Acces - ce este? Crearea unei baze de date în Microsoft Access. Microsoft Access pentru manechin - ce este acest program și cum se utilizează Cum se utilizează programul de acces

Bazele de date de acces pe computer vă ajută să stocați și să urmăriți practic orice tip de date, cum ar fi inventarul, contactele sau procesele de afaceri. hai sa descriere detaliată căi pe care le puteți folosi pentru a crea o bază de date Access, pentru a adăuga date la ea și apoi învățați următorii pași pentru configurarea și utilizarea acesteia noua baza date.

În acest articol

Selectați un șablon

Șabloanele de acces vin cu tabele, interogări, formulare și rapoarte încorporate gata de funcționare. Șabloanele disponibile sunt primul lucru pe care îl vedeți când lansați Access și opțiuni suplimentare poate fi descărcat de pe Internet.

În fila Acces Fişier selectați echipa Crea.

Selectați un șablon de bază de date desktop și introduceți un nume în câmp Nume de fișier. baze de date (Dacă nu vezișablon care va funcționa pentru dvs, utilizareCăutați șabloane pe Internetdomeniu.)

Nume de fișier

Faceți clic pe butonul Crea.

În funcție de șablonul pe care îl alegeți, poate fi necesar să parcurgeți oricare dintre următorii pași înainte de a începe.

Dacă Access afișează o casetă de dialog Intrare cu o listă goală de utilizatori:

Faceți clic pe butonul utilizator nou.

Completați formularul Informații despre utilizator.

Selectați numele de utilizator pe care tocmai l-ați introdus și faceți clic Intrare.

Dacă Access afișează mesajul Avertisment de securitateîn bara de mesaje, precum și într-un șablon dintr-o sursă de încredere, faceți clic Includeți conținut. Dacă baza de date necesită o autentificare, conectați-vă.

Informații suplimentare: .

Crearea unei baze de date de la zero

Dacă niciunul dintre șabloane nu vă convine, puteți începe cu o bază de date goală pe computer.

În Access, selectați comanda Crea, iar apoi - element Baza de date desktop goală.

Introduceți numele bazei de date în câmp Nume de fișier.

Puteți utiliza locația implicită listată sub câmp Nume de fișier sau selectați altul făcând clic pe pictograma folderului.

Faceți clic pe butonul Crea.

Adăugarea de tabele

Într-o bază de date, datele sunt stocate în mai multe tabele înrudite. Pentru a crea un tabel:

Când deschideți baza de date pentru prima dată, veți vedea un tabel gol în vizualizarea Foaie de date unde puteți adăuga date. Pentru a adăuga un alt tabel, accesați fila Crea > Masă. Puteți începe să tastați date într-un câmp gol (celulă) sau să inserați date dintr-o altă sursă, cum ar fi un registru de lucru Excel.

Pentru a redenumi o coloană (câmp), faceți dublu clic pe antetul acesteia și introduceți un nume nou.

Pentru a adăuga mai multe câmpuri, începeți să tastați în coloană Faceți clic pentru a adăuga.

Pentru a muta o coloană, selectați-o făcând clic pe antet și trageți-o în locația dorită. Puteți face această operație cu mai multe coloane adiacente.

Copiați și lipiți datele

Puteți copia datele dintr-un alt program, cum ar fi Excel sau Word, și le puteți lipi într-un tabel Access. Cel mai bine este dacă sunt organizate în coloane. Dacă datele sunt în editor de text, cum ar fi Word, separați prin tabulatori coloanele de date sau convertiți datele într-un tabel înainte de a le copia.

Dacă datele trebuie modificate, cum ar fi împărțirea numelor complete în nume și prenume, faceți acest lucru în programul sursă.

Deschideți sursa și copiați datele (CTRL+C).

Deschideți tabelul Access la care doriți să adăugați date în vizualizarea Foaie de date și inserați datele (CTRL+V).

Faceți dublu clic pe fiecare antet de coloană și furnizați nume semnificative.

Nota:În funcție de datele pe care le introduceți în primul rând al unei coloane, Access atribuie un tip de date fiecărui câmp. Asigurați-vă că datele din rândurile rămase sunt de același tip.

Importați sau conectați date

Puteți importa date din alte surse sau puteți conecta date din Access fără a muta informațiile din care sunt stocate. Legarea poate fi opțiune bună dacă aveți mai mulți utilizatori, datele se actualizează și doriți să vă asigurați că puteți vedea ultima versiune, sau dacă doriți să salvați spațiu pe disc. Puteți stabili dacă doriți să conectați sau să importați date pentru majoritatea formatelor. Aflați mai multe despre importarea sau conectarea datelor dintr-o altă bază de date Access.

Procesul variază ușor în funcție de sursa de date, dar începe întotdeauna cu procedura de mai jos.

Pe Date externe Faceți clic pe butonul Format de date la care veți importa sau vă conectați. Dacă nu vedeți formatul de care aveți nevoie, faceți clic pe butonul Adiţional.

Nota: Dacă tot nu există, poate fi necesar să exportați mai întâi datele într-un format de fișier acceptat de Access (cum ar fi un fișier text delimitat).

Urmați instrucțiunile din caseta de dialog articol " Date externe ».

Când sunt conectate, unele formate sunt doar pentru citire. Următoarele sunt surse externe ale căror date pot fi importate sau legate.

Citeşte mai mult

Pentru a lua decizii informate și eficiente în activitățile de producție, în managementul economic și în politică, un specialist modern trebuie să fie capabil să folosească calculatoarele și comunicațiile pentru a primi, acumula, stoca și prelucra date, prezentând rezultatul sub formă de documente vizuale. ÎN societatea modernă tehnologia de informație Se dezvoltă foarte rapid, pătrund în toate sferele activității umane.

În diferite domenii ale economiei, este adesea necesar să se lucreze cu date din surse diferite, fiecare dintre acestea fiind asociată cu un anumit tip de activitate. Coordonarea tuturor acestor date necesită cunoștințe specifice și abilități organizatorice.

Produsul Microsoft Corporation Access combină informații din diferite surse într-o bază de date relațională. Formularele, interogările și rapoartele pe care le creează vă permit să actualizați rapid și eficient datele, să obțineți răspunsuri la întrebări, să căutați datele necesare, să analizați datele și să imprimați rapoarte, diagrame și etichete de corespondență.

Scopul acestui lucru munca de curs este o luare în considerare a proiectării în teorie și a creării în practică a unei baze de date într-un produs Microsoft pentru gestionarea bazelor de date " Microsoft Access».

Access este un set de instrumente pentru utilizatorul final pentru gestionarea bazelor de date. Include designeri de tabele, formulare, interogări și rapoarte. Acest sistem poate fi considerat și ca un mediu de dezvoltare a aplicațiilor. Folosind macrocomenzi sau module pentru automatizarea sarcinilor, puteți crea aplicații centrate pe utilizator care sunt la fel de puternice ca aplicațiile scrise direct în limbaje de programare. Acestea vor include butoane, meniuri și casete de dialog. Prin programarea în VBA, puteți crea programe puternice, cum ar fi Sistem de acces.

Creați aplicații fără codare folosind macrocomenzi Access. Utilizatorii de foi de calcul și baze de date ar trebui să fie familiarizați cu multe dintre conceptele cheie utilizate în Access. Înainte de a începe să lucrați cu orice produs software, este important să înțelegeți capacitățile acestuia și tipurile de probleme pe care este proiectat să le rezolve. Microsoft Access (denumit în continuare pur și simplu Access) este un produs cu mai multe fațete a cărui utilizare este limitată doar de imaginația utilizatorului.

Accesul are control total baze de date relaționale date. Sistemul acceptă primare și chei externeși asigură integritatea datelor la nivel de kernel (ceea ce previne operațiunile incompatibile de actualizare sau ștergere). În plus, tabelele din Access sunt echipate cu instrumente de validare a datelor care împiedică introducerea incorectă, indiferent de modul în care este introdus, iar fiecare câmp de tabel are propriul său format și descrieri standard, ceea ce simplifică foarte mult introducerea datelor. Access acceptă toate tipurile de câmpuri necesare, inclusiv câmpurile text, numerice, contor, monedă, dată/ora, MEMO, Boolean, hyperlink și OLE. Dacă procesarea specială nu are ca rezultat nicio valoare în câmpuri, sistemul oferă suport complet pentru valorile goale.

Concepte de bază despre bazele de date MS Access

1.1 Scurtă descriere DOMNIȘOARĂAcces

Microsoft Access este un SGBD desktop (sistem de gestionare a bazelor de date) de tip relațional. Avantajul Access este că este foarte simplu GUI, care vă permite nu numai să vă creați propria bază de date, ci și să dezvoltați aplicații folosind instrumente încorporate.

Spre deosebire de alte SGBD-uri desktop, Access stochează toate datele într-un singur fișier, deși le distribuie pe diferite tabele, așa cum se potrivește unui SGBD relațional. Aceste date includ nu numai informații din tabele, ci și alte obiecte de bază de date, care vor fi descrise mai jos.

Pentru a efectua aproape toate operațiunile de bază, Access oferă un număr mare de vrăjitori, care fac principala activitate pentru utilizator atunci când lucrează cu date și dezvoltă aplicații, ajută la evitarea acțiunilor de rutină și ușurează munca unui utilizator neexperimentat în programare.

Caracteristici ale MS Access care diferă de ideea unui SGBD relațional „ideal”.

Crearea unei baze de date Access multi-utilizator și obținerea accesului simultan al mai multor utilizatori la o bază de date comună este posibilă într-o rețea locală peer-to-peer sau într-o rețea cu un server de fișiere. Rețeaua oferă suport hardware și software pentru schimbul de date între computere. Access monitorizează delimitarea accesului diferiților utilizatori la baza de date și asigură protecția datelor. Când se lucrează simultan. Deoarece Access nu este un client DBMS de server, capacitatea sa de a oferi lucru multi-utilizator este oarecum limitată. De obicei, pentru a accesa date printr-o rețea de la mai multe stații de lucru, fișierul bazei de date Access (cu extensia *.mdb) este postat pe server de fișiere. În acest caz, prelucrarea datelor se realizează în principal pe client - unde rulează aplicația, datorită principiilor de organizare a SGBD-urilor de fișiere. Acest factor limitează folosind Access pentru a asigura munca multor utilizatori (mai mult de 15-20) și cu o cantitate mare de date în tabele, deoarece încărcarea rețelei crește de multe ori.

În ceea ce privește menținerea integrității datelor, Access este potrivit doar pentru modelele de baze de date cu complexitate mică sau medie. Îi lipsesc instrumente precum declanșatoarele și procedurile stocate, care obligă dezvoltatorii să încredințeze întreținerea logicii de afaceri a bazei de date. program client.

În ceea ce privește protecția și separarea informațiilor Acces nu are de încredere mijloace standard. ÎN metode standard protecția include protecția folosind o parolă de bază de date și protecția folosind o parolă de utilizator. Îndepărtarea unei astfel de protecție nu este dificilă pentru un specialist.

Cu toate acestea, în ciuda dezavantajelor cunoscute, MSAccess are multe avantaje în comparație cu sistemele dintr-o clasă similară.

În primul rând, putem observa prevalența, care se datorează faptului că Access este un produs Microsoft, softwareși sistemele de operare utilizate de majoritatea utilizatorilor calculatoare personale. MSAccess este pe deplin compatibil cu sistem de operare Windows, actualizat constant de către producător, acceptă multe limbi.

În general, MSAccess oferă o mulțime de funcționalități la un cost relativ scăzut. De asemenea, este necesar să se remarce concentrarea asupra utilizatorilor cu medii profesionale diferite, ceea ce se reflectă în prezența unui număr mare ajutoare(Maestrii, după cum sa menționat deja), un sistem de ajutor dezvoltat și o interfață clară. Aceste instrumente facilitează proiectarea, crearea unei baze de date și preluarea datelor din aceasta.

MSAccess oferă utilizatorului non-programator o varietate de instrumente interactive care îi permit să creeze aplicații fără a fi nevoit să dezvolte interogări în SQL sau macrocomenzi sau module de program în VBA.

Access are capabilități extinse pentru importarea/exportarea datelor în diferite formate, din tabele Excel și fișiere text, la aproape orice server DBMS prin mecanismul ODBC.

Un alt avantaj important al MSAccess este instrumentele sale avansate de dezvoltare a aplicațiilor încorporate. Majoritatea aplicațiilor distribuite utilizatorilor conțin o anumită cantitate de cod VBA ( Visual Basic pentru aplicații). Deoarece VBA este singurul instrument pentru efectuarea multor sarcini comune în Access (lucrarea cu variabile, construirea de comenzi SQL în timp ce programul rulează, gestionarea erorilor, folosind Windows API etc.), pentru a crea aplicații mai mult sau mai puțin complexe aveți nevoie de cunoștințe și cunoștințe despre aceasta model de obiect MSAccess.

Unul dintre instrumentele de programare din Access este limbajul macro. Programele create în acest limbaj se numesc macrocomenzi și vă permit să legați cu ușurință acțiunile individuale implementate folosind formulare, interogări și rapoarte. Macro-urile sunt controlate de evenimente care sunt cauzate de acțiunile utilizatorului atunci când interacționează cu datele prin formulare sau de evenimente de sistem.

Se pare că Access, având toate caracteristicile unui SGBD, oferă și caracteristici suplimentare. Nu este doar un SGBD flexibil și ușor de utilizat, ci și un sistem pentru dezvoltarea aplicațiilor de baze de date.

1.2 Baze de date și sisteme de gestionare a bazelor de date

O bază de date este o structură organizată concepută pentru a stoca informații. Bazele de date moderne stochează nu numai date, ci și informații.

Această afirmație este ușor de explicat dacă, de exemplu, luăm în considerare o bază de date de bibliotecă. Conține toate informațiile necesare despre autori, cărți, cititori etc. Atât lucrătorii bibliotecii, cât și cititorii care trebuie să găsească orice publicație pot avea acces la această bază de date. Dar, printre ei, aproape că nu există o persoană care să aibă acces la întreaga bază de date și, în același timp, să poată face de unul singur modificări arbitrare. Pe lângă date, baza de date conține metode și instrumente care permit fiecărui angajat să opereze doar cu datele care sunt de competența sa. Ca urmare a interacțiunii datelor conținute în baza de date cu metodele de care dispun anumiți angajați, se generează informații pe care aceștia le consumă și pe baza cărora, în limita propriei competențe, introduc și editează date.

Salutare tuturor! Sunt adesea întrebat cum și unde să descarc Microsoft Access gratuit. Sincer, m-am săturat să explic același lucru pentru a suta oară, așa că am decis să scriu un scurt articol despre cum și unde să descarc Microsoft Access gratuit. Ai grijă să citești acest text până la sfârșit, vei găsi multe pentru tine informatii utile, precum și un mic bonus.

Metoda 1: site-ul web oficial al dezvoltatorului Microsoft

Voi începe cu faptul că programul Microsoft Accesul este inclus în pachetul software Microsoft Office, în care puteți găsi și Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint etc. Separat de întregul pachet Office Microsoft Access, nu puteți să nu cumpărați și descărcați. Daca esti interesat produs licențiat, atunci primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să accesați site-ul oficial Microsoft în secțiunea „cumpărați Office” și să selectați versiunea corespunzătoare. De la mijlocul lunii octombrie 2017, versiunile disponibile în magazinul oficial Microsoft sunt: Office 365 și Office 2016.

După cum puteți vedea, Microsoft Access este inclus în pachetul Office 365 Home, care costă 3.399 de ruble pe an (sau 339 de ruble pe lună), și în pachetul Office 365 Personal, care costă mai puțin de 2.699 de ruble pe an (269 de ruble pe an). luna). Puteți vedea avantajele ambelor versiuni în captură de ecran. Vă rugăm să rețineți că Microsoft Access Pachet Office 2016 nu este inclus.
Indiferent dacă este scump sau nu, fiecare decide singur.

Metoda 2: Microsoft Access Runtime

A doua întrebare la fel de populară: am descărcat Microsoft Access de pe site-ul oficial, dar baza mea de date nu se deschide. Mai probabil despre care vorbim nu despre Microsoft Access cu drepturi depline, ci despre runtime Microsoft Access. Acest software poate fi, într-adevăr, descărcat gratuit de pe site-ul oficial al dezvoltatorului, dar, ca urmare, veți primi un acces „reducet”, care vă va permite să distribuiți aplicațiile Access printre utilizatorii care nu au instalat Access cu drepturi depline. . Cu alte cuvinte, veți putea vizualiza doar baze de date, dar nu veți putea edita sau crea baze de date noi.

Metoda 3: Căutați pe Internet

Dacă nu sunteți mulțumit de primele două opțiuni, atunci puteți încerca să găsiți și să descărcați gratuit Microsoft Access de pe Internet prin intermediul motoarelor de căutare. Te avertizez imediat că această opțiune nu este legal și vă asumați toate riscurile legate de descărcarea de software fără licență. Pentru interogări precum „descărcați Microsoft Access” sau „Microsoft Access gratuit”, există milioane de site-uri pe Internet, pe care nu le recomand cu tărie să le folosiți. Pot exista fie site-uri de-a dreptul „de stânga” care distribuie tot felul de software antivirus, sau pur și simplu site-uri false de unde nu veți obține decât nervi irositi.

Metoda 4: Torrente

A patra modalitate și de unde să descărcați Microsoft Access gratuit sunt sistemele de urmărire torrent. Este mai mult mod sigur decât descărcarea de pe site-uri obișnuite, dar în orice caz, tracker-ul torrent trebuie verificat și să nu trezească suspiciuni. Din practică, voi spune că puteți avea încredere în astfel de giganți precum rutracker și nnm-club. Dar din nou, trebuie să înțelegi asta Descărcare Microsoft Accesul chiar și de la trackere nu este legal. Deși se pare că folosirea torrenturilor nu ar trebui să provoace dificultăți, încă apar multe întrebări despre cum și unde să descărcați Microsoft Access gratuit pe un torrent.
Să revenim la începutul articolului, permiteți-mi să vă reamintesc că programul Microsoft Access face parte din pachetul software Microsoft Office. Mulți oameni de pe torrent nu caută Microsoft Office, ci Microsoft Access și, în consecință, găsesc puțin.

Concluzie

În acest articol, v-am spus 4 moduri cum și de unde să descărcați Microsoft Access gratuit. Ce opțiune este potrivită pentru dvs. depinde, desigur, de a decide. Vă mulțumim că ați citit articolul până la sfârșit, așa că bonusul promis este mai jos. În orice caz, este recomandat să utilizați numai Microsoft Access cu licență. Dar, dacă aveți nevoie, descărcați Microsoft Access gratuit numai în scop informativ, adică câteva link-uri verificate mai jos. Încă o dată, linkurile sunt furnizate în scop informativ, prin urmare, după ce v-ați familiarizat cu programul Microsoft Access, este recomandat să îl eliminați de pe computer și să cumpărați versiunea completă din magazinul oficial Microsoft.

Astăzi orice utilizator sisteme informatice pe Bazat pe Windowsștie că în pachet standard programe de birou de la Microsoft include un editor unic numit Access. Acum ne vom uita la ce este acest program și cum să lucrăm cu el. Acest articol, desigur, va acoperi doar problemele de bază ale lucrului cu programul. Descriere completă Toate caracteristicile acestei aplicații vor lua mai mult de o pagină.

Acces: ce este?

Ce este Microsoft Access? Access este un program cu funcții complete care este conceput pentru a funcționa cu orice tip de bază de date. Programul se bazează pe un model dinamic de schimb de date cu publicații online și alte aplicații. Acest program presupune utilizarea instrumentelor de automatizare pentru prelucrarea oricarui tip de informatii prezentate intr-o forma structurata. Printre altele, Access este și un pachet software care oferă suport controale ActiveX. Acest lucru extinde semnificativ capacitățile programului, în sensul că poate utiliza nu numai componente text și tabelare, ci și obiecte de pe Internet și multimedia. Conexiunile stabilite în aplicație între baze de date (DB-uri) fac posibilă urmărirea cu exactitate a modificărilor în oricare dintre ele și ajustarea automată a parametrilor altora.

Acces: domenii principale de utilizare a aplicației

Nu este deloc surprinzător că, în majoritatea cazurilor, Microsoft Access este folosit pentru a automatiza complet procesele de analiză a datelor în afaceri, contabilitate și așa mai departe. Programul, datorită structurii sale universale, poate elimina aspectul așa-numitei redundanțe de date, atunci când este necesară modificarea unui parametru nu prin introducerea unuia nou, ci prin ajustarea celui vechi și în așa fel încât această modificare se reflectă în toate bazele de date aferente. O întreprindere poate folosi Access pentru a ține evidența furnizorilor, clienților și evenimentelor în care sunt implicați. Să presupunem că datele bancare ale furnizorului se modifică. Apoi va fi suficient să le schimbați în baza de date, iar ajustarea automată va afecta bazele de date rămase. În acest caz, datele vor fi înlocuite, nu introduse informații noiîmpreună cu cea existentă. Această modificare va afecta numai evenimentele conexe. Într-un fel, utilizatorul primește automatizare completă. Același lucru este valabil și pentru contabilitatea depozitului. Să presupunem că un anumit grup de mărfuri este vândut prin divizia corespunzătoare a întreprinderii. Apoi articolele de produs vor fi anulate automat în baza de date a mărfurilor disponibile în depozit. Este demn de remarcat faptul că acestea sunt doar cele mai multe exemple simple. Aplicația are de fapt funcții mai avansate.

Microsoft Access: structura

Dacă vorbim despre ușurința în utilizare, aceasta poate fi realizată datorită prezenței elementelor de bază care joacă un rol important în analiza și prelucrarea datelor. Elementele principale includ următoarele:

Un tabel este un element care stochează informații de bază într-un format specific (text, numeric, grafic);
O interogare este un mijloc de accesare a articolelor conexe, a altor baze de date sau a programelor terțe;
Un formular este prezentarea de date sau informații într-un mod ușor de utilizat;
Raportul este rezultatul rezultatelor procesate;
O macro este un element executabil care permite, atunci când are loc un eveniment, efectuarea anumitor acțiuni, generarea unui raport, crearea unei cereri;
Modul – este un instrument de limbaj Visual Basic care vă permite să extindeți semnificativ capacitățile programului pe baza utilizării a numeroase funcții și a creării de proceduri;

Microsoft Access: Conectare cu baze exterioare date și alte programe

După cum ar trebui să fie clar până acum, Microsoft Access vă permite nu numai să utilizați propriile date introduse de utilizator, ci și să le legați între ele. Capacitățile programului sunt astfel încât informațiile pot fi importate din aplicatii diverse, de exemplu, Paradox, FoxPro, Excel, Word și așa mai departe. Pentru a simplifica procedurile, datele nu pot fi importate, ci legate, nu numai cu aceste programe, ci și cu surse de pe Internet sau mediul de rețea. Procesul de conectare în sine este efectuat pe baza unor interogări similare modului în care funcționează bazele de date date SQL. Apropo, programul Access le susține și el.

Cum se creează baze de date bazate pe șabloane?

În Microsoft Access, elementul principal este tabelul. Această componentă este aspect foarte asemănător cu tabele Excel, cu toate acestea, are capacități mai largi. Și principiul lucrului cu aceste elemente are propriile sale caracteristici distinctive. Cu toate acestea, crearea propriei baze de date la pornire este destul de simplă. După ce apare fereastra de bun venit, utilizatorului i se oferă o alegere de șabloane, pe baza cărora va fi creată viitoarea structură a bazei de date sub forma unui tabel. Într-un mod diferit această prezentare numit Backstage. Aici puteți găsi spații încorporate de care veți avea nevoie pentru a efectua anumite sarcini. Dacă niciunul dintre spațiile goale prezentate nu îndeplinește cerințele utilizatorului, ceea ce este puțin probabil, puteți căuta în resursa oficială Microsoft. Odată ce șablonul dorit este selectat, va trebui să-l salvați ca fișier, specificând un nume și o locație. Aplicația va genera apoi automat structura de tabel necesară.

Cum se creează o bază de date de la zero?

Există o serie de limitări de luat în considerare în această chestiune. De exemplu, bazele de date desktop nu acceptă publicarea pe Internet. Bazele web nu sunt în concordanță cu unele dintre caracteristicile anterioare. Odată ce tabelul inițial a fost creat, puteți trece la introducerea informațiilor. Merită să acordați o atenție deosebită faptului că datele pot fi introduse numai în rândurile și coloanele adiacente. De asemenea, nu ar trebui să adăugați celule goale între ele, așa cum se face în Excel. Condiția cea mai importantă este ca fiecare coloană să conțină un singur tip de date. Prin urmare, dacă formatul este conceput în mod nativ pentru a utiliza data și ora, informațiile introduse în coloană cu calcule bazate pe exponent nu vor fi recunoscute. Dacă este posibil, ar trebui să planificați tabelul din această perspectivă. Pentru a ușura lucrurile, puteți utiliza un mod special de design.

Caracteristici de import și legătură de date cu alte surse

Dacă vorbim despre importul de date, atunci programul Microsoft Access are posibilități aproape nelimitate. Condiția principală este ca datele importate să fie împărțite în tipuri tabulare, așa cum se face în Word sau Excel. Dacă importul se efectuează, de exemplu, în versiunea text a programului Notepad, atunci puteți utiliza tasta „Tab” pentru a crea o astfel de structură. De asemenea, este posibil să utilizați liste de puncte de partajare și legături de date pentru a simplifica munca. În acest scop, în fila de date externe, care se află în grupul de legare și import, echipa speciala. Aici oferim și noi deja soluții gata făcute(Word, Excel etc.). Dacă este selectat, va trebui doar să specificați locația fișierul necesar, locația de stocare în baza de date curentă, apoi confirmați selecția.

Postfaţă

Așa arată o aplicație Access. Pe în acest moment acest program este foarte popular printre o gamă largă de utilizatori, deoarece dezvoltatorii săi au încercat să combine capacitățile altor programe în el de acest tip. Acest lucru ne-a permis să facem această aplicație foarte flexibil în automatizarea majorității funcțiilor și personalizării necesare. Putem adăuga doar că Microsoft Access este un puternic produs software pentru prelucrarea datelor. Access facilitează crearea și gestionarea bazelor de date. Acest produs software este potrivit atât pentru proiecte mici, cât și pentru afaceri mari. Access este un asistent excelent pentru stocarea diferitelor tipuri de informații.

Microsoft Office este un editor care vă permite să creați și să editați documente de birou. De asemenea, are o aplicație încorporată care permite utilizatorilor să lucreze cu baze de date. Bazele de date sunt, în primul rând, un instrument convenabil pentru stocarea, organizarea și recuperarea informatiile necesare. În acest material, editorul Microsoft Access va fi discutat în detaliu și publicat instrucțiuni pas cu pas pentru lucrul cu aplicația.

Ce este Microsoft Access

Microsoft Office Access - editor puternic, care este un sistem de gestionare a bazelor de date bazat pe un model relațional. De asemenea, trebuie remarcat faptul că utilizează un model de schimb dinamic între resursele rețeleiși aplicații. În același timp folosește editorul instrumente avansate pentru prelucrarea oricărui tip de informație și prezentarea lor într-o structură clară, consecventă.

Accesul include și suport pentru dinamică biblioteci ActiveX. Această tehnologie, care ajută nu numai la prezentarea informațiilor sub formă de text, ci și sub formă de obiecte multimedia. Modelul relațional vă permite să stabiliți conexiuni între bazele de date și să controlați orice modificare, făcând ajustări în timp util.

Unii utilizatori cred că unul dintre Editori Microsoft Office Excel este similar cu Access, dar acest lucru este înșelător. Excel este un instrument de lucru cu foi de calcul, iar acesta din urmă, la rândul său, este folosit pentru a crea baze de date sub formă de tabele.

Principiu Excel lucru se bazează pe organizarea datelor într-un tabel separat, Access vă permite să faceți mai multe sarcini complexe, lucrând cu matrice mare informaţii. Și în concluzie, este necesar să remarcăm o caracteristică importantă: Excel este conceput pentru un singur utilizator, deoarece modificarea informațiilor este de natură locală, iar Access implică lucrul cu mai mulți utilizatori cu baze de date.

De ce este folosit?

Editorul este folosit pentru a automatiza complet lucrul cu baze de date din diverse domenii de activitate, afaceri, management de personal etc. Este demn de remarcat faptul că, datorită faptului că software-ul are o structură universală, ajută să scăpați de supraîncărcarea de date atunci când trebuie să schimbați parametrul necesar, nu prin introducerea unuia nou, ci prin ajustarea celui vechi. Mai mult, modificările se vor reflecta nu numai în baza de date principală, ci și în cele asociate acesteia.

Structura aplicației

Comoditatea lucrului cu programul se realizează datorită prezenței elementelor care permit automatiza procesul crearea unei baze. Mai jos este o listă a principalelor componente ale software-ului.

Componente:

masă. Componenta aplicației este concepută pentru a înregistra și stoca date;
cerere. Elementul este conceput pentru a obține informații din unul sau mai multe tabele. Este un mijloc de accesare a bazelor de date aferente și a software-ului terților;
formă. Obiectul este folosit pentru a reprezenta informațiile introduse într-un mod mai ușor de utilizat;
raport. Vă permite să obțineți rezultatul final sub forma unui document finit;
macro. Este un element care conține o descriere secvențială pentru efectuarea unei anumite acțiuni. Folosind-o, puteți specifica o comandă care va îndeplini o anumită sarcină, de exemplu, verificarea modificărilor datelor într-unul dintre tabele;
modul. O componentă care conține software scris într-o limbă Programare vizuală De bază. Cu ajutorul său, editorul își extinde semnificativ funcționalitatea. Acest lucru se realizează prin utilizarea funcțiilor și procedurilor menite să răspundă la anumite schimbări;
pagina de acces. Cu ajutorul acestuia, puteți accesa bazele de date de la distanță stocate pe alte computere personale.

Relația cu alte SGBD

Accesul vă permite nu numai să utilizați propriile informații introduse, ci și să stabiliți o relație cu un alt SGBD. Există și posibilitatea de a importa din alte aplicații, de exemplu, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Pentru confortul utilizatorului, este posibil nu numai să utilizați import, ci și link-ul de date cu alte programe și resurse de rețea.

Prezentare generală a interfeței cu utilizatorul

Important! Interfața va fi revizuită folosind Microsoft Access 2013 ca exemplu. Cu toate acestea, Microsoft Access 2007 și 2010 sunt aproape identice

Interfața din această versiune a software-ului este concepută pentru a îmbunătăți confortul de a lucra cu numeroase elemente, se bazează pe o panglică care oferă acces rapid la funcțiile și comenzile principale;

Interfata utilizator:

« De culise" (creează). Un element de interfață apare după pornirea programului și permite utilizatorului să selecteze un șablon pentru crearea unei baze de date. În timpul lucrului, pentru a accesa această filă, trebuie să urmați calea „Fișier” și „Creare”.
« Fişier" Vă permite să salvați, să deschideți, să imprimați documentul terminat, precum și să setați parametrii de acces și să setați o temă potrivită.
« Panglică" Este elementul principal atunci când lucrați cu editorul. Conține module cu instrumente pentru crearea și editarea unei baze de date. Include si un panou acces rapid, care conține componentele cele mai des utilizate.
« Zona de navigație" Vă permite să vedeți rezultatul acțiunilor efectuate și reflectă structura bazei de date.
« Caseta de dialog" Un element de interfață cu ajutorul căruia utilizatorul poate clarifica parametrii unui obiect.
" Pentru a afișa componenta, va trebui să faceți clic dreapta pe elementul obiect. Include comenzi care depind de sarcina efectuată.
" Folosit pentru a comuta modul de prezentare a documentului și pentru a afișa starea operațiunii curente.

Interfața a fost revizuită folosind Microsoft Access 2013 ca exemplu. Poate diferi în edițiile inferioare.

Lucrul cu baze de date în Access

Crearea unei baze de date

Puteți crea o bază de date în mai multe moduri: de la zero sau folosind un șablon gata făcut. În primul caz, utilizatorul trebuie să creeze în mod independent elemente și obiecte de bază de date, în a doua opțiune, totul este mult mai simplu. Lansăm șablonul gata făcut și introducem informațiile noastre. În continuare, vom lua în considerare în detaliu ambele opțiuni de lucru cu baze de date.

Baza curata

Să începem să creăm o nouă bază de date și apoi să o completăm cu informații:

Creați dintr-un șablon

Lucrul cu șablonul arată astfel:

Completarea bazei de date

Completarea bazei de date presupune crearea unui tabel și introducerea informațiilor necesare în acesta.

Pentru început, trebuie remarcat faptul că folosind MS Access puteți import. Pentru a face acest lucru, selectați fila „Extern” și faceți clic pe pictograma „Import”. Apoi, se va deschide o nouă fereastră în care trebuie să specificați calea către fișier și să faceți clic pe „Ok”. Apoi va apărea din nou fereastra de import, faceți clic pe „ Următorul» și setați informații despre fiecare obiect. Am setat o cheie care va ajuta la procesarea rapidă a informațiilor și faceți clic pe „ Următorul" După aceasta, obiectul va apărea în fereastra principală și puteți începe să-l creați.

Proces de creare:

Trebuie remarcat faptul că câmpul „Preț” are un parametru numeric. Acest lucru se datorează faptului că informațiile în termeni monetari au o dimensiune exprimată în ruble (dacă se folosește versiunea oficială localizată suite office). Daca vorbim de pret periferice de calculator, apoi, de regulă, pentru a-și exprima valoarea comparativă, unități convenționale. Pentru un astfel de caz, se folosește un parametru numeric, aceasta va evita reconfigurarea întregii baze de date.

Proiectul nr. 1 „Produse”:

Proiectul nr. 2 „Aprovizionare”:

Scheme de date

Relația dintre tabele se stabilește folosind structura utilizată în proiect. În acest caz, structura este afișată grafic, ceea ce face procesarea datelor mult mai ușoară.

Stabilim relatii intre proiecte:

Acum avem nevoie stabiliți o conexiuneîntre două obiecte, procedăm astfel:

Crearea cererilor

Eșantionare clasică

Un exemplu de interogare vă permite să selectați date din baza de date în funcție de condițiile pre-create. În proiectul nostru, va fi creată o selecție care vă va permite să găsiți produse după numele lor. Vom efectua lucrările în baza de date „Produse”.

Crearea unei entitati

O interogare pentru a crea o entitate în Microsoft Access selectează din tabelele asociate și alte interogări create anterior. Spre deosebire de prima opțiune, rezultatul va fi salvat într-un nou tabel permanent.

Procesul arată astfel:

Pentru a adăuga, șterge, edita

Acest tip de interogare presupune crearea și executarea unei acțiuni, în urma căreia parametrii din tabel se vor modifica.

Creăm o cerere după cum urmează:

Cerere a adauga:

Pentru editare:

Crearea si proiectarea formularelor

Formularele sunt unul dintre elementele care sunt concepute pentru a organiza corect stocarea datelor.

Ce formulare sunt necesare pentru:

scopul formularelor este de a date de ieșire pe ecran într-o formă ușor de utilizat;
controlul lansării. În acest caz, scopul principal al formularelor este de a rula macrocomenzi;
spectacol casete de dialog . Folosind formulare, puteți afișa un avertisment despre posibile erori.

Folosiți „” pentru a crea un obiect:

După aceasta, utilizatorul va vedea filă nouă, unde tabelul va fi prezentat sub formă de formular. După cum puteți vedea, percepția informațiilor a devenit mult mai convenabilă.

Să luăm în considerare opțiunea de a crea formulare folosind Designer:

Creăm un formular de la zero folosind „”. Folosind această opțiune, puteți personaliza designul, puteți modifica umplerea câmpului, puteți adăuga fișiere multimedia etc.

De asemenea, puteți configura parametrii necesari pentru imagine: „Culoare de fundal”, „Tip de fundal”, „Chenaruri”, etc.

Noi generăm rapoarte

Pentru a lucra cu rapoarte vom folosi „”:

Raportați folosind constructorul: