Cómo hacer un filtro en Excel por filas. ¿Cómo hacer un filtro en cada columna en Excel? ¿Dónde están los filtros en Excel? Sus tipos
El filtro avanzado en Excel le brinda más control sobre los datos de su hoja de cálculo. Es más complejo en escenarios, pero mucho más efectivo en acción.
Con la ayuda de un filtro estándar, un usuario de Microsoft Excel puede resolver muchas de las tareas. No hay visualización de las condiciones de filtrado aplicadas. No es posible aplicar más de dos criterios de selección. No puede filtrar por valores duplicados para dejar solo entradas únicas. Y los criterios en sí son esquemáticos y simples. La funcionalidad de filtro avanzado es mucho más rica. Echemos un vistazo más de cerca a sus capacidades.
¿Cómo hacer un filtro avanzado en Excel?
El filtro avanzado le permite filtrar datos por un conjunto ilimitado de condiciones. Con la herramienta, el usuario puede:
- establecer más de dos criterios de selección;
- copiar el resultado del filtrado a otra hoja;
- establecer una condición de cualquier complejidad utilizando fórmulas;
- extraer valores únicos.
El algoritmo para aplicar un filtro avanzado es simple:
La tabla superior es el resultado del filtrado. La placa inferior con las condiciones se proporciona junto a ella para mayor claridad.
¿Cómo usar el filtro avanzado en Excel?
Para cancelar la acción del filtro avanzado, coloque el cursor en cualquier lugar de la tabla y presione la combinación de teclas Ctrl + Shift + L o "Datos" - "Ordenar y filtrar" - "Borrar".
Usando la herramienta "Filtro avanzado", busquemos información sobre los valores que contienen la palabra "Establecer".
Agreguemos los criterios a la tabla de condiciones. Por ejemplo, estos:
El programa en este caso buscará toda la información sobre los productos que tengan la palabra "Set" en sus nombres.
Puede utilizar el signo "=" para buscar un valor exacto. Agreguemos los siguientes criterios a la tabla de condiciones:
Excel toma el signo "=" como una señal de que el usuario ahora está ingresando una fórmula. Para que el programa funcione correctamente, la barra de fórmulas debe contener una entrada de la forma: ="=Conjunto de celdas de la región 6".
Después de usar el "Filtro avanzado":
Ahora filtremos la tabla de origen por la condición "O" para diferentes columnas. El operador "O" también se encuentra en la herramienta "Autofiltro". Pero allí se puede usar dentro de una sola columna.
En la tabla de condiciones, introduciremos los criterios de selección: ="=Conjunto de celdas de la región 6." (en la columna "Nombre") y ="
Tenga en cuenta: los criterios deben escribirse bajo los títulos correspondientes en DIFERENTES líneas.
Resultado de la selección:
El filtro avanzado le permite utilizar fórmulas como criterio. Considere un ejemplo.
Selección de la fila con la deuda máxima: =MAX(Table1[Debt]).
Por lo tanto, obtenemos los resultados después de ejecutar varios filtros en la misma hoja de Excel.
¿Cómo hacer múltiples filtros en Excel?
Vamos a crear un filtro por varios valores. Para hacer esto, introducimos varios criterios de selección de datos en la tabla de condiciones a la vez:
Aplicar la herramienta Filtro avanzado:
Ahora, de la tabla con los datos seleccionados, extraeremos nueva información, seleccionada según otros criterios. Por ejemplo, solo envíos de 2014.
Ingresamos un nuevo criterio en la tabla de condiciones y aplicamos la herramienta de filtrado. El rango inicial es una tabla con datos seleccionados según el criterio anterior. Así es como se filtra en varias columnas.
Para usar varios filtros, puede crear varias tablas de condiciones en hojas nuevas. El método de implementación depende de la tarea establecida por el usuario.
¿Cómo filtrar en Excel por filas?
No de la manera estándar. Microsoft Excel selecciona datos solo en columnas. Por lo tanto, se deben buscar otras soluciones.
Estos son ejemplos de criterios de cadena de filtro avanzados en Excel:
Para dar un ejemplo de cómo funciona el filtro por filas en Excel, creemos una tabla.
A veces, los datos ingresados en un documento de Excel pueden tener miles de líneas y es bastante difícil encontrar las líneas necesarias entre ellas. Pero si los datos que está buscando cumplen con algún criterio específico, gracias al cual puede eliminar información innecesaria, entonces necesita usar un filtro en Excel.
Todas las tablas en Excel creadas a través del menú. "Mesa" pestaña "Insertar" o que han sido formateados como una tabla y ya tienen un filtro incorporado.
Si los datos en forma de tabla no tienen un filtro, entonces debe instalarse. Para hacer esto, seleccione el encabezado de la tabla o simplemente seleccione una celda dentro de la tabla, vaya a la pestaña "Datos" y elige del menú "Filtrar". El mismo elemento del menú se puede encontrar en la pestaña "Hogar" en el menú "Ordenar y filtrar". Después de conectar el filtro en el encabezado de la tabla en el lado derecho del encabezado de cada columna, aparece el signo correspondiente, un cuadrado con un triángulo invertido.
El uso más simple de un filtro es ocultar todos los valores de una lista, excepto aquellos que están seleccionados. Simplemente haga clic en el ícono de filtro y deje una marca de verificación en la lista de valores frente al que necesita. Después de aplicar el filtro, el ícono en la columna filtrada también cambia, lo que le permite determinar visualmente si el filtro se ha aplicado a los datos. Para eliminar un filtro, haga clic en el icono de filtro y seleccione "Eliminar filtro de la columna...".
También puede configurar filtros más complejos. Nuestra primera columna solo tiene datos de texto, por lo que cuando hace clic en el icono de filtro, esta columna tiene un elemento activo "Filtros de texto" donde puede seleccionar algunas condiciones. En el caso de datos numéricos, como en la segunda columna, el artículo estará disponible "Filtros numéricos".
Cuando selecciona cualquier opción personalizada, se abre una ventana de filtro personalizado, donde puede seleccionar dos condiciones a la vez con una combinación de "Y" y "O".
También es posible establecer un filtro por color de texto y color de celda. En este caso, solo se mostrarán en la lista los colores de texto y celda aplicados en esta columna.
En las últimas versiones de Excel, es posible que las tablas creen segmentos de datos. Para ello activa cualquier celda de la tabla y ve a la pestaña que aparece "Constructor" y seleccione el menú "Insertar segmento". Aparece una ventana en la que debe seleccionar la columna a la que se aplicará el segmento de datos. Después de seleccionar una columna, aparece una ventana flotante con controles, en la que se enumerarán todos los elementos de la segmentación. Al elegir cualquier valor, obtendremos el segmento de datos correspondiente.
Muchos empleados de varias organizaciones que tienen que trabajar con Mircosot Excel de alguna manera, ya sean contadores o analistas, a menudo se enfrentan a la necesidad de seleccionar una cantidad de valores de una gran variedad de datos. Para simplificar esta tarea, se creó un sistema de filtrado.
Filtro regular y avanzado
Excel presenta el filtro más simple, que se inicia desde la pestaña "Datos" - "Filtro" (Datos - Filtro en la versión en inglés del programa) o usando un acceso directo en la barra de herramientas que parece un embudo en forma de cono para verter líquido en recipientes de cuello estrecho.
Para la mayoría de los casos, este filtro es la mejor opción. Pero, si es necesario filtrar por una gran cantidad de condiciones (e incluso por varias columnas, filas y celdas), muchos se preguntan cómo hacer un filtro avanzado en Excel. En la versión en inglés se llama Filtro avanzado.
Primer uso del filtro avanzado
En Excel, la mayor parte del trabajo se realiza con tablas. En primer lugar, es conveniente y, en segundo lugar, puede guardar información en varias páginas (pestañas) en un archivo. Sobre la tabla principal, es deseable crear varias líneas, la parte superior de las cuales se deja para el encabezado, es en estas líneas donde se ajustarán las condiciones del filtro avanzado de Excel. En el futuro, seguramente se cambiará el filtro: si se necesitan más condiciones, siempre puede insertar otra línea en el lugar correcto. Pero es deseable que haya una línea sin usar entre las celdas del rango de condiciones y las celdas de los datos de origen.
Cómo usar el filtro avanzado en Excel, ejemplos, considere a continuación.
| A | B | C | D | mi | F | |
| 1 | productos | Nombre | Mes | Día de la semana | Ciudad | Cliente |
| 2 | verduras | Krasnodar | "Auchan" | |||
| 3 | ||||||
| 4 | productos | Nombre | Mes | Día de la semana | Ciudad | Cliente |
| 5 | Fruta | durazno | enero | Lunes | Moscú | "Pyaterochka" |
| 6 | verduras | tomate | Febrero | Lunes | Krasnodar | "Auchan" |
| 7 | verduras | pepino | Marzo | Lunes | Rostov del Don | "Imán" |
| 8 | verduras | berenjena | Abril | Lunes | Kazán | "Imán" |
| 9 | verduras | remolacha | Mayo | miércoles | Novorossiysk | "Imán" |
| 10 | Fruta | Manzana | Junio | jueves | Krasnodar | "Bacal" |
| 11 | verduras | eneldo | Julio | jueves | Krasnodar | "Pyaterochka" |
| 12 | verduras | perejil | Agosto | Viernes | Krasnodar | "Auchan" |
Aplicar un filtro
En la tabla anterior, las líneas 1 y 2 son para el rango de condiciones, las líneas 4 a 7 son para el rango de datos iniciales.
Primero debe ingresar en la línea 2 los valores apropiados, a partir de los cuales se basará el filtro avanzado en Excel.
El filtro se inicia seleccionando las celdas de los datos de origen, después de lo cual debe seleccionar la pestaña "Datos" y hacer clic en el botón "Avanzado" (Datos - Avanzado, respectivamente).
En la ventana que se abre, el rango de celdas seleccionadas se mostrará en el campo "Rango de origen". Según el ejemplo dado, la cadena toma el valor "$A$4:$F$12".
El campo "Rango de condiciones" debe llenarse con los valores "$A$1:$F$2".
La ventana también contiene dos condiciones:
- filtrar la lista en su lugar;
- copiar el resultado a otra ubicación.
La primera condición le permite generar el resultado en el lugar asignado para las celdas del rango original. La segunda condición le permite generar una lista de resultados en un rango separado, que debe especificarse en el campo "Colocar resultado en rango". El usuario selecciona una opción conveniente, por ejemplo, la primera, se cierra la ventana "Filtro avanzado" en Excel.
Basado en los datos ingresados, el filtro generará la siguiente tabla.
Al usar la condición "Copiar resultado a otra ubicación", los valores de 4 y 5 filas se mostrarán en el rango especificado por el usuario. El rango original permanecerá sin cambios.
Facilidad de uso
El método descrito no es del todo conveniente, por lo tanto, para mejorar, generalmente se usa el lenguaje de programación VBA, con la ayuda de la cual se compilan macros para automatizar el filtro avanzado en Excel.
Si el usuario tiene conocimiento de VBA, se recomienda estudiar una serie de artículos sobre este tema e implementar con éxito sus planes. Cuando cambia los valores de celda de la fila 2 reservados para el filtro avanzado de Excel, el rango de condiciones cambiará, la configuración se restablecerá, se reiniciará inmediatamente y la información necesaria se generará en el rango requerido.
Consultas complejas
Además de trabajar con valores exactos, el filtro avanzado en Excel también puede manejar consultas complejas. Estos son los datos ingresados, donde algunos de los caracteres son reemplazados por comodines.
La tabla de símbolos para consultas complejas se muestra a continuación.
| Ejemplo de solicitud | Resultado | |
| 1 | PAGS* | devuelve todas las palabras que comienzan con la letra P:
|
| 2 | = | el resultado será mostrar todas las celdas vacías, si las hay, dentro del rango especificado. Puede ser muy útil usar este comando para editar los datos de origen, ya que las tablas pueden cambiar con el tiempo, el contenido de algunas celdas puede eliminarse como innecesario o irrelevante. El uso de este comando le permitirá identificar celdas vacías para su posterior llenado o reestructuración de la tabla. |
| 3 | <> | se mostrarán todas las celdas que no estén vacías. |
| 4 | *Yu* | todos los valores donde hay una combinación de letras "yu": junio, julio. |
| 5 | =????? | todas las celdas de una columna que tienen cuatro caracteres. Se consideran caracteres las letras, los números y los espacios. |
Vale la pena saber que el símbolo * puede significar cualquier número de caracteres. Es decir, con el valor ingresado "n*", se devolverán todos los valores, independientemente de la cantidad de caracteres después de la letra "n".
Señal "?" significa un solo carácter.
Enlaces O y Y
Debe tener en cuenta que la información especificada por una línea en el "Rango de condiciones" se considera escrita en un grupo de operadores lógicos (AND). Esto significa que se cumplen varias condiciones al mismo tiempo.
Si los datos están escritos en una columna, el filtro avanzado en Excel los reconoce como un operador lógico conectado (OR).
La tabla de valores tomará la siguiente forma:
| A | B | C | D | mi | F | |
| 1 | productos | Nombre | Mes | Día de la semana | Ciudad | Cliente |
| 2 | Fruta | |||||
| 3 | verduras | |||||
| 4 | ||||||
| 5 | productos | Nombre | Mes | Día de la semana | Ciudad | Cliente |
| 6 | Fruta | durazno | enero | Lunes | Moscú | "Pyaterochka" |
| 7 | verduras | tomate | Febrero | Lunes | Krasnodar | "Auchan" |
| 8 | verduras | pepino | Marzo | Lunes | Rostov del Don | "Imán" |
| 9 | verduras | berenjena | Abril | Lunes | Kazán | "Imán" |
| 10 | verduras | remolacha | Mayo | miércoles | Novorossiysk | "Imán" |
| 11 | Fruta | Manzana | Junio | jueves | Krasnodar | "Bacal" |
Tablas dinamicas
Otra forma es mediante el comando "Insertar - Tabla - Tabla dinámica" (Insertar - Tabla - Tabla dinámica en la versión en inglés).
Las tablas mencionadas funcionan de manera similar con un rango de datos preseleccionado y seleccionan valores únicos para analizarlos más a fondo. De hecho, parece trabajar con campos únicos (por ejemplo, los nombres de un empleado de una empresa) y un rango de valores que se emiten cuando se selecciona un campo único.
El inconveniente de usar tablas dinámicas es la necesidad de ajustar manualmente los datos de origen cuando cambian.
Conclusión
En conclusión, cabe señalar que el alcance de los filtros en Microsoft Excel es muy amplio y variado. Es suficiente aplicar la imaginación y desarrollar sus propios conocimientos, habilidades y destrezas.
El filtro en sí es fácil de usar y aprender, es fácil descubrir cómo usar el filtro avanzado en Excel, pero está diseñado para casos en los que necesita filtrar información para su posterior procesamiento una pequeña cantidad de veces. Por regla general, no prevé trabajar con grandes cantidades de información debido al habitual factor humano. Aquí, tecnologías más inteligentes y avanzadas para procesar información en Microsoft Excel vienen al rescate.
Las macros escritas en VBA son muy populares. Le permiten ejecutar una cantidad significativa de filtros que ayudan a seleccionar valores y mostrarlos en los rangos apropiados.
Las macros reemplazan con éxito muchas horas de trabajo en la compilación de informes resumidos, periódicos y de otro tipo, reemplazando el largo tiempo de analizar matrices enormes con solo un clic de un segundo.
El uso de macros está justificado y es inconveniente. Cualquiera que se haya enfrentado a la necesidad de aplicación siempre encontrará, si lo desea, material suficiente para desarrollar sus conocimientos y encontrar respuestas a sus preguntas.
Muchos usuarios de PC están familiarizados con el conjunto de productos de Microsoft Office para trabajar con varios tipos de documentos. Entre los programas de esta empresa se encuentra MS Excel. Esta utilidad está diseñada para trabajar con hojas de cálculo.
El programa tiene un llamado filtro avanzado en Excel. Está diseñado para facilitar el uso y la creación de tablas. Será discutido en nuestro artículo. Le mostraremos cómo hacerlo y cómo usarlo.
¿Qué es esta función? Descripción
¿Qué significa filtro avanzado en Excel? Esta es una función que le permite diferenciar los datos seleccionados (por columnas en Excel) en relación con los requisitos ingresados.
Por ejemplo, si tenemos una hoja de cálculo con información sobre todos los estudiantes de la escuela (altura, peso, clase, sexo, etc.), entonces podemos seleccionar fácilmente entre ellos, digamos, todos los niños con una altura de 160 de 8. clase. Puede hacer esto usando la función "Filtro avanzado" en Excel. Hablaremos de ello en detalle más adelante.
¿Qué significa autofiltro?
¿Cuáles son las características de un filtro regular y avanzado? Primero hablemos del primero. El autofiltro (normal) está diseñado para distinguir entre datos según criterios previamente conocidos, cuyo número se determina. Se utiliza cuando se tiene una hoja de cálculo de pequeño tamaño, por columnas y parámetros dados. Si necesitamos establecer un número ilimitado de criterios para el filtrado, debemos seleccionar avanzado.
¿Cómo hacerlo bien?
¿Cómo hacer un filtro avanzado en Excel? Para aclarar cómo ocurre el procedimiento y cómo se hace, considere un ejemplo.
Instrucciones para el filtrado avanzado de hojas de cálculo:
- Necesitas crear un lugar encima de la mesa principal. Aquí es donde se colocarán los resultados del filtrado. Debe haber suficiente espacio para la mesa terminada. También requiere una línea más. Separará la tabla filtrada de la principal.
- En la primera línea del espacio liberado, copie el encabezado completo (nombres de columna) de la tabla principal.
- Ingrese los datos requeridos para filtrar en la columna deseada. Tenga en cuenta que la entrada debería verse así: = "= valor filtrado".
- Ahora debe ir a la sección "Datos". En el área de filtrado (icono en forma de embudo), seleccione "Avanzado" (ubicado al final de la lista a la derecha del cartel correspondiente).
- A continuación, en la ventana emergente, debe ingresar los parámetros del filtro avanzado en Excel. "Rango de condiciones" y "Rango inicial" se rellenan automáticamente si se ha seleccionado la celda del principio de la hoja de cálculo. De lo contrario, tendrá que ingresarlos usted mismo.
- Haga clic en Aceptar. Saldrá de la configuración de los parámetros de filtrado avanzado.
Después de los pasos realizados, la tabla principal contendrá solo registros para el valor delimitador dado. Para cancelar la última acción (filtrado), debe hacer clic en el botón "Borrar", que se encuentra en la sección "Datos".
Trabajar con filtros avanzados en Excel
¿Cómo usar el filtro avanzado en Excel? Para entender, echemos un vistazo a esta función de nuevo. Supongamos que tenemos una columna con ciudades en una hoja de cálculo. Antes de eso, ya hemos realizado un filtrado avanzado para la ciudad de Rostov. Ahora, en el mismo documento, queremos agregar a los recibidos para la ciudad de Rostov aquellos registros que corresponden a la ciudad de Samara.
Para esto necesitas:
- Coloque las condiciones de delimitación (="-Samara") debajo de la consulta anterior (="=Rostov").
- Llame al menú de filtro avanzado (la sección "Datos", la pestaña "Filtrado y clasificación", seleccione "Avanzado" en él).
- Presiona OK. Esto cerrará el filtrado avanzado en Excel. Y aparecerá una tabla preparada en la pantalla, que consta de registros en los que se indica la ciudad de Samara o Rostov.
Al trabajar, se debe tener en cuenta el siguiente punto muy importante. Todos los criterios ingresados deben estar solo en aquellas columnas por las cuales se realiza el filtrado. Sobre la mesa principal.
Después de haber estudiado el método básico de filtrado avanzado, puede comenzar a explorar todas las posibilidades de esta función. Significa el uso de fórmulas.
Filtrado avanzado. Reglas básicas para usar Excel
Términos de Uso:
- Los criterios de selección son los resultados de la fórmula original.
- El resultado solo puede ser de dos valores: "VERDADERO" o "FALSO".
- Las referencias absolutas especifican el rango de origen de la tabla filtrada.
- Los resultados de la fórmula solo mostrarán filas cuyo total sea VERDADERO. Los valores de fila que son "FALSO" como resultado de la fórmula no se mostrarán.
Usando estas reglas, puede crear cualquier fórmula con operandos y valores válidos.
Ejemplo en Excel 2010
Veamos un ejemplo de un filtro avanzado en Excel 2010 y su uso de fórmulas. Por ejemplo, delimitemos los valores de alguna columna con datos numéricos por el resultado del valor promedio (más o menos).
Instrucciones para trabajar con un filtro avanzado en Excel por el valor promedio de una columna:
- El primer paso es seleccionar una fórmula para el promedio de los datos de la columna. Para hacer esto, debe seleccionar un rango de resultados desde el registro inicial hasta el registro final. Súmelos y divídalos por el número de filas (número de registros).
- Luego seleccione "Avanzado" en la sección "Filtrado y clasificación". Introduzca allí los datos necesarios (por rangos).
- Después de eso, haga clic en Aceptar. El resultado es una tabla que tiene registros que no exceden el valor promedio de la columna dada.
Por lo tanto, puede utilizar el filtrado avanzado de varias formas. Esto se puede hacer recurriendo a la compilación de varios tipos de fórmulas.
Lo principal es no olvidar ingresar los criterios de filtrado arriba de la tabla principal en la columna por la cual se hará la distinción.
¡Atención! Durante la operación, los registros que no han pasado los criterios de filtrado no se eliminan. Simplemente no aparecen (no aparecen). El filtrado avanzado está diseñado para poder copiar el resultado y pegarlo en otro lugar. Después de eso, debe hacer clic en "Borrar" en la sección "Filtrado y clasificación". Entonces su tabla original volverá a la pantalla.
Autofiltro. ejemplo de uso
El filtro automático es una herramienta común. Solo se puede aplicar configurando los parámetros exactos. Por ejemplo, imprima todos los valores de la tabla que sean mayores que 1000 (< 1000), или показать точные данные, как было рассмотрено в примере с городами.
Se usa mucho más a menudo que el extendido. Sin embargo, las opciones de filtrado que ofrece el autofiltro muchas veces no son suficientes.
Pros y contras del filtro avanzado en Excel
Dado que el filtrado avanzado es una adición al filtrado regular, su uso tiene sus ventajas y desventajas. Ahora los consideraremos.
Ventajas del filtrado avanzado:
- Se pueden utilizar fórmulas.
Contras del filtrado avanzado:
- para realizar esta operación, debe dedicar más tiempo a los procedimientos con la introducción del rango y los datos originales;
- Para usar el filtrado avanzado usando fórmulas, necesita saber y ser capaz de usar las reglas de la lógica y formular ecuaciones de MS Excel.
A pesar de la presencia de desventajas, esta función aún tiene más posibilidades que el autofiltrado. Aunque con este último no hace falta introducir algo propio, salvo el criterio por el que se identificarán los valores.
Filtrado por dos criterios separados. ¿Cómo hacerlo bien?
El filtrado avanzado le permite usar diferentes fórmulas en una hoja de cálculo existente. Si necesita distinguirlo primero por un criterio, luego por otro (por separado), debe:
- Cree un lugar para ingresar un parámetro de filtro. Lo más conveniente es dejar este espacio arriba de la tabla principal y no olvidar copiar el encabezado (nombres de las columnas) para no confundirse en qué columna ingresar este criterio.
- Ingrese el indicador deseado para filtrar. Por ejemplo, todos los registros cuyos valores de columna sean mayores a 1000 (>1000).
- Vaya a la pestaña "Datos". En la sección "Filtrado y clasificación", seleccione "Avanzado".
- En la ventana que se abre, especifique los rangos de los valores considerados y la celda con el valor del criterio considerado.
- Haga clic en Aceptar. Después de eso, se mostrará una tabla filtrada por el criterio especificado.
- Copie el resultado del delimitador. Pegue la tabla filtrada en algún lugar al costado de la misma hoja de Excel. Puedes usar otra página.
- Seleccione "Borrar". Este botón se encuentra en la pestaña "Datos" en la sección "Filtrado y clasificación". Después de presionarlo, la tabla filtrada volverá a su forma original. Y puedes trabajar con ella.
- A continuación, debe volver a asignar espacio libre para la tabla que se filtrará.
- Luego, debe copiar el encabezado (nombres de columna) del campo principal y moverlos a la primera línea del espacio liberado para la estructura filtrada.
- Vaya a la pestaña "Datos". En la sección "Filtrado y clasificación", seleccione "Avanzado".
- En la ventana que se abre, seleccione el rango de registros (columnas) para filtrar.
- Agregue la dirección de la celda en la que está escrito el criterio de delimitación, por ejemplo, "ciudad de Odessa".
- Haga clic en Aceptar. Después de eso, se filtrará por el valor "Odessa".
- Copie la tabla filtrada y péguela en otra hoja del documento o en la misma página, pero lejos de la principal.
- Haga clic en "Borrar" nuevamente. Todo está listo. Ahora tiene tres tablas. El principal, filtrado por un valor (>1000), así como el filtrado por otro valor (Odessa).
Una pequeña conclusión
A pesar de que a primera vista esta función parece complicada, de hecho, todo es bastante simple. Todo lo que necesita saber es el rango de condiciones de filtro avanzadas en Excel. Sin embargo, no se debe olvidar lo siguiente. No confunda los filtros regulares y avanzados. También se recomienda aprender las reglas de la lógica y las fórmulas de Excel, luego trabajar con el filtro se vuelve fácil.
Para la comodidad de trabajar con una gran variedad de datos en tablas, es necesario ordenarlos constantemente de acuerdo con un criterio determinado. Además, para fines específicos, a veces no se necesita toda la matriz de datos, sino solo líneas individuales. Por lo tanto, para no confundirse con una gran cantidad de información, una decisión racional sería organizar los datos y filtrar a partir de otros resultados. Averigüemos cómo se ordenan y filtran los datos en Microsoft Excel.
Ordenar es una de las herramientas más convenientes cuando se trabaja en Microsoft Excel. Con él, puede ordenar las líneas de la tabla en orden alfabético, de acuerdo con los datos que se encuentran en las celdas de las columnas.
La clasificación de datos en Microsoft Excel se puede realizar usando el botón "Ordenar y filtrar", que se encuentra en la pestaña "Inicio" en la cinta en la caja de herramientas "Edición". Pero, primero, debemos hacer clic en cualquier celda de la columna por la que vamos a ordenar.
Por ejemplo, en la siguiente tabla, ordene a los empleados alfabéticamente. Nos convertimos en cualquier celda de la columna "Nombre" y hacemos clic en el botón "Ordenar y filtrar". Para ordenar los nombres alfabéticamente, seleccione "Ordenar de la A a la Z" en la lista que aparece.
Como puede ver, todos los datos de la tabla se colocan de acuerdo con la lista alfabética de apellidos.
Para ordenar en orden inverso, en el mismo menú, seleccione el botón Ordenar de Z a A.
La lista se reconstruye en orden inverso.
Cabe señalar que este tipo de clasificación se indica solo para formato de datos de texto. Por ejemplo, un formato de número especifica la ordenación de "menor a mayor" (y viceversa), mientras que un formato de fecha especifica "de más antiguo a más nuevo" (y viceversa).
Clasificación personalizada
Pero, como puede ver, con los tipos especificados de clasificación por un valor, los datos que contienen los nombres de la misma persona se organizan dentro del rango en un orden arbitrario.
Pero, ¿y si queremos ordenar los nombres alfabéticamente, pero por ejemplo, si el nombre coincide, nos aseguramos de que los datos estén ordenados por fecha? Para hacer esto, así como para usar algunas otras funciones, todas en el mismo menú "Ordenar y filtrar", debemos ir al elemento "Clasificación personalizada ...".
Después de eso, se abre la ventana de configuración de clasificación. Si su tabla tiene encabezados, preste atención a que en esta ventana debe haber una marca de verificación junto al parámetro "Mis datos contienen encabezados".
En el campo Columna, ingrese el nombre de la columna por la cual se realizará la ordenación. En nuestro caso, esta es la columna "Nombre". El campo "Ordenar" indica por qué tipo de contenido se ordenará. Hay cuatro opciones:
- Valores;
- color de celda;
- Color de fuente;
- Icono de celda.
Pero, en la gran mayoría de los casos, se utiliza el elemento "Valores". Está configurado de forma predeterminada. En nuestro caso, también utilizaremos este elemento.
En la columna "Orden", debemos indicar en qué orden se ubicarán los datos: "De la A a la Z" o viceversa. Seleccione el valor "De la A a la Z".
Entonces, configuramos la clasificación por una de las columnas. Para configurar la clasificación por otra columna, haga clic en el botón "Agregar nivel".
Aparece otro conjunto de campos, que deben completarse para ordenar por otra columna. En nuestro caso, por la columna "Fecha". Dado que el formato de fecha se establece en estas celdas, en el campo "Orden" establecemos los valores no "De la A a la Z", sino "Antiguo a nuevo" o "Nuevo a antiguo".
Del mismo modo, en esta ventana se puede configurar, si es necesario, la ordenación por otras columnas por orden de prioridad. Cuando haya terminado con todos los ajustes, haga clic en el botón "Aceptar".
Como puede ver, ahora en nuestra tabla todos los datos están ordenados, en primer lugar, por los nombres de los empleados y, luego, por las fechas de los pagos.
Pero, estas no son todas las posibilidades de clasificación personalizada. Si lo desea, en esta ventana puede configurar la clasificación no por columnas, sino por filas. Para hacer esto, haga clic en el botón "Configuración".
En la ventana de opciones de clasificación que se abre, mueva el interruptor de la posición "Filas de rango" a la posición "Columnas de rango". Haga clic en el botón "Aceptar".
Ahora, por analogía con el ejemplo anterior, puede ingresar datos para ordenar. Ingrese los datos y haga clic en el botón "Aceptar".
Como puede ver, después de eso, las columnas se intercambian, de acuerdo con los parámetros ingresados.
Por supuesto, para nuestra tabla de ejemplo, el uso de la clasificación cambiando la ubicación de las columnas no es particularmente útil, pero para algunas otras tablas, este tipo de clasificación puede ser muy apropiado.
Filtrar
Además, Microsoft Excel tiene una función de filtro de datos. Te permite dejar visibles solo los datos que consideres necesarios, y ocultar el resto. Si es necesario, los datos ocultos siempre se pueden devolver al modo visible.
Para usar esta función, nos paramos en cualquier celda de la tabla (y preferiblemente en el encabezado), nuevamente hacemos clic en el botón "Ordenar y filtrar" en el bloque de herramientas "Edición". Pero, esta vez, en el menú que aparece, seleccione el elemento "Filtro". También puede simplemente presionar Ctrl+Shift+L en lugar de estas acciones.
Como puede ver, en las celdas con los nombres de todas las columnas, apareció un ícono en forma de cuadrado, en el que está inscrito un triángulo invertido hacia abajo.
Hacemos clic en este icono en la columna, según la que vamos a filtrar. En nuestro caso, decidimos filtrar por nombre. Por ejemplo, necesitamos dejar los datos de solo un empleado de Nikolaev. Por lo tanto, desmarcamos los nombres de todos los demás empleados.
Cuando se complete el procedimiento, haga clic en el botón "Aceptar".
Como puede ver, solo quedaron en la tabla las filas con el nombre del trabajador Nikolaev.
Compliquemos la tarea y dejemos en la tabla solo los datos relacionados con Nikolaev para el III trimestre de 2016. Para hacer esto, haga clic en el icono en la celda "Fecha". En la lista que se abre, desmarque los meses "Mayo", "Junio" y "Octubre", ya que no pertenecen al tercer trimestre, y haga clic en el botón "Aceptar".
Como puede ver, solo quedan los datos que necesitamos.
Para eliminar el filtro de una columna específica y mostrar datos ocultos, vuelva a hacer clic en el icono ubicado en la celda con el título de esta columna. En el menú que se abre, haga clic en el elemento "Eliminar filtro de ...".
Si desea restablecer el filtro para toda la tabla, debe hacer clic en el botón "Ordenar y filtrar" en la cinta y seleccionar el elemento "Borrar".
Si necesita eliminar completamente el filtro, entonces, como cuando lo inició, seleccione el elemento "Filtro" en el mismo menú, o escriba el método abreviado de teclado Ctrl + Shift + L.
Además, cabe señalar que después de que hayamos habilitado la función "Filtro", al hacer clic en el icono correspondiente en las celdas del encabezado de la tabla, las funciones de clasificación de las que hablamos anteriormente se vuelven disponibles en el menú que aparece: " Ordenar de la A a la Z”, Ordenar de la Z a la A y Ordenar por color.
mesa inteligente
También se puede activar la clasificación y el filtrado, convirtiendo el área de datos con la que está trabajando en la llamada "tabla inteligente".
Hay dos formas de crear una tabla inteligente. Para usar el primero de ellos, seleccione toda el área de la tabla y, estando en la pestaña "Inicio", haga clic en el botón en la cinta "Formatear como tabla". Este botón se encuentra en la caja de herramientas "Estilos".
Después de eso, se abre un cuadro de diálogo en el que puede cambiar las coordenadas de la tabla. Pero, si previamente seleccionó el área correctamente, entonces no se necesita hacer nada más. Lo principal a tener en cuenta es que hay una marca de verificación junto al parámetro "Tabla con encabezados". A continuación, simplemente haga clic en el botón "Aceptar".
Si decide utilizar el segundo método, también debe seleccionar toda el área de la tabla, pero esta vez vaya a la pestaña "Insertar". Estando aquí, en la cinta en el bloque de herramientas "Tablas", debe hacer clic en el botón "Tabla".
Después de eso, como la última vez, se abrirá una ventana donde podrá ajustar las coordenadas de la ubicación de la mesa. Haga clic en el botón "Aceptar".
Independientemente del método que utilice al crear una "tabla inteligente", terminará con una tabla cuyas celdas de encabezado ya tendrán los iconos de filtro que describimos anteriormente.
Al hacer clic en este icono, estarán disponibles las mismas funciones que cuando inicia el filtro de forma estándar a través del botón "Ordenar y filtrar".
Como puede ver, las herramientas de clasificación y filtrado, cuando se usan correctamente, pueden hacer que sea mucho más fácil para los usuarios trabajar con tablas. La cuestión de su uso se vuelve especialmente relevante si se registra una gran variedad de datos en la tabla.