Access date care sunt stocate în format TXT (fișiere text) sau XLS (cărți electronice sau foi de calcul Excel). Pentru a face acest lucru, atunci când creați un tabel nou, selectați modul în fereastra Tabel nou (Fig. 2.5) Importați tabele.

Creați un tabel nou importând dintr-un fișier de testare (fără un câmp cheie).

Clienții prin importul de date dintr-un fișier text.

Lasă datele clienților să fie stocate în fișierul Clienți. TXT . Se știe că acesta este un fișier text cu un separator de date (punct și virgulă). Datele furnizate sunt: ​​numele firmei cumpărătoare; telefon; adresa.

Procedura de importare a datelor dintr-un fișier text în Access este similară cu importul de text în tabelele Excel și este următoarea:

1. În modul Import table Se deschide caseta de dialog Import (filer standard). După ce ați setat Tipul fișierului la Fișiere text, găsiți folderul care conține fișierul text dorit și confirmați importarea acestuia ( File Clients. TXT).
2. În fereastra expertului Import Text
   • Pasul 1: Setați parametrul cu delimitatori
   • Pasul 2: Setați separatorul ( punct şi virgulă)
   • in cel nou)
   • Pasul 4: descrieți fiecare câmp (setați numele, tipul de date și, dacă este necesar, indexul)

În conformitate cu structura dezvoltată anterior a tabelului Clienți (Figura 2.4), setăm câmpurile: Client, text; Telefon, text; Adresă, text.

• Pasul 6: Selectați opțiunea de definire a cheii primare de tabel. Puteți specifica generarea automată a cheii, puteți selecta un câmp pentru a fi utilizat ca cheie primară sau nu creați deloc o cheie primară.

Selectați crearea automată a cheii (adăugați un câmp cheie Cod de tip Contor de dimensiune Număr întreg lung, indexat Nu sunt permise potriviri)

• Pasul 7: dați un nume tabelului care urmează să fie creat (prestabilit este un nume de fișier text).

Dam tabelului numele Clienti.

Rezultatul importului de date dintr-un fișier text într-un tabel Clienții prezentată în fig. 2.12.

Creați un tabel nou importând dintr-un fișier Excel (cu un câmp cheie)

Să creăm un tabel nou în baza de date SUPPLY Furnituri prin importul de date dintr-o foaie de calcul Excel.

Lasă datele de livrare să fie stocate în fișierul Livrări. xls . Se știe că acesta este un tabel format din patru coloane cu titluri: Cod de livrare, Data, Volum, Cod client, Cod produs. Rândurile arată date relevante pentru o anumită perioadă de timp.

Când importați date dintr-o foaie de calcul Excel utilizând interfața Access, utilizați expertul Import Spreadsheet, care oferă instrucțiuni detaliate pentru finalizarea operațiunii de import.

Cu toate acestea, o foaie de calcul Excel conține adesea text explicativ deasupra coloanelor de date sau a totalurilor de sub coloanele de numere, ceea ce poate deraia complet operațiunea de import. Pentru a asigura un import curat, ar trebui să aliniați întotdeauna foaia de calcul cu titlurile de coloană sau să pregătiți un interval denumit care să includă numai elementele de date care vor fi importate.

Orez. 2.12. Dispunerea tabelului clienților.

Procedura de importare a datelor dintr-un tabel Excel în Access este similară cu importul de text și este următoarea:

1. În modul Import table, se va deschide caseta de dialog Import (filer standard). Prin setarea File Type Microsoft Excel, găsiți folderul care conține fișierul dorit și confirmați importarea acestuia ( Dosar de livrare. xls)
2. În vrăjitorul Importare foaie de calcul:
   • Pasul 1: Selectați foile sau intervalele denumite ( selectați gama Postavky)
   • Pasul 2: Bifați caseta dacăPrima linie conține antetele coloanei ( Da)
   • Pasul 3: salvați datele într-un tabel nou sau existent ( in cel nou)
   • Pasul 4: descrieți fiecare câmp (setați un nume și, dacă este necesar, un index). Tipurile de date Excel sunt de obicei convertite în tipul de date Access corespunzător, dar dacă nu este cazul, atunci utilizați lista derulantă Tip de date. Dacă lista Tip de date este dezactivată, este disponibil un singur tip de date pentru câmpul selectat.

În conformitate cu structura dezvoltată anterior a tabelului de consumabile (Figura 2.4), setăm câmpurile: Cod consumabile, index (da, potrivirile nu sunt permise); Data; Volum; ClientCode, index (da, potrivirile sunt permise); Cod produs, index (da, potrivirile sunt permise)(Fig. 2.13).

• Pasul 5: Selectați opțiunea de definire a cheii primare de tabel. Puteți specifica generarea automată a cheii, puteți selecta un câmp pentru a fi utilizat ca cheie primară sau nu creați deloc o cheie primară.

Selectați câmpul Cod de livrare ca cheie primară

• Pasul 6: dați un nume tabelului care urmează să fie creat (în mod implicit, este sugerat numele intervalului importat).

Dam tabelului numele Supplies.

Orez. 2.13. Caseta de dialog pentru descrierea câmpurilor de import dintr-un tabel Excel.

După finalizarea importului, trebuie să corectați tabelul din Designer: modificați dimensiunea câmpurilor cu index (Cod de livrare, Cod produs și Cod client) în Număr întreg lung , pentru că câmpurile cheie pot participa ulterior la conectarea tabelelor folosind un câmp de tip Counter.

1. Relațiile dintre tabele și integritatea datelor.

Prevederi generale.

Între aceleași nume câmpuri din două tabele Accesul se stabilește automat conexiune . De exemplu, se stabilește o conexiune între tabelele Consumabile și Produse folosind câmpul Cod produs. Aceasta înseamnă că atunci când raportează expedieri, Access va conecta fiecare înregistrare la numele produsului din tabel Produse cu toate înregistrările tabelului Furnituri , în care valoarea câmpului Cod produs (numeric) se potrivește cu valoarea acestui câmp din înregistrarea tabelului Produse (de exemplu, 1 va fi înlocuit cu Automotive Gasoline AI-95).

În plus, Access permite manual stabiliți o relație între tabele prin nume diferite câmpuri. Cu toate acestea, pentru a evita confuzia, este mai bine să atribuiți aceleași nume acelorași câmpuri în tabele diferite.

O tehnică de creare a relațiilor între tabele.

Să ne uităm la stabilirea conexiunilor între tabele folosind un exemplu specific: baza noastră de date DELIVERY.

Selectați o echipăService_Data Schema. Pe ecran va apărea o casetă de dialog (Fig. 2.14) cu o listă a tuturor tabelelor din baza de date deschisă. Trebuie să indicați sistemului tabelele între care stabiliți conexiuni. Selectați tabelul Furnituri și apăsați butonul Adăuga , apoi procedați la fel cu tabelele Clienți și Produse. Faceți clic pe Închidere . Pe ecran va apărea o fereastră de document Diagrama de date (Fig. 2.15)

Orez. 2.14. Fereastra pentru adăugarea de tabele la schema de date.

Această fereastră conține toate tabelele bazei de date între care se stabilesc relații. Pentru a stabili o relație între două tabele, puteți utiliza " Trageți și plasați „mutați numele câmpului cu cheia primară a tabelului principal în câmpul cu același nume din tabelul subordonat (Figura 2.15 arată schema deja completată).

Orez. 2.15. Fereastra documentului Schema de date

În primul rând, să stabilim o relație între tabele Produse și consumabile . Mutarea codului de produs din tabel Produse pe Codul produsului din tabel Furnituri și eliberați butonul stâng al mouse-ului.

Pe ecran va apărea o casetă de dialog Schimbarea conexiunii (Fig. 2.16).

Orez. 2.16. Fereastra pentru definirea parametrilor de conexiune între tabele.

În această fereastră, bifați caseta de selectare Asigurați integritatea datelor. Acest lucru activează mecanismul de sprijinintegritatea datelorîn tabelul Produse și consumabile.

După activarea casetei de selectare „Asigurați integritatea datelor”, aceasta este determinată Tipul de relație (în exemplul unu-la-mulți) și două steaguri de operare în cascadă devin disponibile.

Integritatea datelor.

Mecanism de suportintegritatea datelorasigură coerența între două tabele înrudite.

Integritatea datelor înseamnă:

1. la câmpul asociat subordonat tabele, puteți introduce doar valori care se află în câmpul asociat principal tabele (de exemplu, tabel Furnituri nu puteți introduce o înregistrare cu un cod de produs care nu este în tabel produse)
   1. din principal tabel, nu puteți șterge o înregistrare a cărei valoare de câmp asociată corespunde cu cel puțin o valoare a aceluiași câmp în subordonat tabel (de exemplu, din tabel Produse nu puteți șterge un cod de produs care nu a fost deja șters din tabel furnituri).

Dacă încercați să încălcați aceste restricții, Access afișează un mesaj de eroare.

Actualizarea câmpului în cascadă și ștergerea în cascadă a înregistrărilor.

Când setați caracteristicile de comunicare (Fig. 2.16), puteți selecta oricare (sau ambele) caseta de actualizare a modificării în cascadă sau ștergere.

Actualizare câmp în cascadăînseamnă că schimbarea valorii câmp asociat în tabelul principal (de exemplu, codul produsului) se va reflecta automat în înregistrările aferente tabelului subordonat. De exemplu: dacă codul produsului din dicționarul produsului s-a modificat, acesta va fi înlocuit în toate comenzile pentru acest produs.

Ștergerea în cascadă a înregistrărilorînseamnă că la ștergerea unei înregistrări din tabelul principal (de exemplu, o înregistrare cu codul de produs 4), toate înregistrările a căror valoare de câmp asociată se potrivește cu valoarea care este ștearsă (comenzile cu codul de produs 4) vor fi șterse din subtabel. De exemplu: dacă ștergeți un cod de produs din dicționarul de produse, toate comenzile pentru acest produs sunt, de asemenea, șterse.

După confirmare Creaturi conexiunea cu parametrii setați, pe ecran va apărea din nou o fereastră Schema de date cu o reprezentare grafică a conexiunii stabilite (Fig. 2.15).

Semnele de la capetele liniei de comunicare înseamnă că o singură intrare în tabel Produse poate avea orice număr de înregistrări înrudite în tabel Furnituri.

Relația dintre tabele se stabilește în același mod Clienți și Rechizite.

Pentru a șterge o conexiune, selectați-o (faceți clic pe linia de conectare) și apăsați tasta ( Del).

Alte lucrări similare care vă pot interesa.vshm>
9104.		DBMS MS Access. Rapoarte	398,91 KB
	Ca orice obiect de acces, puteți crea un raport manual sau se recomandă utilizarea expertului pentru rapoarte pentru a crea o schiță de raport. Procesul de creare a unui nou raport este similar cu crearea oricărui obiect de acces, adică trebuie doar să selectați obiectul de bază de date Report Create și apoi în caseta de dialog New Report selectați modul de creare a raportului. Modul Designer este cel mai bine utilizat pentru a modifica setările unui raport creat inițial utilizând Expertul sau AutoReport.
4445.		Obiectele principale ale MS Access DBMS	19,85 KB
	Access este un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS). Un sistem de control este înțeles ca un set de programe care permite nu numai stocarea suprafețe mari date într-un anumit format, dar și procesează-le, prezentându-le într-o formă convenabilă utilizatorilor. Accesul face posibilă, de asemenea, automatizarea operațiunilor efectuate frecvent.
9102.		DBMS MS Access. Crearea de interogări	811,23 KB
	Când executați o interogare obișnuită de selectare, rezultatele sunt un set dinamic de date. Când se creează un aspect de interogare, etc. Când se dezvoltă o anumită interogare, este permisă orice combinație de operații de bază. Creați o cerere de selecție.
9877.		Crearea bazelor de date personalizate în Access DBMS	290,11 KB
	Crearea bazelor de date cu utilizatori în SGBD de acces este dedicată creării unei baze de date pentru înregistrarea și procesarea informațiilor despre documentația de afaceri a unei întreprinderi private. Baza de date dezvoltată va fi utilizată în munca de birou a întreprinderii. Utilizarea acestei baze de date vă permite să reduceți timpul necesar pregătirii rapoartelor, să reduceți costurile generale, ceea ce dă un efect economic direct pentru o întreprindere privată...
20690.		Baza de date Acces DBMS Scoala de muzica	448,49 KB
	Există mai multe tipuri de sisteme de gestionare a bazelor de date DBMS: unele sunt destinate programatorilor, altele - utilizatorilor obișnuiți. Vă permite să efectuați cu ușurință operațiuni de bază cu baza de date fără a apela la programare: crearea, editarea și prelucrarea datelor. Microsoft ccess servește ca un instrument convenabil pentru introducerea analizei și prezentării datelor și asigură dezvoltarea de aplicații de mare viteză.
9098.		DBMS MS Access. Lucrul cu datele din tabel. Crearea formularelor	622,88 KB
	Editarea datelor și tipărirea formularului. Forme. Procesul de creare a unui formular nou este similar cu crearea unui tabel, adică trebuie doar să selectați obiectul Forms Create database și apoi în caseta de dialog Formă nouă selectați modul de creare a formularului.
7771.		Baza de date (DBMS Microsoft Office Access 2011)	147,49 KB
	Secvența tabelului de înregistrare a bazei de date Liverpool Impact este o implementare specifică a sensului conceptului de domeniu. Câmpul DB este o valoare din tabelul de date și este un atribut al unui concept dat al domeniului subiect. Înregistrările din tabel sunt împărțite la valorile câmpurilor lor. De exemplu, pentru tabelul Depozit grup muzical, câmpul cheie este Cod.
7166.		Scopul foilor de calcul. Introducere în MS Excel	76,37 KB
	În partea de jos a ferestrei cărții există comenzi rapide pentru foi și butoane de defilare, iar în partea de sus există o bară de titlu. În plus, fereastra conține foi și bare de defilare. Cele două butoane din mijloc derulează o filă la stânga sau la dreapta. Butoanele de defilare enumerate și marcatorul de împărțire a filei nu activează foile din registrul de lucru.
13839.		Proiectarea unei baze de date de birou notarial folosind tehnologiile Access DBMS	13,53 MB
	Notarul este una dintre cele mai importante instituții ale sistemului juridic, menită să contribuie la formarea unui stat de drept democratic în care drepturile și interesele legitime ale cetățenilor și persoane juridice prin efectuarea de actiuni notariale.
16795.		Instrumente model de prognoză a complexului agroindustrial: structură și funcționalitate	49,43 KB
	Gama de probleme de prognoză în complexul agroindustrial este destul de largă, ceea ce necesită utilizarea unor instrumente model care sunt diverse ca structură și funcții

Utilizarea MS Access pentru a crea baze de date

· Capabilitățile MS Access DBMS.

· Moduri de lucru cu obiectele bazei de date în MS Access: modul online, modul proiectare.

· Ordinea de construire a expresiilor în MS Access.

· Operații cu date într-un tabel de bază de date.

· Scopul și metodele de creare a diferitelor obiecte de bază de date: formular, raport, cerere, pagină de acces la date.

· Utilizarea controalelor în obiectele bazei de date: formular, raport, interogare, pagină de acces la date.

· Utilizarea unui mecanism pentru a menține integritatea datelor atunci când se creează relații între tabele.

· Instrumente pentru automatizarea operațiunilor cu obiecte de bază de date în SGBD Microsoft Access.

· Posibilitatea de modificare a setărilor și parametrilor SGBD-ului MS Access.

Caracteristici Microsoft Acces

Puteți utiliza Access pentru a face următoarele:

1. Proiectarea obiectelor IS de bază - tabele bidimensionale cu diferite tipuri de date, inclusiv câmpuri ale obiectelor OLE.

2. Stabilirea de relații între tabele, sprijinirea integrității datelor, actualizările în cascadă și ștergerea înregistrărilor.

3. Introducerea, stocarea, vizualizarea, sortarea, modificarea și preluarea datelor din tabele folosind diverse instrumente de control al informațiilor, indexarea tabelelor și algebră logică (pentru filtrarea datelor).

4. Crearea, modificarea și utilizarea obiectelor sistemului informatic derivat (formulare, interogări și rapoarte), cu ajutorul cărora se efectuează următoarele operațiuni:

· optimizarea introducerii de utilizator și vizualizarea datelor (formulare);

· conectarea datelor din tabele diferite;

· efectuarea de operațiuni de grup (adică operațiuni pe grupuri de înregistrări, combinat de un anumit atribut), cu calcule și formarea câmpurilor calculate;

· selectarea datelor folosind algebră logică (interogări);

· compilarea rapoartelor tipărite cu privire la datele conținute în tabelele și interogările bazei de date.

MS Access are instrumente excepțional de puternice, convenabile și flexibile design vizual obiecte, iar acest lucru permite utilizatorului cu un minim pregătire prealabilă Creați destul de rapid un IS cu drepturi depline la nivel de tabele, formulare, interogări și rapoarte.

Microsoft Access 2002 oferă posibilitatea de a deschide tabele, interogări, vizualizări, proceduri stocate, funcții și formulare în vederi PivotTable și PivotChart. Este posibil să salvați vizualizările în moduri tabel pivotși diagrame pivot ca pagini de acces la date care pot fi apoi vizualizate de oricine are Microsoft instalat pe computer Internet Explorer 5 sau mai târziu.

Microsoft Access 2002 oferă modalități puternice și intuitive de partajare date XML(Extensible Markup Language), indiferent de platformă, format de date, protocol, schemă și reguli de afaceri. XML nu este doar tehnologia standard pentru transportul datelor pe Internet; devine rapid tehnologia de alegere pentru schimbul de date între aplicațiile de afaceri.

Microsoft Access 2002 îmbunătățește semnificativ integrarea Access și SQL Server prin activarea proprietăților avansate ale bazei de date date SQL la un proiect Microsoft Access. Utilizarea proprietăților extinse în proiectele Microsoft Access 2002 a făcut posibilă utilizare caracteristici precum relațiile de căutare, condițiile de valoare (cunoscute și sub numele de constrângeri), formatarea textului și subtabele.

Tehnologie pentru lucrul cu MS Access

Puteți porni și opri MS Access utilizând oricare dintre metodele standard furnizate în mediul Windows.

Obiectul de procesare MS Access este un fișier de bază de date cu un nume și extensie arbitrare .MDB. Acest fișier include principalele obiecte MS Access: tabele, formulare, interogări, rapoarte, pagini, macrocomenzi și module.

Dezvoltarea bazei de date este împărțită în următoarele etape principale.

1. Determinarea scopului creării unei baze de date .
2. Primul pas în dezvoltarea unei baze de date este de a determina scopul acesteia și modul în care va fi utilizată. Consultați-vă cu viitorii utilizatori ai bazei de date. Împreună cu ei, formulează întrebările la care tu și ei vrei să se răspundă folosind baza de date. Creați miniaturi ale rapoartelor pe care doriți să le primiți. Adunați formularele pe care le utilizați deja pentru a introduce date. Pe măsură ce se stabilește scopul bazei de date, va începe să se formeze o listă de date necesare. Știind acest lucru, puteți determina ce date factuale ar trebui stocate în baza de date și în ce subiecte ar trebui distribuite aceste date. Subiectele trebuie să corespundă tabelelor, iar datele trebuie să corespundă câmpurilor (coloanelor) din aceste tabele. Determinarea câmpurilor obligatorii din baza de date . Fiecare câmp conține date concrete specifice. De exemplu, este posibil să aveți nevoie de următoarele informații despre clienți:

· Numele companiei

· , adresa, orașul, țara și numărul de telefon. Ar trebui să creați un câmp separat pentru fiecare tip de informații. Luați în considerare următoarele când vă creați aspectul câmpului.

· Includeți toate informațiile necesare. Împărțiți informațiile în componente logice minime. De exemplu, este convenabil să împărțiți numele angajaților în două câmpuri - „Prenume” și „Nume”, ceea ce va face mai ușor să sortați după nume.

· Nu creați câmpuri pentru date care conțin mai multe elemente. De exemplu, dacă creați un câmp Produse în tabelul Furnizori care conține o listă cu toate produsele pentru acel furnizor, va fi dificil să găsiți furnizori care furnizează un anumit produs.

1. Nu este recomandat să includeți date într-un tabel care este rezultatul unei expresii. De exemplu, într-un tabel care conține câmpurile „Preț” și „Cantitate”, nu ar trebui să creați un câmp care să conțină produsul valorilor acestor câmpuri. .
2. Fiecare tabel trebuie să conțină informații despre un singur subiect. Lista câmpurilor obligatorii vă va spune ce tabele sunt obligatorii. De exemplu, dacă urmează să fie utilizat câmpul Data angajării, acesta aparține subiectului de informații despre angajați, de exemplu. trebuie să fie cuprinse în tabelul „Angajați”. Veți avea nevoie și de tabelele Clienți, Produse și Comenzi. Determinarea tabelelor cărora le aparțin câmpurile

· .

· Când decideți cărui tabel ar trebui să aparțină fiecare câmp, luați în considerare următoarele principii de proiectare. Includeți fiecare câmp într-un singur tabel. Nu includeți un câmp într-un tabel dacă adăugarea acestuia ar face ca aceleași date să apară în mai multe înregistrări din acel tabel. Dacă un câmp de tabel pare să conțină o mulțime de date duplicat, câmpul este probabil plasat în tabelul greșit. De exemplu, dacă includeți un câmp care conține adresa clientului în tabelul Comenzi, aceste informații vor fi repetate în multe înregistrări dacă clientul face

1. comenzi diferite . Dacă plasați o adresă în tabelul Clienți, aceasta va apărea o singură dată. Datele stocate într-un singur tabel sunt actualizate o singură dată. Acest lucru este mai eficient și, în plus, elimină posibilitatea de a duplica înregistrări care conțin informații diferite. Definirea câmpurilor cu valori unice în fiecare înregistrare .
2. . Pentru a lega informațiile stocate în diferite tabele în Microsoft Access, de exemplu pentru a lega un client la toate comenzile sale, fiecare tabel de bază de date trebuie să conțină câmpuri sau un set de câmpuri care identifică în mod unic fiecare înregistrare. Un astfel de câmp sau set de câmpuri este numit cheie primară Definirea relatiilor dintre tabele
3. . După ce ați împărțit informațiile în tabele și ați definit câmpurile cheie primară, trebuie să alegeți modul în care Microsoft Access va reuni informațiile aferente. Pentru a face acest lucru, trebuie să definiți relațiile dintre tabelele bazei de date

Creați tabele în Microsoft Access, creați relații între ele și introduceți suficiente date în tabele pentru a verifica structura. Pentru a testa relațiile cu baza de date, vedeți dacă puteți crea interogări pentru a prelua informațiile de care aveți nevoie. Creați schițe de formulare și rapoarte și vedeți dacă acestea afișează datele pe care le așteptați. Căutați date duplicate inutile și eliminați-le.

1. Introducerea datelor și crearea altor obiecte de bază de date .
2. Dacă structurile tabelului îndeplinesc cerințele, atunci puteți introduce toate datele. Puteți crea apoi toate obiectele necesare bazei de date - interogări, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi și module.

Utilizarea instrumentelor de analiză Microsoft Access. Există două instrumente în Microsoft Access care vă pot ajuta să vă îmbunătățiți structura bazei de date Microsoft Access. Expertul de analiză a tabelului vă permite să analizați structura unui tabel, să sugerați noi structuri și relații adecvate și să împărțiți tabelul în noi tabele asociate, dacă acest lucru are sens. Analizorul de performanță examinează întreaga bază de date și face recomandări pentru îmbunătățire și poate implementa și acele recomandări.

Crearea unei baze de date Există două metode pe care le puteți utiliza pentru a crea o bază de date în Microsoft Access. Cel mai simplu mod

creați o bază de date - utilizați expertul pentru baze de date pentru a crea toate tabelele, formularele și rapoartele necesare. De asemenea, este posibil să creați o bază de date goală și apoi să adăugați tabele, formulare, rapoarte și alte obiecte la ea - aceasta este metoda cea mai flexibilă, dar necesită o definiție separată a fiecărui element al bazei de date. În ambele cazuri, baza de date creată poate fi modificată și extinsă în orice moment. Fişier Pentru a crea o nouă bază de date, selectați din meniu echipă Crea , apoi în bara de activități Crearea unui fișier selectați o opțiune Baza de date nouă . După aceasta, pe ecran apare un filer standard, în care ar trebui să îl deschideți folderul dorit și specificați numele fișierului bazei de date care urmează să fie creat. De exemplu, „group.MDB”. După crearea fișierului, Access se extinde fereastra goala

baza de date, iar în această fereastră va fi posibilă efectuarea tuturor operațiunilor - crearea și manipularea obiectelor bazei de date. MS Access este o aplicație cu mai multe ferestre, dar o singură bază de date poate fi deschisă în orice moment. Fereastra sa este fereastra principală a documentului din Access, iar închiderea acesteia înseamnă închiderea fișierului .MDB corespunzător.

O fereastră de bază de date generează multe ferestre copil de obiecte (tabele, interogări, formulare etc.), iar fiecare astfel de fereastră poate fi închisă autonom - prin oricare dintre standardele moduri Windows. În plus, fără a închide fereastra, puteți salva un obiect (cum ar fi un aspect de tabel) a cărui fereastră se află pe ecran și îi puteți da un nume - la fel ca și în cazul fișierelor: cu comanda Fișier-Salvare sau Fișier-Salvare ca....

Puteți lucra cu orice fereastră de obiect (fereastra copil) fie în modul online (de exemplu, introducerea sau vizualizarea datelor într-un tabel), fie în modul proiectare (de exemplu, modificarea aspectului tabelului).

Concepte de bază ale MS Access. Obiecte MS Access

După cum se poate observa din fig. 1, o bază de date Access poate avea următoarele obiecte: tabele, interogări, formulare, rapoarte, pagini. În plus, utilizatorii avansați pot lucra cu încă două obiecte - macrocomenzi și module. O macrocomandă este un set de comenzi macro speciale (de exemplu,, OpenForm Imprimare raport

etc.), iar un modul este un program scris în Access Basic sau Visual Basic pentru aplicații.

Un tabel este un obiect MS Access de bază. Datele ar trebui stocate în tabele, fiecare tabel conținând același tip de informații. Toate celelalte obiecte de bază de date sunt derivate și sunt create numai pe baza tabelelor pregătite anterior. Un formular nu este un obiect MS Access independent: pur și simplu ne ajută să introducem, să vedem și să modificăm informații dintr-un tabel sau dintr-o interogare. Interogările și rapoartele îndeplinesc funcții independente: selectați, grupați, prezentați și imprimați informații. Paginile de acces la date sunt un tip special de pagină web concepută pentru a fi vizualizată și lucrată prin Internet sau intranet cu date stocate într-un Microsoft Access sau Microsoft SQL

Server. Folosind pagina, utilizatorii pot introduce, edita și șterge date din baza de date.

· Fiecare obiect MS Access are un nume. Microsoft Access are următoarele restricții privind numele câmpurilor, controlului și obiectelor (Tabelul 1).

· numele nu trebuie să conțină mai mult de 64 de caractere;

· numele poate include orice combinație de litere, numere, spații și caractere speciale, cu excepția punctelor (.), a semnelor de exclamare (!), a superscriptelor (") și a parantezelor drepte ();

· nu trebuie să înceapă cu un caracter de spațiu;

· nu ar trebui să includă ghilimele drepte (") în numele tabelelor, vizualizărilor și procedurilor stocate într-un proiect Microsoft Access.

Deși spațiile sunt acceptabile în numele câmpurilor, controlului și obiectelor, ele pot provoca conflicte în programele Visual Basic în anumite circumstanțe.

Când definiți un nume pentru un câmp, control sau obiect, este util să verificați dacă numele este același cu numele unei proprietăți sau al unui alt element utilizat de Microsoft Access (pentru numele rusești, această situație poate apărea dacă este identic cu numele unei proprietăți sau al unei funcții definite de utilizator).

Tabelul 1 Tipuri de date pe care le pot avea câmpurile în Microsoft Access

Tip de date	Utilizare	Dimensiune
Text	Text sau o combinație de text și numere (de exemplu, adrese), precum și numere care nu necesită calcule (de exemplu, numere de telefon, numere de inventar sau coduri poștale)	Până la 255 de caractere
Numeric	Date numerice utilizate pentru calcule matematice, cu excepția calculelor financiare (pentru care trebuie utilizat tipul „Numerar”). Pentru a determina mai precis tipul de număr, utilizați proprietatea FieldSize	1,2,4 sau 8 octeți. 16 octeți numai pentru codurile de replicare (GUID).
Câmp MEMO	Text lung sau numere, cum ar fi note sau descrieri	Până la 64.000 de caractere
Data/ora	Date și ore	8 octeți
Monetar	Valori valutare. Tipul de monedă este utilizat pentru a preveni rotunjirea în timpul calculelor. Presupune până la 15 caractere în partea întreagă a numărului și 4 în partea fracțională	8 octeți
Contra	Inserare automată numere secvențiale (creștere cu 1) sau aleatorii atunci când adăugați o înregistrare. Acest tip de câmp este convenabil de utilizat pentru cheia primară a unui tabel. Access selectează automat numere de secvență întregi (1,2,...) ca valori pentru astfel de câmpuri. În viitor, numărul atribuit înregistrării atunci când a fost creată nu se modifică (indiferent de ștergere, inserarea de noi înregistrări etc.)	4 octeți. 1 6 octeți numai pentru codurile de replicare (GUID)
Logic	Câmpuri care conțin doar una dintre cele două valori posibile, cum ar fi Da/Nu, Adevărat/Fals, Activat/Dezactivat	1 bit
Câmp obiect OLE	Obiecte (de exemplu, documente Microsoft Word, foi de calcul Microsoft Excel, imagini, sunete și alte date binare) create în alte programe care utilizează protocolul OLE.	Obiectele pot fi legate sau încorporate într-un tabel Microsoft Access. Pentru a afișa un obiect OLE într-un formular sau raport, trebuie să utilizați un cadru de obiect atașat
		Până la 64.000 de caractere
Până la 1 gigaoctet (limitat de spațiul pe disc)	Creează un câmp care vă permite să selectați o valoare dintr-un alt tabel sau dintr-o listă de valori folosind o casetă combinată. Când selectați această opțiune din lista de tipuri de date, se lansează un expert detecție automată acest domeniu	Aceeași dimensiune ca și cheia primară, care este și un câmp de căutare; de obicei - 4 octeți

Lucrul cu fiecare obiect al bazei de date se realizează într-o fereastră separată și sunt furnizate două moduri de operare:

1. modul online, când informațiile sunt vizualizate, modificate sau selectate;

2. Modul de proiectare, atunci când se creează sau se modifică aspectul, structura unui obiect (de exemplu, structura tabelului).

În plus, fișierul bazei de date include un alt document care are propria fereastră - Schema de date. În această fereastră creăm, vedem, modificăm și întrerupem relațiile dintre tabele. Aceste conexiuni ne ajută să monitorizăm datele și să creăm interogări și rapoarte.

În fereastra bazei de date, sub bara de instrumente standard, există un panou cu butoanele „Deschidere”, „Proiectare” și „Creare”, precum și butoane pentru schimbarea tipului de prezentare a obiectelor bazei de date. Partea stângă a ferestrei afișează o listă de file (după numărul de obiecte Access) cu rădăcini: Tabel, Interogare, Formular, Raport, Pagini, MacroŞi Modul. Dacă este selectată vreo filă, fereastra bazei de date afișează o listă de obiecte existente de acest tip în această bază de date. De exemplu, dacă selectați fila Masă, apoi fereastra afișează o listă de tabele din baza de date deschisă. Pentru a deschide un tabel, selectați numele acestuia în această listă și faceți clic pe butonul „Deschidere”. Pentru a include un nou tabel în baza de date, trebuie să faceți clic pe butonul „Creați”. Pentru a corecta aspectul unui tabel existent, selectați numele acestuia din listă și faceți clic pe butonul „Design”. Aceleași operații sunt efectuate pe toate celelalte obiecte de bază de date Access.

Set de articole meniu orizontal iar compoziția barelor de instrumente depinde de tipul și modul ferestrei documentului, care se află în în acest moment activ. De exemplu, o fereastră de masă înăuntru modul de operare are butoane „Cut”, „Sort ascending”, etc., iar în modul design există butoane „Properties”, „Define key”, etc. Lucrul cu barele de instrumente urmează standardul Windows.

Nota. Câmpurile tipurilor Numeric, Data/Ora, Monedă și Boolean au formate de ieșire a datelor predefinite. Formatul de ieșire poate fi selectat în celula Proprietăți format câmp. De asemenea, puteți crea propriile formate de ieșire pentru toate tipurile de date, cu excepția obiectelor OLE.

Utilizarea Ajutor Microsoft Access

Pentru a obține ajutor, puteți folosi câmpul Pune o întrebare, echipa Ajutor Microsoft Accessîn meniu Referinţă sau apăsați o tastă F1. După aceasta, pe ecran va apărea o fereastră de ajutor. Pentru a vizualiza conținutul ajutorului, accesați fila Conţinut. Pentru a căuta anumite cuvinte sau expresii, accesați fila Indicator. Pentru a introduce o întrebare în fereastra de ajutor, accesați fila Asistentul de răspunsuri Referinţă, puneți o întrebare și faceți clic pe butonul Găsiți. După aceasta, un text indiciu va fi afișat în zona dreaptă a ferestrei de ajutor sau indicația „Reformulați întrebarea” va fi afișată în lista secțiunilor găsite. Pentru a vizualiza un sfat explicativ pentru o comandă de meniu, un buton din bara de instrumente sau o zonă de ecran, selectați din meniu paragraf Ce este?

, apoi faceți clic pe elementul pentru care doriți să vizualizați informații. Pentru a vizualiza un sfat explicativ pentru o opțiune de casetă de dialog, faceți clic pe butonul semn de întrebare din caseta de dialog, apoi faceți clic pe opțiunea dorită. (Dacă butonul semn de întrebare nu apare, evidențiați opțiunea și apăsați Shift+F1

.) Pentru a vizualiza numele unui buton pe o bară de instrumente, țineți cursorul mouse-ului peste butonul dorit până când numele acestuia este afișat. Pentru a ne asigura că oferim cel mai mult ultimele informații Referinţă despre Microsoft Office XP, în meniu

Sunt incluse link-uri către site-ul web Microsoft Corporation.

Expresii în MS Access Principalul mijloc de a efectua multe operațiuni Microsoft Access este expresii

. Sunt o combinație de simboluri - identificatori, operatori și valori - care produc un rezultat specific. De exemplu, următoarea expresie vă permite să afișați suma valorilor din câmpurile OrderAmount și ShippingCost pe un formular, raport sau control:

= [Suma comandă] + [Costul de livrare].

· În Access, puteți utiliza orice expresie: aritmetică, condiționată și logică. Ele sunt folosite pentru a descrie următoarele operații.

Specificarea unei valori de proprietate care definește un control calculat, o condiție pentru o valoare sau setează o valoare implicită pentru un câmp, de exemplu:<=25 And [Номер]>[Număr]

· =10, [Cod]=2 sau [Cod]=4 sau [Cod]=6.

· Specificați condițiile de filtrare, creați un câmp calculat sau actualizați înregistrările într-o interogare sau filtru.

· Specifică condițiile pentru executarea unei macrocomenzi sau a unui set de macrocomenzi într-o macrocomandă și definește argumentele pentru multe macrocomenzi.

· Definiți argumente pentru multe funcții, instrucțiuni și metode în procedurile Visual Basic pentru aplicații. Editareîn modul SQL, ferestre de interogare sau definirea proprietăților și argumentelor folosind instrucțiuni SQL.

Operanzii expresiilor pot fi:

· numele câmpurilor (sunt scrise între paranteze drepte), de exemplu: [Preț], [Număr], [Suma] ...;

· literale numerice, de exemplu: 78, 29,4;

· literale text (sunt scrise între ghilimele), de exemplu: „Lumea”, „VAZ”;

· funcţii.

MS Access este destul de liberal când vine vorba de sintaxa expresiei. De exemplu, un nume de câmp poate fi omis dacă expresia este scrisă într-o coloană cu acel nume; puteți omite „=" (acest semn este acceptat implicit), etc.

Utilizarea valorilor în expresii

Literale, constantele, funcțiile și identificatorii sunt folosite pentru a specifica o valoare într-o expresie. Un literal este o valoare explicită, cum ar fi un număr, o valoare de șir sau o dată. Exemple de valori în reprezentare explicită sunt „Moscova”, 123 și #3-Feb-99#. Datele trebuie să fie cuprinse între caractere (#), iar valorile șirurilor trebuie să fie cuprinse între ghilimele drepte (").

O constantă reprezintă o mărime cu un sens neschimbător. True, False și Null sunt exemple de constante care sunt definite automat în Microsoft Access.

Utilizatorul are capacitatea de a-și defini propriile constante ale limbajului Visual Basic pentru aplicațiile care pot fi utilizate în procedurile Visual Basic.

· Funcția returnează o valoare care este rezultatul unui calcul sau al unei alte operații. Microsoft Access definește o serie de funcții încorporate, de exemplu:

· funcția Date returnează data curentă;

· funcția Sum returnează suma unui set de valori de câmp;

Funcția DLookup returnează valoarea câmpului specificat.

În Visual Basic, utilizatorul are capacitatea de a-și crea propriile funcții.

Un identificator reprezintă o referință la valoarea unui câmp, control sau proprietate. De exemplu, următorul identificator definește o referință la valoarea proprietății DefaultValue a controlului Data plasării din formularul Comenzi: Formulare! [Comenzi] ![Data plasării].

DefaultValue & Operator de îmbinare a șirurilor vă permite să concatenați valoarea unui câmp, control sau proprietate cu un șir într-o reprezentare explicită. De exemplu, următoarea expresie îmbină șirul „[TypeCode] =

" cu valoarea controlului "Cod tip" din formularul "Produse":

„[TypeCode] =" & Formulare![Produse]![TypeCode]

Formulare! [Contacte]! [Oraș].DefaultValue = „Riga”

Formulare! [Contacte]! [City].DefaultValue = ""Riga"""

Exemple de expresii:

Aritmetică:

=[Preț]* 1,06; =[Data atribuirii]-[Data execuției]

Text:

=[Prenumele] & " " & [Numele] =Dreapta([Codul produsului], 2)

Logic:

= IIf ([Confirmat] = „Da”, „Comanda confirmată”, „Comanda neconfirmată”)= IIf(EsteNull ([Regiune]), [Oraș] & " " & [Index], [Oraș] & " " & [Regiune] & " " & [Index])

Tehnologia de dezvoltare a bazelor de date

Să definim scopul creării acestei baze de date - stocarea informațiilor despre studenți. Ca obiect de bază de bază de date, vom defini un tabel în care vor fi stocate următoarele date despre elevi: numărul dosarului personal, numele, prenumele, patronimicul, data nașterii, adresa de domiciliu, clasa. Pentru a le plasa, definim câmpuri de tabel cu același nume. Să setăm câmpul ca cheie de tabel Numărul dosarului personal.

Pentru a crea o bază de date, lansați MS Access și selectați din meniu Fişier echipă Crea, apoi în bara de activități Creare fișier, selectați Bază de date nouă. După aceea în fereastră Fișier nou bază de date deschideți folderul dorit, de exemplu, Dosar nou, și specificați numele fișierului bazei de date care va fi creat, de exemplu, „Group.MDB”.

Crearea unui tabel

Pentru a crea un tabel, selectați fila din lista de file din partea stângă a ferestrei bazei de date Masă. După aceasta, fereastra bazei de date va afișa comenzi rapide pentru opțiunile de creare a tabelului: în modul proiectare, folosind un expert și prin introducerea datelor. Făcând dublu clic pe linia „Crearea unui tabel în modul Design”, deschideți fereastra tabelului în modul Design, așa cum se arată în Fig. 2.

Orez. 2. Definirea parametrilor câmpului tabelului în modul Design

În partea de sus a ferestrei este un aspect de tabel pe care îl puteți crea sau modifica, care este pur și simplu o listă de câmpuri care indică numele câmpului, tipul de date și descrierea.

În coloana Nume câmp, introduceți un nume de câmp personalizat, iar în coloana următoare, specificați tipul de date pentru acest câmp. Tipul de date poate fi selectat din lista derulantă. De îndată ce cursorul se află în coloana Tip de date, în partea de jos a ferestrei apare formularul Proprietăți câmp (caracteristicile acestui câmp). Este o listă de proprietăți (în stânga este numele proprietății, în dreapta este valoarea acestei proprietăți) cu o fereastră de indiciu pentru fiecare proprietate.

Lista de proprietăți se modifică în funcție de tipul de date care este afișat în prezent în coloana Tip de date. Făcând clic pe un câmp de valoare din foaia de proprietăți, puteți modifica acea valoare (în limitele permise pentru acel tip de date). Majoritatea valorilor sunt acceptate de sistem în mod implicit, multe proprietăți pot fi modificate independent. Unele valori pot fi selectate dintr-o listă derulantă.

· Atunci când alegeți valoarea unei proprietăți, este esențial să urmați aceste instrucțiuni:

· pentru un câmp text și numeric, trebuie să specificați dimensiunea câmpului, iar pentru text aceasta este lungimea admisă a valorii (de exemplu, 20 sau 40 de caractere), iar pentru un număr - formatul de reprezentare pe computer (octet, întreg (două octeți), întreg lung etc.); Data/ora pentru câmp

· Trebuie să specificați formatul, astfel încât sistemul să știe cum să proceseze datele de intrare. De exemplu, dacă selectați Format de dată scurtă, sistemul se va aștepta să introduceți exact data (în versiunea rusă - ZZ.LL.AAAA), iar dacă selectați Format de oră scurtă, va trebui să introduceți HH:MM ( ore și minute) în acest domeniu;

· Ca valoare a proprietății Condiția valorii, puteți specifica o expresie logică care trebuie evaluată la Adevărat atunci când datele sunt introduse în acest câmp. În următoarea proprietate, puteți înregistra un mesaj de eroare arbitrar care va fi emis de sistem, de exemplu: „Această valoare a câmpului este invalidă”. În proprietatea Câmp obligatoriu, puteți specifica „Da” (valorile goale nu sunt permise) sau „Nu” (valorile goale sunt permise);

Deci, urmând instrucțiunile de mai sus, definiți câmpurile tabelului. În coloana Nume câmp, introduceți numele „Nr. fișier personal”. Pentru a determina tipul de date al acestui câmp, faceți clic pe săgeata din coloana Tip de date, extindeți lista de tipuri de date posibile și selectați opțiunea Text. În zona ferestrei de proiectare Proprietăți câmp, selectați Dimensiunea câmpuluiși definiți numărul maxim de caractere de introdus în acest câmp - 10 caractere.

Vă rugăm să rețineți că, pe măsură ce selectați diferite opțiuni de proprietate a câmpului, în partea dreaptă apare un sfat explicativ despre scopul opțiunii.

Procedând în mod similar, introduceți următoarele date despre alte câmpuri ale tabelului (Tabelul 2).

După ce ați completat introducerea descrierilor câmpurilor din tabel, definiți cheia primară. Pentru a face acest lucru, specificați câmpul Numărul dosarului personal, faceți clic pe butonul Câmp cheie din bara de instrumente Standard.

Tabelul 2. Date despre câmpurile tabelului

Nume câmp	Tip de date	Proprietăți (format câmp)
Nume	Text	20 de caractere
Nume	Text	20 de caractere
Nume	Text	20 de caractere
Data nașterii	Data/ora	Format de dată lungă
Adresa de domiciliu	Text	50 de caractere
Clasă	Text	3 caractere

Nota.

Nu este necesar să definiți un câmp de cheie primară, dar este recomandabil. Dacă nu a fost definită o cheie primară, Microsoft Access vă va întreba dacă doriți să creați un câmp de cheie atunci când salvați tabelul. Alegerea unei echipeîn meniu Modul de masă Vedere

, comutați afișarea tabelului bazei de date create în modul de afișare a tabelului. Asigurați-vă că salvați tabelul sub numele Studenți.

Operații cu date într-un tabelIntroducerea datelor Numărul dosarului personal. După ce ați selectat tabelul Studenți din fereastră, faceți clic pe butonul „Deschidere”. Plasați cursorul în câmpși introduceți valoarea numărului, de exemplu, P-69. După ce ați terminat de introdus valoarea câmpului, apăsați tasta

Tab

pentru a trece la câmpul următor. În câmpurile rămase ale acestei intrări, introduceți datele rămase în prima intrare:

Petrov; Ivan; Vasilievici; 03/12/89; Sf. Gorki, 12-34; 4A

După ce ați completat introducerea valorilor pentru toate câmpurile din acea intrare, apăsați tasta Tab pentru a trece la următoarea intrare. Introduceți încă patru intrări. Tabelul completat poate arăta astfel (Fig. 3). .

După cum se arată în Fig. 3, bara de stare a ferestrei tabelului indică numărul total de înregistrări din tabel și numărul înregistrării curente. Înregistrarea curentă este marcată cu o săgeată în partea stângă a ferestrei (în zona de marcare a înregistrării). Pentru a vă deplasa în jurul tabelului, utilizați butoanele de navigare din bara de stare (de la stânga la dreapta: treceți la prima înregistrare a tabelului, la înregistrarea anterioară, la următoarea înregistrare și la ultima înregistrare a tabelului).

Orez. 3. Tabel completat Baza de date Grupul studenților Pentru a muta cursorul de text într-o celulă de tabel arbitrară, puteți pur și simplu să faceți clic pe celulă cu mouse-ul. În plus, puteți naviga prin tabel folosind tastele Tab, Shift+Tab

, săgeata cursorului. Editarea unui tabel După ce ați selectat tabelul Studenți din fereastră, faceți clic pe butonul „Deschidere”. Plasați cursorul în câmp sau . La introducerea datelor, se utilizează un standard de editare de bază. Când ați terminat de introdus sau de modificat datele într-un anumit câmp, faceți clic

Intră

(sau faceți clic într-o altă celulă a tabelului). Pentru a introduce (încorpora) un obiect OLE, faceți clic dreapta pe câmpul său din tabel și selectați un server OLE din listă, așa cum se arată în Fig. 2.4.

După încorporarea unui obiect OLE, valoarea câmpului acestuia afișată în tabel va fi numele serverului OLE corespunzător (de exemplu, Bitmap). Pentru a vizualiza sau edita un obiect (sau pentru a reda o înregistrare audio), faceți dublu clic pe acest nume. Operații cu înregistrări și coloane. Folosind comenzile de meniu și butoanele din bara de instrumente, puteți efectua multe operațiuni standard cu înregistrări și coloane: tăiați și copiați în clipboard, ștergeți înregistrări, ascundeți coloanele etc. Modificați structura tabelului inserând o coloană cu un câmp înaintea coloanei Data nașterii Podea. Pentru a face acest lucru, selectați coloana Data nașterii din meniu Introduce Pentru a crea o nouă bază de date, selectați din meniu selectați echipa Coloană

. Redenumiți coloana inserată evidențiind coloana Câmp 1 și selectând din meniu

Format Constructorîn meniu Modul de masă Redenumiți coloana Operații cu înregistrări și coloane. Apoi denumește coloana Sex. Orez. 4. Selectarea unui server OLE din listă Pentru a defini proprietățile unui câmp nou, comutați tabelul în modul Design selectând comanda

. Operații cu înregistrări și coloane Definiți pentru câmp Data nașterii. Pentru a face acest lucru, selectați coloana Sex făcând clic pe zona de selecție a câmpului cu cuvântul Gen, apoi eliberați butonul mouse-ului.

Faceți din nou clic pe butonul stâng al mouse-ului și, în timp ce îl țineți în zona de selecție a câmpului, trageți coloana Sex în poziția dorită. Sortați înregistrările din tabel după nume de familie făcând clic pe câmp Nume , faceți clic pe butonul „Sortează” Crescător din bara de instrumente MS Access sau utilizați comanda Triere în meniu Postări

. Tabelul sortat al structurii modificate va arăta așa cum se arată în Fig. 5.

Orez. 5. Tabelul elevilor sortați alfabetic după nume de familie

Utilizarea unui filtru pentru a selecta datele dintr-un tabel

Când lucrați cu un tabel în modul online, puteți seta un filtru, de ex. setați o expresie logică care vă va permite să afișați numai înregistrările pentru care această expresie este evaluată la Adevărat. Pentru a selecta înregistrările care îndeplinesc condiția Nume Nume="Pavel" în meniu Pentru a crea o nouă bază de date, selectați din meniu , evidentiind in teren valoare Pavel, faceți clic pe butonul „Aplicați filtru” din bara de instrumente Standard sau selectați din meniu Filtra, atunci -

Filtrați după selecție

. După aceasta, tabelul va arăta așa cum se arată în Fig. 6.

Orez. 6. Vizualizarea intrărilor din tabel Studenți cu filtru Nume = „Pavel”

Pentru a elimina un filtru și a vedea toate înregistrările din tabel, faceți clic pe butonul Eliminare filtru din bara de instrumente Standard. în meniu Pentru a crea o nouă bază de date, selectați din meniu Orez. 7. Creați un filtru avansat Pentru a selecta înregistrările care satisfac condiții de selecție mai complexe, se folosește un filtru avansat (Fig. 7). De exemplu, pentru a crea un filtru care le selectează din toate înregistrările din tabel numai pe cele care îndeplinesc condițiile: studenți cu patronimul „Semenovici”, născuți după 1 ianuarie 1989, selectați din meniu Filtrași subcomanda

Filtru avansat Nume. După aceasta, se va deschide o listă de câmpuri din tabelul Studenți în zona superioară a ferestrei MS Access, iar un formular de introducere a filtrului se va deschide în zona inferioară a ferestrei, așa cum se arată în Fig. 7. Data nașterii Adăugați un câmp la formular , apoi în celula Condiție de selecție pentru acest câmp, introduceți valoarea „Semenovich”. Pentru a specifica ordinea în care sunt aranjate înregistrările de tabel filtrate, selectați celula Sortare și ordinea de sortare este Crescătoare. În linia de câmp, selectați un alt câmp din listă >#01.01.89#.

Pentru a aplica filtrul avansat creat, faceți clic pe butonul „Aplicați filtru” din bara de instrumente Standard și vedeți rezultatul filtrului avansat. După cum se poate observa în Fig. 8, tabelul afișează o singură înregistrare care îndeplinește condițiile specificate în filtru.

Orez. 8. Rezultatul aplicării filtrului avansat

Nota.

Filtrele sunt salvate automat atunci când salvați un tabel sau un formular. În acest fel, când redeschideți tabelul sau formularul, puteți aplica din nou filtrul salvat.

1. Deci, am luat în considerare o modalitate universală de a reprezenta toate câmpurile unui tabel specific într-o fereastră. Principalele dezavantaje ale acestei metode sunt următoarele.

2. Dacă sunt prea multe câmpuri, acestea nu se potrivesc pe ecran și trebuie să recurgeți la diverse manipulări pentru a ajusta („optimiza”) vizualizarea: eliminați unele coloane, modificați lățimea coloanelor, deplasați-vă în jurul tabelului folosind bara de defilare.

Dacă există unele coduri în tabel, tabelul își pierde conținutul informațional: trebuie să aveți la îndemână un clasificator pentru a înțelege ce instanță a obiectului corespunde unui anumit cod.

Crearea și utilizarea unui formular Formă Pentru a facilita vizualizarea, introducerea și modificarea datelor într-un anumit tabel, puteți crea unul sau mai multe formulare pentru acesta.

· - acesta este un document în fereastra căruia, de regulă, este afișată o înregistrare de tabel, iar utilizatorul are posibilitatea de a plasa câmpuri în formular la discreția sa. Tabelul și forma sunt obiectele principale în sistemele informaționale moderne. Sunt inseparabile unul de celălalt și sunt plasate într-o fereastră de document MS Access pe file diferite. Formularele sunt utilizate în următoarele scopuri:

· introducerea/editarea datelor plasate într-un tabel;

· organizarea unui dialog pentru selectarea, previzualizarea și tipărirea raportului dorit;

deschiderea altor formulare și rapoarte folosind butoanele acestui formular. Structura formularului este similară cu o casetă de dialog. Conexiunea dintre un formular și sursa sa de date este creată folosind obiecte grafice

, numite comenzi (Fig. 9).

Orez. 9. Panou de elemente folosite la crearea formularului

Informațiile din formular pot fi împărțite în secțiuni. Toate formularele conțin o zonă de date, dar un formular poate include, de asemenea, titlul formularului, antetul, subsolul și secțiunile de note de formular. Fiecare secțiune a formularului are propriul scop și este tipărită într-o anumită ordine. Formularul are următoarele secțiuni.

1. Titlul care apare în partea de sus și conține Informații generale, de exemplu, numele formularului.

2. Anteturile și subsolurile care afișează informații pentru tipărirea formularelor, cum ar fi titlurile coloanelor, data și numărul paginii.

3. Zona de date din formular, care include text explicativ, date, valori calculate, elemente grafice(desene).

4. O notă de formular care conține informații comune tuturor înregistrărilor și instrucțiuni pentru lucrul cu formularul.

Ca orice obiect MS Access, puteți crea un formular manual sau puteți utiliza serviciile Form Wizard. Formularul este creat pentru un anumit tabel sau o anumită interogare. Informații detaliate despre crearea și utilizarea formularelor pot fi obținute selectând subiectul „Lucrul cu formulare” din MS Access Help. Pentru a crea un formular, în fereastra bazei de date, faceți clic pe pictograma Formulare din lista Obiecte. Făcând clic pe butonul „Creare” din bara de instrumente a ferestrei bazei de date, în caseta de dialog Formă nouă Selectați rândul Design și numele tabelului pe care doriți să bazați formularul, de exemplu Studenți, așa cum se arată în figură. 10, apoi faceți clic pe OK.

Orez. 10. Fereastra pentru selectarea unei metode de creare a formularului

Note:

1. Dacă formularul nu conține date (de exemplu, dacă trebuie să creați formă de buton pentru a deschide alte formulare sau rapoarte sau dacă doriți să creați o casetă de dialog personalizată), nu selectați nimic din această listă.

2. Pentru ca formularul pe care îl creați să folosească valori din mai multe tabele, acesta trebuie să se bazeze pe o interogare.

După aceasta, formularul va fi deschis în modul Design. În vizualizarea Design, secțiunile sunt prezentate ca bare, iar fiecare secțiune conținută într-un raport este prezentată o singură dată. Modul în care sunt afișate informațiile în fiecare secțiune este determinat de aranjarea controalelor, cum ar fi etichetele și câmpurile.

Pentru a plasa un câmp de tabel într-un formular, selectați-l cu mouse-ul în tabel și trageți-l în zona de date, așa cum se arată în Fig. 11.

Orez. 11. Crearea unui formular în modul Design

Când selectați oricare dintre componentele din formulare și rapoarte, Microsoft Access afișează mânere de mișcare pentru margine și etichetă și mânere de dimensionare pentru componenta selectată. Semnătura este situată în stânga câmpului și se deplasează odată cu ea. Pentru a selecta o semnătură sau un câmp separat, trebuie să prindeți obiectul cu mouse-ul de marcatorul din stânga sus și să îl trageți, așa cum se arată în Fig.

12. Pentru a muta mai multe obiecte simultan, selectați comenzile în timp ce țineți apăsată tasta.

Schimbare

Orez. 12. Selectarea și mutarea controalelor

Treceți cu mouse-ul peste marginea oricărui control selectat și, când indicatorul se schimbă într-o formă de mână, mutați comenzile în poziția dorită. Pentru a modifica formatarea unui element de formular, puteți utiliza butonul Formatare automată din bara de instrumente, butoanele din bara de instrumente Formatare sau comenzile din meniul contextual. Pentru a modifica proprietățile unui câmp selectând un obiect formular, faceți clic dreapta și meniul contextual hai sa alegem o echipa Proprietăți

.

Selectând filele, puteți modifica proprietățile unui obiect, de exemplu, culoarea, datele afișate într-un câmp de formular, puteți asocia anumite evenimente cu acest obiect etc. (Fig. 13). Data nașterii Orez. 13. Fereastra pentru modificarea proprietăților obiectului formular hai sa alegem o echipa Specificați masca de introducere a datei, în acest scop specificând câmpul , selectați comanda din meniul contextual. În fereastră Câmp: Data nașterii pe filă Date făcând clic pe linie Mască de intrare, în fereastră Crearea măștilor de intrare selectați opțiunea Format de dată scurtă din

Încerca

setați opțiunea de introducere a datei pentru a verifica masca de introducere selectată. Faceți clic pe Următorul pentru a edita masca de intrare. Pentru a aplica masca de introducere creată, faceți clic pe butonul „Efectuat”. Modul de masă Pentru a crea o nouă bază de date, selectați din meniu Orez. 14. Crearea unui titlu de formular Creați un titlu de formular selectând din meniu Designer Titlul formularului/notă , deschideți secțiunile Titlu și Notă. După aceasta, selectând în bara de instrumente

instrument

SGBD-urile relaționale sunt a doua generație de SGBD-uri, bazate pe utilizarea modelului de date relaționale propus de Z. F. Codd în 1970. În modelul relațional, toate datele sunt structurate logic în cadrul relațiilor (tabele). Fiecare relație are un nume și constă din atribute denumite (coloane) de date. Fiecare tuplu (rând) de date conține o valoare pentru fiecare atribut. Marele avantaj al modelului relațional constă tocmai în această simplitate a structurii logice.

Sistemele comerciale bazate pe modelul de date relaționale au început să apară la sfârșitul anilor 1970 și începutul anilor 1980. În prezent, există câteva sute de tipuri diferite de SGBD-uri relaționale, atât pentru mainframe, cât și pentru computere personale, deși multe dintre ele nu respectă pe deplin definiția precisă a unui model de date relaționale. Exemple de SGBD-uri relaționale pentru computere personale sunt Accesați DBMSși FoxPro de la Microsoft, Paradox de la Corel Corporation, InterBase și BDE de la Borland și R: Base de la R: Base Technologies.

Luând în considerare cerințele, capacitățile și resursele stării de urgență „Nal”, s-a decis alegerea SGBD-ul Microsoft Access 2000 ca SGBD țintă.

MS Access este, în primul rând, un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS). Ca și alte produse din această categorie, este conceput pentru stocarea și preluarea datelor, prezentarea informațiilor într-un mod convenabil și automatizarea operațiunilor repetate frecvent (cum ar fi contabilitate, contabilitate, planificare etc.).

Figura 6.1 prezintă conceptul de marketing original al Microsoft pentru Access. Acest grafic simplu ilustrează capacitățile de lucru cu MS Access la toate nivelurile. Obiectele sunt listate la nivelul inferior al ierarhiei, acestea vă permit să creați cu ușurință tabele, interogări, formulare și rapoarte. Expresiile (funcțiile) pot fi folosite pentru a efectua manipularea simplă a datelor pentru a verifica dacă datele au fost introduse corect, pentru a sprijini regulile de afaceri sau pentru a afișa un număr cu un simbol valutar. Macro-urile permit automatizarea fără a fi nevoie de programare, dar trebuie avut în vedere faptul că codul VBA (Visual Basic for Applications) permite utilizatorului să programeze procese mai complexe. Și, în sfârșit, folosind API-ul Windows (Interfață de programare a aplicațiilor - interfata software aplicație), cu ajutorul căreia se fac apeluri către funcții sau biblioteci de linkuri dinamice (DLL-uri - Dynamic Link Libraries) scrise în alte limbaje, precum C, Java sau Visual Basic, programatorul poate scrie o interfață pentru alte programe și surse de date .

Să enumerăm principalele avantaje ale MS Access:

• 1)Tipuri de date. MS Access oferă toate tipurile de date de bază, dintre care unele, cum ar fi numerele, au mai multe varietăți.
• 2)Indici. Câmpurile pot fi indexate, ceea ce reduce semnificativ timpul petrecut căutând informațiile de care aveți nevoie.
• 3) Restricții. Restricții privind datele introduse poate fi setat atât la nivel de tabel (prin introducerea unei expresii de control de intrare în linia de proprietate Value Condition), cât și la nivel de formular (în fereastra de proprietăți a câmpului de formular în modul Form Designer).

Spectacole. Este posibil să creați, să deschideți și să modificați o vizualizare în același mod ca și în cazul interogărilor MS Access. Folosind vizualizări, puteți găsi informații stocate în tabele, tabele asociate sau chiar în alte vizualizări.

Proceduri stocate și declanșatoare. Crearea de proceduri stocate se aseamănă cu scrierea unei proceduri în Visual Basic, totuși, în loc de scriere Cod vizual Basic folosește instrucțiuni SQL. Un declanșator este un tip special de procedură stocată. Care se execută atunci când utilizatorul modifică datele din tabel. Declanșatoarele sunt un instrument puternic pentru menținerea integrității datelor în întreaga bază de date.

Chei primare. Sistemul acceptă primare și chei externeși asigură integritatea datelor la nivel de kernel, ceea ce previne operațiunile de actualizare sau ștergere incompatibile).

Utilizatori și roluri.În MS Access DBMS, utilizatorii sunt desemnați ca membri ai unui anumit grup. Există două grupuri implicite: administratori și utilizatori, dar pot fi definite grupuri suplimentare. Grupurilor și utilizatorilor li se acordă drepturi de acces care le permit să reglementeze lista de operațiuni permise pentru fiecare obiect al bazei de date.

• 8)Cereri. Una dintre cele mai puternice caracteristici ale MS Access este, de asemenea, cea mai importantă. Puteți crea interogări pe orice date din tabele, puteți defini ordinea de sortare, puteți crea expresii calculate și puteți introduce criterii pentru selectarea înregistrărilor dorite. Puteți afișa rezultatele unei interogări ca tabel, formular sau raport. Pentru a stabili relații între tabele, puteți utiliza Generatorul de interogări.
• 9) SQL. Gamă largă de posibilități de utilizare a limbajului SQL pentru a manipula date și a construi interogări complexe (interogări de alăturare, interogări de server, interogări de control).

Funcții definite de utilizator. Utilizatorul are oportunități enorme de a-și crea propriile proceduri și funcții folosind constructe de programare VBA.

Suport pentru tranzacții. Sistemul MS Access acceptă procesarea tranzacțiilor cu o garanție a integrității acestora. În plus, este asigurată securitatea la nivel de utilizator, care vă permite să controlați accesul la date pentru utilizatori individuali și grupuri întregi.

Sistem de ajutor. Organizare sistem de ajutor Microsoft este unul dintre cei mai buni din industrie. MS Access oferă ajutor sensibil la context, pe care îl puteți accesa doar făcând clic , și va apărea imediat pe ecran informații de fundal pe o chestiune de interes. În plus, în orice moment puteți utiliza serviciile Asistentului sau puteți citi sfatul cu instrumente.

Importați, exportați și conectați fișiere externe. MS Access vă permite să importați și să exportați fișiere în multe formate cunoscute, inclusiv dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, multe formate de text ASCII (inclusiv cu o lungime de linie fixă ​​sau un delimitator specificat), precum și date în format HTML. Ca rezultat al exportului unui tabel MS Access, un fișier este creat în formatul specificat. Conectarea înseamnă că puteți utiliza date externe fără a crea tabele MS Access. O caracteristică foarte puternică este conectarea tabelelor MS Access cu tabelele lor externe și apoi partajarea acestora; acest lucru se aplică tabelelor MS Access, dBase, FoxPro, SQL Server.

formulare și rapoarte WYSIWING. Ferestrele de proiectare de formulare și rapoarte au aceeași interfață și oferă utilizatorului multe opțiuni. Formularul sau raportul este conceput conform principiului WYSIWYG (What You See Is What You Get). Prin adăugarea unui alt element de control, utilizatorul vede cum se modifică formularul sau raportul creat.

15) Suport de rețea. Microsoft Access DBMS poate fi utilizat ca sistem autonom pe una computer personal sau ca sistem multi-utilizator într-o rețea. Implementarea client/server. Microsoft Access 2003 poate crea un fișier .adp (Fișier de proiect de acces) care poate stoca local formulare, rapoarte, macrocomenzi și module VBA și se poate conecta la o bază de date SQL Server la distanță folosind tehnologia OLE DB pentru afișare și operare cu tabele, vizualizări, relații și procedurile stocate. O astfel de implementare poate folosi, de asemenea, motorul bazei de date MSDE.

Acestea sunt doar câteva dintre capacitățile MS Access care fac din acest sistem unul dintre cele mai bune SGBD-uri de pe piață astăzi. Rămâne de adăugat că acesta este unul dintre cele mai comune SGBD, deoarece este inclus în pachet standard Microsoft Office.

Arsenal puternic instrumente Microsoft Accesul vă permite să rezolvați cât mai bine problema automatizării contabilității vânzărilor în întreprinderea privată „Slast”.