Ce este special la un câmp ca ole. Câmpuri de text de lungime liberă. Proprietăți de câmp acceptate

Câmp obiect OLE(Legarea obiectelorși încorporare) – ultimul tip de câmp selectat din listă. Are doar două proprietăți: o semnătură și un parametru „câmp obligatoriu”. Câmpuri de acest tip nu stochează informații ca atare, ci conțin legături către obiecte care pot fi incluse în baza de date folosind protocolul de schimb de date OLE. Astfel de obiecte pot fi, de exemplu, fișiere grafice. Nici cel mai bun SGBD nu este capabil să furnizeze stocarea tuturor tipurilor de reprezentare a informațiilor care există astăzi. Da, acest lucru nu este necesar. Este suficient să comunici cu o aplicație care funcționează cu unul sau altul tip de fișier. Acesta este motivul pentru care există protocolul OLE.

Pentru a încorpora un obiect OLE într-o celulă de câmp, trebuie să plasați cursorul pe acesta și, făcând clic butonul din dreapta mouse, sună meniul contextual. Selectați comanda acolo Inserați obiectul. Programul va deschide o casetă de dialog pentru a selecta tipul de obiect. Obiectul în acest caz este identificat cu aplicația în care poate fi creat sau editat. În cazul în care comutatorul este selectat în această fereastră Creați noi, se deschide aplicația corespunzătoare, lucrarea cu care este oarecum diferită de cea obișnuită. Astfel, utilizatorul nu are capacitatea de a deschide un fișier existent pentru a face din el un obiect. De exemplu, dacă selectați document Word iar documentul terminat este deja pe disc, va trebui să îl deschideți separat în editor, să îl copiați în clipboard, apoi să mergeți la fereastra documentului asociată cu Access și să lipiți conținutul clipboard-ului. Dacă obiectul este creat, așa cum se spune, „de la zero”, atunci lucrul în aplicația selectată are loc în mod obișnuit. Se modifică și comanda de ieșire din aplicație. În acest caz, nu mai este posibil să închideți aplicația și să ajungeți în Windows doar puteți reveni la Access.

A doua opțiune pentru inserarea unui obiect este selectarea unui buton radio Creați din fișierîn fereastră Inserarea unui obiect. În acest caz, se presupune că fișierul există deja și trebuie să stabiliți o conexiune cu acesta. Access va deschide o fereastră de deschidere a documentului și după selectare fișierul dorit va determina ce aplicație trebuie deschisă pentru a lucra cu ea. Vă rugăm să rețineți că mai multe aplicații pot corespunde aceluiași tip de fișier. De exemplu, fișierele cu extensia BMP sunt folosite de diferiți editori grafici. Aplicația Access selectată pornește și deschide fișierul selectat de utilizator. Injectarea obiectelor se termină când închideți programul.

Introducerea și editarea datelor în modul Tabel

SGBD comută în modul Tabel atunci când este apăsat butonul. Fereastra tabelului folosește caractere speciale pentru a afișa intrarea nouă și editată în prezent.

Fig.5. Fereastra Tabel în modul Tabel

Fiecare tabel conține o înregistrare goală care urmează ultimei înregistrări existente și este destinată introducerii de date noi. Pentru a intra, plasați cursorul în câmpul tabelului și introduceți datele pe tastatură. Pentru a trece la câmpul următor, utilizați tasta TAB, pentru a trece la câmpul anterior - SHIFT+TAB. Înregistrarea este salvată automat când treceți la o altă înregistrare (marcatorul de înregistrare de-a lungul marginii din stânga a tabelului își schimbă forma: apare un triunghi în loc de creion), adică nu este necesară salvarea specială a datelor în tabel. Pentru a vă deplasa între înregistrări, puteți utiliza butoanele de pe ecran din partea de jos a ferestrei tabelului (la prima, următoarea, ultima înregistrare).

Unele câmpuri nu pot fi modificate: acestea sunt „Contoare”, câmpuri calculate și câmpuri care sunt blocate de un alt utilizator atunci când lucrează colectiv cu un tabel. Dacă baza de date a fost deschisă în modul Numai citire, atunci nici introducerea datelor nu este disponibilă.

Editarea datelor include următoarele operații de bază: înlocuirea valorilor datelor, ștergerea înregistrărilor, adăugarea înregistrărilor. Pentru a corecta datele în modul „Tabel”, se folosesc metode „manuale”: cursorul mouse-ului este mutat în locul de schimbat în tabel, este selectat un fragment (un câmp, o înregistrare sau o coloană separată) și se introduc date noi , datele sunt inserate din buffer sau datele sunt șterse folosind tasta DELETE.

Metode de selectare a fragmentelor:

Domeniu evidențiat prin dublu clic,

Înregistra(linia) este selectată făcând clic pe celula gri goală de lângă marginea din stânga a ferestrei,

Coloană evidențiat făcând clic pe antetul coloanei,

Fragment dreptunghiular: evidențiați câmpul într-un colț, apăsați tasta SHIFTși fără a elibera, selectați câmpul din colțul opus (sau trăgând mouse-ul).

Masa intreaga evidențiate făcând clic pe dreptunghiul gri din colțul din stânga sus al tabelului.

Pentru a copia date de la un tabel la altul (sau la aceeași tabelă) se folosește bufferul Windows:

· selectați datele necesare într-un singur tabel;

· faceți clic pe butonul „Copiere” din bara de instrumente;

· mergeți la câmpul de destinație (prinzând spre el cu mouse-ul sau deplasând cursorul cu tastele TAB),

· Faceți clic pe butonul „Inserare” din bara de instrumente.

Fiecare tabel din Access este format din câmpuri. Proprietățile câmpului descriu caracteristicile și comportamentul datelor adăugate la acesta. Tipul de date al unui câmp este cea mai importantă proprietate care determină ce date pot fi stocate în câmp. Acest articol descrie tipurile de date și alte proprietăți de câmp disponibile în Access și oferă informații despre Informații suplimentare Consultați secțiunea de referință privind tipurile de date.

În acest articol

Informații generale

Uneori, tipurile de date pot să nu fie evidente, de exemplu, un câmp cu tipul de date Text poate stoca date constând din text și numere. Dar un câmp cu un tip de date Number poate stoca doar date numerice. Deci, trebuie să știți ce proprietăți sunt utilizate pentru fiecare tip de date.

Tipul de date al unui câmp determină multe alte caracteristici importante ale câmpului, inclusiv:

formate care pot fi folosite în domeniu;

dimensiunea maximă a valorii în câmp;

cum este folosit câmpul în expresii;

posibilitatea de indexare a câmpurilor.

În funcție de modul în care creați un câmp nou, tipul de date al câmpului poate fi predefinit sau selectabil. De exemplu, dacă atunci când creați un câmp în vizualizarea Foaie de date:

utilizați un câmp existent dintr-un alt tabel, tipurile de date sunt deja definite în acesta sau în șablon;

introduceți datele într-o coloană (sau câmp) necompletat, Access atribuie un tip de date câmpului pe baza valorilor pe care le introduceți sau puteți atribui un tip de date și un format câmpului;

pe filă Schimbarea câmpurilorîn grup Câmpuri și Coloane alege o echipa Adăugați câmpuri Access afișează o listă de tipuri de date din care să alegeți.

Când să folosiți ce tip de date?

Tipul de date al unui câmp poate fi gândit ca un set de caracteristici care se aplică tuturor valorilor din acel câmp. De exemplu, valorile dintr-un câmp de text pot conține doar litere, cifre și unele semne de punctuație. În plus, câmpul de text poate conține maximum 255 de caractere.

Sfat: Uneori se pare că datele dintr-un câmp sunt de un singur tip, dar de fapt sunt date de alt tip. De exemplu, un câmp pare să conțină valori numerice, dar este de fapt valori text reprezentând numere de cameră. Adesea pentru a compara sau converti valori cu diferite tipuri expresiile sunt folosite în date.

Tabelele de mai jos arată formatele disponibile pentru fiecare tip de date și descriu rezultatele formatării.

Principalele tipuri

Format	Date afișate
Text	Valori alfanumerice scurte, cum ar fi numele de familie sau adresa poștală. Vă rugăm să rețineți că, începând cu Access 2013, tipul de date text a fost redenumit în Text scurt.
Numeric, număr mare	Valori numerice, cum ar fi distanțele. Rețineți că există un tip de date separat pentru valorile monetare.
Monetar	Valori monetare.
Logic	Valorile „Da” și „Nu”, precum și câmpurile care conțin doar una dintre cele două valori.
Data și ora	Valori date și ore de la 100 la 9999 de ani.
Text bogat	Text sau o combinație de text și numere, care este formatat cu controale de culoare și font.
Câmp calculat	Rezultatele calculului. Un calcul poate face referire la alte câmpuri din același tabel. Calculele sunt create folosind Expression Builder. Câmpurile calculate au apărut pentru prima dată în Access 2010.
Atașament	Imagini atașate, fișiere foi de calcul, documente, diagrame și alte tipuri de fișiere acceptate în înregistrările bazei de date (ca în mesaje e-mail).
	Text sau o combinație de text și numere salvate ca text și utilizate ca adresă de hyperlink.
Câmp MEMO	Blocuri lungi de text. Un exemplu tipic de utilizare a unui câmp MEMO este descriere detaliată produs. Vă rugăm să rețineți că, începând cu Access 2013, tipul de date MEMO a fost redenumit Text lung.
Substituţie	O listă de valori care sunt returnate dintr-un tabel sau o interogare sau un set de valori pe care le-ați specificat când ați creat câmpul. Pornește Expertul de căutare, permițându-vă să creați un câmp de căutare. În funcție de selecțiile pe care le faceți în expert, datele din câmpul de căutare pot fi text sau numerice. Câmpurile de căutare au un set suplimentar de proprietăți care se găsesc pe Substituţieîn zonă Proprietățile câmpului.

Nota: Atașamentele și datele calculate nu sunt disponibile în fișierele MDB.

Numeric

Format	Date afișate
General	Numere fără formatare suplimentară (exact așa cum sunt stocate).
Monetar	Valori monetare regulate.
Euro	Valori monetare regulate în format UE.
Fix	Date numerice.
Standard	Date numerice cu zecimale.
La sută	Valorile sunt exprimate în procente.
Exponenţial	Calculul.

Data și ora

Format	Date afișate
Format de dată scurtă	Data în format scurt. Depinde de setările regionale de dată și oră. De exemplu, 14.03.2001 pentru Rusia.
Format mediu de dată
Format de dată lungă	Data în format lung. Depinde de setările regionale de dată și oră. De exemplu, 14 martie 2001 pentru Rusia.
Timp (12 ore)	Ora este doar în format de 12 ore, care va permite modificări ale setărilor regionale de dată și oră.
Format de timp mediu	Ora în format de 12 ore, urmată de AM (am) sau PM (după amiază).
Timp (24 ore)	Ora este doar în format de 24 de ore, care va permite modificări ale setărilor regionale de dată și oră.

Logic

obiect OLE Obiecte OLE, cum ar fi documentele Word.

Proprietatea Dimensiunea câmpului

După ce creați un câmp și specificați un tip de date pentru acesta, puteți configura proprietăți suplimentare de câmp. Proprietățile suplimentare disponibile depind de tipul de date al câmpului. De exemplu, puteți ajusta dimensiunea unui câmp de text folosind proprietatea Dimensiunea câmpului.

Pentru câmpurile numerice și valutare, proprietatea Dimensiunea câmpului este deosebit de important deoarece determină intervalul de valori ale câmpului. De exemplu, un câmp numeric de o cifră poate conține numai numere întregi în intervalul 0 la 255.

Proprietate Dimensiunea câmpului determină, de asemenea, cât spațiu pe disc ocupă fiecare valoare de câmp numeric. În funcție de dimensiunea câmpului, un număr poate ocupa 1, 2, 4, 8, 12 sau 16 octeți.

Nota: Valorile de dimensiune variabilă sunt posibile în câmpurile MEMO și câmpurile text. Pentru aceste tipuri de date, proprietatea Dimensiunea câmpului specifică dimensiunea maximă a spațiului disponibil pentru o singură valoare.

Tipuri de date în relații și îmbinări

O relație de tabel este o relație între câmpuri comune din două tabele. Relația poate fi unul dintre următoarele tipuri: unu la unu, unu la mulți, mulți la mulți.

O îmbinare este o operațiune SQL care combină date din două surse într-o singură înregistrare într-un set de înregistrări de interogare bazat pe valorile unui câmp comun specificat în surse. O îmbinare poate fi unul dintre următoarele tipuri: îmbinare interioară, îmbinare exterioară stângă, îmbinare exterioară dreaptă.

Când creați o relație între tabele sau adăugați o alăturare la o interogare, tipurile de date din câmpurile care se îmbină trebuie să fie aceleași sau compatibile. De exemplu, nu veți putea crea o îmbinare între un câmp numeric și un câmp text, chiar dacă valorile din acele câmpuri sunt aceleași.

Când utilizați o relație sau o alăturare, câmpurile cu tipul de date Counter sunt compatibile cu câmpurile de tip numeric dacă proprietatea Dimensiunea câmpului ultima valoare setată Număr întreg lung.

Un câmp care este implicat într-o relație între tabele nu își poate schimba tipul de date sau proprietatea Dimensiunea câmpului. Pentru a schimba o proprietate Dimensiunea câmpului, eliminați temporar conexiunea. Dar după ce modificați tipul de date, nu veți putea crea din nou relația până când nu schimbați tipul de date al câmpului asociat. Pentru mai multe informații despre tabele, consultați articolul Înțelegerea tabelelor.

Referință tip de date

Tipul de date aplicat unui câmp conține un set de proprietăți pe care le puteți selecta. Pentru mai multe informații, faceți clic pe tipuri de date de mai jos.

Atașament

Scop. Folosit într-un câmp care vă permite să atașați fișiere și imagini la o postare. De exemplu, dacă aveți o bază de date cu contacte de la serviciu, puteți utiliza câmpul de atașare pentru a atașa CV-uri sau fotografii ale persoanelor de contact. Pentru unele tipuri de fișiere, Access comprimă atașamentele pe care le adăugați. Tipul de date Atașament este disponibil numai în bazele de date în format ACCDB.

Tipuri de atașamente comprimate în Access

Când atașați oricare dintre următoarele tipuri de fișiere la o bază de date, Access îl comprimă.

Bitmaps, cum ar fi fișierele BMP

Metafișiere Windows, inclusiv fișiere EMF

fișiere EXIF

• fișiere TIFF

Puteți pune cel mai mult într-o înregistrare fișiere diferite. Dar unele tipuri de fișiere pot reprezenta o amenințare și, prin urmare, sunt blocate. De obicei, puteți atașa orice fișier creat într-una dintre aplicații Microsoft Office, precum și fișierele jurnal (LOG), fișiere text(TEXT, TXT) și fișiere ZIP comprimate. Pentru o listă a formatelor de fișiere imagine acceptate, consultați tabelul de mai jos în această secțiune.

Lista tipurilor de fișiere blocate

Accesul blochează următoarele tipuri de atașamente:

		Contra Scop. Câmpul contor vă permite să specificați o valoare unică, adică este utilizat doar pentru un singur scop - pentru a face fiecare înregistrare unică. Cel mai adesea acest câmp este folosit ca o cheie primară, mai ales dacă nu există o cheie adecvată cheie naturală(cheie bazată pe câmpul de date). Valoarea din câmpul contor durează de la 4 la 16 octeți, în funcție de valoarea proprietății Dimensiunea câmpului. Să presupunem că aveți un tabel care stochează datele de contact. Puteți utiliza numele de contact ca cheie primară pentru acest tabel. Dar cum să gestionezi două contacte cu același nume? Numele nu sunt potrivite ca chei primare, deoarece adesea nu sunt unice. Prin utilizarea câmpului contor, fiecare înregistrare este garantată să aibă un identificator unic. Nota: Nu utilizați câmpul contor pentru a stoca numărul de înregistrări dintr-un tabel. Valorile contorului nu sunt reutilizate, așa că atunci când înregistrările sunt șterse, există lacune în numărare. Iar numărul exact de înregistrări poate fi obținut cu ușurință folosind linia totalurilor din vizualizarea tabelului. Proprietăți de câmp acceptate Proprietate Utilizare Dimensiunea câmpului Determină cantitatea de spațiu alocată pentru fiecare valoare. Sunt permise doar două valori pentru câmpurile de contor. Valoarea Long Integer este utilizată pentru câmpurile de contor care nu sunt utilizate ca identificatori de replicare. Aceasta este valoarea implicită. Ar trebui schimbat numai dacă creați un câmp ID de replicare. Nota: Replicarea nu este acceptată în formatele de baze de date mai noi, cum ar fi ACCDB. Această valoare face câmpurile de contor compatibile cu alte câmpuri numerice Long Integer atunci când sunt utilizate în relații și îmbinări. Fiecare valoare de câmp are 4 octeți. Sens Cod de replicare se aplică câmpurilor de contor care sunt utilizate ca identificatori de replicare într-o replică a bazei de date. Utilizați această valoare numai dacă executați sau implementați un design de bază de date replicată. Fiecare valoare de câmp are 16 octeți. Valori noi Stabilește dacă câmpul contor trebuie să fie incrementat cu fiecare valoare nouă sau dacă ar trebui folosite numere aleatorii. Selectați una dintre opțiunile de mai jos. Consecvent. Valorile încep de la 1 și cresc cu 1 pentru fiecare noua intrare. Aleatoriu.Începe cu o valoare aleatorie și atribuie o valoare aleatorie fiecărei intrări noi. Valorile sunt de dimensiune Long Integer și se încadrează în intervalul –2.147.483.648 până la 2.147.483.647. Format Când utilizați un câmp de contor ca cheie primară sau identificator de replicare, această proprietate nu trebuie setată. În caz contrar, selectați un format de număr adecvat. Semnătura Indexat Da (potriviri permise). Nu. Nota: Fără un index unic, puteți introduce valori duplicate, care pot rupe relațiile din care face parte cheia. Folosind proprietatea Indexat Etichete inteligente Alinierea textului Calculabil Scop. Folosit pentru a stoca rezultatele calculelor. Un calcul poate face referire la alte câmpuri din același tabel. Calculele sunt create folosind Expression Builder. Tipurile de date calculate au fost introduse pentru prima dată în Access 2010. Tipul de date calculat este disponibil numai în bazele de date în format ACCDB. Proprietăți de câmp acceptate Proprietate Utilizare Expresie Rezultatul acestui calcul va fi stocat într-o coloană calculată. Dacă această coloană a fost salvată, atunci numai coloanele salvate pot fi folosite în această expresie. Tip de rezultat Tipul de date care este utilizat pentru a afișa rezultatul unui calcul. Format Cel mai adesea sensul Format este setat în funcție de tipul de rezultat. Numărul de zecimale Semnătura Textul semnăturii care apare implicit pentru acest câmp în formulare, rapoarte și interogări. Dacă această proprietate nu este specificată, se folosește numele câmpului. Orice șir de text este valid. Subtitrările scurte sunt cele mai eficiente. Alinierea textului Determină alinierea implicită a textului într-un control. Monetar Scop. Folosit pentru stocarea datelor monetare. Datele din câmpul valută nu sunt rotunjite în timpul calculelor. Valoarea din câmpul valutar conține până la 15 cifre la stânga punctului zecimal și 4 cifre la dreapta. Fiecare valoare de câmp valutar are 8 octeți. Proprietăți de câmp acceptate Proprietate Utilizare Format Determină modul în care un câmp apare în tabele, formulare și rapoarte aferente atunci când este afișat pe ecran sau tipărit. Poate fi folosit orice format de număr valid. Cel mai adesea pentru proprietăți Format valoarea este setată Monetar. Numărul de zecimale Determină numărul de zecimale de afișat. Mască de intrare Semnătura Textul semnăturii care apare implicit pentru acest câmp în formulare, rapoarte și interogări. Dacă această proprietate nu este specificată, se folosește numele câmpului. Orice șir de text este valid. Subtitrările scurte sunt cele mai eficiente. Valoare implicită Condiție de valoare Mesaj de eroare Obligatoriu Indexat Indică dacă câmpul este un index. Există trei valori posibile. Da (nu este permisă suprapunerea). Se creează un index unic pentru câmp. Da (potriviri permise). Un index neunic este creat pe câmp. Nu. Toți indecșii din câmp sunt eliminați. Nota: Nu modificați această proprietate pentru un câmp care este folosit ca cheie primară. Folosind proprietatea Indexat Este posibil să creați un index pe un singur câmp, dar acest lucru nu este posibil pentru toate tipurile de index. De exemplu, nu puteți utiliza această proprietate pentru a crea un index pe mai multe câmpuri. Etichete inteligente Adaugă o etichetă inteligentă în câmp. Etichetele inteligente au fost retrase din Access 2013. Alinierea textului Determină alinierea implicită a textului într-un control. Data și ora Scop. Folosit pentru a stoca valori de dată și oră. Proprietăți de câmp acceptate Proprietate Utilizare Semnătura Textul semnăturii care apare implicit pentru acest câmp în formulare, rapoarte și interogări. Dacă această proprietate nu este specificată, se folosește numele câmpului. Orice șir de text este valid. Subtitrările scurte sunt cele mai eficiente. Valoare implicită Setează automat acest câmp la valoarea specificată atunci când este adăugată o nouă înregistrare. Format Determină modul în care un câmp apare în tabele, formulare și rapoarte aferente atunci când este afișat pe ecran sau tipărit. Puteți utiliza un format încorporat sau puteți crea propriul format. Lista de formate încorporate Format de dată completă.În mod implicit, dacă valoarea este doar o dată, atunci nu este afișată nicio oră, iar dacă valoarea este doar o oră, atunci nu este afișată nicio dată. Această valoare este o combinație între formatul de dată scurtă și formatul de lungă durată. Exemple 03.04.2007 17:34:00 Format de dată lungă. Corespunde formatului de dată lungă definit în regional Setări Windows. Exemplu: sâmbătă, 3 aprilie 2007 Format de dată scurtă. Corespunde formatului de dată scurtă definit în setările regionale Windows. Exemplu: 04/03/2007. Avertizare: Dacă formatul de dată scurtă este specificat în setările regionale ca „zz.ll.aa”, se presupune că datele de la 01/01/00 până la 31/12/29 sunt din secolul XXI (adică ani de la 2000 la 2029), și datează de la 01/01/30 la 12/31/99 - până în secolul al XX-lea (adică sunt anii 1930-1999). Format de lungă durată. Corespunde parametrului din filă Timpîn setările regionale Windows. Exemplu: 17:34:23. Format de timp mediu. Timp în ore și minute cu separator de timp, urmat de AM sau PM. Exemplu: 17:34. Format de timp scurt. Timp în ore și minute cu separator de timp în format de 24 de ore. Exemplu: 17:34. Lista de elemente care pot fi utilizate în formate personalizate Pentru a crea un format personalizat, specificați orice combinație a următoarelor elemente. De exemplu, pentru a afișa săptămâna anului și ziua săptămânii, introduceți nn/n. Important: Formatele personalizate care sunt incompatibile cu setările de dată și oră specificate în setările regionale Windows sunt ignorate. Pentru mai multe informații despre setările regionale Windows, consultați Ajutor Windows. Elemente separatoare Nota: Separatoarele sunt definite în setările regionale Windows. : Separator de componente de timp. De exemplu, hh:mm . Componente date separate. De exemplu, mm.aaaa Orice șir scurt de caractere cuprins între ghilimele ( "" ) Delimitator personalizat. Citatele nu sunt afișate. De exemplu, când intri "," este afișată o virgulă. Elemente de format de dată d Ziua lunii, formată din una sau două cifre (de la 1 la 31). dd Ziua lunii, formată din două cifre (de la 01 la 31). ddd Numele prescurtat al zilei săptămânii (luni – soare). ddddd Numele complet al zilei săptămânii (luni - duminică). n Numărul zilei din săptămână (de la 1 la 7). nn Numărul săptămânii din an (de la 1 la 53). M Numărul lunii, format din una sau două cifre (de la 1 la 12). MM Numărul lunii format din două cifre (de la 01 la 12). MMM Primele trei litere ale numelui lunii (ian - dec). MMMM Numele complet al lunii (ianuarie – decembrie). La Numărul trimestrului din an (de la 1 la 4). G Numărul zilei din an (de la 1 la 366). da Ultimele două cifre ale numărului anului (de la 01 la 99). aaaa Numărul întregului an (de la 0100 la 9999). Elemente de format de timp h Valoarea oră, constând din una sau două cifre (de la 0 la 23). hh Valoarea oră, constând din două cifre (de la 00 la 23). m O valoare de minut constând din una sau două cifre (de la 0 la 59). mm Valoarea minutei, constând din două cifre (de la 00 la 59). Cu Valoarea secundelor, constând din una sau două cifre (de la 0 la 59). ss Valoarea secundelor, constând din două cifre (de la 00 la 59). Elemente de format de ceas AM/PM Format de oră de 12 ore cu adăugarea de majuscule „AM” sau „PM” (de exemplu, 21:34). am/pm Format de oră de 12 ore cu adăugarea de litere mici „am” sau „pm” (de exemplu, ora 21:34). A/P Format de oră de 12 ore cu adăugarea de majuscule „A” sau „P” (de exemplu, 9:34 P). a/p Format de oră de 12 ore cu adăugarea de litere mici „a” sau „p” (de exemplu, ora 21:34). AMPM Format de oră de 12 ore folosind indicatorul AM/PM corespunzător definit în setările regionale Windows. Formate încorporate c La fel ca formatul de dată completă încorporat. ddddd La fel ca formatul de dată scurtă încorporat. dddddd La fel ca și formatul de dată lungă încorporat. ttttt La fel ca formatul de lungă durată încorporat. Modul IME Modul de sugestie IME Indexat Indică dacă câmpul este un index. Există trei valori posibile. Da (nu este permisă suprapunerea). Se creează un index unic pentru câmp. Da (potriviri permise). Un index neunic este creat pe câmp. Nu. Toți indecșii din câmp sunt eliminați. Nota: Nu modificați această proprietate pentru un câmp care este folosit ca cheie primară. Folosind proprietatea Indexat Este posibil să creați un index pe un singur câmp, dar acest lucru nu este posibil pentru toate tipurile de index. De exemplu, nu puteți utiliza această proprietate pentru a crea un index pe mai multe câmpuri. Mască de intrare Vă permite să afișați caractere speciale pentru a controla introducerea datelor. De exemplu, o mască de introducere poate afișa un semn dolar ($) la începutul unui câmp. Obligatoriu Necesită introducerea obligatorie a datelor în câmp. Afișați selectorul de date Specifică dacă elementul trebuie afișat Selectați data. Nota: Dacă utilizați o mască de intrare pentru un câmp de dată și oră, elementul Selectați data nu este disponibil indiferent de valoarea acestei proprietăți. Etichete inteligente Adaugă o etichetă inteligentă în câmp. Etichetele inteligente au fost retrase din Access 2013. Alinierea textului Determină alinierea implicită a textului într-un control. Condiție de valoare Vă permite să introduceți o expresie care trebuie să fie adevărată atunci când adăugați sau modificați valoarea acestui câmp. Folosit în combinație cu proprietatea Mesaj de eroare. Mesaj de eroare Vă permite să introduceți un mesaj de afișat dacă valoarea pe care o introduceți nu se potrivește cu expresia din proprietatea Condiție valorii. Hyperlink Scop. Folosit pentru a stoca hyperlinkuri, cum ar fi o adresă de e-mail sau adresa URL a unui site web. Proprietăți de câmp acceptate Proprietate Utilizare Linii goale Adăugați numai Da. Modificările sunt urmărite. Pentru a vizualiza istoricul valorilor unui câmp, faceți clic dreapta pe câmp și selectați Afișare istoric coloane. Nu. Modificările nu sunt urmărite. Avertizare: Avertizare. Dacă setați această proprietate la Nu Semnătura Textul semnăturii care apare implicit pentru acest câmp în formulare, rapoarte și interogări. Dacă această proprietate nu este specificată, se folosește numele câmpului. Orice șir de text este valid. Subtitrările scurte sunt cele mai eficiente. Valoare implicită Setează automat acest câmp la valoarea specificată atunci când este adăugată o nouă înregistrare. Format Determină modul în care un câmp apare în tabele, formulare și rapoarte aferente atunci când este afișat pe ecran sau tipărit. Puteți defini un format personalizat pentru un câmp de hyperlink. Modul IME Controlează conversia caracterelor în versiunile Windows din Asia de Est. Modul de sugestie IME Controlează conversia propozițiilor în versiunile Windows din Asia de Est. Indexat Indică dacă câmpul este un index. Există trei valori posibile. Da (nu este permisă suprapunerea). Se creează un index unic pentru câmp. Da (potriviri permise). Un index neunic este creat pe câmp. Nu. Toți indecșii din câmp sunt eliminați. Nota: Nu modificați această proprietate pentru un câmp care este folosit ca cheie primară. Folosind proprietatea Indexat Este posibil să creați un index pe un singur câmp, dar acest lucru nu este posibil pentru toate tipurile de index. De exemplu, nu puteți utiliza această proprietate pentru a crea un index pe mai multe câmpuri. Obligatoriu Necesită introducerea obligatorie a datelor în câmp. Etichete inteligente Adaugă o etichetă inteligentă în câmp. Etichetele inteligente au fost retrase din Access 2013. Alinierea textului Determină alinierea implicită a textului într-un control. Comprimare Unicode Condiție de valoare Vă permite să introduceți o expresie care trebuie să fie adevărată atunci când adăugați sau modificați valoarea acestui câmp. Folosit în combinație cu proprietatea Mesaj de eroare. Mesaj de eroare Vă permite să introduceți un mesaj de afișat dacă valoarea pe care o introduceți nu se potrivește cu expresia din proprietatea Condiție valorii. MEMO Scop. Folosit pentru a stoca un bloc de text formatat mai lung de 255 de caractere. Vă rugăm să rețineți că, începând cu Access 2013, tipul de date MEMO a fost redenumit în Text lung. Proprietăți de câmp acceptate Proprietate Utilizare Linii goale Când este setată la Da, permite introducerea unui șir gol ("") într-un câmp de text, un câmp de hyperlink sau un câmp MEMO. Adăugați numai Indică dacă modificările valorii câmpului trebuie monitorizate. Există două valori posibile: Da. Modificările sunt urmărite. Pentru a vizualiza un istoric al valorilor câmpului, faceți clic dreapta pe câmp și selectați elementul Afișare jurnal pe coloană. Nu. Modificările nu sunt urmărite. Avertizare: Dacă setați această proprietate la Nu, istoricul câmpului existent este șters. Semnătura Textul semnăturii care apare implicit pentru acest câmp în formulare, rapoarte și interogări. Dacă această proprietate nu este specificată, se folosește numele câmpului. Orice șir de text este valid. Sfat: Subtitrările scurte sunt cele mai eficiente. Valoare implicită Setează automat acest câmp la valoarea specificată atunci când este adăugată o nouă înregistrare. Format Determină modul în care un câmp apare în tabele, formulare și rapoarte aferente atunci când este afișat pe ecran sau tipărit. Puteți defini un format personalizat pentru câmpul MEMO. Modul IME Controlează conversia caracterelor în versiunile Windows din Asia de Est. Modul de sugestie IME Controlează conversia propozițiilor în versiunile Windows din Asia de Est. Indexat Indică dacă câmpul este un index. Există trei valori posibile. Da (nu este permisă suprapunerea). Se creează un index unic pentru câmp. Da (potriviri permise). Un index neunic este creat pe câmp. Nu. Toți indecșii din câmp sunt eliminați. Nota: Nu modificați această proprietate pentru un câmp care este folosit ca cheie primară. Folosind proprietatea Indexat Este posibil să creați un index pe un singur câmp, dar acest lucru nu este posibil pentru toate tipurile de index. De exemplu, nu puteți utiliza această proprietate pentru a crea un index pe mai multe câmpuri. Obligatoriu Necesită introducerea obligatorie a datelor în câmp. Etichete inteligente Adaugă o etichetă inteligentă în câmp. Etichetele inteligente au fost retrase din Access 2013. Alinierea textului Determină alinierea implicită a textului într-un control. Comprimare Unicode Comprimă textul stocat în acest câmp (dacă sunt stocate mai puțin de 4096 de caractere). Condiție de valoare Vă permite să introduceți o expresie care trebuie să fie adevărată atunci când adăugați sau modificați valoarea acestui câmp. Folosit în combinație cu proprietatea Mesaj de eroare. Mesaj de eroare Vă permite să introduceți un mesaj de afișat dacă valoarea pe care o introduceți nu se potrivește cu expresia din proprietatea Condiție valorii. Numeric Scop. Folosit pentru a stoca o valoare numerică care nu este monetară. Dacă valorile câmpurilor pot fi utilizate în calcule, alegeți un tip de date numerice. Proprietăți de câmp acceptate Proprietate Utilizare Semnătura Textul semnăturii care apare implicit pentru acest câmp în formulare, rapoarte și interogări. Dacă această proprietate nu este specificată, se folosește numele câmpului. Orice șir de text este valid. Subtitrările scurte sunt cele mai eficiente. Numărul de zecimale Determină numărul de zecimale de afișat. Valoare implicită Setează automat acest câmp la valoarea specificată atunci când este adăugată o nouă înregistrare. Dimensiunea câmpului Selectați una dintre opțiunile de mai jos. octet. Folosit pentru numere întregi de la 0 la 255. Necesită 1 octet pentru stocare. Întreg. Folosit pentru numere întregi de la –32768 la 32767. Necesită 2 octeți pentru stocare. Număr întreg lung. Folosit pentru numere întregi de la –2.147.483.648 la 2.147.483.647 Necesită 4 octeți pentru stocare. Sfat: Utilizați dimensiunea marjei Număr întreg lung la crearea cheie străină pentru a asocia un câmp cu un câmp cheie primară al unui alt tabel care are un tip de date Counter. Un singur punct flotant. Folosit pentru numere în virgulă mobilă de la –3,4 x 1038 la 3,4 x 1038, care au până la șapte cifre semnificative. Stocarea necesită 4 octeți. Virgulă flotantă dublă. Folosit pentru numere în virgulă mobilă de la –1,797 x 10308 la 1,797 x 10308, care au până la cincisprezece cifre semnificative. Stocarea necesită 8 octeți. Cod de replicare. Folosit pentru a stoca un identificator unic la nivel global necesar pentru replicare. Stocarea necesită 16 octeți. Vă rugăm să rețineți că replicarea nu este acceptată pentru fișierele în format ACCDB. Valabil. Folosit pentru numere de la –9,999... x 1027 la 9,999... x 1027. Necesită 12 octeți pentru stocare. Sfat: dimensiunea câmpului. Format Stabilește modul în care un câmp apare în tabele, formulare și rapoarte aferente atunci când este afișat pe ecran sau tipărit. Poate fi utilizat orice format de număr valid. Indexat Indică dacă câmpul este un index. Există trei valori posibile. Da (nu este permisă suprapunerea). Se creează un index unic pentru câmp. Da (potriviri permise). Un index neunic este creat pe câmp. Nu. Toți indecșii din câmp sunt eliminați. Nota: Nu modificați această proprietate pentru un câmp care este folosit ca cheie primară. Folosind proprietatea Indexat Este posibil să creați un index pe un singur câmp, dar acest lucru nu este posibil pentru toate tipurile de index. De exemplu, nu puteți utiliza această proprietate pentru a crea un index pe mai multe câmpuri. Mască de intrare Vă permite să afișați caractere speciale pentru a controla introducerea datelor. De exemplu, o mască de introducere poate afișa un semn dolar ($) la începutul unui câmp. Obligatoriu Necesită introducerea obligatorie a datelor în câmp. Etichete inteligente Adaugă o etichetă inteligentă în câmp. Etichetele inteligente au fost retrase din Access 2013. Alinierea textului Determină alinierea implicită a textului într-un control. Condiție de valoare Vă permite să introduceți o expresie care trebuie să fie adevărată atunci când adăugați sau modificați valoarea acestui câmp. Folosit în combinație cu proprietatea Mesaj de eroare. Mesaj de eroare Vă permite să introduceți un mesaj de afișat dacă valoarea pe care o introduceți nu se potrivește cu expresia din proprietatea Condiție valorii. Număr mare Scop. Folosit pentru a stoca o valoare numerică mare care nu este monetară. Dacă valorile câmpurilor pot fi utilizate în calcule, selectați tipul de date Număr mare. Proprietăți de câmp acceptate Proprietate Utilizare Semnătura Textul semnăturii care apare implicit pentru acest câmp în formulare, rapoarte și interogări. Dacă această proprietate nu este specificată, se folosește numele câmpului. Orice șir de text este valid. Subtitrările scurte sunt cele mai eficiente. Numărul de zecimale Determină numărul de zecimale de afișat. Valoare implicită Setează automat acest câmp la valoarea specificată atunci când este adăugată o nouă înregistrare. Format Stabilește modul în care un câmp apare în tabele, formulare și rapoarte aferente atunci când este afișat pe ecran sau tipărit. Poate fi utilizat orice format de număr valid. Indexat Indică dacă câmpul este un index. Există trei valori posibile. Da (nu este permisă suprapunerea). Se creează un index unic pentru câmp. Da (potriviri permise). Un index neunic este creat pe câmp. Nu. Toți indecșii din câmp sunt eliminați. Nota: Nu modificați această proprietate pentru un câmp care este folosit ca cheie primară. Folosind proprietatea Indexat Este posibil să creați un index pe un singur câmp, dar acest lucru nu este posibil pentru toate tipurile de index. De exemplu, nu puteți utiliza această proprietate pentru a crea un index pe mai multe câmpuri. Mască de intrare Vă permite să afișați caractere speciale pentru a controla introducerea datelor. De exemplu, o mască de introducere poate afișa un semn dolar ($) la începutul unui câmp. Obligatoriu Necesită introducerea obligatorie a datelor în câmp. Etichete inteligente Adaugă o etichetă inteligentă în câmp. Etichetele inteligente au fost retrase din Access 2013. Alinierea textului Determină alinierea implicită a textului într-un control. Condiție de valoare Vă permite să introduceți o expresie care trebuie să fie adevărată atunci când adăugați sau modificați valoarea acestui câmp. Folosit în combinație cu proprietatea Mesaj de eroare. Mesaj de eroare Vă permite să introduceți un mesaj de afișat dacă valoarea pe care o introduceți nu se potrivește cu expresia din proprietatea Condiție valorii. obiect OLE Scop. Folosit pentru a atașa un obiect OLE, cum ar fi o foaie de calcul Microsoft Office Excel, la o înregistrare. Dacă intenționați să utilizați OLE, aveți nevoie de tipul de date OLE Object. În cele mai multe cazuri, ar trebui să utilizați un câmp de atașare în loc de un câmp de obiect OLE. Câmpurile OLE acceptă mai puține tipuri de fișiere decât câmpurile atașate. În plus, câmpurile obiect OLE nu permit atașarea mai multor fișiere la o singură înregistrare. Proprietăți de câmp acceptate Text Scop. Folosit pentru a stoca text cu o lungime de până la 255 de caractere. Vă rugăm să rețineți că, începând cu Access 2013, tipul de date text a fost redenumit în Text scurt. Proprietăți de câmp acceptate Proprietate Utilizare Linii goale Când este setată la Da, permite introducerea unui șir gol ("") într-un câmp de text, un câmp de hyperlink sau un câmp MEMO. Semnătura Textul semnăturii care apare implicit pentru acest câmp în formulare, rapoarte și interogări. Dacă această proprietate nu este specificată, se folosește numele câmpului. Orice șir de text este valid. Subtitrările scurte sunt cele mai eficiente. Valoare implicită Setează automat acest câmp la valoarea specificată atunci când este adăugată o nouă înregistrare. Dimensiunea câmpului Introduceți o valoare între 1 și 255. Câmpuri de text poate conține valori de la 1 la 255 de caractere. Pentru câmpuri de text mai mari, utilizați tipul de date MEMO. Sfat: Pentru a îmbunătăți performanța, specificați întotdeauna minimul necesar Dimensiunea câmpului. De exemplu, dacă stocați coduri poștale de lungime fixă, ar trebui să le specificați în proprietate Dimensiunea câmpului. Format Determină modul în care un câmp apare în tabele, formulare și rapoarte aferente atunci când este afișat pe ecran sau tipărit. Puteți defini un format personalizat pentru un câmp de text. Modul IME Controlează conversia caracterelor în versiunile Windows din Asia de Est. Modul de sugestie IME Controlează conversia propozițiilor în versiunile Windows din Asia de Est. Indexat Indică dacă câmpul este un index. Există trei valori posibile. Da (nu este permisă suprapunerea). Se creează un index unic pentru câmp. Da (potriviri permise). Un index neunic este creat pe câmp. Nu. Toți indecșii din câmp sunt eliminați. Nota: Nu modificați această proprietate pentru un câmp care este folosit ca cheie primară. Folosind proprietatea Indexat Este posibil să creați un index pe un singur câmp, dar acest lucru nu este posibil pentru toate tipurile de index. De exemplu, nu puteți utiliza această proprietate pentru a crea un index pe mai multe câmpuri. Obligatoriu Necesită introducerea obligatorie a datelor în câmp. Etichete inteligente Adaugă o etichetă inteligentă în câmp. Etichetele inteligente au fost retrase din Access 2013. Alinierea textului Determină alinierea implicită a textului într-un control. Comprimare Unicode Comprimă textul stocat în acest câmp (dacă sunt stocate mai puțin de 4096 de caractere). Condiție de valoare Vă permite să introduceți o expresie care trebuie să fie adevărată atunci când adăugați sau modificați valoarea acestui câmp. Folosit în combinație cu proprietatea Mesaj de eroare. Mesaj de eroare Vă permite să introduceți un mesaj de afișat dacă valoarea pe care o introduceți nu se potrivește cu expresia din proprietatea Condiție valorii. Logic Scop. Folosit pentru a stoca valori booleene. Proprietăți de câmp acceptate Proprietate Utilizare Semnătura Textul semnăturii care apare implicit pentru acest câmp în formulare, rapoarte și interogări. Dacă această proprietate nu este specificată, se folosește numele câmpului. Orice șir de text este valid. Subtitrările scurte sunt cele mai eficiente. Valoare implicită Setează automat acest câmp la valoarea specificată atunci când este adăugată o nouă înregistrare. Format Stabilește modul în care un câmp apare în tabele, formulare și rapoarte aferente atunci când este afișat pe ecran sau tipărit. Selectați una dintre opțiunile de mai jos. Adevărat/Fals. Afișat ca adevărat sau fals. Nu chiar. Afișat ca Da sau Nu. Activat/Dezactivat Afișat ca Pornit sau Oprit. Indexat Indică dacă câmpul este un index. Există trei valori posibile. Da (nu este permisă suprapunerea). Se creează un index unic pentru câmp. Da (potriviri permise). Un index neunic este creat pe câmp. Nu. Toți indecșii din câmp sunt eliminați. Nota: Nu modificați această proprietate pentru un câmp care este folosit ca cheie primară. Folosind proprietatea Indexat Este posibil să creați un index pe un singur câmp, dar acest lucru nu este posibil pentru toate tipurile de index. De exemplu, nu puteți utiliza această proprietate pentru a crea un index pe mai multe câmpuri. Alinierea textului Determină alinierea implicită a textului într-un control. Condiție de valoare Vă permite să introduceți o expresie care trebuie să fie adevărată atunci când adăugați sau modificați valoarea acestui câmp. Folosit în combinație cu proprietatea Mesaj de eroare. Mesaj de eroare Vă permite să introduceți un mesaj de afișat dacă valoarea pe care o introduceți nu se potrivește cu expresia din proprietatea Condiție valorii.

Rezultatul completării tabelului, unde tipul de obiect este indicat în câmpul corespunzător - Bitmap. Pentru a vizualiza un obiect încorporat, pur și simplu plasați cursorul în câmpul corespunzător și faceți dublu clic.

Pentru a afișa conținutul câmpului ca o pictogramă reprezentând fișierul document în fereastră (Fig. 3.20), bifați caseta Ca o icoană(Afișare ca pictogramă). Pictograma poate fi folosită pentru a reprezenta legate obiect.

Introducerea înregistrărilor legate logic

Să introducem mai multe înregistrări interconectate logic în tabelele GRUP și STUDENT.

Obiectele GROUP și STUDENT sunt conectate prin relații unu-la-multivaloare, dar până când nu se creează o schemă de date în care se stabilesc conexiuni între tabele, sistemul nu poate controla relația logică a datelor de intrare. Prin urmare, pentru a obține o bază de date completă în care toate înregistrările unui tabel subordonat au o înregistrare principală legată logic, utilizatorul trebuie să urmărească el însuși conexiunile logice ale înregistrărilor. La introducerea unei înregistrări subordonate într-un tabel, studentul trebuie să verifice prezența unei înregistrări în grupul tabel principal cu o cheie a cărei valoare se potrivește cu valoarea câmpului de relație (cheia externă) a înregistrării subordonate care este introdusă. Adică, atunci când adăugați o înregistrare despre un elev din grupa 221, este necesar ca grupul cu acest număr să fie deja reprezentat în tabelul GRUP.

Când introduceți direct înregistrări într-un tabel care au legătură logic cu înregistrările dintr-un alt tabel, este util să afișați ambele tabele pe ecran (Figura 3.21).

Pentru a afișa simultan tabelele deschise, puteți utiliza comanda De sus în jos sau De la stânga la dreaptaîn meniu Fereastră.

Utilizarea unei casete combinate la introducerea înregistrărilor

O modalitate de a introduce sub-înregistrări numai atunci când există o înregistrare asociată în tabelul principal este să utilizați o casetă combinată în sub-tabel care include valorile câmpului tabelului principal. Să creăm o casetă listă în tabelul student pentru câmpul NG (numărul grupului), construită pe baza cheii tabelului de grup. Pentru a face acest lucru, deschideți tabelul I student în modul design. Plasați cursorul în câmpul NG din coloana Data Type, deschideți lista și selectați linia Vrăjitorul de înlocuire(vezi Fig. 3.5). În fereastra expertului care se deschide Crearea unei înlocuiri bifați caseta Obiectul Coloană de căutare va folosi valorile din tabel sau din interogare. Aceasta va construi o listă bazată pe valorile din tabel.

În următoarea fereastră a expertului, selectați tabelul GROUP, valorile din care vor fi folosite pentru a construi lista de câmpuri. Apoi, selectați coloana din care va fi formată lista.

În următoarele ferestre ale expertului, selectați lățimea dorită a coloanei listei și eticheta acesteia. Aceasta completează crearea casetei combinate de către vrăjitor. Parametrii listei pregătiți de expert sunt afișați în fereastra de proprietăți a câmpului NG din filă Substituţie.

Acum, când introduceți date în tabelul studentului, puteți utiliza o listă care afișează toate valorile câmpului NG conținut în tabelul de grup. Introducerea unei valori în câmpul NG se face prin selectarea valorii dorite din listă. Prezența unei casete combinate nu interzice introducerea în câmpul NG a valorilor nespecificate în listă. Totuși, dacă, la definirea parametrilor listei în fereastra de proiectare, în Proprietățile câmpului pe filă Substituţie selectați pentru proprietate Limitează-te la o listă valoare Da, atunci introducerea valorilor care nu sunt incluse în listă va deveni imposibilă. Sistemul va monitoriza această situație și, în caz de abatere de la valorile listei, va emite un mesaj prezentat în Fig.

În acest fel, utilizatorul va fi forțat să respecte numai valorile prezentate în listă și doar înregistrările aferente vor fi introduse în subtabel. Astfel, utilizarea listelor nu oferă doar o introducere convenabilă, ci și evită multe greșeli.

Să ne uităm la un alt exemplu de utilizare a unei casete combinate. Să transformăm tabelul care studiază câmpul KP - cod subiect într-o casetă combinată. Pentru a face acest lucru, deschideți tabelul în modul proiectare, plasați cursorul în câmpul KP de pe coloană Tip de date, deschideți lista acestei coloane și selectați linia Vrăjitorul de înlocuire. Într-un dialog cu vrăjitorul, vom selecta tabelul principal în raport cu tabelul de studiu, tabelul de subiecte, pe baza datelor din care se creează o listă, și câmpurile incluse în listă: CP (cod subiect) și NP (numele subiectului). În plus, să lăsăm caseta de selectare bifată, așa cum sugerează expertul. Rezultatul lucrării maestrului este prezentat pe.

Dacă bifați caseta Ascunde coloana cheie (recomandat), apoi lățimea este setată pentru prima coloană a listei, egal cu zero. Mai mult, proprietatea Limitează-te la o listă poate lua o singură valoare - Da.

Definirea unei casete combinate cu astfel de parametri duce la afișarea în câmpul de tabel al CP în locul valorilor câmpului cheie al valorilor celui de-al doilea câmp al listei - câmpul NP (numele articolului) . În fig. Figura 3.30 arată modul în care tabelul STUDIU afișează casetele combinate Cod subiect și Foi de pontaj. № profesor când lățimea coloanei atașate este zero.

Astfel, utilizarea casetelor combinate va ajuta la evitarea erorilor la introducerea înregistrărilor aferente în tabele, atât pentru că tabelele pot afișa valori semnificative în loc de chei, cât și pentru că introducerea este limitată la setul de valori din listă.

Atenţie!

Când creați casete combinate, Expertul de căutare creează automat o relație între tabelul în care creați caseta combinată și tabelul sursă al valorilor listei. Această relație poate fi văzută în fereastra Schemă de date făcând clic pe butonul Afișați toate relațiile din bara de instrumente.

Evident, într-o bază de date cu o structură complexă, la introducerea datelor direct în tabele, nu este garantată întreținerea fiabilă și corectă a datelor. În exemplul considerat al unei baze de date, procesul educațional la introducerea datelor în tabelele de nivel inferior necesită | urmăriți mai multe în amonte. Cu o cantitate mare de date, acest lucru este foarte dificil.

Schema de date în Access

ÎN Accesați DBMS Procesul de creare a unei baze de date relaționale implică crearea unei scheme de date. Schema de date afișează clar structura logică a bazei de date: tabele și conexiuni între ele și asigură, de asemenea, utilizarea conexiunilor stabilite în aceasta la prelucrarea datelor.

Pentru o bază de date normalizată bazată pe relații unu-la-unu și unu-la-unu între tabele, parametrii de furnizare pot fi setați în schema de date pentru relațiile unor astfel de tabele prin cheia primară a tabelului principal sau printr-un index unic integritate coerentă.

La menținerea integrității datelor aferente, nu este permis să existe o înregistrare într-un subtabel dacă nu există nicio înregistrare asociată în tabelul principal. În consecință, în timpul încărcării inițiale a bazei de date, precum și în timpul ajustării, adăugării și ștergerii înregistrărilor, sistemul permite efectuarea operațiunii dacă nu duce la o încălcare a integrității.

Relațiile definite în schema de date sunt utilizate automat pentru a combina tabele atunci când se dezvoltă formulare, interogări și rapoarte cu mai multe tabele, simplificând semnificativ procesul de construire a acestora.

Schema de date din Access nu este doar un instrument afisaj grafic structura logică a bazei de date (vezi Fig. 2.16), este utilizată activ de sistem în procesul de lucru cu baza de date. În timpul oricărei prelucrări de date din mai multe tabele interconectate, sistemul utilizează relațiile dintre tabelele stocate în schema de date, eliberând utilizatorul de nevoia de a informa în mod specific sistemul despre prezența unei anumite relații atunci când construiește obiecte cu mai multe tabele. Odată specificate în schema de date, conexiunile sunt utilizate automat de către sistem.

O bază de date relațională, creată după proiectarea modelului canonic de date, constă din tabele normalizate. O astfel de bază de date asigură că nu există duplicarea datelor în tabele interconectate și, în consecință, volumul datelor stocate este minimizat. În procesul de încărcare și actualizare a bazei de date, obținerea de informații despre interogări și emiterea de rapoarte, precum și rezolvarea majorității problemelor, este necesar accesul simultan la mai multe tabele interdependente. Crearea unei scheme de date vă permite să simplificați proiectarea formularelor, interogărilor, rapoartelor și paginilor de acces la date cu mai multe tabele și să asigurați întreținerea integritate date interconectate la ajustarea tabelelor.

Relațiile dintre tabele

Când un utilizator creează o schemă Accesați datele definește și reține relațiile dintre tabele. Bazat pe tabele interconectate, sistemul combină automat datele pentru a crea formulare, interogări, rapoarte și pagini de acces la date. Schema de date a bazei de date este afișată grafic în propria fereastră, unde tabelele sunt reprezentate prin liste de câmpuri, iar conexiunile sunt reprezentate prin linii între câmpurile diferitelor tabele.

Relații unu-la-multiple (1:M) sau unu-la-unu (1:1).

Schema de date se concentrează în primul rând pe lucrul cu tabele care îndeplinesc cerințele de normalizare, între care pot fi stabilite relații unu-la-multiple (1:M) sau unu-la-unu (1:1). Integritatea coerentă poate fi menținută automat pentru astfel de tabele. Prin urmare, este recomandabil să construiți o diagramă de date în conformitate cu modelul informațional-logic.

La construirea unei scheme de date, Access determină automat tipul de relație dintre tabele pe baza câmpului de conexiune selectat. Dacă câmpul la care doriți să vă raportați este o cheie unică în ambele tabele, Access identifică relația unu-la-unu. Dacă un câmp de relație este o cheie unică într-un tabel (tabelul principal al relației), dar într-un alt tabel (tabelul subordonat al relației), nu este o cheie sau este inclus într-o cheie compusă, Access identifică relația unu-la-multiîntre înregistrările tabelelor principale și subordonate. Numai în acest caz puteți seta întreținerea automată a integrității conexiunilor.

Comentariu

Dacă se folosește un index unic în locul unui câmp cheie pentru a lega tabele, sistemul detectează și prezența unei relații 1:M între tabele și vă permite să setați parametrii de integritate.

Legături-asocieri

O relație de îmbinare poate fi stabilită între două tabele cu același câmp folosind acest câmp, numit cheie de comunicare. Pentru o relație de alăturare, puteți alege una dintre cele trei moduri de a combina înregistrările din tabel:

1. Îmbinarea înregistrărilor numai dacă câmpurile aferente ambelor tabele se potrivesc (produse implicit).
2. Îmbinarea înregistrărilor atunci când câmpurile înrudite ale ambelor tabele se potrivesc, precum și toate înregistrările primului tabel pentru care nu există câmpuri înrudite în al doilea, cu o înregistrare goală a celui de-al doilea tabel.
3. Îmbinarea înregistrărilor atunci când câmpurile înrudite ale ambelor tabele se potrivesc, precum și toate înregistrările celui de-al doilea tabel pentru care nu există câmpuri înrudite în primul, cu o înregistrare goală a primului tabel.

Pentru a stabili o conexiune, poate fi selectată oricare dintre metodele de îmbinare enumerate, indiferent de relațiile în care sunt legate tabelele: 1:1, 1:M sau tipul de relație nu poate fi determinat de sistem. De exemplu, dacă selectați un câmp fără cheie sau un câmp care face parte dintr-o cheie compusă ca câmp de relație în tabelul principal, Access raportează că tipul de relație nu poate fi determinat. Dar în acest caz se poate stabili și orice tip de legătură de unire între mese. Când o schemă de date definește o relație între două tabele, între aceste tabele se stabilește implicit o relație de unire de primul tip, indiferent de tipul relației.

O relație de alăturare oferă o unire a înregistrărilor de tabel care au aceleași valori în câmpul de relație. Mai mult, cu condiția ca valorile din câmpul de conectare să fie egale, fiecare înregistrare dintr-un tabel este îmbinată cu fiecare înregistrare dintr-un alt tabel. În plus, dacă este selectată a doua sau a treia opțiune de îmbinare, atunci aceasta include și înregistrări din tabelul subordonat pentru care nu există înregistrări legate logic în tabelul principal. Ultimele două opțiuni sunt adesea necesare atunci când se rezolvă probleme practice.

Asigurarea integritatii datelor

Când creează o schemă de date, utilizatorul include tabele în ea și stabilește relații între ele. Dacă tabelele care se leagă sunt într-o relație 1:1 și 1:M, puteți activa legătura pentru a asigura integritatea coerentă a datelor și actualizați automat în cascadă și ștergeți înregistrările aferente.

Asigurarea integrității coezive a datelor înseamnă că atunci când faceți modificări la o bază de date, Access se asigură că sunt îndeplinite următoarele condiții pentru tabelele aferente:

• o înregistrare cu o valoare cheie de legătură care nu există în tabelul principal nu poate fi adăugată la un tabel subordonat;
• Nu puteți șterge o înregistrare din tabelul principal decât dacă înregistrările aferente din tabelul subordonat sunt șterse;
• Nu puteți modifica valorile cheii relației într-o înregistrare de tabel principal dacă există înregistrări asociate cu aceasta în tabelul copil.

Dacă un utilizator încearcă să încalce aceste condiții prin adăugarea sau ștergerea înregistrărilor sau actualizarea datelor cheie în tabelele legate, Access afișează un mesaj corespunzător și împiedică finalizarea operațiunii.

Utilizarea datelor câmpului obiect OLE

Un câmp de obiect OLE este un mijloc care vă permite să stabiliți o conexiune cu obiecte dintr-o altă aplicație sau să încorporați un obiect într-o bază de date. Obiectele pot fi texte simple și formatate, desene, diagrame, fișiere de înregistrare a sunetului (.WAV), muzică în format MIDI (interfață digitală instrumentală muzicală), fișiere de animație (.FLI, .MMM), clipuri video (.AVI), foi de calcul din alte aplicații care acceptă acest instrument. Aplicație software Acces care acceptă OLE, se integrează complet cu alte aplicații din suită Microsoft Birou .

Obiect încorporat este salvat în fișierul bazei de date și este întotdeauna disponibil. Faceți dublu clic Făcând clic pe o celulă care conține un obiect încorporat, se deschide posibilitatea de a edita obiectul folosind aplicația în care a fost creat obiectul.

Obiect legat este salvat în fișierul obiect. Fișierul obiect poate fi actualizat independent de baza de date. Ultimele modificări va fi afișat data viitoare când deschideți tabelul. Când lucrați cu o bază de date, puteți, de asemenea, să vizualizați și să editați un obiect. Pentru a afișa un obiect OLE într-un formular sau raport, trebuie să creați un control Cadru obiect atașat.

De exemplu, în tabelul LEMM FREQUENCY vom adăuga un câmp SOUND, care ar trebui să conțină o înregistrare a pronunției cuvântului lemă în format (.WAV). Dacă discul dvs. are fișiere de sunet cu pronunția cuvintelor individuale din tabelul FREQUENCY_LEMM, puteți asocia fiecare astfel de fișier de sunet cu câmpul SUNET al tabelului. Pentru a face acest lucru, deschideți tabelul FREQUENCY_LEMMA și sortați-l după câmpul lemă în ordine crescătoare (faceți clic pe săgeata de lângă numele câmpului LEMMA și apoi selectați Sortare de la A la Z). Sortarea se face pentru a facilita găsirea cuvântului dorit. Apoi vom selecta un cuvânt pentru care există un fișier audio, de exemplu „bunica”. Apoi, ar trebui să plasați cursorul pe câmpul SUNET al înregistrării cu LEMMA = bunica și să apăsați butonul din dreapta al mouse-ului. Se va deschide un meniu derulant în care trebuie să selectați Inserare obiect. Se va deschide o fereastră în care trebuie să faceți clic pe butonul Creați din fișier și apoi să selectați fișierul de sunet de pe disc cu pronunția cuvântului „bunica”. Textul apare în câmpul SUNET Pachet. Acum, dacă faceți dublu clic pe această inscripție, programul pentru redarea fișierelor de sunet va fi apelat (de obicei, un player Windows Media) și se va auzi cuvântul „bunica”. Aceleași acțiuni ar trebui efectuate cu toate cuvintele pentru care există fișiere de sunet. Ca urmare a acestei operațiuni, cuvintele din tabel pentru care le puteți asculta sunetul vor fi marcate corespunzător (Fig. 14.9).

Orez. 14.9.

Utilizarea datelor hyperlink

Tip de date special Hyperlink Hyperlink ) vă permite să stocați hyperlinkuri în câmpurile tabelului bazei de date Acces. Câmpurile cu tipul Hyperlink sunt folosite pentru a naviga la obiecte din aceeași bază de date sau din altă bază de date Acces la documentele create în aplicatii diverse Microsoft Birou și situat pe local sau unități de rețea, către pagini ale serverelor Web și documente ale altor resurse de pe Internet. Făcând clic pe un hyperlink, veți ajunge la document, care este deschis de aplicația care l-a creat.

Pentru a atașa hyperlinkuri la datele bazei de date, trebuie să efectuați următoarea secvență de acțiuni. Să adăugăm un câmp DICTIONAR în tabelul FREQUENCY_LEMM, care va conține hyperlinkuri către intrările de dicționar de pe Internet cu definiții pentru acest lexem.

În modul Design, setați tipul acestui câmp = Hyperlink.

Vom căuta pe Internet semnificațiile cuvintelor învechite din basm care nu sunt complet clare pentru cititorul modern, de exemplu, „piatră de moară”, „boier”, „kochetok”.

Pentru primul cuvânt („piatră de moară”) pe Internet am putut găsi doar un desen care înfățișează părți ale unei mori de mână, printre care există două pietre de moară mici, să presupunem că acestea sunt „pietre de moară” (club-kaup.narod. ru/rec/arcussr/tablell2 .jpg). Cuvântul „zhernovtsy” este format ca un diminutiv din cuvântul piatră de moară conform tradiției formării cuvintelor rusești. Pentru al doilea cuvânt - „boier” există o intrare de dicționar în Wiktionary (ru.wiktionary.org/wiki/boyarin). Al treilea cuvânt, kochetok, a fost găsit pe site-ul „Dicționare și Enciclopedie Academician” în versiunea electronică a dicționarului Ushakov (dic.academic.ru/dic.nsf/ushakov/842550).

Fiecare link găsit trebuie copiat în câmpul DICTIONAR din tabelul FREQUENCY LEMM. Ulterior, când faceți clic pe un link din acest câmp, programul dvs. de browser de Internet se va lansa și va deschide pagina web corespunzătoare într-o fereastră separată a browserului. În Fig. 14.10.

O celulă dintr-un câmp boolean poate conține doar una dintre cele două valori: Da sau Nu. Access oferă alte două opțiuni pentru numele de tip boolean: True/False și On/Off. Indiferent de formatul de câmp pe care îl alegeți, câmpul logic va fi reprezentat în tabel ca un set de casete de selectare. Când faceți clic pe o casetă de selectare cu mouse-ul, apare o imagine cu bifă în pătrat, care corespunde valorii booleene Da

Debifarea casetei de selectare înseamnă setarea câmpului celulei la valoarea booleană Nr. Utilizarea câmpurilor booleene poate fi diferită, de exemplu în chestionare sau pentru a crea controale.

Câmp obiect OLE

Câmpul obiect OLE (Object Linking and Embedding) este ultimul tip de câmp selectat din listă. Are doar două proprietăți: o semnătură și un parametru „câmp obligatoriu”. Câmpurile de acest tip nu stochează informații ca atare, ci conțin legături către obiecte care pot fi incluse în baza de date folosind protocolul de schimb de date OLE. Astfel de obiecte pot fi, de exemplu, fișiere grafice.

Pentru a încorpora un obiect OLE într-o celulă de câmp, trebuie să plasați cursorul pe acesta și, făcând clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, să apelați meniul contextual. În ea, selectați comanda Inserare obiect. Programul va deschide o casetă de dialog pentru a selecta tipul de obiect. Obiectul în acest caz este identificat cu aplicația în care poate fi creat sau editat.

A doua opțiune pentru inserarea unui obiect este să selectați butonul radio Creare din fișier din fereastra Inserare obiect. În acest caz, se presupune că fișierul există deja și trebuie să stabiliți o conexiune cu acesta. Access va deschide o fereastră de deschidere a documentului și, după selectarea fișierului dorit, va determina ce aplicație trebuie să fie deschisă pentru a lucra cu acesta.

Text sau o combinație de text și numere utilizate ca adresă de hyperlink.

Adresa este text care specifică calea și numele fișierului pentru documentul care urmează să fie deschis. Calea poate fi calea către un fișier stocat pe hard disk, o adresă UNC sau adresa URL pe internet.

Puteți utiliza comanda Hyperlink din meniul Inserare pentru a insera o adresă într-un câmp.

Baze de date cu mai multe tabele. Relațiile dintre tabele

Baze de date relaționale datele constau din mai multe tabele, relația dintre care se stabilește folosind câmpuri de potrivire. Fiecare intrare din tabele identifică un obiect. Relația dintre obiecte definește relația dintre tabele. Există 4 tipuri de relații:

1. O relație unu-la-unu înseamnă că fiecare înregistrare dintr-un tabel corespunde doar unei înregistrări dintr-un alt tabel. Un cetățean al unei țări corespunde unui singur număr de pașaport, în timp ce un număr de pașaport corespunde unei singure persoane.

2. O relație unu-la-mai multe înseamnă că pentru fiecare înregistrare dintr-un tabel există una sau mai multe înregistrări corespunzătoare într-un alt tabel. Un solicitant poate intra în mai multe universități și, în același timp, mulți solicitanți pot intra într-o universitate.

3. O relație multi-la-mulți apare între două tabele atunci când:

O înregistrare din primul tabel poate fi asociată cu mai mult de o înregistrare din al doilea tabel;

O înregistrare din al doilea tabel poate fi legată de mai multe înregistrări din primul tabel.

De exemplu, comunicarea între profesori și grupuri de elevi. Mai mulți profesori predau cursuri în mai multe grupuri, iar mai multe grupuri sunt predate de mai mulți profesori.

În cele mai multe cazuri, oricare două tabele sunt legate într-o relație unu-la-mai multe.

Crearea de relații între tabele

Pentru a lua în considerare crearea de conexiuni între tabele, să creăm încă două tabele în baza de date „Professional Consultant”:

1. Tabelul solicitanților:

CodeAb este câmpul cheie.

2. Tabelul de intersecție tSvyazAbVUZ:

Primele două câmpuri sunt cheie, iar pentru tabelul tSvyaz-Abvuz sunt chei străine.

Figura 12.6. Schema de date

Pentru a defini conexiunile, trebuie să utilizați comanda Instrumente->Schema de date (buton

). Dacă relația este definită pentru prima dată în baza de date, se va deschide Access fereastra goala Schema de date și apoi afișează caseta de dialog Adăugare tabel. În această fereastră, trebuie să selectați tabelele necesare și să faceți clic pe butonul Adăugare. În cazul nostru, trebuie să adăugăm toate cele trei tabele în fereastra diagramei de date. Butonul Închidere închide caseta de dialog Adăugare tabel (această fereastră poate fi apelată făcând clic pe butonul

). După aceasta, fereastra Schema de date ar trebui să arate ceva ca cea prezentată în Fig. 3 (cu excepția liniilor de conectare). Pentru a stabili o conexiune între tabelele tvuz și tSvyazAbvuz, trebuie să selectați câmpul Code vuz din tabelul tvuz (faceți clic cu butonul stâng al mouse-ului), să îl glisați și să îl plasați în câmpul TvuzA din tabelul tSvyazAbvuz. În mod similar, se stabilește o conexiune între alte două tabele.

Când eliberați butonul mouse-ului, Microsoft Access va deschide caseta de dialog Conexiuni prezentată în Fig. 12.7.

Figura 12.7. Stabilirea relațiilor între câmpurile tabelului

După ce bifați caseta de validare Asigurați-vă integritatea datelor, Access pune la dispoziție încă două opțiuni: Câmpuri legate de actualizare în cascadă și Înregistrări asociate de ștergere în cascadă. Când caseta de selectare Actualizare în cascadă a câmpurilor înrudite este bifată, Microsoft Access actualizează toate valorile cheii străine din tabelele copil (adică tabelele de pe mai multe părți ale unei relații unu-la-mai multe) atunci când valoarea cheii primare în tabelul părinte care se află pe partea relației schimbă „unu” într-o relație unu-la-mulți. Dacă bifați caseta de validare Ștergere în cascadă a înregistrărilor asociate, Microsoft Access va șterge rândurile secundare (rândurile aferente din tabelele copil) atunci când ștergeți rândul părinte (rândul aferent dintr-un tabel părinte). Bifați caseta de selectare Actualizare în cascadă a câmpurilor asociate, astfel încât, atunci când codul universitar se schimbă, Access actualizează automat înregistrările din tabelul ContactAbvuz.

După ce faceți clic pe Creare, Access va crea o relație și va desena o linie între cele două tabele pentru a indica faptul că acestea sunt legate. Rețineți că atunci când solicitați integritatea datelor, Access afișează un 1 la sfârșitul rândului pentru tabel pe o parte a relației și un simbol infinit la celălalt capăt al liniei pentru tabel pe cele mai multe părți ale relaţie. Pentru a șterge un link, faceți clic pe linia acestuia și apăsați tasta Del. Dacă doriți să editați sau să modificați o legătură existentă, faceți dublu clic pe linia corespunzătoare pentru a redeschide caseta de dialog Link-uri.