Чем пользуются в офисах программы новые. Какое программное обеспечение выбрать для офиса

Читайте, какие бывают офисные программы для Windows. Аналоги Microsoft Office, платные и бесплатные. Cпособы открыть и редактировать docx, doc и xls.

Практически каждому человеку периодически необходимо открыть и редактировать на компьютере текстовый файл или электронную таблицу. Они нужны для работы или учебы, но пользователи нашли им и другие применения. Например, в электронных таблицах легко вести учет семейного бюджета, а в текстовом файле можно сохранять любую информацию. Если вы хотите получить возможность использовать свой ПК на полную мощность, то на нем обязательно должны быть программы для офисной работы. Устанавливаются они также, как и любые другие, но выбрать какую из них загрузить намного сложнее. Познакомим вас с наиболее интересными пакетами программ для редактирования текстовых файлов.

Microsoft Office 2013 , 2016

MS Word уже который год гордо носит звание – лучшая офисная программа. Это самая распространенная утилита для написания и редактирования текстов, несмотря на то, что для работы с ней нужно приобрести лицензию. Доступ к функциям программы платный, цена пакета составляет около 5200 рублей. Можно скачать его из интернета и пользоваться не активированной версией, но это значительно снизит функционал приложении, входящих в пакет. Например, в текстовом редакторе вы не сможете пользоваться функцией «Найти». Она позволяет обнаружить в тексте ключевое слово или словосочетание, которое поможет вам найти нужную мысль, а затем отредактировать ее или выделить.

Если говорить конкретно о текстовом редакторе, то он поддерживает редактирование документов во всех популярных форматах, а сохраняет их с расширением.doc , .docx , .rtf, .pdf, .xps, .xml. Он способен работать с такими форматами как Open Document , Works 6-9. За последние годы количество форматов, с которыми может работать эта программа значительно расширилось, ведь раньше нельзя было открыть на нем тексты, подготовленные в OpenOffice или других офисных пакетах.

Мощная функциональность и удобство использования этого офисного пакета достигли своего совершенства, именно поэтому многие пользователи выбирают именно его. Хороши обе версии – и 2013 и 2016 года, они значительно удобнее предыдущих и имеют больший набор инструментов. Например, сейчас в Word появилась функция распознавания голоса, а в OneNote можно перенести текст со снимка.

Microsoft Office 365 – облачный офис

Программу Office 365 оплачивать гораздо удобнее – деньги можно вносить помесячно (от 269 рублей каждые 30 дней), в виде подписки. Это снижает нагрузку на ваш бюджет и позволяет оплачивать офисный пакет лишь тогда, когда он нужен. В составе его те же программы, но в несколько ином виде. На его использовании можно сэкономить, если вы владеете несколькими устройствами, лицензия распространяется на 5 планшетов, смартфонов или ПК. При отсутствии оплаченной лицензии функционал приложений значительно снизиться, они перестанут редактировать документы.

Сохранять свой файлы можно в облаке, а также работать с ними везде, где есть интернет. Это удобный пакет для тех, кто часто меняет компьютеры, проводит презентации или работает с других устройство. Если есть Интернет, достаточно скачать офисные программы одним небольшим файлом и получить бесплатный доступ ко всему пакету. Этот набор утилит больше всего подходит корпоративным клиентам, которые работают над проектами совместно.

LibreOffice

Этот пакет утилит также поможет работать с любыми документами. Текстовый редактор свободно работает с файлами популярных форматов: .docx; .xlsx; .pptx. По умолчанию он работает в формате Office OpenXML, что значительно сужает возможности работы с файлами на компьютерах с другими офисными пакетами. Проблемы совместимости возникают с версиями Word старее 2007 года.

Также возможно сохранение в формате.odf , который с 2007 года входит в Государственный стандарт РФ и используется во всех приложениях, включая MS Word новее SP 2 2007. С помощью этого пакет офисных программ можно использовать как бесплатную альтернативу продуктов Microsoft . Еще одно достоинство альтернативного пакета в том, что он запускается даже на устаревших ПК на Pentium III с ОЗУ более 256 Мб. На жестком диске должно быть не менее 1.5 Гб свободного места.

Apache OpenOffice

Этот пакет программ был предшественником LibreOffice, а потом начал развиваться отдельно. Существует несколько версий OpenOffice, в том числе портабл, не требующая установки. Работает программа с теми же форматами, что и ее более поздняя версия.

Эти бесплатные офисные программы имеют коммерческую альтернативу – InfraOffice.pro. Она отличается широким набором стилей, оформления, команд, дополнительных криптографческих средств и различных улучшений. Коммерческую версию можно также загрузить на флеш-накопитель, а потом использовать на любом ПК без ограничений. Лицензия стоит около 700 рублей, эта сумма решает любые проблемы с активацией программы. Она дает возможность использовать эту программу в офисах.

Corel Office (WordPerfect Office X8)

Дистрибутив для загрузки не имеет лишних приложений:

• электронные таблицы;
• текстовый редактор;
• утилита для сборки презентаций.

Пакет работает даже на старых ПК и экранах с разращение 800 на 600 точек. Его можно загружать на нетбуки и другие маломощные консоли. При загрузки версии вы сразу выбираете язык, который ею будет поддерживаться. Эта особенность очень неудобна для тем, кому нужно набирать текст на двух и более языках.

Лицензия стоит около 45 евро. При желании можно загрузить более широкий офисный пакет с дополнительными функциями. Он стоит примерно также, но поддерживается только на английском языке. Это очень неудобно для использования. Из-за минимального количества функций этими программами не так часто пользуются. Преимущественный формат, в котором текстовый редактор сохраняет файлы – pdf .

Ashampoo Office 2018

Этот пакет также содержит в себе только нужные программы для офисной работы:

• TextMaker (для работы с текстовыми документами);
• PlanMaker (создание и редактирование таблиц);
• Presentations (альтернативный инструмент для создания презентаций).

Свежие версии утилит работают с теми же форматами, что MS Office . Еще один допустимый формат для работы – PDF . Набор офисных приложений раньше был бесплатным, но в последние годы за использование нужно будет заплатить 1200 рублей, а обновление лицензии происходит по льготному тарифу – порядка 300 рублей. Допустима установка пакета на флешку, чтобы использовать его как портабл–версию. Тогда лицензия не будет привязана к одному ПК.

SoftMaker Office 2018

Эти офисные программы созданы немецкими разработчиками, примечательно, что основной код их совпадает с утилитами Ashampoo . Пакеты могут иметь разные составы: в компактном – три базовые программы, в профессиональном – к ним добавляется почтовый клиент. Последний может выступать в роли электронной записной книжки и планировщика задач.

Сейчас пакет приложений поддерживает 14 языков. Он работает со всеми популярными форматами текстовых документов, включая.odf . Из недостатков этой утилиты – платное распространение – 80 евро обойдется компактная версия, 100 – профессиональная.

Kingsoft Office Suite Free (WPS Office 2016)

Эти офисные программы для Windows разработали в Китае. Это нельзя назвать недостатком, ведь в последние годы многие версии программного обеспечения создают разработчики из Индии, Китая. Он включает в себя все необходимые программы для создания таблиц, текстовых документов и презентаций. О последнем стоит рассказать чуть больше, ведь это приложение может работать с флэш-графикой в формате.swf . Презентации с помощью этого софта можно выводит одновременно на несколько мониторов. Файлы можно шифровать с длиной ключа 128 бит, а также с использованием алгоритма RC 4.

Дистрибутив для установки весит всего 68 Мб, а на жесткий диск программы грузятся за считанные секунды. Дополнительное преимущество этого пакета – нетребовательность к ресурсам. Он способен работать на ПК с системой от Pentium II и с количеством ОЗУ более 128 Мб. Из имеющихся проблем – некорректная русификация приложений.

Бесплатно можно использовать пакет утилит дома или в образовательном учреждении. Если вы хотите поставить программу на работе, то нужно приобрести коммерческую лицензию. – она обойдется от 2000 до 3000 рублей (зависит от курса юаня). Если вы хотите работать с файлами формата Office OpenXML, то у вас это сделать не выйдет. Программа сможет лишь открыть такой документ, а потом предложит его сохранить с более удобным расширением.

Ssuite Office 2018

Этот офисный пакет попал в рейтинг за свое необычное наполнение. Исходя из типа дистрибутива в нем может быть от 6 до 18 программ. Самая полная версия включает в себя даже игру «Тетрис», а также множество полезных утилит для планирования и ведения офисной работы.

Установщики делятся на несколько видов не только по количеству программ, но и по расширению экрана. Васе утилиты разработаны для самых разных систем, начиная с Windows 95 и заканчивая современными ОС. Установка утилит происходит без перезагрузки системы.

Google Docs

Если вы хотите работать с презентациями, таблицами и документами бесплатно на любом компьютере имеющем браузер, то можно скачать себе дистрибутив Google Drive . Платить придется только в том случае, если на облачном хранилище будет недостаточно места.

Удобнее всего работать с программами с браузера Chrome , в этом случае для получения доступа к документам достаточно лишь ввести логин и пароль от своей учетной записи. При помощи ссылки доступ можно получить к любому документу с любого браузера, что облегчает процесс коллективной работы над документами.

Клиент работает на любой версии Windows . Он способен открыть любые популярные форматы документов. При желании можно скопировать любой файл на локальный носитель, например, на жесткий диск ПК или флешку. Пользователям доступно всего 5 Гб облачного хранилища, остальное пространство нужно покупать дополнительно.

Free Office 2016

Как и следует из названия, этот пакет утилит распространяется бесплатно. Разработчики вложили в эти программы возможность использовать все популярные расширения файлов: doc , ppt , xls , xlsx , pptx . Это позволяет открывать созданные документы в других программах, а также работать с текстами, таблицами и презентациями, созданными в приложениях MS Office .

У этого офисного пакета есть масса важных преимуществ: возможность просматривать и работать с документами в форматах PDF , ePUB . Переходить со стандартного офиса от Microsoft на Free не сложно, так как интерфейсы у программ практически совпадают. Никаких ограничений функциональности при использования бесплатного варианта нет, утилиты поддерживают все те же инструменты.

OnlyOffice

Этот пакет полностью русифицирован, что не может не радовать. Дома и на работе с ним можно работать бесплатно, но если вам нужен облачный сервис, то лицензию придется купить. Если вы любите работать с документами в поездках – на мобильном или планшете, то можно скачать специальные приложения. В составе пакета нет ничего лишнего.

Все основные форматы – docx, xlsx и pptx, работают в этой программе без сбоев. Если вы сделали документ другим приложением, то никаких проблем с его редактированием или чтением не возникнет. При этом на компьютере стандартный пакет занимает всего 500 Мб. Интерфейс при этом достаточно прост и понятен. Также с помощью утилит доступна:

• работа с документами онлайн (в режиме совместного редактирования);

В одном окне можно работать сразу с несколькими документами – они будут отображаться в виде вкладок. В этом OnlyOffice даже превосходит MS Word , в котором каждый документ открывается в отдельном окне.

Из недостатков – разработчики не использовали несколько инструментов при сборке программы. В частности, они исключили из интерфейса удобную навигацию по документу, которая часто спасает при работе с многостраничными файлами. Других недочетов в этих утилитах нет.

Этот пакет программ для ПК вышел не так давно, поэтому пока он еще сыроват. В нем поздно появился русский язык, что отталкивало пользователей. Хотя преимуществ у программы намного больше – она изначально начала поддерживать все современные форматы для сохранения и редактирования документов. В бесплатной версии пакета нет нескольких полезных инструментов:

• навигации по документу;
• пера;
• экспорта в .

Чтобы скачать дистрибутив, придется зарегистрироваться на сайте разработчика. Запомните данные, которые вы использовали для входа – их нужно будет ввести после запуска программ. После авторизации бесплатная лицензия начнет действовать. В момент авторизации в программе важно иметь подключение к Интернету, чтобы данные об активации программы попали на сервер разработчика. Затем можно использовать программы и без подключения к сети. В целом приложения можно оценить, как удобную альтернативу офисному пакету.

Итог

После того как все приложения привели к единому стандарту по работе с фалами, у вас есть широкий выбор из программ, которые можно установить на ПК для работы с документами, таблицами и презентациями. Для современных ПК и версий программного обеспечения нет никаких ограничений в использовании разных офисных утилит. Если у вас ранее стояла версия Word старее 2007 года и нужные файлы были сохранены с ее помощью, рекомендуется сначала конвертировать их при помощи свежих редакции ПО, а только потом использовать альтернативные версии офисных приложений.

Вы можете выбрать любые офисные программы, список их представлен в статье практически полностью – мы собрали 14 лучших вариантов. Если вы знаете какую-либо альтернативу перечисленным приложениям для работы со стандартными текстами и другими файлами, обязательно расскажите о ней в комментариях. Также мы готовы ответить на все ваши вопросы.

Универсальный набор приложений для работы с текстовыми файлами (Word), таблицами (Excel), презентациями (PowerPoint), почтой (Outlook), заметками (OneNote) и другими типами документов. Первая версия Microsoft Office увидела свет 27 лет назад, но благодаря постоянному развитию этот продукт до сих пор остаётся одним из самых востребованных на рынке.

Программы из пакета Microsoft Office объединяют в себе мощную функциональность и удобство использования. Поэтому отлично подходят для создания и редактирования офисных документов любой сложности. Плюс ко всему они интегрированы с облачными сервисами Microsoft: вы можете получить доступ к файлам на любом устройстве и работать над общими документами совместно с другими людьми.

Microsoft Office выходит далеко за пределы базовых функций. Например, для удобной работы с текстом в Word есть встроенный переводчик и функция распознавания речи, которая печатает надиктованные пользователем слова. А OneNote умеет распознавать текст на снимках.

2. iWork

• Платформы: macOS, iOS, веб.
• Цена: бесплатно.

Фирменный офисный пакет Apple, который бесплатно может скачать любой пользователь Mac. Приложения Pages, Numbers и Keynote почти ничем не уступают своим аналогам от Microsoft и позволяют создавать документы, таблицы и презентации, одновременно редактируя их с коллегами на macOS, iOS или в браузере.

• Цена: бесплатно или от 1 000 рублей в год.

Этот популярный цифровой блокнот - отличный инструмент для управления большой коллекцией текстовых, графических и голосовых заметок. Evernote предлагает систему тегов, которыми можно отмечать добавленные записи. Для большего удобства теги можно группировать и вкладывать друг в друга. Такой уникальный подход позволяет легко структурировать сотни и даже тысячи заметок и при необходимости быстро находить нужные из них.

Поддерживает синхронизацию между устройствами и позволяет работать без подключения к Сети.

4. Spark

• Цена: бесплатно.

Никакую офисную работу нельзя представить без взаимодействия с почтой. Spark поможет разбирать завалы входящих и отвечать на письма коллег максимально быстро. Благодаря продуманному до мелочей интерфейсу, автоматической сортировке писем, умному поиску и множеству других полезных функций ваша работа с почтой превратится в настоящее удовольствие.

• Цена: бесплатно.

Работникам офисов часто приходится иметь дело с документами в формате PDF. В таких ситуациях важно иметь под рукой удобный просмотрщик PDF-файлов. А ещё лучше - программу, с помощью которой можно не только просматривать документы, но и аннотировать их. Хорошим кандидатом на эту должность является программа Foxit Reader. Она быстрая и удобная в управлении. С её помощью можно читать PDF-файлы, делать пометки в тексте и оставлять на страницах свои комментарии.

• Платформы: macOS, iOS, watchOS.
• Цена: 3 790 рублей.

Поток ежедневных задач совершено невозможно удержать в голове, а потому фиксация идей и планирование дел - залог успеха в работе. В отличие от того же Todoist, Things создан скрупулёзно, с вниманием к каждой детали интерфейса и дизайна, чтобы приведение всех ваших дел в порядок было быстрым и удобным. Исповедуя философию , приложение помогает организовать рабочие проекты, структурировать и планировать задачи. Всё, что вам остаётся, - это лишь выполнить их.

• Платформы: Windows, macOS.
• Цена: бесплатно или 25 долларов.

Если во время работы вы слишком часто отвлекаетесь на неуместные сайты и программы, вам поможет Cold Turkey Blocker. Это приложение блокирует все отвлекающие факторы на заданное вами время. Пока не истечёт срок, вы не сможете открывать внесённые в список сайты и программы. Cold Turkey Blocker умеет включать блокировку автоматически по заданному пользователем расписанию.

• Платформы: macOS, iOS.
• Цена: 2 290 рублей.

MindNode пригодится всем, кто работает со сложными проектами, и позволит визуализировать развитие идеи в окончательный продукт. С этим приложением вы сможете устраивать мозговые штурмы, создавать любой сложности и быстро делиться ими с коллегами, а также экспортировать задачи в Things, OmniFocus и другие приложения или сервисы.

• Платформы: Windows, Android, iOS, веб.
• Цена: бесплатно или от 3,33 доллара в месяц.

Эта небольшая утилита синхронизирует ваш компьютер со смартфоном, планшетом или другими гаджетами. Достаточно установить клиенты Pushbullet на все устройства и подключить их к общему аккаунту. После этого вы сможете видеть на компьютере все мобильные уведомления и передавать между гаджетами заметки, ссылки и небольшие файлы.

Если ваше мобильное устройство работает на Android, то вы также сможете отправлять и принимать СМС и сообщения мессенджеров прямо с компьютера. Кроме того, Pushbullet объединяет буферы обмена разных устройств: любой скопированный на смартфоне или планшете текст можно тут же вставить в текстовое поле на компьютере, и наоборот.

10. Bear

• Платформы: macOS, iOS.
• Цена: бесплатно или 949 рублей в год.

Простой и лёгкий аналог Evernote, который можно использовать для записи идей, кода и вообще любых текстов. Bear имеет мощную систему тегов с подтегами, удобный поиск и поддерживает упрощённую разметку Markdown, а также экспорт готового текста в различные форматы, включая HTML, PDF и DOCX. А ещё приложение может похвастаться лаконичным интерфейсом и красивыми темами оформления на любой вкус.

• Платформы: macOS, iOS, watchOS.
• Цена: 379 рублей.

Методика Pomodoro хорошо известна своей эффективностью и повсеместно используется. Для лавины рутинных и не очень офисных задач она подходит как нельзя лучше. С таймером FocusList вы сможете не только отслеживать рабочие отрезки и перерывы на отдых, но и видеть, сколько времени занимают те или иные задачи. А это, в свою очередь, поможет проанализировать рабочий процесс и меньше прокрастинировать.

12. f.lux

• Платформы: Windows, macOS, Linux.
• Цена: бесплатно.

В течение рабочего дня освещение в офисе меняется. Но температура цветов на вашем рабочем дисплее всегда одинакова как при естественном дневном свете, так и под вечерними лампами. Из-за этой разницы экран может казаться слишком ярким и быстро утомлять глаза. Программа f.lux автоматически подстраивает цвета дисплея под условия освещения. Похожая функция встроена в Windows 10, но f.lux содержит больше настроек и позволяет добиться максимально комфорта для глаз.

13. Paste

• Платформы: macOS.
• Цена: 749 рублей.

Небольшая утилита Paste значительно расширяет возможности буфера обмена, что просто бесценно при работе с различными документами и таблицами. Приложение будет запоминать скопированный текст, файлы и ссылки, открывая удобный доступ к истории буфера обмена. В настройках можно настроить количество запоминаемых объектов, задать горячие клавиши и включить синхронизацию со всеми вашими устройствами.

14. GIMP

• Платформы: Windows, macOS, Linux.
• Цена: бесплатно.

Даже если вы не дизайнер, то всё равно наверняка редактируете изображения для различных офисных дел. К примеру, обрезаете фото и корректируете его цвета для очередной презентации или поста на корпоративном портале. Устанавливать Photoshop для таких целей глупо. Проще воспользоваться его бесплатной альтернативой - GIMP. Этот редактор, возможно, и уступает Photoshop в количестве функций. Но для непрофессиональных задач его точно будет более чем достаточно.

• Платформы: macOS.
• Цена: 229 рублей.

А вот приложение Look Up позаботится о вашем здоровье, а точнее - зрении. Оно помогает снижать напряжение глазных мышц от работы за компьютером, каждые 20 минут напоминая на несколько секунд оторваться от экрана и посмотреть вдаль. Также в Look Up есть подборка простых упражнений для растяжки затёкшей спины и других мышц.

• Платформы: macOS, iOS, Windows.
• Цена: 45 долларов 4,16 доллара в месяц.

TextExpander позволит экономить время всем, кто много работает с текстами и вынужден часто вводить одну и ту же информацию. С его помощью можно настроить клавиатурные сокращения, которые будут мгновенно разворачиваться в заранее заданный текст любого объёма. Например, с TextExpander можно в пару кликов вставлять email, ответы на письма, платёжные реквизиты и любую другую информацию, которую вы часто набираете вручную. Благодаря синхронизации сокращения будут доступны и на iOS, где ввод осуществляется через клавиатуру TextExpander.

• Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
• Цена: бесплатно или от 2 190 рублей в год.

Todoist можно использовать как обычный планировщик повседневных или рабочих дел. Всё как обычно: создаёте задачи, ставите напоминания, отмечаете выполненные дела.

Вместе с тем возможностей этого сервиса хватит для ведения сложнейших офисных проектов с многоуровневой структурой, большим количеством участников и подзадач. В Todoist есть инструменты для делегирования и настройки иерархии задач, метки, фильтры и другие продвинутые функции. Благодаря им приложение легко подстроится под ваши личные и профессиональные цели, какой бы масштаб они ни приобрели.

Установив клиент Todoist на своё устройство, вы сможете управлять задачами даже без интернета.

Туризм - огромное поле деятельности различных организаций.

Стратегию развития всего программного обеспечения (ПО) во многом определяют как популярность продуктов Microsoft, так и ши­рокое распространение технологий Интернет и применение локаль­ных сетей.

Выбор прикладного программного обеспечения определяется са­мим пользователем и классом решаемых задач. Множество фирм, специализирующихся на создании прикладно­го обеспечения, создают разнообразные программы для офисных ра­бот,

Например, для перевода печатных документов в электронные с помощью сканера используются программы распознавания текстов. Они преобразуют полученное с помощью сканера графическое изо­бражение текста (картинку) в текст с последующей возможностью его редактирования. Одной из самых популярных программ распо­знавания текстов является FineReader.

Для автоматизации документооборота используются стандартные программы из пакета Microsoft Office (Word, Excel, Access) и специаль­ное ПО - так называемые системы управления документами (СУД).

В качестве программ для работы с электронной почтой используют­ся программы Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat и другие.

Для создания презентаций продукции широко используется про­грамма Microsoft PowerPoint.

Рассмотрим некоторые из применяемых в туризме прикладных программ для решения задач разного типа.

2.6.1. Автоматизация документооборота

Потоки информации и движение документов образуют докумен тооборот.

Все документы имеют общие и специальные функции. Общие функции:

Информационная (документ создают для сохранения информации);

Социальная (документ является социально значимым объектом, т. к. связан с определенной социальной потребностью);

Коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);

Культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции). Специальные функции:

Управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели);

Правовая (документ является средством закрепления и измене­ния правовых норм и правоотношений в обществе);

Историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества).

Электронный документооборот предполагает наличие двух обязательных компонентов:

Система автоматизации документооборота,

Программное обеспечение.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документо­оборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использо­вать для автоматизации документооборота достаточно широко распро страненные и удобные текстовые редакторы и электронные таблицы.

Малые и средние предприятия с большим объемом документо­оборота, а также все крупные предприятия должны использовать спе­циализированные системы управления документооборотом.

Использование компьютеров не меняет основных задач и прин ципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно организовывать работу с документами.

Электронное делопроизводство с использованием пакета про­грамм Microsoft Office . Создание стандартных бланков документов для делопроизводства (приказы, распоряжения, инструкции, письма, отчеты и т. д.) можно осуществить, применяя автоматизированные офисные технологии с применением пакета программ Microsoft Office. Существуют значительные преимущества электронного дело­производства по сравнению с ручным изготовлением (табл. 1).

Таблица 1 Преимущества электронного делопроизводства

Специальные системы электронного документооборота. Лю­бая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют кон­кретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую оче­редь с позиционированием продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информа­ции (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выде­ляются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной органг зации хранения.

Системы с развитыми средствами work / low (WF) - "поток ра­бот". Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). К работам мо­гут быть привязаны документы, но не они являются базовым объек­том этих систем. С помощью таких систем можно организовать опре­деленные работы, для которых заранее известны и могут быть

прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организа­цией и накопление знаний. Это "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым поня­тием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жест­кая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения до­кумента назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государствен­ных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и про­цедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на круп­ных предприятиях важно определить, предоставляет ли система воз­можность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, поэтапного внедрения, сложной органи­зационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в совре­менном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориаль­но, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в кон­цепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публика­ции документов во внутренней сети организации, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро раз­вивающихся коммерческих компаний, рабочих групп ь крупных фир­мах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сврвисы. Могут иметь различные уровни сложности. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управ­ления проектами, электронной почты и пр.

Системы документооборота, представленных в России: Docs Fusion и Docs Open, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint, Portal Server, Optima Workflow, "БОСС-Референт", "Дело", "Евфрат", Company Media, Lotus Domino.doc, "Эффект-Офис". Информацию об этих системах можно узнать на сервере конференции Docflow, http:/www. Docflow.ru и др.

Во всех системах имеется интеграция с приложениями Microsoft Office, генерация отчетов, стандартные средства поиска.

Внешний электронный документооборот. Как известно, про­блема обмена корреспонденцией между организациями, исполь­зующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной ин­формацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим обра­зом: документ, созданный в СЭД одной организации, распечаты­вался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организа­ций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неодно­кратно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Одной из задач целевой федеральной программы "Электронная Россия" является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспек­тивных вариантов, применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно по высить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями. XML-технология состоит в том, чтобы от­делить данные (содержание) от их визуального представления (фор­мы и формата), что позволяет представлять один и тот же документ в различных формах и форматах.

Выбор системы документооборота - это не просто технологиче­ская или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяет­ся во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компа­ния придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом вне­дрения.

Уровни автоматизации офиса

В любом случае, офисные работы включают в себя работу с информацией. Но информация не может существовать сама по себе. Ее нужно каким-то образом зафиксировать. Фиксируется информация на различных носителях информации.

Автоматизацию различных внутриофисных работ с информацией можно подразделить на уровни. Предлагается следующая классификация.

1 уровень. Использование некоторых средств оргтехники (телœефон;

копир, факс) для передачи и размножения документов.

2 уровень. Использование компьютера для создания и распечатки документов с использованием стандартных офисных программ (пакете программ Microsoft Office).

3 уровень. Использование специально разработанных программ для офисных работ на отдельных компьютерах.

4 уровень. Использование локальной сети для связи между компьютерами и доступа к документам.

5 уровень. Электронный документооборот. Использование специально разработанных сетевых версий программ для учета движения документов, товаров, связи между базами данных по локальной сети и т. д.

6 уровень. Электронный документооборот. Использование удаленного доступа к сети Интернет для получения и передачи информации.

7 уровень. Использование автоматизированной системы управления, а также выделœенного доступа к сети Интернет для постоянного нахождения в сети в целях создания виртуального офиса.

Минимум автоматизации, который должен быть в турфирме, -это компьютеры со стандартным программным обеспечением. Без компьютера современная туристическая фирма нормально работать не может. Необходимо также и наличие электронной почты - эффективное средство коммуникаций. Все большее число туроператоров, да и небольших агентств, упор делают именно на e-mail как более удобный и, главное, дешевый способ информационного обмена.

Необходимость специального программного обеспечения какой-нибудь туристической программы, призванной автоматизировать всю внутриофисную работу, обусловливается двумя причинами. Первая -объемы клиентов, которые менеджер в Excel уже не в состоянии контролировать. Вторая причина - это высокий профессиональный уровень подготовки персонала.

Открывать свой Интернет-офис или магазин - дело очень серьезное, требующее больших средств и внимания.

Туризм - огромное поле деятельности различных организаций.

Стратегию развития всœего программного обеспечения (ПО) во многом определяют как популярность продуктов Microsoft, так и широкое распространение технологий Интернет и применение локальных сетей.

Выбор прикладного программного обеспечения определяется самим пользователœем и классом решаемых задач. Множество фирм, специализирующихся на создании прикладного обеспечения, создают разнообразные программы для офисных работ,

К примеру, для перевода печатных документов в электронные с помощью сканера используются программы распознавания текстов. Οʜᴎ преобразуют полученное с помощью сканера графическое изо­бражение текста (картинку) в текст с последующей возможностью его редактирования. Одной из самых популярных программ распо­знавания текстов является FineReader.

Для автоматизации документооборота используются стандартные программы из пакета Microsoft Office (Word, Excel, Access) и специальное ПО - так называемые системы управления документами (СУД).

В качестве программ для работы с электронной почтой используются программы Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat и другие.

Важно заметить, что для создания презентаций продукции широко используется программа Microsoft PowerPoint.

Рассмотрим некоторые из применяемых в туризме прикладных программ для решения задач разного типа.

Офисное программное обеспечение - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Офисное программное обеспечение" 2017, 2018.

Тема является актуальной практически для всех пользователей персональных компьютеров. Даже если вы очень далеки от офисной работы, то вам всё равно в любой момент может понадобиться либо открыть полученный документ, либо создать свой. Поэтому пакет офисных приложений лишним не будет. Мы же постараемся помочь определиться с выбором. Да, именно с выбором, ведь существуют разные пакеты. Ничего о них не знаете? Не беда, дело поправимое.

Суть вкратце

Офисный пакет программ - это либо комплекс приложений с одним установщиком (в котором выбираются нужные компоненты), либо набор отдельных продуктов, не интегрированных в единое целое. Такой пакет либо изначально входит в комплект операционной системы (дистрибутива GNU/Linux) , либо требует добавления, чтобы всегда был под рукой.

Обзор популярных офисных пакетов

Для начала - небольшой обзор пакетов офисных программ, их краткие описания и характеристики. Упомянем только по-настоящему значимую продукцию, широко распространённую и активно используемую.

MS Office

Microsoft Office - пока ещё самый популярный офисный пакет программ для операционных систем Windows и Mac OS. Пожалуй, все знают о текстовом процессоре MS Word , табличном редакторе Exсel, Power Point для создания презентаций и Access для организации баз данных.

Чаще всего платный пакет MS Office загружается и устанавливается нелегально. Нередко люди берут бесплатную бета-версию нового релиза и пользуются ею до упора - пока не истечёт срок, на который она даётся даром.

Преимущества: умеет всё, что должен уметь офисный пакет.

Недостатки: нет и, надо полагать, никогда не будет версий для свободных ОС ; довольно дорог; родные форматы документов закрыты.

Верный способ уничтожить фирму - установить в конторе пиратские копии MS Office. Компьютеры будут арестованы и изъяты надолго, деятельность организации остановится. Ну и штраф, само собой, мелочным не покажется.

LibreOffice

LibreOffice - это наследник OpenOffice.org, нынче пребывающего в коме. (Впрочем, у OpenOffice.org есть шанс на возрождение, но это отдельный разговор.) Бесплатен даже для коммерческого использования, поскольку является Свободным ПО.

Текстовый процессор Writer (вернее, LibreOffice Writer, но мы для удобства будем сокращать полные названия) является аналогом MS Word. Вместо Excel - табличный редактор Calc. Презентации создаются в Impress, несложные базы данных - в Base (аналог MS Access). Ещё есть редактор формул Math и простая векторная рисовалка Draw.

Преимущества: бесплатен; быстро развивается и совершенствуется; родной формат *.odt (он же ODF, Open Document Format) свободен, открыт, основан на XML и весьма хорош.

LibreOffice - это избавление фирмы от разорения на покупке лицензионных копий MS Office для сотен компьютеров в организации. Ну и, конечно, хмурые люди в погонах, приходящие с проверками, будут недовольны, потому что одним поводом для ареста оборудования станет меньше.

Недостатки: сложные документы в формате *.doc, созданные MS Word, в LibreOffice Writer могут отображаться криво (но это не вина разработчиков, ведь *.doc закрыт).

GNOME Office

Почему офисный пакет GNOME Office причислен к значимым? Программы из этого пакета присутствуют в популярных дистрибутивах GNU/Linux с легковесными оболочками XFCE и LXDE. Например, в Xubuntu и Lubuntu . В первую очередь - текстовый процессор AbiWord и табличный редактор Gnumeric.

Если AbiWord пока ещё не очень-то пригоден для серьёзной работы, то Gnumeric уже является вполне качественным программным продуктом. Так же как и почтовый клиент Evolution, просмотрщик PDF-файлов Evince, ну и, конечно, всеми любимый векторный графический редактор Inkscape, в чьей популярности сомневаться не приходится.

Недостатки: AbiWord.

Другие пакеты офисных приложений

Так исторически сложилось, что в GNU/Linux с GNOME конкурирует KDE. Эти две графические оболочки соревнуются друг с другом в борьбе за популярность. Поэтому у KDE есть KOffice , нечто вроде офисного пакета программ: текстовый процессор Kword, табличный редактор Kcells и средство для создания презентаций Showcase (почему-то без традиционной для KDE буквы «K» в начале названия).

Значительных успехов в разработке вышеуказанных приложений пока не наблюдается (особенно кривым получился Kword - часто не может открыть файл, который сам же и сохранил), поэтому пользователи дистрибутивов GNU/Linux с оболочкой KDE предпочитают LibreOffice.

Кроме локальных, устанавливаемых в систему, есть офисные пакеты в виде веб-приложений. Самым популярным и качественным является, пожалуй, сервис Google Docs . В смысле, «Документы Google».

При наличии присутствия бесперебойного доступа в сеть, можно обойтись без установки увесистых программ на простенький нетбук с ограниченным объёмом накопителя данных.

Заключение

Наиболее практичным решением для большинства пользователей операционных систем Windows, Mac OS и GNU/Linux в данный момент является бесплатный офисный пакет LibreOffice (libreoffice.org) . MS Office имеет смысл покупать только в том случае, если документооборот в вашей конторе никак не может обойтись без стопроцентной поддержки форматов от Microsoft. Но такая ситуация постепенно исправляется, Свободное ПО понемногу набирает популярность и распространяется всё шире, а вместе с ним - и открытый формат ODF.

Предыдущие публикации:

Последнее редактирование: 2012-04-15 22:53:38

Метки материала: ,