Acces - ce este? Crearea unei baze de date în Microsoft Access. Acces - ce este? Crearea unei baze de date în programul Microsoft Access Computer

Schema cursului

1. Scurtă descriere Microsoft Access.

2. Funcționalitatea MS Access.

3. Caracteristicile domeniului de aplicare al SGBD „desktop”.

Microsoft Access este un sistem de gestionare a bazelor de date relaționale care include toate instrumentele necesare pentru a crea o bază de date locală, o bază de date partajată într-o rețea cu un server de fișiere sau pentru a crea o aplicație utilizator care funcționează cu o bază de date pe un server SQL. Lucrarea va lua în considerare principalele caracteristici și capabilități ale acestui SGBD, în comparație cu alte sisteme dintr-o clasă similară.

Microsoft Office Access 2007 oferă un set puternic de instrumente care vă permit să capturați, să raportați și să partajați rapid date. Fără cunoștințe specializate de bază de date, utilizatorii pot crea rapid aplicații convenabile date contabile prin personalizarea unuia dintre mai multe șabloane gata făcute, conversia bazelor de date existente sau crearea noua baza date. Cu Office Access 2007, vă puteți adapta cu ușurință aplicațiile și rapoartele bazei de date la nevoile dvs. de afaceri în schimbare. Suportul extins pentru Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 în Office Access 2007 permite partajarea, verificarea și backup datele și gestionarea acestora.

1. Scurtă descriere a Microsoft Access

Microsoft Access este un SGBD desktop (sistem de gestionare a bazelor de date) de tip relațional. Avantajul Access este că are o interfață grafică foarte simplă, care vă permite nu numai să vă creați propria bază de date, ci și să dezvoltați aplicații folosind instrumente încorporate.

Spre deosebire de alte SGBD-uri desktop, Access stochează toate datele într-un singur fișier, deși le distribuie pe diferite tabele, așa cum se potrivește unui SGBD relațional. Aceste date includ nu numai informații din tabele, ci și alte obiecte de bază de date, care vor fi descrise mai jos.

Pentru a efectua aproape toate operațiunile de bază, Access oferă un număr mare de vrăjitori, care fac principala activitate pentru utilizator atunci când lucrează cu date și dezvoltă aplicații, ajută la evitarea acțiunilor de rutină și ușurează munca unui utilizator neexperimentat în programare.

Crearea unei baze de date Access multi-utilizator și obținerea accesului simultan al mai multor utilizatori la o bază de date comună este posibilă într-o rețea locală peer-to-peer sau într-o rețea cu un server de fișiere. Rețeaua oferă suport hardware și software pentru schimbul de date între computere. Access monitorizează delimitarea accesului diferiților utilizatori la baza de date și asigură protecția datelor. Când se lucrează simultan. Deoarece Access nu este un client DBMS de server, capacitatea sa de a oferi lucru multi-utilizator este oarecum limitată. De obicei, pentru a accesa date printr-o rețea de la mai multe stații de lucru, fișierul bazei de date Access (cu extensia *.mdb) este încărcat în server de fișiere. În acest caz, prelucrarea datelor se realizează în principal pe client - unde rulează aplicația, datorită principiilor de organizare a SGBD-urilor de fișiere. Acest factor limitează utilizarea Access pentru a sprijini munca multor utilizatori (mai mult de 15–20) și cu o cantitate mare de date în tabele, deoarece încărcarea rețelei crește de multe ori.

În ceea ce privește menținerea integrității datelor, Access este potrivit doar pentru modelele de baze de date cu complexitate mică sau medie. Îi lipsesc instrumente precum declanșatoarele și procedurile stocate, care obligă dezvoltatorii să încredințeze întreținerea logicii de afaceri a bazei de date programului client.

În ceea ce privește protecția și separarea informațiilor Acces nu are de încredere mijloace standard. Metodele standard de protecție includ protecția folosind o parolă de bază de date și protecția folosind o parolă de utilizator. Îndepărtarea unei astfel de protecție nu este dificilă pentru un specialist.

Cu toate acestea, în ciuda dezavantajelor cunoscute, MS Access are multe avantaje în comparație cu sistemele dintr-o clasă similară.

În primul rând, putem observa prevalența acesteia, care se datorează faptului că Access este un produs Microsoft, softwareși ale căror sisteme de operare sunt utilizate de majoritatea utilizatorilor de computere personale. MS Access este pe deplin compatibil cu sistem de operare Windows, actualizat constant de către producător, acceptă multe limbi.

În general, MS Access oferă un număr mare de funcții la un cost relativ scăzut. De asemenea, este necesar să se remarce atenția asupra utilizatorilor cu medii profesionale diferite, ceea ce se reflectă în prezența unui număr mare de instrumente auxiliare (Maeștri, după cum s-a menționat deja), a unui sistem de ajutor dezvoltat și a unei interfețe clare. Aceste instrumente facilitează proiectarea, crearea unei baze de date și preluarea datelor din aceasta.

MS Access pune la dispoziția utilizatorului neprogramator o varietate de instrumente interactive care îi permit să creeze aplicații fără a recurge la dezvoltarea de interogări în SQL sau programarea macro-urilor sau modulelor în VBA.

Access are capabilități extinse de importare/exportare de date în diverse formate, de la tabele Excel și fișiere text, la aproape orice SGBD de server prin mecanismul ODBC.

Un alt avantaj important al MS Access îl reprezintă instrumentele avansate de dezvoltare a aplicațiilor încorporate. Majoritatea aplicațiilor distribuite utilizatorilor conțin o anumită cantitate de cod VBA ( Visual Basic pentru aplicații). Deoarece VBA este singurul instrument pentru efectuarea multor sarcini comune în Access (lucrarea cu variabile, construirea de comenzi SQL în timp ce programul rulează, gestionarea erorilor, folosind Windows API etc. etc.), pentru a crea aplicații mai mult sau mai puțin complexe aveți nevoie de cunoștințe despre acesta și cunoașterea modelului obiect MS Access.

Unul dintre instrumentele de programare din Access este limbajul macro. Programele create în acest limbaj se numesc macrocomenzi și vă permit să legați cu ușurință acțiunile individuale implementate folosind formulare, interogări și rapoarte. Macro-urile sunt controlate de evenimente care sunt cauzate de acțiunile utilizatorului atunci când interacționează cu datele prin formulare sau de evenimente de sistem.

Se pare că Access, având toate caracteristicile unui SGBD, oferă și capacități suplimentare. Nu este doar un SGBD flexibil și ușor de utilizat, ci și un sistem pentru dezvoltarea aplicațiilor de baze de date.

UNIVERSITATEA DE STAT DE INGINERIA INSTRUMENTULUI ȘI ȘTIINȚA INFORMAȚIEI MOSCOVA

LUCRARE DE CURS

conform disculuiȘilinia:

„SISTEME DE INFORMAȚII ÎN ECONOMIE”

Pe tema: “ MicrosoftAcces”

Am făcut treaba

Student de seară

Specialitatea an 3 080105

Grupa EF4-0515v

Zhabina I.A.

Lucrare verificata:

Shevereva E.A.

Moscova 2008

Introducere 3

1. Descrierea bazei de date Microsoft Access 4

2. Lucrul cu tabelele 10

3. Analizarea conținutului tabelelor pentru a crea relații 13

4. Crearea și tipărirea rapoartelor 14

5. Selectarea și sortarea înregistrărilor folosind interogări 17

6. Macrocomenzi 20

Concluzia 22

Lista surselor utilizate 23

Introducere

ACCESS este inclus în cea mai utilizată suită de birou Microsoft. Acest program este universal în felul său. În același timp, programul este ușor de utilizat și accesibil utilizatorului obișnuit. Și interfața este responsabilă pentru toate acestea. În procesul de îmbunătățire a acestui program, au fost introduse caracteristici unice. Datele pot fi prezentate sub formă de tabele sau diagrame. Și dacă ținem cont că acest program poate fi folosit de orice utilizator (de la un începător la un dezvoltator profesionist), atunci fără îndoială putem spune că ACCESS de la Microsoft este cel mai bun instrument pentru rezolvarea problemelor de orice complexitate.

Sistemul de gestionare a bazelor de date Date Microsoft Access este una dintre cele mai populare aplicații din familia sistemelor de gestionare a bazelor de date desktop. Toate versiunile Access au în arsenal instrumente care simplifică foarte mult introducerea și prelucrarea datelor, căutarea datelor și furnizarea de informații sub formă de tabele, grafice și rapoarte. Începând cu Access 2000, existau și pagini Web de acces la date pe care utilizatorul le putea vizualiza folosind programul. Internet Explorer. În plus, Access vă permite să utilizați foi de calcul și tabele din alte baze de date desktop și server pentru a stoca informațiile de care are nevoie aplicația dvs. Prin alăturarea unor tabele externe, utilizatorul Access va lucra cu bazele de date din acele tabele ca și cum ar fi tabele Access. În același timp, alți utilizatori pot continua să lucreze cu aceste date în mediul în care au fost create.

1. Descrierea bazei de date Microsoft Access

O bază de date Access este un fișier care are extensia mdb. Acest fișier poate conține nu numai toate tabelele, ci și alte obiecte ale aplicației Access - interogări, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi și module.

Unul dintre obiectivele principale ale creării și utilizării bazelor de date este de a oferi utilizatorilor informațiile de care au nevoie pe baza datelor existente. În Access, formularele și rapoartele sunt concepute în acest scop.

Când porniți Access, apare mesajul principal fereastră Microsoft Acces.

Pentru a deschide o bază de date existentă, puteți utiliza una dintre cele trei metode. Selectați fișierul dorit din meniul Fișier din lista fișierelor deschise anterior.

Dacă nu există o astfel de listă în meniul Fișier, trebuie să utilizați comanda Instrumente, Opțiuni pentru a deschide caseta de dialog Opțiuni, deschideți fila General și bifați caseta de selectare Remember the list of files (Recently used file list). Selectați un fișier din lista din zona de activități, care se află în partea dreaptă a ferestrei aplicației. Selectați comanda Deschidere din meniul Fișier, apoi selectați fișierul dorit în caseta de dialog Deschideți fișierul bazei de date.

În acest din urmă caz, caseta de dialog afișează de obicei conținutul dosarului My Documents sau Personal (în funcție de sistemul de operare instalat pe computer). După ce ați găsit baza de date necesară în listă, trebuie să selectați fișierul și să faceți clic pe butonul Deschidere sau să faceți dublu clic pe elementul din listă. Fereastra de bază de date selectată va apărea în fereastra principală Microsoft Access.

ÎN versiune noua Access poate deschide și funcționa cu fișierele bazei de date create în Access 2000 în același mod ca înainte.

Fișierele pot fi selectate în plus față de lista care apare în caseta de dialog Deschideți fișierul bazei de date când o deschideți. Poți alege folderul dorit fie din lista derulantă Look in, fie folosiți comenzile rapide situate pe așa-numita bară de adrese din stânga. Când selectați comanda rapidă Istoric, apare o listă de comenzi rapide către fișierele și folderele deschise cel mai recent. Când selectați comanda rapidă Desktop, în caseta de dialog apare o listă care conține comenzile rapide ale folderului și fișierele aflate în acest moment pe desktop-ul Windows. Tipul de fișier este selectat din lista verticală Tip de fișier din partea de jos a ferestrei. În folderul Preferințe, puteți vizualiza comenzi rapide către acele foldere și fișiere care sunt utilizate cel mai des. Multe programe vă permit să adăugați comenzi rapide în folderul Favorites, inclusiv acest lucru se poate face direct în fereastra Deschideți fișierul bazei de date. Pentru a face acest lucru, selectați fișierul dorit din listă, faceți clic pe butonul Instrumente din bara de instrumente din partea de sus a ferestrei și selectați comanda Add to Favorites din listă.

Puteți deschide un fișier de bază de date situat pe o unitate de rețea. Pentru a mapa o unitate de rețea, trebuie să rulați comanda Connect unitate de rețea(Map Network Drive) din lista de comenzi a butonului Tools.

Dacă este imposibil să găsiți fișierul de bază de date dorit, îl puteți găsi prin specificarea criteriilor de căutare într-o casetă de dialog specială care apare dacă faceți clic pe butonul Instrumente și selectați comanda Căutare din listă.

O fereastră specială în Access este fereastra bazei de date, care vă permite să accesați toate obiectele bazei de date și să selectați modul de lucru cu obiectul. În partea stângă a ferestrei există un panou de obiecte care conține comenzi rapide pentru fiecare dintre obiectele Access: Tabele, Interogări, Formulare, Rapoarte, Pagini, Macro-uri, Module).

Făcând clic pe scurtătură cu mouse-ul, în partea dreaptă a ferestrei veți deschide o listă de obiecte corespunzătoare. Lista de obiecte poate fi prezentată în patru moduri diferite (obișnuit pentru folderele sălii de operație). sisteme Windows): - sub formă de mici icoane;

Sub formă de icoane mari;

Sub forma unei liste;

Sub forma unui tabel.

Comutarea între aceste moduri de afișare se face folosind cele patru butoane din dreapta din bara de instrumente situată de-a lungul marginii de sus a ferestrei.

Când obiectele sunt reprezentate ca pictograme, aceste pictograme pot fi trase cu mouse-ul și poziționate în fereastra bazei de date în orice mod dorit. Dacă doriți să aranjați pictogramele astfel încât să fie unul lângă celălalt, trebuie să faceți clic dreapta pe orice zonă liberă a ferestrei bazei de date. Din meniul contextual, selectați comanda Line Up Icons.

Prezentarea unei liste de obiecte sub forma unei liste nu permite ca pictogramele să fie aranjate în mod arbitrar în fereastra bazei de date, dar ele pot fi „tragete” în afara ferestrei bazei de date (aceasta este una dintre modalitățile de a activa un obiect, de exemplu, a deschide o masă). Vizualizarea tabelului vă permite să vizualizați pentru fiecare obiect nu numai numele, ci și descrierea acestuia (coloana Descriere), data și ora ultimei modificări (coloana Modificată) și data și ora creării (coloana Creat). , precum și tipul obiectului. Când utilizați orice tip de reprezentare a obiectelor în fereastra bazei de date, le puteți organiza după nume, tip, data creării și data modificării. Pentru a face acest lucru trebuie să faceți clic Click dreapta mouse-ul pe orice zonă liberă a ferestrei bazei de date. Din meniul contextual, selectați comanda Aranjare pictograme. Din meniul derulant, selectați metoda de comandă: După nume, după tip, după creat, după modificare.

Pentru ca obiectele din fereastra bazei de date să fie sortate automat, trebuie

Faceți clic dreapta pe orice zonă liberă a ferestrei bazei de date. Din meniul contextual, selectați comanda Aranjare pictograme. Selectați comanda Aranjare automată din meniul derulant. În fața comenzii va apărea o bifă care indică faptul că comanda automată este activată.

Pentru a anula aranjarea automată, trebuie să selectați din nou Aranjare automată din meniul Aranjare pictograme. Eticheta de comandă este eliminată și modul de aranjare automată este dezactivat.

Fiecare obiect al bazei de date poate fi lucrat în două moduri. Să numim primul mod de execuție mod (în mod convențional, deoarece diferă oarecum pentru diferite tipuri de obiecte):

pentru tabele, interogări, formulare și pagini de acces la date, acest mod înseamnă deschiderea obiectului corespunzător și se numește, respectiv, modul Tabele (pentru tabele și interogări), modul Formulare, modul Pagini;

pentru un raport, acesta este modul de previzualizare;

pentru o macrocomandă, acesta este într-adevăr modul de execuție;

Acest mod este dezactivat pentru modul.

Al doilea mod este modul Designer. Acest mod se aplică tuturor tipurilor de obiecte și este destinat creării și modificării obiectelor.

Puteți selecta modul dorit folosind butoanele situate în partea stângă a barei de instrumente a ferestrei bazei de date, folosind comenzile din meniul Vizualizare sau folosind butoanele din bara de instrumente Acces.

Există trei butoane principale pe bara de instrumente a ferestrei Bază de date din stânga: primul buton are un nume care se schimbă, în funcție de obiectul selectat. Când este selectat un tabel, o interogare, un formular, o pagină sau un grup de Favorite, butonul se schimbă în Deschidere. Dacă este selectat un raport - Previzualizare, dacă o macrocomandă sau un modul - Executare. Pictograma de lângă nume se schimbă în consecință. Numele acestui buton în fiecare opțiune reflectă în mod clar scopul său. Al doilea buton, Design, este constant pentru toate obiectele și este destinat pentru editarea unui obiect creat anterior. Al treilea buton, Nou, are un nume constant, dar pictogramele de pe el se schimbă în funcție de tipul de obiect.

Pentru a crea obiecte noi, puteți folosi și comenzi rapide speciale incluse în lista de obiecte de fiecare tip.

Puteți utiliza programe standard de copiere/lipire pentru a copia sau muta un obiect. De exemplu, pentru a copia un tabel în Clipboard, trebuie să faceți una dintre cele două acțiuni: selectați tabelul necesar din listă și faceți clic pe butonul Copiere din bara de instrumente standard a bazei de date. Acest panou este afișat pe ecran când fereastra bazei de date este activă.

Pentru a vizualiza proprietățile unui obiect, trebuie să faceți una dintre următoarele operații: faceți clic dreapta pe numele obiectului și selectați comanda Proprietăți din meniul contextual; Selectați un obiect din lista din fereastra bazei de date și selectați comanda Vizualizare, Proprietăți din meniul principal Acces.

Acesta reflectă următoarele informații:

Tip (Tip) - tip de obiect (în acest caz, Tabel);

Descriere - descrierea tabelului definită de utilizator;

Creat - data creării tabelului;

Modificat - data ultimei modificări a tabelului;

Proprietar - proprietar (creator) al mesei;

Atribute: Hidden - vă permite să ascundeți tabelul din fereastra bazei de date, Replicated - vă permite să controlați replicarea unui obiect (vezi secțiunea „Replicarea bazei de date” Capitolul 15).

Utilizatorul poate modifica doar descrierea tabelului și valorile atributelor sale în fereastra de proprietăți.

De asemenea, puteți plasa foldere în panoul de obiecte care conțin comenzi rapide către diferite obiecte de bază de date. Astfel, puteți combina tipuri diferite obiecte în grupuri. În mod implicit, această parte a panoului de obiecte conține un folder - Favorite. Făcând clic pe un folder, puteți vedea o listă de obiecte incluse în acest grup.

A adauga dosar nou la panoul de obiecte, trebuie să: faceți clic dreapta pe panoul de obiecte și selectați comanda din meniul contextual Un grup nou(Grup nou). În caseta de dialog Grup nou, introduceți numele folderului care urmează să fie creat și faceți clic pe OK.

Cea mai simplă modalitate de a adăuga o comandă rapidă pentru obiecte la un grup este următoarea. Este necesar să extindeți lista de obiecte de acest tip, găsiți obiectul dorit în el și trageți-l cu mouse-ul în folderul corespunzător din panoul de obiecte. O altă modalitate de a adăuga un obiect la un grup este deschiderea unei liste de obiecte de tipul dorit în fereastra bazei de date. Faceți clic dreapta pe obiectul dorit și selectați Adăugare la grup din meniul contextual. Selectați folderul dorit din meniul derulant sau creați un folder nou utilizând comanda Grup nou.

La fel ca obiectele individuale ale bazei de date, grupurile pot fi șterse și redenumite. Comenzile rapide dintr-un grup pot fi, de asemenea, șterse, redenumite sau copiate. Acest lucru se face folosind comenzile corespunzătoare din meniul contextual, care apare dacă faceți clic dreapta pe obiectul pe care doriți să-l ștergeți, redenumiți sau copiați.

Când lucrați cu orice aplicație de prelucrare a datelor, este întotdeauna problemă de actualitate, cum se utilizează datele care au fost deja acumulate anterior de către alt software și, prin urmare, au un format diferit. Access 2002 rezolvă această problemă într-un mod standard- prin importul unui tabel al bazei de date, al unei foi de calcul a unei foi de calcul sau fisier text creat de aplicațiile MS-DOS sau Windows în formatul intern de baze de date Access (MDB). Desigur, Access 2002 poate exporta și date din tabele de baze de date în format MDB în orice format din care pot fi importate date. Cu toate acestea, Access este unic în acest sens deoarece are un alt mod de utilizare a datelor care sunt stocate în alte formate. Sistemul vă permite să atașați tabele din baze de date de alte formate la o bază de date Access și să lucrați cu ele în formatul lor original. După crearea unei conexiuni la baza de date cu un tabel extern, puteți vizualiza tabelul atașat, puteți modifica conținutul acestuia, adică puteți lucra cu el ca și cu un tabel intern al bazei de date Access. Cu toate acestea, alți utilizatori pot folosi fișierul tabel în aplicațiile lor.

Pe lângă fișierele bazei de date, Access poate lucra direct cu fișiere de foi de calcul, fișiere text, documente HTML, agende sau importa date din aceste fișiere și documente XML.

Tipuri de fișiere din care datele pot fi importate într-o bază de date Access sau care pot fi legate la o bază de date Access. Le puteți vedea dacă selectați Date externe, Import din meniul Fișier și apoi faceți clic pe extensia câmpului Files of type din caseta de dialog Import. Formate în care puteți exporta date dintr-o bază de date Access. Acestea pot fi văzute dacă selectați Export din meniul Fișier și apoi faceți clic pe extensia câmpului Fișiere de tip.

2. Lucrul cu tabele

Tabelele sunt obiectul principal al Access. O listă de tabele care alcătuiesc baza de date a aplicației apare în fereastra bazei de date atunci când deschideți aplicația. În plus, Access creează tabele de sistem care stochează informații despre toate obiectele aplicației, iar aceste tabele pot fi, de asemenea, afișate în fereastra bazei de date, dacă este necesar.

În nou versiuni Microsoft Access are patru moduri de lucru cu tabele: vizualizare foaie de date, vizualizare proiect, vizualizare tabel pivot și vizualizare diagramă pivot.

În modul Tabel, lucrați cu datele din tabel: vizualizare, editare, adăugare, sortare etc. În modul Design, structura tabelului este creată sau modificată, adică numele câmpurilor tabelului și tipurile acestora sunt specificate, sunt descrise câmpurile, proprietățile lor. Modurile PivotTable și PivotChart facilitează analiza datelor prin schimbarea dinamică a modului în care sunt prezentate. Există și un mod suplimentar - modul Previzualizare, care vă permite să vedeți locația datelor pe foaie înainte de a imprima tabelul. Pentru a comuta rapid de la un mod la altul, utilizați butonul Vizualizare din barele de instrumente Foaie de date tabel, Design tabel, Tabel pivot și Diagrame pivot. Pentru a comuta de la un mod la altul, trebuie doar să apăsați acest buton.

Există mai multe moduri de a deschide un tabel în modul Tabele:

· faceți dublu clic pe numele tabelului din lista de tabele din fereastra bazei de date;

· selectați tabelul din lista de tabele din fereastra bazei de date și faceți clic pe butonul Deschidere din partea de sus a ferestrei bazei de date;

· Faceți clic dreapta pe numele tabelului și selectați Deschidere din meniul contextual.

În partea de sus a tabelului sunt numele câmpurilor (celule situate în aceeași coloană a tabelului), urmate de înregistrările (rândurile tabelului) în care sunt introduse datele. O înregistrare este întotdeauna cea curentă, iar lângă ea există un indicator al înregistrării curente (o săgeată în câmpul de selecție din partea stângă a ferestrei). În partea de jos a ferestrei există butoane de navigare care vă permit să mutați indicatorul înregistrării curente în jurul tabelului (la prima înregistrare, la înregistrarea anterioară, la următoarea înregistrare, la ultima înregistrare). Există, de asemenea, un câmp pentru numărul înregistrării curente, un buton pentru crearea unei noi înregistrări și un indicator al numărului total de înregistrări din tabel. Ultimul rând al tabelului, marcat în câmpul de selecție cu un asterisc, este, de asemenea, utilizat pentru a crea o înregistrare nouă.

Bara de defilare orizontală pentru câmpurile de tabel vă permite să vedeți acele câmpuri de tabel care nu se potrivesc în fereastra tabelului. În mod similar, bara de defilare verticală a intrărilor din tabel vă permite să vedeți intrările în afara ferestrei.

Orez. 1.1. Creați un tabel în vizualizarea design

Fig.1.2. Telefoane de masă

3. Analizați conținutul tabelelor pentru a crea relații

Analizorul identifică datele duplicate și vă ajută să le copiați într-un nou tabel asociat. Nu toate tabelele vor trebui modificate, dar nu strică niciodată să efectuezi o analiză din nou. În plus, utilizatorii care nu sunt încă încrezători în cunoștințele și abilitățile lor pot avea încredere în analizor pentru a crea tabele ordonate. Pentru a analiza tabelul, trebuie să efectuați următorii pași.

1. Selectați comanda Instrumente>Analiză>Tabel.

2. Prima fereastră a expertului oferă opțiuni pentru descrierea problemelor asociate cu posibila duplicare a datelor. Examinați exemplele furnizate acolo și faceți clic pe Următorul.

3. Următoarea fereastră prezintă exemple de împărțire a tabelelor de către analizor. Examinați orice exemplu și faceți clic pe Următorul.

4. Selectați tabelul de analizat și faceți clic pe butonul Următorul.

5. Desigur, aș vrea ca maestrul să facă el însuși partea leului din muncă. Prin urmare, lăsați-l să selecteze câmpurile care vor fi transferate în noul tabel activând comutatorul Da, separarea câmpurilor este efectuată de expert. Faceți clic pe butonul Următorul.

6. În fereastra următoare este afișată schema de împărțire a tabelului propusă de expert. În momentul de față tabelele nu sunt legate între ele.

7. Puteți finaliza sarcina, dar este logic să continuați să vă familiarizați cu analizorul. Baza de date are o structură normală – singurul lucru care lipsește este legătura dintre cele două tabele.

8. Trebuie să deschideți fereastra Tabele și să faceți clic pe butonul Redenumire tabel din ea. Introduceți un nume și faceți clic pe butonul OK.

9. Redenumiți fereastra Tabel, apoi faceți clic pe butonul Următorul.

10. Acum este posibil să setați din nou cheia primară. Expertul vă va solicita să adăugați un câmp de cod unic de înregistrare atribuit automat la tabel și să îl utilizați ca cheie primară. Cu toate acestea, tabelul nu are o cheie primară, așa că va trebui să o faceți singur. Selectați câmpul Nume din listă și faceți clic pe butonul Câmp cheie. O pictogramă cheie va apărea lângă câmp. Faceți clic pe butonul Următorul.

11. În ultima fereastră, expertul vă solicită să creați o solicitare. Trebuie să selectați butonul radio Nu, nu trebuie să creați o solicitare. De asemenea, puteți debifa caseta de selectare Afișare ajutor pentru lucrul cu un nou tabel sau interogare, altfel va trebui să închideți o altă fereastră. Faceți clic pe butonul Terminare.

Orez. 1.3. Formulare (principale și secundare)

4. Creați și imprimați rapoarte

Unul dintre obiectivele principale ale creării și utilizării bazelor de date este de a oferi utilizatorilor informațiile de care au nevoie pe baza datelor existente. Access 2002 oferă formulare și rapoarte în acest scop. Rapoartele vă permit să selectați informațiile solicitate de utilizator dintr-o bază de date și să le aranjați sub formă de documente care pot fi vizualizate și tipărite. Sursa de date pentru raport poate fi un tabel sau o interogare. Pe lângă datele obținute din tabele, raportul poate afișa valori calculate din datele sursă, cum ar fi totalurile.

Rapoartele și formularele de acces au multe în comun. Cu toate acestea, spre deosebire de formulare, rapoartele nu sunt destinate introducerii și editarii datelor în tabele. Acestea vă permit doar să vizualizați și să imprimați date. Nu este posibilă modificarea datelor sursă dintr-un raport utilizând controale, așa cum se poate face în cazul formularelor. Deși rapoartele pot folosi aceleași controale pentru a indica starea butoanelor radio, casetelor de selectare și casetelor cu listă.

Un raport, ca un formular, poate fi creat folosind un expert. Secțiunile de raport sunt similare cu secțiunile de formular și includ un titlu și o notă a raportului, o zonă de date și un antet și un subsol. Câmpurile cu valori totale sunt adesea plasate în notele de raport. Controalele pot fi adăugate la un raport folosind Caseta de instrumente, care este identică cu cea utilizată în modul Form Builder. Formatarea și gruparea controalelor dintr-un raport este similară cu controalele de formatare și grupare dintr-un formular. Formularele pot conține subformulare, iar rapoartele pot conține subrapoarte.

Access oferă mai multe modalități de a crea rapoarte. Cel mai simplu dintre ele este utilizarea instrumentelor de generare automată a rapoartelor. Un raport care este generat automat pe baza unui tabel sau a unei interogări se numește raport automat. Access vă permite să creați automat rapoarte în două formate: coloană și panglică.

Pentru a crea un raport automat:

· În panoul de obiecte al ferestrei Bază de date, faceți clic pe comanda rapidă Rapoarte și faceți clic pe butonul Nou. Apare caseta de dialog Raport nou.

· În lista casetei de dialog New Report, selectați unul dintre elemente: AutoReport: Columnar sau AutoReport: Tabular.

· Caseta combinată din partea de jos a casetei de dialog Raport nou conține numele tuturor tabelelor și interogărilor bazei de date care pot fi utilizate ca sursă de date pentru raport. Faceți clic stânga pe butonul săgeată pentru a deschide lista, apoi evidențiați elementul dorit din listă.

· Faceți clic pe OK.

Drept urmare, Access va crea automat un raport bazat pe sursa de date selectată, folosind un format de panglică sau de coloană. Formatul de bandă aranjează câmpurile înregistrărilor de ieșire într-o linie. Formatul de coloană aranjează câmpurile înregistrărilor de ieșire într-o coloană. Un raport automat creat folosind oricare dintre aceste două formate va include toate câmpurile și înregistrările prezente în sursa de date selectată.

Pentru ca raportul creat să fie utilizat în viitor, acesta trebuie salvat. Pentru a face acest lucru, selectați comanda Fișier, Salvare sau faceți clic pe butonul Salvare din bara de instrumente. Apoi, în câmpul de text al casetei de dialog Salvare ca care apare, introduceți un nume pentru noul raport (de exemplu: Raportul meu) și faceți clic pe OK.

Există o altă opțiune pentru salvarea raportului: folosind comanda de meniu Fișier, Salvare ca. Această comandă afișează caseta de dialog Salvare ca. Introduceți un nume pentru raport și, înainte de a face clic pe OK, asigurați-vă că Raport este selectat din lista verticală Ca din această fereastră. Elementul selectat determină modul în care noul raport va fi salvat, mai precis, ca obiect de bază de date Access. Faptul este că în noua versiune a Access 2002 a devenit posibilă salvarea unui raport ca un alt obiect al bazei de date - o pagină de acces la date. Acest lucru poate fi realizat de un alt element din lista derulantă Cum - elementul Pagina de acces la date.

Orez. 1.4. Exemplu de construcție a raportului

5. Selectarea și sortarea înregistrărilor folosind interogări

Unul dintre cele șapte obiecte standard Microsoft Access este o interogare. Interogările sunt utilizate pentru a vizualiza, analiza și modifica datele dintr-unul sau mai multe tabele. De exemplu, puteți utiliza o interogare pentru a afișa date dintr-unul sau mai multe tabele și pentru a le sorta într-o anumită ordine, pentru a efectua calcule pe un grup de înregistrări sau pentru a selecta dintr-un tabel în funcție de anumite condiții. Interogările pot servi ca sursă de date pentru formularele și rapoartele Microsoft Access. Interogarea în sine nu conține date, dar vă permite să selectați date din tabele și să efectuați o serie de operații asupra lor. Există mai multe tipuri de interogări în Microsoft Access: interogări server, care sunt folosite pentru a prelua date de pe server; cereri de auto-substituire care completează automat câmpurile pentru o nouă înregistrare; selectați interogări care preiau date din tabele; solicitări de modificare, care fac posibilă modificarea datelor din tabele (inclusiv ștergerea, actualizarea și adăugarea înregistrărilor); creați interogări de tabel care creează un tabel nou pe baza datelor din unul sau mai multe tabele existente, precum și pe alte tipuri de interogări.

O interogare de selecție conține condiții de selecție a datelor și returnează o selecție care corespunde condițiilor specificate fără a modifica datele returnate. În Microsoft Access, există și conceptul de filtru, care la rândul său este un set de condiții care vă permit să selectați un subset de înregistrări sau să le sortați. Asemănarea dintre interogările de selectare și interogările de filtrare este că ambele preiau un subset de înregistrări dintr-un tabel de bază sau dintr-o interogare. Cu toate acestea, există diferențe între ele care trebuie înțelese pentru a face alegerea corectă, în ce caz să folosiți o interogare și în care să folosiți un filtru.

Cel mai simplu mod de a crea o interogare este să utilizați Expertul de interogare. Pentru a crea o interogare simplă utilizând Expertul de interogare, trebuie să:

· În fereastra bazei de date, în panoul de obiecte, selectați comanda rapidă Interogări.

· În lista de interogări, faceți dublu clic cu butonul stâng al mouse-ului pe Creare interogare folosind comanda rapidă a expertului sau faceți clic pe butonul Nou din fereastra bazei de date și în caseta de dialog New Query care apare, selectați Interogare simplă ( Expert Interogare simplă ) și faceți clic pe OK.

· În fereastra Creare care apare interogări simple(Expert de interogare simplă) în caseta combinată Tabele/Interogări, selectați tabelul sau interogarea care va servi ca sursă de date pentru interogarea fiind creată.

· Folosind săgețile dreapta și stânga, mutați din lista Câmpuri disponibile la lista Câmpuri selectate acele câmpuri care sunt necesare în interogarea care se construiește. În acest caz, ordinea câmpurilor din cerere va corespunde cu ordinea câmpurilor din lista Câmpuri selectate. Dacă doriți să includeți toate câmpurile în interogarea dvs., puteți utiliza butonul cu două săgeți dreapta.

· Următoarea casetă de dialog va fi ultima. În el trebuie să introduceți numele interogării pe care o creați în câmpul Specificați numele interogării (Ce titlu doriți pentru interogarea dvs.?) și selectați actiunile urmatoare: deschideți interogarea pentru a vedea informații sau modificați designul interogării.

· Dacă este necesar, puteți selecta caseta de selectare Afișare ajutor pentru lucrul cu cererea? (Afișează Ajutor pentru lucrul cu interogarea) pentru a afișa informații de ajutor privind lucrul cu interogări.

· Faceți clic pe butonul Terminare.

După finalizarea Asistentului de interogare simplă, în funcție de alegerea metodei munca in continuare odată cu cererea, se va deschide fie fereastra de solicitare în modul vizualizare, fie fereastra Generator de interogări, în care puteți modifica cererea.

Fig.1.5. Construirea unei interogări

6 . Macro-uri

Cu ajutorul lor, macrocomenzile pot extinde semnificativ funcționalitatea aplicației pe care o creați și o pot personaliza la nevoile anumitor utilizatori.

Folosind macrocomenzi, puteți efectua aproape toate acțiunile asupra obiectelor Access care au fost descrise în capitolele anterioare.

O macrocomandă în Access este o structură constând din una sau mai multe comenzi macro care sunt executate fie secvenţial, fie într-o ordine specificată de anumite condiţii. Setul de comenzi macro din Access este foarte larg, cu ajutorul macrocomenzilor, puteți implementa multe din ceea ce pot face procedurile din VBA. Fiecare macrocomandă are un nume specific și, eventual, unul sau mai multe argumente care sunt specificate de utilizator. De exemplu, atunci când utilizați comanda macro OpenForm, trebuie să specificați ca argumente cel puțin numele formularului de deschis și modul de afișare a acestuia pe ecran.

Utilizarea macrocomenzilor este justificată de faptul că sunt ușor de creat și nu necesită învățarea sintaxei unui limbaj de programare. Pentru a crea o macrocomandă, trebuie doar să cunoașteți tehnicile de bază de lucru în Microsoft Access și Windows, cum ar fi tragerea obiectelor din fereastra Bază de date într-o fereastră specială - Macro Design, selectarea unei acțiuni dintr-o listă și introducerea expresiilor ca argumente pentru macro. Prin urmare, dacă chiar nu doriți să învățați sintaxa limbajului VBA sau vi se pare prea dificil, nu ezitați să utilizați macrocomenzi și veți obține o aplicație destul de funcțională.

Scopul principal al macrocomenzilor este de a crea o interfață convenabilă pentru aplicație: astfel încât formularele și rapoartele să se deschidă atunci când faceți clic pe butoanele din formular sau din bara de instrumente sau prin simpla selectare a unei comenzi de meniu; astfel încât la deschiderea aplicației, utilizatorul să vadă pe ecran nu o fereastră de bază de date plină cu multe tabele, interogări, formulare și rapoarte, ci un formular clar cu care se poate efectua imediat acțiunile dorite etc.

Orez. 1.6. Setarea opțiunilor de pornire

Concluzie

În esență, Access este doar un instrument. Folosirea lui, desigur, ne ușurează puțin munca și, prin urmare, viața. Prin urmare, trebuie să ne amintim că baza de date trebuie să servească la îndeplinirea unor sarcini clar definite - doar în această condiție va ajuta la îmbunătățirea eficienței muncii, indiferent de ce tip de activitate vorbim.

Cu toate acestea, capacitățile bazei de date nu se limitează la stocarea informațiilor. O bază de date dezvoltată profesional vă permite să mențineți fiabilitatea datelor și să oferiți acces eficient, rapid și convenabil la acestea. Într-o astfel de bază de date nu va fi loc pentru dezordine și confuzie.

Principiul de bază pe care se bazează sistemele baze de date relaționale datele reprezintă crearea de relații între tabele. Relațiile vă ajută să găsiți date dintr-un tabel prin altul, iar integritatea datelor vă ajută să împiedicați modificarea sau ștergerea accidentală a datelor.

Proiectarea unei structuri de bază de date poate fi o provocare majoră pe care mulți utilizatori încearcă să o evite și ajung să o regrete mai târziu. Doar unii dintre cei mai talentați și talentați specialiști trec peste această etapă, reușind să creeze aplicații de baze de date eficiente. Chiar dacă nu vi se par interesante informațiile din acest capitol, amintiți-vă că proiectarea unei structuri de bază de date este o sarcină foarte importantă.

Lista surselor utilizate

Alexander Starshinin Microsoft Office dintr-o privire., Sankt Petersburg, 2007.

Ed Bott Microsoft XP, BINOM, Moscova, 2006

Microsoft Access este un software de baze de date care vă permite să gestionați și să editați cu ușurință bazele de date. Este potrivit pentru orice, de la proiecte mici la... Afaceri mari, este foarte vizual. Acest lucru îl face un asistent excelent pentru introducerea și stocarea datelor, deoarece utilizatorul nu trebuie să se ocupe de tabele și grafice. Începeți să citiți pentru a afla cum să profitați la maximum de Microsoft Access.

Pași

Partea 1

Crearea unei noi baze de date

Creați o interogare Creare tabel

Selectați tabelul (tabelele) din care doriți să extrageți datele. Faceți dublu clic pe tabelul din care doriți să extrageți informații. Puteți utiliza mai multe tabele simultan dacă este necesar.

Selectați câmpurile din care doriți să extrageți datele. Faceți dublu clic pe fiecare câmp pentru a adăuga. Va fi adăugat la grila de solicitări.

Stabiliți criteriile necesare. Dacă aveți nevoie de informații specifice din câmpuri, setați un filtru după criterii. Consultați secțiunea „Crearea unei interogări de criterii” de mai sus pentru mai multe informații.

Testați-vă interogarea pentru a vă asigura că produce rezultatele dorite.Înainte de a crea un tabel, rulați interogarea pentru a vă asigura că preia informațiile de care aveți nevoie. Ajustați criteriile și câmpurile până când obțineți rezultatul dorit.

Salvați cererea dvs. Apăsați Ctrl + S pentru a salva interogarea pentru o utilizare ulterioară. Va apărea în coloana de navigare din partea stângă a ecranului. Dacă faceți clic pe această interogare, o puteți utiliza din nou, apoi accesați fila Design.

Faceți clic pe butonul „Creați tabel” din grupul de selecție a tipului de interogare. Va apărea o fereastră care vă va cere un nume pentru noul tabel. Introduceți un nume pentru tabel și faceți clic pe OK.

Faceți clic pe butonul Run. Conform cererilor stabilite, acesta va fi creat masa noua. Tabelul apare în coloana de navigare din stânga.

Creați o cerere de adăugare

Deschideți cererea creată anterior. Puteți utiliza o interogare de atașare pentru a adăuga informații la un tabel care este deja creat într-un alt tabel. Acest lucru este util atunci când trebuie să adăugați mai multe date la un tabel finit creat de o interogare de creare a unui tabel.

Faceți clic pe butonul „Adăugați” din fila „Design”. Se va deschide o casetă de dialog. Selectați tabelul pe care doriți să îl adăugați.

Modificați criteriile de solicitare pentru a se potrivi cu informațiile pe care le adăugați. De exemplu, dacă ați creat un tabel cu criteriul „2010” în câmpul „An”, modificați această valoare în funcție de informațiile pe care le adăugați, cum ar fi „2011”.

Selectați unde exact doriți să adăugați informațiile. Asigurați-vă că adăugați date în câmpurile corespunzătoare pentru fiecare coloană pe care o adăugați. De exemplu, dacă efectuați modificările de mai sus, ar trebui să adăugați informații în câmpul An de pe fiecare rând.

Completați cererea. Faceți clic pe butonul Run din fila Design. Solicitarea va fi efectuată și informațiile vor fi adăugate la tabel. Puteți deschide tabelul pentru a vă asigura că datele introduse sunt corecte.

Partea 5

Crearea și utilizarea formularelor

Selectați tabelul pentru care doriți să creați un formular. Formularele afișează date pentru fiecare câmp și facilitează comutarea între înregistrări sau crearea altora noi. Formulare - instrument necesar pentru perioade lungi de introducere a informațiilor; Majoritatea utilizatorilor găsesc formularele mult mai ușor de utilizat decât tabelele.

Faceți clic pe butonul „Formular” din fila „Creare”. Un formular va fi creat automat pe baza datelor din tabel. Access creează automat câmpuri cu mărimea potrivită, dar pot fi oricând schimbate sau mutate dacă se dorește.

• Dacă nu doriți să afișați un anumit câmp în formular, faceți clic dreapta pe meniul contextual și faceți clic pe Eliminare.
• Dacă tabelele sunt legate, va apărea o descriere deasupra fiecărei înregistrări pentru a afișa datele combinate. Acest lucru face editarea acestor date mult mai ușoară. De exemplu, fiecărui reprezentant de vânzări i se poate atribui o bază de clienți.

1. Navigați prin noul formular. Indicatoarele în formă de săgeată vă permit să treceți de la o intrare la alta. Câmpurile vor fi completate cu datele dvs. în momentul în care comutați între ele. Puteți folosi butoanele de-a lungul marginilor pentru a sări direct la prima sau ultima intrare.

   Faceți clic pe butonul de descriere pentru a utiliza tabelul. Este situat în colțul din stânga sus și vă permite să modificați valorile tabelului selectat folosind formulare.

   Efectuați modificări la intrările existente. Puteți modifica textul în orice câmp al fiecărei înregistrări pentru a modifica informațiile din tabel. Toate modificările vor fi reflectate automat în tabel și același lucru se va întâmpla în toate tabelele asociate.

   Faceți noi intrări. Faceți clic pe „Adăugați intrare” de lângă butoanele de navigare pentru a adăuga intrare nouă la finalul listei. Puteți utiliza apoi câmpuri pentru a introduce date în înregistrări goale din tabel. Acest lucru este mult mai ușor decât adăugarea de date noi printr-o vizualizare de tabel.

   Salvați formularul când ați terminat cu el. Asigurați-vă că salvați forma apăsând Ctrl + S; vă puteți conecta cu ușurință din nou mai târziu. Va apărea în coloana de navigare din partea stângă a ecranului.

Partea 6

Creați un raport

Selectați un tabel sau o interogare. Rapoartele vă permit să afișați rapid un rezumat al datelor de care aveți nevoie. Ele sunt adesea folosite pentru raportarea veniturilor sau raportarea transporturilor, dar pot fi personalizate pentru aproape orice caz de utilizare. Rapoartele folosesc date din tabele sau interogări pe care le-ați creat anterior.

Ministerul Educației și Științei al Federației Ruse

Instituția de învățământ superior bugetară de stat federală

învăţământul profesional

„Academia de Stat de Economie și Drept din Khabarovsk”

Bazele lucrului cu baza de date Microsoft Access 2007

Khabarovsk 2011

Bazele lucrului cu DBMS Microsoft Access 2007: linii directoare pentru efectuarea lucrărilor de laborator pentru studenții anului I de licență din toate domeniile de studiu cu normă întreagă/comp. L. V. Samoilova. – Khabarovsk: RIC KhSAEP, 2011. – 32 p.

Referent D. V. Timoshenko, Ph.D. tehnologie. Științe, profesor asociat, Departamentul de Combustie Internă, Universitatea de Stat din Tomsk

Aprobat de consiliul de editare și bibliotecă al academiei ca linii directoare pentru studenții de licență din anul I de toate specialitățile cu normă întreagă

Lyudmila Viktorovna Samoilova Elementele de bază ale lucrului cu bazele de date Microsoft Access 2007

Orientări pentru efectuarea lucrărilor de laborator pentru studenții de licență din anul I din toate domeniile de studiu cu normă întreagă

Editorul G.S. Odintsova

_____________________________________________________________

Semnat pentru imprimare Format 60x84/16.

Hartie de scris. Printare digitala. Condițional p.l. 1.9. Academician-ed.l. 1.3.

Tiraj 100 de exemplare. Comandă nu.___________________________

_______________________________________________________________

680042, Khabarovsk, st. Pacific, 134, hgaep, ritz

© Academia de Stat de Economie și Drept din Khabarovsk, 2011

Noțiuni de bază

În lumea modernă, oamenii au de-a face cu cantități uriașe de informații omogene. Aceste informații trebuie să fie organizate într-un fel, prelucrate folosind același tip de metode și, ca urmare, să obțină date consolidate sau să le caute în bloc. informație specifică. Bazele de date servesc acestui scop.

Sub Bază de date Se obișnuiește să se înțeleagă un set de date organizate logic și interconectate partajate de diverse sarcini în cadrul unui sistem informatic automat unificat.

Software-ul care efectuează operațiuni pe baze de date se numește DBMS - Sistemul de gestionare a bazelor de date. Un SGBD vă permite să structurați, sistematizați și organizați datele pentru stocarea și procesarea pe computer.

DBMS– un set de instrumente lingvistice și software concepute pentru crearea, întreținerea și partajarea unei baze de date cu mulți utilizatori.

Program Microsoft Access 2007 este un sistem de gestionare a bazelor de date. Este inclus în Microsoft Office Professional 2007, care îi asigură conectarea cu alte aplicații de birou (test Editor de cuvinte, un program de lucru cu tabele Excel). Folosind Microsoft Access DBMS, puteți stoca și procesa cu ușurință volume mari de informații, puteți controla corectitudinea datelor în stadiul de introducere a acestora, puteți extrage informațiile necesare din baza de date, puteți pregăti rapoarte și puteți crea formulare pentru o lucru mai convenabil cu datele. Mai mulți utilizatori pot lucra cu baza de date simultan. Microsoft Access are capabilități enorme și, în același timp, pentru a începe și a crea propria bază de date, trebuie doar să stăpânești câteva operațiuni simple.

Programul Microsoft Access este un SGBD relațional (din limba engleză relație). Aceasta înseamnă că o bază de date în Access constă din tabele interconectate.

Un tabel de bază de date este un tabel obișnuit format din rânduri și coloane.

Se numesc coloanele tabelului câmpuri (atribute). Ele stochează atributele obiectului. Fiecare câmp de tabel are un nume unic și conține un tip de date strict definit.

Rândurile tabelului sunt numite înregistrări (tupluri). O înregistrare conține mai multe celule de tabel care stochează informații specifice despre obiecte. Fiecare înregistrare conține informații despre un obiect. Liniile sunt în ordine aleatorie și nu au numere. Căutarea șirurilor de caractere se face nu prin numere, ci prin identificatori ( chei).

Cheie– acesta este câmpul prin care sunt legate tabelele.

Cheia poate fi simplă sau compusă. Este apelată o cheie definită de un câmp de tabel simplu. Dacă o cheie constă din două sau mai multe atribute, este apelată compozit.

Cheia poate fi primară sau străină. Cheia principala identifică în mod unic fiecare înregistrare din tabel; Valorile cheilor duplicate nu sunt permise. Acest lucru înseamnă, Cheia primară trebuie să identifice o singură înregistrare (rând) în tabel, adică să fie unică.

Cheie externă este un atribut al unei relații care este cheia primară a unei alte relații. Chei străine sunt folosite pentru a organiza relațiile dintre tabelele bazei de date (master și slave) și pentru a menține constrângerile de integritate referențială.

Pentru a completa tabelele cu informații, puteți introduce datele manual în modul de editare a tabelului, creați formă pentru a introduce date sau a importa date din surse externe. Pentru a căuta, selecta și sorta date, puteți crea cereriși pentru prezentarea vizuală a datelor și imprimare – rapoarte.

Orice utilizator sisteme informatice pe Bazat pe Windowsștie că în pachet standard programe de birou de la Microsoft, orice versiune include un editor Access unic. Ce fel de program este și cum se lucrează cu el vor fi acum discutate. Desigur, aici vor fi date doar elementele de bază inițiale, deoarece o descriere a absolut toate capabilitățile aplicației va dura mai mult de o pagină.

Ce este Access?

Ce este acest program? Access este un sistem complet pentru lucrul cu orice tip, bazat pe un model relațional, cu capacitatea de a schimba dinamic date cu alte aplicații sau publicații de pe Internet. Presupune utilizarea unor instrumente pentru automatizarea procesării informațiilor de orice tip, care sunt prezentate într-o formă structurată.

În plus, Access este și un pachet care oferă suport pentru controalele ActiveX, ceea ce extinde semnificativ capacitățile programului în ceea ce privește faptul că poate folosi nu numai componente tabelare sau text, ci și multimedia și obiecte de pe Internet. Legăturile dintre ele stabilite în aplicație permit urmărirea precisă a modificărilor în oricare dintre ele cu ajustarea automată a parametrilor în altele.

Principalele direcții de utilizare a aplicației

Nu este de mirare că, în majoritatea cazurilor, este folosit pentru a automatiza complet analiza unor procese din contabilitate, afaceri etc. Datorită structurii sale universale, programul poate elimina aspectul așa-numitei redundanțe a datelor, atunci când este necesar să se modificați un parametru fără a introduce unul nou, ci prin corectarea celui vechi și astfel încât modificarea acestuia să fie reflectată în toate bazele de date aferente.



De exemplu, o întreprindere folosește Access pentru a ține evidența furnizorilor, clienților și evenimentelor în care sunt implicați. Detaliile bancare ale unui furnizor se modifică. Este suficient să le schimbați, iar ajustarea automată va afecta toate celelalte baze de date. Datele vor fi înlocuite, în loc să fie introduse altele noi împreună cu cele existente. Și această schimbare va afecta aceleași activități conexe. Adică, într-un fel, utilizatorul primește automatizare completă.

Același lucru este valabil, de exemplu, atunci când un anumit grup de mărfuri este vândut prin divizia corespunzătoare a întreprinderii, articolele de produs sunt anulate automat în baza de date a mărfurilor disponibile în depozit. Dar acestea sunt cele mai multe exemple simple. De fapt, aplicația are capacități mult mai largi.

Structura Microsoft Access

În ceea ce privește ușurința în utilizare, aceasta se realizează datorită prezenței elementelor de bază care joacă un rol vital în analiza și prelucrarea datelor bazei de date. Printre elementele principale se numără următoarele:

• tabel - un element care stochează informații de bază într-un format specific (numeric, text, grafic etc.);
• interogare - un mijloc de accesare a elementelor conexe, a altor baze de date sau a programelor terților;
• formular - prezentarea de informații sau date într-o formă ușor de utilizat;
• raport - iesirea rezultatelor procesate;
• macro - un element executabil care vă permite să efectuați anumite acțiuni atunci când are loc un eveniment, să creați o solicitare, să generați un raport;
• modul - Instrumente de limbaj Visual Basic care vă permit să extindeți semnificativ capacitățile programului prin crearea de proceduri și utilizarea numeroaselor funcții.

Comunicarea cu alte programe și baze de date externe

După cum este deja clar, Access este un program care vă permite nu numai să utilizați propriile date introduse de utilizator, ci și să le conectați între ele. Capacitățile aplicației sunt astfel încât informațiile pot fi importate din alte aplicații (FoxPro, Paradox, Excel, Word etc.). Pentru a simplifica procedurile, datele nu pot fi importate, ci legate, nu numai cu programele specificate, ci și cu surse dintr-un mediu de rețea sau de pe Internet.

Procesul de conectare în sine este efectuat pe baza unor interogări similare modului în care funcționează bazele de date date SQL(Accesul îi sprijină și pe ei).

Creare bazată pe șabloane

În Access, tabelul este elementul principal. De aspect totuși, această componentă este foarte asemănătoare cu tabelele Excel Accesați funcții mult mai largi, iar principiile de lucru cu astfel de elemente au propriile lor caracteristici distinctive.



Cu toate acestea, vă puteți crea propria bază de date atunci când porniți programul destul de simplu. După ce apare fereastra de bun venit, utilizatorului i se oferă o alegere de șabloane, pe baza cărora va fi creată viitoarea structură a bazei de date sub forma unui tabel. Aceasta este așa-numita vedere în culise. Aici puteți găsi șabloane încorporate care sunt utile pentru realizarea unor sarcini specifice sau puteți căuta în resursa oficială Microsoft dacă niciunul dintre ele din listă nu satisface nevoile utilizatorului (deși acest lucru este puțin probabil).

Baza de date de la zero

Dacă nimic nu se potrivește utilizatorului și dorește să creeze el însuși o bază de date, atunci când creați un fișier nou, trebuie să selectați o bază de date goală în meniul corespunzător. Există câteva limitări de luat în considerare aici. De exemplu, bazele de date desktop nu acceptă publicarea online, iar bazele de date web nu acceptă unele dintre funcționalitățile celor anterioare.



După ce ați creat tabelul inițial, puteți trece la introducerea datelor. Vă rugăm să rețineți că datele pot fi introduse numai în coloanele și rândurile adiacente. De asemenea, nu ar trebui să adăugați celule goale între ele, așa cum faceți în Excel. În plus, cea mai importantă cerință este ca fiecare coloană să conțină un singur tip de date, ceea ce înseamnă că, dacă formatul original este data și ora, informațiile bazate pe exponent introduse în coloană nu vor fi recunoscute. Deci, dacă este posibil, trebuie să planificați masa din această perspectivă. Pentru a simplifica munca, puteți utiliza și un mod special de proiectare.

Nuanțe ale importului și conectării datelor cu alte surse

În ceea ce privește importul de date, capacitățile programului sunt practic nelimitate. Condiția principală este ca datele importate să fie împărțite în tipuri tabelare (cum ar fi tabelele în Excel sau Word). Dacă importul se efectuează, de exemplu, într-o versiune text din Notepad, puteți crea o structură similară folosind un tabulator (tasta Tab).



Puteți utiliza liste SharePoint și date link pentru a vă ușura munca. În acest scop este folosit echipa specialaîn fila de date externe situată în grupul de import și link. Deja oferit aici soluții gata făcute(Excel, Word etc.). La selectare, tot ce trebuie să faceți este să specificați locația fișierul dorit, salvați locația în baza de date curentă și confirmați selecția.

Concluzie

Aceasta este o aplicație Access. Programul este foarte popular în rândul unei game largi de utilizatori, deoarece dezvoltatorii săi au încercat să combine cât mai mult posibil capacitățile altor produse software acest tip. Și exact asta a făcut aceasta aplicație foarte flexibil în configurație și aplicarea automată a majorității funcțiilor. Rămâne de adăugat că Access este un instrument de procesare a datelor foarte puternic, deși aici au fost discutate doar cele mai elementare informații despre aplicație.