Comunicare prostii copie a scrisorii. Backup SMS pe e-mail. Este posibil să trimiteți un e-mail fără subiect?
Majoritatea clienților de e-mail, inclusiv Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, vă permit să introduceți mai mulți destinatari O copie(în engleză abrevierea este acceptată SS), sau Bcc (CCB). ÎN Copii destinatarii pot vedea adresele altor persoane. În al doilea caz, identitatea destinatarilor suplimentari este ascunsă.
Adăugarea adresei unui destinatar
Pentru a specifica destinatarul (destinatarii) e-mailului, introduceți adresa lor de e-mail în câmp La care (Că):Unii clienți de e-mail vă permit să introduceți pur și simplu numele de utilizator într-un câmp, care este apoi completat automat de program.
Dacă utilizați acest câmp pentru a trimite e-mailuri către mai multe persoane, fiecare dintre ele va putea vedea lista completă a celorlalți destinatari.
Cum se creează o copie a unui e-mail
Domeniu CC sau Copie folosit pentru a schimba mesaje electronice într-un mod mai indirect decât pe teren La care. Dacă nu vă adresați direct persoanei din e-mailul dvs., dar doriți ca persoana respectivă să urmărească discuția în lanțul de e-mail sau pur și simplu să fie conștientă de subiect, câmpul Copie ar fi o opțiune grozavă. Destinatarul, care se află în Copii scrisori, primește o scrisoare necitită în cutia poștală, la fel ca cel care a fost pus în cutie La care; singura diferență este cui îi adresezi prima scrisoare în corpul e-mailului tău. În lumea profesională, trimiterea către Copii este folosit pe scară largă și servește pentru a se asigura că colegii sunt la curent cu diverse evenimente și subiecte.Puteți enumera destinatarii de e-mail prin simpla introducere a unei liste de adrese în câmp Copie, care se află de obicei imediat sub câmp La care. Toți cei din acest lanț de destinatari vor putea vedea numele și adresele de e-mail ale tuturor celorlalți destinatari:
Cum să BCC un e-mail
Fiecare client de e-mail (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo etc.) permite expeditorului unui e-mail să ajungă la un număr mare de persoane fără a-și expune informațiile altor utilizatori din lanțul de e-mail. Această funcție este numită BCC sau Bcc. Puteți ascunde destinatarii introducând adresele acestora în câmp Bccîn loc să folosească câmpuri La careŞi Copie:Puteți utiliza această funcție atât pentru e-mailuri individuale, cât și pentru e-mailuri de grup. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să vă păstrați contactele private, să le protejați de spam și e-mailuri nedorite sau pur și simplu dacă nu doriți ca destinatarii să știe cine a primit același mesaj.
Domeniu Bcc nu întotdeauna este disponibil în mod implicit pentru toți clienții de e-mail. De exemplu, în Outlook Va trebui să mergi la Opțiuni pentru a accesa setările; V Thunderbird va trebui să selectați această funcție din meniul derulant; V Gmail trebuie să apăsați un buton CopieŞi Bcc; V Windows Live Mail Va trebui să apăsați simultan tastele Alt + B.
Imagine: © Web Hosting - Unsplash.com
Probabil ai observat deja astala primirea scrisorilor de la unii autoriîn secțiunea „către” există o listă cu câteva zeci de e-mailuri ale unor persoane diferite. Mai mult, nici tu, nici aceste persoane nu și-au dat acordul ca aceste e-mailuri să fie „expuse”. Desigur, unii dintre destinatari se vor dezabona de la această listă de corespondență (ne-am săturat cu toții de fluxul de spam către e-mailurile noastre). Dar un lucru este cert - toți destinatarii îl vor trata pe autorul buletinului informativ ca pe o persoană neprofesionistă. Și este puțin probabil să fie de acord să accepte oferta lui.
Cum poți să faci asta pentru a nu trimite o scrisoare fiecărui destinatar separat și în același timp „să nu strălucească înaintea tuturor”?
Aproape orice serviciu de e-mail vă permite să faceți acest lucru.
Să luăm în considerare această oportunitate folosind exemplul celei mai populare adrese de e-mail pentru corespondența de afaceri: gmail.com
De obicei, utilizați fereastra Scriere pentru a trimite un e-mail. Făcând clic pe ea, vedeți o nouă fereastră „Mesaj nou”, în care introduceți tot ceea ce este necesar pentru a crea și trimite scrisoarea în sine.
De obicei, inserăm e-mailurile destinatarilor noștri în fereastra „Destinatari”.
Copie înseamnă „copie exactă”. Acest câmp este folosit atunci când doriți pur și simplu să trimiteți un e-mail unei persoane care nu este destinatarul principal. În acest fel, puteți ține persoana la curent în timp ce îi spuneți că nu trebuie să răspundă la e-mail. Dar toți destinatarii acestei scrisori își văd adresele (și chiar numele).
BCC înseamnă „o copie exactă ascunsă”. Funcționează la fel ca Cc, dar acest câmp ascunde toate adresele destinatarilor.
Astfel, folosirea acestui câmp este una dintre cele mai bune modalități de a trimite un e-mail unui număr mare de persoane și de a păstra confidențialitatea. Asta înseamnă că nu îți vei distruge relația cu ei. Folosind această funcție, puteți introduce până la 30 de e-mailuri. Aceasta înseamnă că printr-un singur clic pe buton puteți trimite această scrisoare către 30 de destinatari simultan, fără a le afișa e-mailurile.
Și, dacă este necesar, puteți introduce o imagine în corpul scrisorii ( 4 ) sau atașați un fișier ( 5 ).
Acest e-mail este cel care oferă numărul maxim de oportunități de editare.
În mod similar, puteți trimite o scrisoare către mai mulți destinatari în același timp prin e-mail yandex.ru.
Faceți clic pe „Scrieți” și apoi în fereastra „Către” ( 1 ) introduceți e-mailul primului destinatar, apoi selectați funcția „Copiere” ( 2 ) sau „Bcc” ( 3 ). În funcție de dacă doriți ca toți destinatarii scrisorii dvs. să vadă toate e-mailurile sau să-și păstreze dreptul la confidențialitatea adreselor, selectați una dintre funcții. Pentru a adăuga fiecare e-mail următor pe listă, trebuie să faceți clic pe butonul cu imaginea unui bărbat cu semnul plus în față ( 4 ). Apoi puteți selecta destinatarii obișnuiți din lista derulantă sau puteți introduce manual e-mailurile acestora.
Imaginile pot fi descărcate de pe Yandex Disk și fișierele pot fi atașate ca de obicei.
Faceți clic pe butonul „Scrie”, apare o fereastră în care atunci când faceți clic cu mouse-ul în fereastra „Către” ( 1 ), apare o listă derulantă cu o listă a destinatarilor dvs. obișnuiți ( 2 ). Puteți alege din această listă ceea ce aveți nevoie. Sau doar introduceți e-mailul dorit destinație manual.
Dacă trebuie să trimiteți copii ale unor scrisori în e-mail Mail.ru către o altă cutie poștală (e-mail), de exemplu. trimite nu toate e-mailurile, ci doar cele care provin de la o anumită adresă sau conține anumite cuvinte, apoi folosind această instrucțiune detaliată „”, configurarea va dura 3 minute.
Pasul 1.În e-mail, găsiți litera dorită în „Inbox” și bifați-o cu o bifă, apoi în meniul drop-down „Mai multe”, selectați „Creare filtru”:
Pasul 2. Se va deschide o pagină cu multe setări de filtru. Pentru a configura un filtru pentru trimiterea unor scrisori către un alt e-mail, bifați în prima linie „De la” și în coloana de alături introduceți adresa sau o parte a acesteia de la care provin aceste litere. În al doilea paragraf, indicăm adresa la care trebuie trimise copiile. În al treilea paragraf, indicați ce să faceți cu scrisoarea primită în corespondența dvs. Apoi, introduceți parola de e-mail și faceți clic pe „Adăugați filtru”: 
Pasul 3. Acum o scrisoare cu un cod de confirmare a redirecționării este trimisă automat la adresa specificată de dvs., acest cod trebuie introdus în câmpul corespunzător, pe care îl veți găsi în meniul „Filtre” din stânga. Linia de sus va fi adresa de redirecționare neconfirmată, faceți clic pe acest link și veți vedea un câmp pentru a introduce codul:
După configurare, scrisorile specificate vă vor fi trimise și la adresa pe care ați specificat-o și ați confirmat cu codul. Pentru a configura redirecționarea toate mesajele primite te rog sa folosesti altul.
Nu există nicăieri în afaceri fără corespondență de afaceri, indiferent dacă scrii în numele unei companii sau în numele tău ca antreprenor privat. Sau, mai degrabă, cum îi urmezi regulile. Potențialii parteneri de afaceri sau clienții dvs. vă vor judeca în mare măsură după modul în care comunicați cu ei. O scrisoare de afaceri este, s-ar putea spune, „fața” unui om de afaceri. Și pentru a nu-l pierde, este important să știți despre regulile de aur ale comunicării în acest format.
Reguli pentru corespondența de afaceri prin e-mail
Deoarece e-mailul este acum folosit mult mai des decât poșta obișnuită, am decis să acordăm atenție modului în care să conducăm corect corespondența de afaceri online. Iată câteva recomandări care, dacă sunt urmate, te vor împiedica să pierzi fața în fața interlocutorului tău.
Numele cutiei poștale
Primul lucru care ne atrage atenția atunci când deschidem un mesaj nou este adresa de la care a fost trimis. Mulți oameni subestimează importanța acestui punct și trimit scrisori de afaceri din conturile de e-mail personale. Nu este nimic în neregulă cu asta atâta timp cât adresa de e-mail conține doar numele tău într-un format care poate fi citit de om. Dar dacă există diverse porecle precum „kissa1988” sau „pupsik-26”, atunci trimiterea unui mesaj dintr-o astfel de cutie poștală este pur și simplu inacceptabilă. Imaginați-vă ce emoții va avea o persoană atunci când primește o propunere de afaceri de la un „babe” sau „dulce”.
De asemenea, adresele poștale care încep cu info@, inbox@ și altele asemenea nu sunt binevenite în corespondența de afaceri. Pur și simplu nu sunt luate în serios și există șanse mari ca e-mailul să nu fie deschis. Cea mai bună opțiune este de a efectua corespondența de afaceri dintr-o cutie poștală [email protected], unde numele este numele și prenumele dvs., compania este numele companiei.
Destinatari
În corespondența prin e-mail, este posibil să trimiteți o scrisoare unui destinatar direct și să copiați alți destinatari. Destinatarii din copia mesajului nu trebuie să răspundă la acesta. Sunt ca niște observatori invitați. Prin urmare, înainte de a trimite, stabiliți dinainte de la cine anume doriți să primiți un răspuns și aranjați corect destinatarii. Cu toate acestea, dacă este posibil, nu enumerați mai multe persoane ca destinatari direcți ai e-mailului dvs. Se poate întâmpla o situație în care niciunul dintre ei să nu-ți răspundă dacă toată lumea decide mental să „transfere” această responsabilitate către un alt destinatar.
Dacă te regăsești într-o copie a unei scrisori de afaceri, atunci, după cum ai înțeles deja, expeditorul nu așteaptă răspunsul tău. Dar dacă este nevoie să vă răspundeți în mod specific, atunci puteți face acest lucru, dar ar fi politicos să vă cereți scuze la începutul mesajului pentru „interferență”.
Formatarea unei scrisori
Stilul de afaceri oficial. În corespondența de afaceri, desigur, se folosește stilul formal. Îi lipsesc adjectivele, calificările inutile și detaliile. Doar specific, claritate și logică. După ce ați scris un mesaj de afaceri, este util să îl citiți din nou și să eliminați toate frazele care nu au nicio semnificație specială și nu schimbă esența a ceea ce se spune. Numai când ești sigur că toate astfel de cuvinte și expresii au fost eliminate, atunci poți spune că a fost respectată această regulă de scriere a unei scrisori de afaceri.
Alfabetizare. A spune că este important să scrii un mesaj corect și fără erori este același lucru cu a spune „un om de zăpadă trebuie să fie făcut din zăpadă”. Cu toate acestea, această regulă nu poate fi ignorată. Alfabetizarea este baza oricărei corespondențe. O persoană care scrie o scrisoare de afaceri cu greșeli de ortografie este puțin probabil să fie luată în serios de către cineva.
Subiectul scrisorii. Este obligatoriu să-l scrii. Încercați să o faceți scurt, dar succint, astfel încât destinatarul să poată înțelege imediat, dintr-o privire, despre ce va fi scrisoarea. Subiectul nu trebuie să fie format dintr-un cuvânt. „Informații”, „Întrebare”, etc. – subiecte incorecte ale scrisorilor de afaceri. „Propunerea companiei X” este subiectul potrivit. Dacă informațiile din scrisoarea dvs. sunt deosebit de importante, atunci le puteți marca cu un steag de „importanță” special, care este disponibil în aproape toate serviciile de e-mail.
Font. Textul mesajului trebuie, în primul rând, să fie lizibil. Prin urmare, utilizați fontul Arial sau Times New Roman, selectați o dimensiune medie (de exemplu, în mail.ru dimensiunea optimă a fontului este 3). Nu experimentați cu fonturi sau culori. Acest lucru este nepotrivit în corespondența de afaceri. Nu utilizați Caps Lock, semne de exclamare sau orice caracter special (inclusiv emoticoane). Singurul lucru care este permis este evidențierea unor fraze cu caractere cursive sau aldine. Dar încercați să utilizați acest lucru numai atunci când este absolut necesar.
Pentru o citire ușoară și o mai bună comunicare a ideilor, puteți folosi subtitluri în tot textul scrisorii. Dar nu ar trebui să fie prea multe dintre ele - nu mai mult de 3-4.
Un paragraf nu trebuie să depășească 4 rânduri. Când citim paragrafe foarte lungi, textul se estompează și ideea principală se poate pierde.
Orice enumerare și liste ar trebui să fie întocmite folosind markeri speciali.
Șablon corporativ. Ar fi grozav dacă ați dezvolta un șablon de e-mail de marcă în stilul dvs. corporativ. Și vei trimite toate mesajele de afaceri numai cu acest șablon. Acest lucru vă va permite să vă evidențiați față de restul și să mențineți formalitatea cerută de un mesaj de afaceri. Cu toate acestea, nu ar trebui să exagerați cu „branding” - creativitatea excesivă va face doar rău. Totuși, vorbim de comunicare în afaceri, nu de divertisment. De asemenea, nu uitați că destinatarii vă pot citi mesajele nu numai pe computer, ci și pe dispozitivele mobile. Prin urmare, șablonul trebuie optimizat pentru diferite rezoluții de ecran.
O scrisoare trebuie să conțină o singură știre. Și, în consecință, o singură acțiune țintă ar trebui să fie așteptată de la destinatar. Se consideră incorect să plasezi mai multe întrebări, sugestii sau solicitări destinatarului într-un singur mesaj deodată.
Ar trebui să fie împărțit în următoarele părți:
- introducere;
- partea principală;
- concluzie.
În introducere, precizați pe scurt scopul mesajului și motivele pentru care îl scrie. Partea principală este însăși esența scrisorii. În concluzie, trebuie să rezumați cele de mai sus - acestea pot fi concluzii, solicitări, instrucțiuni, sugestii și așa mai departe. Este extrem de nedorit să folosiți orice „postscript” în corespondența de afaceri. Evitați, de asemenea, aforismele, metaforele, proverbele și așa mai departe.
Dacă trebuie să trimiteți o imagine grafică într-o scrisoare, nu o introduceți în textul mesajului în sine, ci atașați-o ca fișier separat. Este posibil ca imaginile să nu se afișeze corect pe diferite dispozitive sau să fie complet dezactivate în interfața programului de e-mail a destinatarului. În text, dacă este necesar, indicați pur și simplu „informația se află în fișierul atașat”. Dacă există mai multe astfel de fișiere, asigurați-vă că le scrieți numele.
Dacă utilizați abrevieri și abrevieri de cuvinte, trebuie să fiți 100% sigur că destinatarul va înțelege ce se înțelege prin acestea. În general, este mai bine să joci în siguranță și să nu folosești astfel de lucruri.
Lipsa de emoții. Scrisorile de afaceri nu trebuie să conțină nuanțe emoționale. Deloc. Chiar dacă scrii o plângere și vrei cu adevărat să arăți deplinătatea indignării tale sau, dimpotrivă, îi mulțumești sincer partenerului tău pentru o tranzacție reușită. Mesajul ar trebui să fie reținut și chiar oarecum cu sânge rece. Fiecare persoană își prețuiește individualitatea, dar corespondența de afaceri nu este cea mai bună modalitate de a o arăta. O scrisoare oficială de la o persoană veselă sau tristă, un îngrijitor sau un CEO ar trebui să fie aceeași.
Utilizarea vocabularului. Pentru a conecta propoziții în corespondența de afaceri, se folosesc următoarele expresii stabile:
- din acest motiv;
- bazat pe ce;
- în virtutea (a ceva);
- în conformitate cu;
- bazat pe;
- luând în considerare;
- având în vedere;
- ce a servit.
Și așa mai departe. De asemenea, în scrisorile de afaceri este permisă utilizarea abrevierilor și abrevierilor care sunt general acceptate în industria în care este scris mesajul. Dacă vă îndoiți că destinatarul va înțelege o anumită abreviere, este mai bine să scrieți fraza în întregime.
Salutări. Vă rugăm să nu folosiți niciodată clișeul „Bună ziua”. Aceasta, s-ar putea spune, este o formă proastă nu numai pentru corespondența de afaceri, ci și pentru e-mailuri în general. Salutul optim este „Bună ziua, prenume/nume de mijloc”. Apropo, este bine să vă adresați numelui destinatarului mesajului nu numai în salut, ci și mai departe de-a lungul textului. Dacă scrieți unei persoane pe care nu o cunoașteți personal, trebuie să indicați chiar de la început de unde ați primit adresa destinatarului.
Dimensiunea literei. Aceasta nu este o lucrare de ficțiune și nu gândurile tale personale „pe subiect”. Mesajul trebuie să fie cât mai scurt posibil pentru a transmite toate informațiile din el. Este optim dacă textul scrisorii se încadrează într-un singur „ecran”. Citirea scrisorilor lungi este obositoare și mulți oameni consideră că este enervant.
Răspunsuri la scrisori. Când răspundeți la un mesaj primit, faceți întotdeauna clic pe butonul Răspuns, nu pe butonul Scrie. Cu prima opțiune, întregul istoric al corespondenței va fi inclus automat în răspunsul dumneavoastră. Acest lucru este corect, deoarece o persoană poate să nu-și amintească imediat cine ești și ce vrei de la el dacă nu vede povestea de fundal. Mai ales dacă au trecut mai mult de cinci zile de la ultima corespondență. Simțiți-vă liber să vă citați interlocutorul în timp ce răspundeți la mesajul său. Acest lucru îi va oferi șansa de a-și aminti despre ce ai vorbit înainte.
Întotdeauna mulțumiți celeilalte persoane, acolo unde este cazul. De exemplu, puteți scrie „Vladimir, mulțumesc pentru scrisoarea ta” sau „Irina Alekseevna, mulțumesc pentru un răspuns atât de rapid”. Astfel de nuanțe vă vor arăta respectul față de interlocutor și vă vor înmuia starea de spirit a comunicării electronice.
Dacă interlocutorul ți-a trimis un mesaj în care și-a exprimat nemulțumirea sau chiar a fost deschis nepoliticos cu tine, încearcă să nu-i răspunzi la fel, oricât de mult ți-ar plăcea. Situațiile variază, dar răspundeți întotdeauna politicos și cu reținere.
Desigur, cu cât răspunzi mai repede, cu atât mai bine. Este grozav dacă poți răspunde în câteva ore. Această perioadă este optimă. Dar să presupunem că primim un răspuns în câteva zile. Psihologii spun că un timp confortabil pentru o persoană pentru a aștepta un răspuns la un e-mail este de 48 de ore, adică două zile. Dacă trebuie să așteptați mai mult, acest lucru poate fi deja perceput ca lipsă de respect sau ignoranță. Dacă întrebarea ridicată în mesaj necesită mai mult timp pentru a răspunde, atunci asigurați-vă că scrieți că ați primit scrisoarea, că ați acceptat-o spre examinare și că veți răspunde cât mai curând posibil. În acest fel, cel puțin expeditorul nu se va simți ignorat.
Încheierea scrisorii. Nu ar trebui să scrieți fraze care ar putea fi percepute ca o încercare de manipulare: „Sper într-adevăr într-o cooperare profitabilă”, „Vă mulțumesc anticipat pentru răspuns” și așa mai departe. Este mai bine să vă luați la revedere în corespondența prin e-mail cu expresiile „Cu respect”, „Dorințele mele sincere” și altele asemenea. Da, astfel de fraze sunt clișee, dar sunt perfect potrivite pentru comunicarea de afaceri. În semnătură, scrieți numele, prenumele, funcția și numele companiei. De asemenea, lăsați detalii de contact unde puteți fi contactat, altele decât e-mail.
Timp de expediere. Desigur, e-mailurile nu sunt destinate a fi citite imediat după primire. Dar în etica afacerilor prin e-mail, este considerat nepotrivit să trimiți mesaje de e-mail în weekend, sărbători, seara târziu sau noaptea. Încercați să respectați programul de lucru standard.
Și, desigur, înainte de a face clic pe butonul „trimite”, verificați cu atenție ortografia numelui și adresei de e-mail a destinatarului. Recitiți întregul text al mesajului și verificați dacă există greșeli de scriere sau fraze incorecte.